Тревел руководство компании

Менеджмент по администрированию командировок, или тревел-менеджмент, — это управление бизнес-процессами, связанными с деловыми поездками в компании. Тревел-менеджмент также решает вопросы по оптимизации бюджета, контролирует управленческую, бухгалтерскую и аналитическую отчетность. Если на предприятии внедрили тревел-менеджмент, планировать поездки, распределять нагрузку между сотрудниками, оптимизировать временные и трудозатраты, решать организационные вопросы, составлять отчеты и распределять бюджет будет проще, быстрее и эффективнее. 

Чтобы деловая поездка приносила максимальный результат, она должна быть правильно организована. Среди этапов организации рабочей поездки сотрудника:

• подготовка служебной записки и обоснования;
• приказ о направлении в командировку;
• бронирование отеля и покупка билетов на поезд или самолет;
• решение вопроса логистики в месте пребывания;
• аренда конференц-зала, если командировка предполагает проведение мероприятий и встреч;
• изготовление рекламной и презентационной продукции;
• расчет командировочных и сопутствующих расходов;
• выдача аванса;
• составление авансового отчета и компенсация затрат сотрудника;
• подготовка налоговой отчетности.

Важно не упустить ни один момент, кроме того, в случае переноса сроков поездки в документы и брони придется внести изменения. Внедрение в компании культуры организации командировок позволит руководителю четко понимать, что расходная часть бюджета под контролем, уполномоченные сотрудники принимают правильные решения и эффективно выполняют поставленные задачи. Для создания культуры деловых поездок и служит тревел-менеджмент.

Организовывать командировки в компании может отдельный специалист — тревел-менеджер. Но можно поручить эту задачу и делопроизводителю или кадровому работнику, если использовать современные сервисы.

Обычно в организации командировок участвуют несколько сотрудников. Это руководитель подразделения, который направляет работника в командировку, директор, который утверждает служебную записку и приказ, бухгалтер, который планирует бюджет. Если использовать электронный сервис Контур.Тревел, он поможет сократить количество участников процесса и ускорит принятие решений. 

Тревел-менеджмент позволит не нагружать сотрудников компании лишними задачами, которые не входят в их компетенции. Например, когда в организации нет отдельного специалиста, который занимается командировками, командированный работник вынужден решать все вопросы самостоятельно. Человек без опыта в тревел-менеджменте может неверно распределить расходы, подобрать неудачный вариант бронирования, допустить лишние логистические затраты, ошибиться в авансовом отчете, что приведет к нарушению налогового законодательства. 

Эффективный тревел-менеджмент помогает:

• Управлять расходами организации и понимать, как можно их снизить. Этому способствует корпоративная стратегия организации деловых поездок и специалист, который контролирует соблюдение ее принципов.
• Экономить на услугах по размещению и транспортных расходах. Грамотно работать с поставщиками, проводить переговоры и тендеры, получать выгодные предложения от авиакомпаний, перевозчиков и мест размещения, контролировать исполнение обязательств, анализировать статистику, разрабатывать предложения по улучшению условий контрактов. Выбирать оптимального исполнителя, перевозчика, места размещения.
• Сокращать время на оформление и поиск вариантов. Собирать и хранить все данные по поездкам, как данные командированных сотрудников для дальнейшего использования в поездках, так и данные по контрагентам, отелям, гостиницам, логистическим компаниям для проведения финансового и управленческого анализа.
• Возмещать возможные убытки. Вести учет претензий к исполнителям, авиакомпаниям, перевозчикам, пунктам размещения и проводить работу по их рассмотрению и урегулированию.
• Находить варианты оптимизации бюджета. Анализировать затраты компании на командировки, выявлять факты экономии или перерасхода корпоративного бюджета, определять слабые места и возможности оптимизации расходов при дальнейшем планировании деловых поездок.  
• Минимизировать трудозатраты специалиста. Этому способствует мобильность и независимость сервисов от конкретной точки расположения компании, командирующей сотрудника, и места командировки.

Внедрить на предприятии тревел-менеджмент не так сложно. Достаточно оптимизировать привычные бизнес-процессы. А сам функционал тревел-менеджера  могут полноценно выполнять современные программы. Достаточно прописать требования тревел-политики компании и ввести их в специальную программу. Она организует поездки, закажет билеты, составит авансовые отчеты, а также интегрирует все документы с бухгалтерскими и кадровыми инструментами. 

Управлять командировками сможет даже совмещающий несколько обязанностей специалист, не покидая основного рабочего места и не отвлекаясь от других задач. А главное — это принесет реальный экономический эффект по сравнению с обучением отдельного специалиста.

Кроме программного обеспечения, существуют современные электронные сервисы, которые помогут любой организации внедрить и освоить тревел-менеджмент. Например, Контур.Тревел помогает организовать деловые поездки по всему миру. Сервис работает с электронным документооборотом, который экономит время и деньги на бумажные носители. Все документы, полученные через ЭДО, имеют юридическую силу оригиналов. С сервисом Контур.Тревел вы сможете:

• Оформить командировку из любой точки мира с любого устройства, в том числе и через мобильное приложение.
• Управлять командировками сотрудников и составлять нужные документы без специальных навыков и подготовки.
• Приобретать билеты, бронировать отели, заказывать нестандартные услуги, например, организацию круглых столов, в любом городе в кратчайшие сроки.
• Вести бухгалтерию, выгружать стандартную для бухучета форму документов и интеграцию с бухгалтерскими и кадровыми программами.

Алгоритмы работы сервиса задаете вы сами, специалисты Контур.Тревел только подсказывают и помогают вам экономить. Кроме того, сервис позволяет получить:

• Большое количество статистической и аналитической информации для повышения эффективности планирования бюджета.
• Высокий уровень защиты и безопасности за счет соответствия тревел-политике компании.
• Автоматизированную работу в одном окне и оплату всех расходов одним счетом.

Внедрить тревел-менеджмент в компании, где командировочные расходы составляют значительную долю затрат, позволят современные программы и сервисы. Это не отнимет много времени и сил, но поможет контролировать и планировать расходы на командировки сотрудников максимально эффективно. 

Организацией командировок в компаниях могут заниматься самые разные люди – от самих сотрудников до секретарей, бронирующих билеты. Понятно, что это не основные их обязанности.

Однако все чаще организации нанимают на работу специалистов, основная работа которых – подготовка деловых поездок сотрудников. Этих людей называют тревел-менеджерами, и сегодня мы поговорим о том, зачем нужны такие работники.

Главная задача тревел-менеджера – разработать и обеспечить реализацию тревел-политики всей компании. О составлении такой политики мы писали ранее, сейчас же вкратце отметим, что этот документ включает в себя правила организации поездок: ограничения по стоимости билетов и гостиниц для разных категорий сотрудников, список отчетных документов и т.п.

Тревел-менеджер контролирует все, что связано с поездками – от составления списков сотрудников, до проверки отчетности по командировкам. Естественно, именно такой специалист планирует бюджет на поездки в компании, стремясь к его постоянной оптимизации. 

Тревел-менеджер: обязанности

Среди главных ежедневных служебных обязанностей тревел-менеджера:

• подготовка командировки – менеджер должен понять, кто и куда отправляется, каким транспортом, в какие даты и т.п.
• обеспечить прибытие сотрудников на место – заказ билетов и бронирование отелей, трансферов и так далее;
• проверка отчетности – тревел-менеджер должен проверить, все ли нужные документы предоставил сотрудник после возвращения из командировки;
• бюджетирование – именно тревел-менеджер лучше всех понимает объем командировочных затрат и планирует бюджет на поездки.

То есть тревел-менеджер ведет как работу, связанную с финансами, так и решает организационные вопросы. Чем больше компания, тем серьезнее загрузка такого специалиста.

Как оптимизировать работу тревел-менеджера?

При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать все вручную – явно не оптимальный подход, который влечет за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелетов человеку не под силу.

Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. OneTwoTrip For Business – как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.

Читайте в нашем блоге:

• Что такое деловые билеты?
• Как купить деловые билеты на самолёт?

«Корпоративные покупатели» — именно так мы привыкли называть специалистов тревел-департаментов, ответственных за организацию деловых поездок в компании. И это не случайно, ведь долгие годы основной задачей тревел-менеджеров была именно грамотная «закупка» услуг бизнес-туризма: выбор предпочтительных поставщиков, проведение тендеров, заключение сделок, гарантирующих компании выгодные корпоративные тарифы, и многие другие задачи, так или иначе связанные с оптимизацией тревел-расходов.

Нисколько не умаляя значимости регулирования отношений с поставщиками, сегодня многие эксперты отрасли призывают тревел-менеджеров обратить свои взоры внутрь компании, чтобы понять: грамотное управление собственными деловыми путешественниками может гарантировать корпорации не меньшую, если не большую экономическую выгоду, а также существенно повысить уровень compliance и лояльности сотрудников. Именно этот огромный «пласт» взаимоотношений и принято обозначать термином «traveler-management», набирающим все большую популярность в индустрии бизнес-тревел.

Одной из главных причин подобной «переориентации» тревел-специалистов эксперты считают ограниченные возможности «менеджмента поставщиков». В первую очередь, это касается компаний со «зрелыми» тревел-программами, которые уже добились максимально возможных скидок и выгодных тарифов. «Теперь сократить расходы на услуги поставщиков мы сможем только в одном случае — если на рынке появится новый игрок, который стимулирует конкуренцию, что приведет к снижению цен. В противном случае мы можем говорить лишь о сохранении тарифов, которых удалось добиться в результате прежних переговоров», — комментирует эту ситуацию тревел-менеджер компании Astrazeneca Луиза Килгэннон.

Не менее важный фактор — невероятный технологический бум и темпы внедрения инноваций, которых не знала ни одна прежняя эпоха. Современные эффективные разработки прочно вошли в повседневную жизнь и широко используются в личных целях, позволяя сделать частные туристические поездки дешевле, проще и быстрее в организации.

Сегодня в наших руках находится огромное количество платформ. Смешивая и модифицируя их под свои требования, мы фактически создаем новые сервисы, количество которых растет в геометрической прогрессии.

Подобной «персонализации» технологий и поистине уникальным возможностям пользовательского взаимодействия мы, в первую очередь, обязаны т.н. платформе Web 3.0, трансформировавшейся в многочисленные мобильные приложения для смартфонов и планшетов. Именно они «создают» продукт, способный воплотить практически любое желание пользователя — причем в любое время и в любом месте.

Под влиянием технологий стремительно меняется и поведение путешественников. Это становится определенным вызовом для тревел-менеджеров. Сотрудники больше не желают полагаться на своих работодателей в отношении инструментов бронирования тревел-услуг: все, что необходимо для удовлетворения потребностей в путешествии, начиная от запроса информации и заканчивая непосредственно бронированием и оплатой, доступно им в собственном смартфоне. Это приводит к стиранию некогда жесткого барьера между «личным» и «профессиональным»: представители «поколения Y» предпочитают действовать независимо даже в том случае, когда путешествуют по делам компании и за ее счет.

Очевидно, что игнорирование этих тенденций неизбежно приведет к росту отклонений от тревел-программы, а значит — неконтролируемому скачку расходов, которые не компенсируют никакие специальные тарифы или скидки, предоставляемые поставщиками. Все это становится дополнительным аргументом в пользу перехода от travel-менеджмента к traveler-менеджменту.

По мнению экспертов, переоценку принятой в компании тревел-программы стоит начинать со следующего вопроса: могу ли я гарантировать, что те инструменты, которые я предлагаю своим деловым путешественникам, как минимум столь же просты, эффективны и дружелюбны как те, которыми сотрудники привыкли пользоваться в повседневной жизни?

Чтобы ответить на этот вопрос, попытайтесь критически оценить тревел-программу с точки зрения самих сотрудников: если корпоративные цены оказываются выше тех, что они находят в открытых источниках, а информация и инструменты не помогают им принять обдуманное мотивированное решение, компании стоит задуматься об изменении такой программы и таких инструментов. Тревел-программа должны быть настолько привлекательной для конечных пользователей, что у них просто не возникнет желания искать ей альтернативы. И помните: только «грамотные инструменты» превратят ваших сотрудников в «грамотных покупателей».

Следующая по значимости задача — поиск новых методов коммуникации, которые помогли бы более эффективно «продавать» тревел-программу деловым путешественникам. Тревел-менеджеров часто называют «покупателями», однако в отношении своих сотрудников они становятся, скорее, «продавцами», предлагающими на «внутреннем рынке» компании определенные методы и технологии тревела. Следовательно, сегодня им просто необходимо владеть перспективными методами продаж и маркетинга, гарантирующими результат.

Что я делаю для того, чтобы повысить осведомленность сотрудников о принятых тревел-программах и стимулировать их к соблюдению этих программ? По мнению экспертов, это второй по важности вопрос, ответ на который является основой грамотного «управления путешественниками».

«Молодое поколение сотрудников больше не верит в тревел-политику ради нее самой, — отмечает независимый консультант отрасли Эван Конвайзер. — Мы выросли на Интернете, что неизбежно привело к „демократизации“ информации. Мы готовы принимать „правильные“ решения, чтобы экономить не только личные средства, но и бюджет компании, но не готовы слепо следовать корпоративным стандартам. Мы соблюдаем тревел-политику только в том случае, когда четко осознаем причины такого поведения».

Перед современным тревел-менеджером как никогда остро стоит проблема выбора между «кнутом» и «пряником», т.е. дисциплинарными и мотивационными методами воздействия на поведение сотрудников. О том, какую огромную роль технологии побуждения и поощрения играют в вопросах повышения compliance, редакция BBT-Russia уже подробно писала в 

статье о геймификации

как одном из наиболее эффективных способов регулирования способов организации деловой поездки от этапа ее планирования до отчетности.

В целом эксперты сходятся во мнении, что современные сотрудники принимают более продуманные решения относительно деловой поездки и, соответственно, совершают более выгодные для компании сделки, когда их убеждают и мотивируют действовать в ее интересах (например, пользоваться контролируемыми каналами бронирования), но не принуждают и наказывают за «непослушание».

Подводя итог, можно сказать, что «traveler-менеджмент» сводится к двум основным задачам: управлению поведением сотрудников, то есть регулированию способов планирования и организации деловых поездок путем мотивации, поощрения и внедрения новых прогрессивных технологий, а также управлению внутренним спросом, а именно — регулированию количества деловых поездок в компании.

Что касается управления внутренним спросом, на сегодняшний момент в большинстве компаний эта проблема либо не поднимается вообще, либо решается радикально — путем полного отказа от деловых поездок. Очевидно, что подобные «крайние» меры — это плохая тактика, в результате которой компания упускает массу возможностей для развития бизнеса, а сотрудники не учатся быть самокритичными в вопросах, стоит ли им путешествовать или нет. Как правило, внедрению эффективных технологий управления спросом в компаниях мешают два фактора: структура организации, согласно которой тревел-департамент является частью отдела закупок и фокусируется исключительно на взаимоотношениях с поставщиками, а также отсутствие прозрачности, когда в компании отсутствует детализированная информация о расходах на деловые поездки.

Эксперты рекомендуют связывать грамотное управление внутренним спросом не с отказом от деловых поездок, но, скорее, мышлением «нулевого бюджета», т.е. способностью каждого сотрудника объективно оценить потенциальную экономическую выгоду планируемой деловой поездки и вовремя найти ей разумную альтернативу — будь то Skype-конференция или использование технологии TelePresence, которая сегодня внедрена уже во многих крупных компаниях.

Редакция Buying Business Travel подготовила своим читателям цикл публикаций, в которых будут более подробно проанализированы такие аспекты «traveler-менеджмента», как разработка эффективной тревел-программы, методы ее «продажи» деловым путешественникам, проблемы коммуникации и «управления» сотрудниками до и во время деловой поездки, управление внутренним спросом и многие другие вопросы.

А эту вводную статью мы хотели бы завершить словами директора агентства Carlson Wagonlit Travel (CWT) Найджела Тернера: «Большинство людей хотят совершать правильные поступки. Нужно лишь найти те способы коммуникации, которые позволят им понять: они действительно могут организовывать свои деловые поездки более эффективно, и подобный подход гарантирует им не только личную выгоду, но и процветание компании».

Отдел Туроперирования и Авиации

Структурное Подразделение Управление Туристическими Направлениями

Отдел OTI Hotels & Resorts

Другие дочерние компании

Бизнес направление «Туроперирование и авиация»