Бухгалтерия — самостоятельная структурная единица, она находится в центре всех интересов организации и на пересечении всех ее подразделений:
- администрации;
- отдела кадров,
- основного производства;
- юридического отдела;
- других структурных подразделений.
Отовсюду идут бумаги, первичные документы, информация: из отдела кадров — по начислению зарплаты, от администрации — приказы и распоряжения, с производства — требования, складские свидетельства, документы по готовой продукции и реализации, из юротдела — договоры и допсоглашения. И все это обрабатывает и хронологизирует бухгалтерская служба.
И, конечно, должен быть человек, который отвечает за организацию учетного процесса. Такой человек — главный бухгалтер.
Главный бухгалтер — центральная фигура в бухгалтерском учете. Перечислим его основные задачи:
- Требовательность и контроль. Требования главбуха в части оформления документов утверждены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и никто на предприятии не может их игнорировать. Применяемая первичка, методология учета, способы организации документооборота — все это закрепляется в учетной политике компании, ее выполнение тоже контролирует главный бухгалтер.
- Отстаивание интересов бухгалтерии. Главбух как руководитель должен показать, что бухгалтерия — не хуже, чем, например, производственный отдел, или транспортный, или отдел кадров: это такая же структурная единица, где работают живые люди, где могут быть внутренние конфликты, противоречия и даже неприятные инциденты с другими отделами. Отстаивать интересы своих подчиненных — задача главбуха.
- Обеспечение документооборота с другими подразделениями, своевременная передача первички. А еще есть оборот материальных ценностей, оргтехники, информационный и программный обмен. И это тоже обеспечивает главный бухгалтер.
Основной показатель грамотного руководства бухгалтерией — отсутствие нареканий внутри отдела, от других подразделений, со стороны начальства и контролирующих служб.
Как известно, кадры решают все. Удовлетворение потребности организации в кадровом составе бухгалтерии — тоже задача главного бухгалтера. И, конечно же, мнение главбуха учитывается при разработке кадровых внутренних документов: штатного расписания, графика отпусков и других.
Остановимся на вопросах кадрового менеджмента в бухгалтерии.
Расчет кадровой потребности бухгалтерской службы
Штат бухгалтерии зависит от:
- масштаба предприятия: чем оно больше, тем больше учетной работы;
- вида деятельности: в производстве операций и документов больше, в услугах — меньше;
- объема текущей оперативной работы;
- наличия (отсутствия) дистанционной занятости на предприятии;
- привлечения сторонних специалистов на временную занятость: на период инвентаризации, внутренних проверок, в летний период;
- функций, возложенных на бухгалтерию, напрямую не связанных с бухучетом: например, сдача СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.
Кадровый учет часто дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе, особенно на микропредприятиях. Не будем рассуждать, хорошо это или плохо, но такое есть. А значит, главному бухгалтеру придется решить, как закрыть эту дополнительную трудовую функцию имеющимися средствами.
Профстандарт «Бухгалтер»: какие требования и кто обязан применять
Читать статью
Подбор и расстановка кадров по участкам работы
Для рациональной расстановки людей по трудовым участкам главбух должен быть не только менеджером, но и немного психологом: нужно иметь представление, кто на каких участках лучше ориентируется.
Поэтому главный бухгалтер обязан:
- знать все участки ведения учета досконально — и тогда он сможет грамотно поставить задачу и проверить результат работы;
- уметь объяснить подчиненному его объем занятости;
- участвовать в собеседовании кандидатов на вакансии, чтобы выявить компетенции кандидата на тот или иной участок работы.
Основные участки бухгалтерской службы, по которым необходимо распределить кадровый потенциал: зарплата, материалы и внеоборотные активы, реализация (сбыт, готовая продукция), касса, налогообложение, отчетность.
Составление отчетности — мегаответственный участок бухгалтерской работы, поэтому разумно его взять главбуху на себя.
Эргономика в работе бухгалтерской службы
Эргономика — процесс организации труда, направленный на создание безопасных, комфортных условий с целью повышения производительности.
Эргономические параметры работы бухгалтерии:
- Контроль первички и входящих бумаг. На рабочих столах должны быть только текущие (оперативные) документы. Проведенные и отработанные не копите, а быстро подшейте в соответствующие папки.
- Комфортные условия труда. Неудовлетворенность рабочей обстановкой — причина «текучки» кадров: прессинг главбуха, отсутствие удобств (слабая освещенность, неудобное рабочее место).
- Техническая оснащенность. Скоростной интернет и лицензионное ПО, поддержка технических специалистов, обслуживающих бухгалтерию, — все это звенья эффективной работы.
- Готовность главбуха обсуждать с подчиненными проблемы, преобразования и уклады работы бухгалтерии. Это любые вопросы, которые возникают в коллективе — от человеческих отношений до покупки чайника.
Бухгалтерский учет — бесконечное развитие. Новые стандарты, законы, указания, инструкции, письма, методические рекомендации — это надо ежедневно мониторить и оперативно исполнять.
Но бухучет — не только дебет-кредит, но и знание смежных направлений: трудового, гражданского законодательства, а если бухгалтер работает на промышленном предприятии, то и технологии производства.
Способы повышения профессиональных компетенций бухгалтера:
- участие в семинарах, вебинарах, мастер-классах, проводимых учебными центрами и профсообществами;
- повышение квалификации членам ИПБ РФ, аудиторам;
- профпереподготовка бухгалтеров на заместителя главбуха, внутреннего контролера или аудитора, сотрудника финансового блока;
- организация стажировок молодежи;
- освоение новых направлений и бухгалтерских методик: МСФО, автоматизация, ЭДО, работа с государственными информационными ресурсами (онлайн-кассы, «Честный знак», «Меркурий» и др.), проявление должной экономической осмотрительности при работе с контрагентами, поиск и обработка информации.
Мы все психологически идем за лидером и равняемся на лучший результат. Выработать качества лидера, поставить себя в коллективе и стать примером для подчиненных можно только одним способом — собственным профессионализмом.
Соответствуйте профстандарту «Бухгалтер»: пройдите обучение, подтвердите профессионализм и получите диплом в Контур.Школе
Повысить квалификацию
Решение общечеловеческих и организационных моментов в области управления бухгалтерским коллективом — тоже задача главбуха. Нужно продумать, как обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, спланировать рабочие мероприятия, проработать нормы этики.
Взаимозаменяемость сотрудников
Взаимозаменяемость персонала предполагает освоение работниками смежных функций. Это обязательное условие современного бухучета. На период временного отсутствия специалисты должны уметь заменять друг друга.
Золотое правило: временное исполнение чужих обязанностей должно выполняться специалистом аналогичной квалификации. Замена меньшего большим — расточительство кадрового потенциала, замена большего меньшим приведет к завалу работой.
Способность заменить коллегу — показатель профессионализма бухгалтера. И еще один плюс взаимозаменяемости: бухгалтер, который знает несколько участков учета, владеет несколькими параллельными компетенциями, сможет реализовать себя на любом предприятии и при необходимости быстро трудоустроится на новое место работы.
Планирование бухгалтерских мероприятий
С участием бухгалтера проводится большое количество рабочих мероприятий. Для эффективной работы распланируйте периоды:
- отпусков: у главбуха и зама они должны быть разведены во времени, а отпуск бухгалтера по зарплате — максимально удален от срока начисления;
- работы с внешними проверяющими — ПФР, ФСС, ФНС: посмотрите графики проверок, выделите наиболее компетентных сотрудников по профилю проверки;
- ежегодного аудита: продумайте, кто из бухгалтеров будет общаться с аудиторами, а также кто заменит этого сотрудника на его постоянном участке работы;
- ежегодной инвентаризации: решите, сколько бухгалтеров будет в ней занято, и как будет выполняться работа во время их отсутствия.
Таким образом, нужно определить: перечень мероприятий, кто будет в них участвовать со стороны бухгалтерии, а также заменяющих сотрудников.
Отношения с подчиненными
Бухгалтерская профессия — это бесконечные отчеты, документы, проверки. Жизнь бухгалтера фактически подстраивается под работу. В свою очередь, главбуху стоит пойти навстречу подчиненным, когда им это необходимо.
Сдвиньте рабочие часы, если сотрудник перед работой должен заскочить в детский сад или добирается на службу издалека. Рассмотрите перевод на дистанционную работу: например, бухгалтера по учету материальных ценностей.
Если нет серьезного повода, не беспокойте подчиненных в выходные дни и поздно вечером.
Профессиональная этика бухгалтера
Бухгалтер владеет конфиденциальной информацией, разглашение которой не только неэтично, но и преследуется по закону. Кто сколько получает, сколько стоит машина руководителя, какой диагноз стоит в больничном коллеги, замужем ли сотрудница, на кого и по какому поводу пришел исполнительный лист — эта и подобная информация должна остаться в бухгалтерии.
И еще один этический момент. Бухгалтер в последнее время стал проводником законов «от чиновников до народа». Многие люди не понимают тех вещей, которые являются ежедневной работой бухгалтера: что такое имущественный вычет, как считаются налоги с зарплаты, как заполнить 3-НДФЛ.
К кому обратиться с этими вопросами? Кто-то полезет в интернет, а кто-то постучится в дверь с надписью «Бухгалтерия».
Бухгалтер относится к той категории профессиональных служителей финансового Олимпа, которые не откажут своим коллегам: дадут исчерпывающую информацию, помогут подготовить документы. Создание благоприятного микроклимата в бухгалтерии было и остается функцией главного бухгалтера.
Подготовила Ольга Якушина, редактор
Бухгалтерия — тонкая наука, от слаженной работы коллектива зависит не только эффективность работы самой бухгалтерии, но и всей компании. Поэтому на плечах главбуха не только сведение дебета с кредитом, но и ответственность за координацию работы всех своих сотрудников. В этом ему могут помочь как современные технологии, так и классическая психология. При чем тут психология? Давайте разбираться.
Стиль управления от главбуха
В психологии управления существует 3 типа лидерства — авторитарный, либеральный и демократический. В зависимости от того, какой стиль выбирает главный бухгалтер в компании может складываться все дальнейшее взаимодействие в коллективе.
Авторитарный стиль
Жесткий директивный стиль взаимодействия с сотрудниками, когда указания раздаются как в армии, все должно быть строго и четко. Возможно, при таком варианте все будет четко и без сбоев, но зато с возможными нервными срывами у коллег, потому что не все могут выдержать жесткий стиль руководства, отсутствие эмпатии и прочих важных элементов для нормальной работы.
Демократический стиль
Данный стиль предполагает, что построение работы в команде между лидером, т.е. главным бухгалтером и его подчиненными будет построено на взаимовыгодном сотрудничестве. Именно при таком стиле взаимодействия все сотрудники понимают, что даже от мелких действий каждого из них зависит общий успех всей компании и стараются не подводить руководителя в разных ситуациях.
Либеральный стиль
В либеральном стиле руководитель старается не оказывать давления на сотрудников и позволяет им реализовывать различные задачи без контроля и напоминаний с их стороны. Сотрудники чувствуют себя максимально расслабленными, но в то же время понимая, что их действия необходимы для достижения результатов всей организации.
Что же выбрать главбуху, чтобы максимально эффективно отладить систему взаимодействия в коллективе? Комбинацию либерального и демократического стиля управления, сотрудники должны чувствовать, что не просто выполняют задачи по указке начальства, но при этом имеют возможность предложить свое решение, попросить помощи, развиваться и не ограничиваться рутинными делами.
Чтобы механизм либерально-демократического главбуха заработал бесперебойно, ему нужны разные системы помощи, которые увеличат производительность и скорость взаимодействия между сотрудниками. Давайте поговорим о таких чудо-помощниках.
CRM системы в бухгалтерии
Незаменимым помощником для главного бухгалтера в вопросе налаживания связей станут CRM-системы. Удобный автоматизированный процесс исключает множество ошибок из-за человеческого фактора, а также позволяет оперативно наблюдать за происходящей ситуацией в компании.
1. Все процессы собираются в единый поток, менеджеры и бухгалтеры теперь могут работать в одной системе. Представьте, сколько денег теряет компания из-за нерасторопности бухгалтера или забывчивого менеджера. Не надо увольнять этих сотрудников, они могут быть классными специалистами, просто с определенными особенностями, с которыми справится CRM-система. Теперь менеджеру не придется записывать все задачи на бумаге, постоянно напоминать бухгалтеру о первичных документах, все это можно сделать в одной единой системе.
Почитайте о том, как компания перестала терять по 800 тысяч рублей из-за нерасторопных сотрудников после внедрения CRM.
2. Подготовка отчетности вечная проблема для бухгалтера, нужно собрать и свести воедино большой массив данных, уточнить откуда появилась та или иная цифра и в итоге, отчетный период затягивается почти на месяц, а все остальные процессы в этом месяце замирают. Чтобы не тормозить работу компании можно просто сформировать задачи в системе для каждого сотрудника и потом очень быстро свести все цифры.
Познакомьтесь с возможностями CRM от S2 по отчетности и аналитике.
3. CRM систему можно легко интегрировать с 1С и синхронизировать данные по компаниям, сделкам, контрактам и т.д. И все изменения, внесенные в 1С автоматически будут отражаться в CRM и наоборот.
S2 предлагает комплексное решение по интеграции CRM и 1С.
Чтобы бухгалтерия заработала без сбоев не всегда поможет только автоматизация процессов, ведь, когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет. Чтобы не быть лебедем, раком и щукой, важно сначала выстроить психологическое доверие в коллективе, а уж потом автоматизировать процессы, которые будут только помогать, но не заменять полностью человека.
Попробуйте бесплатно CRM систему от S2.
Содержание страницы
- Что собой представляет ведение бухучета
- От чего зависит сложность бухгалтерской работы
- Варианты первичной организации бухучета
- Роль руководителя в организации бухучета
- Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерский учет необходим любой организации. Вести его начинать нужно сразу, как только получены регистрационные документы. За организацию и правильность бухучета отвечает директор фирмы, ИП в этом плане легче — для них бухучет не обязателен. Нарушение правил ведения бухучета чревато серьезными штрафами, которые в 2018 году выросли еще больше.
Как организовать работу бухгалтерии интернет-провайдера?
Рассмотрим, какие варианты есть у руководителя, только налаживающего работу ООО, в организации бухгалтерской работы, какие компоненты должны в нее входить в обязательном порядке, как избежать типичных ошибок и недостатков.
Что собой представляет ведение бухучета
На обыденном уровне каждый знает обязанности бухгалтера: правильно считать приход и расход денег организации. Требования к бухгалтерии предъявляются на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.
Каковы обязанности заместителя главного бухгалтера?
Бухгалтерская служба в организации заключается в постоянном мониторинге информации, касающейся имущества и денежных средств организации, а также регулярном отражении этих данных в специализированных формах документов. В ведении бухгалтера находятся:
- регистры счетов;
- учетные книги;
- финансовые и налоговые отчеты;
- «первичка»;
- кадровые документы;
- договоры;
- бумаги, касающиеся денежной динамики (по кассе, банку);
- другие документы, необходимые для ведения в ООО, предусмотренные законодательством.
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ
От чего зависит сложность бухгалтерской работы
В некоторых фирмах организовать и вести бухгалтерию может оказаться значительно сложнее, чем в других. Факторы, от которых зависит этот процесс, касаются особенностей деятельности фирмы:
- Действующий налоговый режим. Общая система налогообложения предусматривает самую усложненную форму бухучета, чуть легче предпринимателям, пользующимися упрощенной системой «Доходы минус расходы», самым легким для бухгалтера считается налоговый режим УСН «Доходы».
- Наличие наемных служащих. Персонал во много раз увеличивает бухгалтерскую нагрузку. Мало того, что нужно постоянно рассчитывать заработную плату и взносы в социальные фонды, еще регулярно подлежат учету больничные, отпускные, премиальные, декретные и т.п. Если работников в компании нет, по этим показателям нужно сдавать нулевую отчетность. Отсутствие сотрудников не освобождает от обязанности ежегодного информирования о своей среднесписочной численности.
- Направления деятельности. Если фирма занимается однотипными хозяйственными операциями, бухучет вести значительно легче, чем в организации, ведущей работу по разным векторам. Ведь каждая отрасль имеет свою специфику бухучета.
- Активность фирмы. Поскольку в бухучете фиксируется каждая финансовая операция, в фирмах, где проводки денег (закупки, продажи, другие операции) происходят чаще, придется уделять их оформлению больше времени.
- Особенности контрагентов. Учет требует специального подхода, если фирма сотрудничает с представителями других налоговых режимов, с иностранными партнерами, с государственными структурами.
ВНИМАНИЕ! Даже самый упрощенный вариант бухгалтерского учета требует специальных знаний, навыков и постоянного внимания к обновлению законодательной базы.
Варианты первичной организации бухучета
Поскольку ответственность за организацию бухучета и корректность его ведения лежит на руководителе, ему и выбирать форму реализации бухгалтерской службы. Возможны различные способы решения этого вопроса:
- Директор и бухгалтер в одном лице. Этот способ подходит начинающим бизнесменам, которые производят сравнительно небольшое количество хозяйственных операций, имеет смысл пользоваться им на УСН. Закон разрешает руководителю выполнять обязанности главбуха.
Плюсы:
- приобретение важного опыта;
- освоение нюансов бухгалтерского учета;
- экономия на зарплате еще одной штатной должности или оплате услуг аутсорсера.
Минусы:
- неизбежность ошибок, особенно на первых порах;
- каждая ошибка – это штраф, а налоговое нарушение – еще и заморозка расчетного счета;
- освоение бухгалтерии требует времени, которое можно потратить более производительно.
ВАЖНО! Если фирма прогрессивно развивается, настает момент, когда этот вариант перестает себя оправдывать, и необходимо принимать решение о его пересмотре.
- Аутсорсинг. Если цена ошибок стала слишком дорогой, а учет набрал объем, его можно поручить специалисту на стороне. Специализированная фирма за плату возьмет на себя бухгалтерское сопровождение вашей деятельности. Это особенно удобно для организаций с однотипными операциями, более сложный учет стоит дороже.
Плюсы:
- освобождение драгоценного времени для руководителя;
- стоит дешевле, чем завести постоянного бухгалтера;
- не нужно заботиться о подборе и замене сотрудника, постоянное внимание к операциям гарантировано.
Минусы:
- замедленные темпы обмена информацией;
- дополнительные расходы за более сложные проводки;
- доплата за работу в нестандартное время.
- Бухгалтер в штате. Эта форма организации бухучета рано или поздно станет обязательной, если фирма выросла, начала выполнять большое количество сложных операций, нуждается в оптимизации налоговых платежей. Для руководителя это самый удобный вариант, единственный «минус» которого – в расходах на трудовое вознаграждение штатного специалиста. Зато в должностных обязанностях бухгалтера инструкция позволяет прописать и заботу о договорах, архиве, первичной документации, что снимет с плеч руководителя значительную ношу.
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
- линейная;
- функциональная;
- «в разрезе» подразделений.
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какая бы структура ни функционировала в фирме, необходимо решить вопрос о ее централизации, то есть сосредоточении контроля и сведения данных в единую систему в главной бухгалтерии. Эта форма эффективнее децентрализованного учета, когда балансы составляются в каждом подразделении по отдельности.
Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации. Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии, как она влияет на эффективность работы.
Способы ведения учета
Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.
Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:
- Вести бухгалтерию самостоятельно. Напомним, по закону возложить на себя обязанности по ведению бухучета могут только руководители предприятий малого или среднего бизнеса и компании, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
- Заключить гражданско-правовой договор со сторонним специалистом.
- Отдать учет на аутсорсинг, передав бухгалтерские функции консалтинговой фирме.
Численность сотрудников
Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.
Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».
Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)
А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2-3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100-150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20-30 рабочих по сложным сдельным тарифам.
Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.
Специалисты Минтруда рекомендуют применять для оценки необходимой численности бухгалтерии следующую формулу:
Ч=(Т/1910) х Кн, где
Т — общая трудоемкость всех функций, выполняемых бухгалтерами в год;
Кн — коэффициент невыходов:
Кн=1+(Пн/(100), где
Пн — предполагаемый процент невыходов (отпуска, больничные и т.п.).
1910 — среднее число рабочих часов в год, которое рекомендуют использовать разработчики инструкции.
Трудоемкость всех основных учетных функций приведена в таблицах (часть 3 нормативов).
Пример
Предположим, что общая плановая трудоемкость всех работ, выполняемых бухгалтерами за год, получилась равной 4000 часам. Коэффициент невыходов — 1,15.
Ч=(4000/1910) х 1,15=2,40
По правилам арифметики расчетное количество специалистов нужно округлить до 2. Но здесь следует учесть и другие факторы. Упомянутое постановление № 56 было принято в 1995 году. На тот момент уровень автоматизации учетных процессов был существенно ниже, чем сейчас.
Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.
Структура бухгалтерии на предприятии
В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.
Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.
Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.
В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.
При подобной системе могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:
- Расчетный: начисление заработной платы, прочих выплат сотрудникам и страховых взносов.
- Финансовый: учет движения по расчетным счетам и кассе.
- Производственный: калькулирование себестоимости.
- Реализации: выписка документов покупателям.
- Материальный: оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
- Налоговый: начисление обязательных платежей.
Схема аппарата бухгалтерии в данном случае может выглядеть следующим образом:
Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.
Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т.п.
Альтернативный вариант ведения учета
Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.
Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета
Подобных проблем можно избежать, если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания.
Преимущества работы с профессиональной командой наиболее ярко проявляются в форс-мажорных ситуациях: «уход» базы, необходимость срочного восстановления учета, внезапные проверки налоговых и правоохранительных органов.
Даже если ваши бухгалтеры добросовестно исполняют свои текущие обязанности, это еще не гарантирует отсутствие «сюрпризов» при неожиданном визите проверяющих. Работники далеко не всегда знают свои права и обязанности при общении с инспекторами или полицейскими, поэтому нередко исполняют их незаконные требования, что может повредить организации в дальнейшем.
Если учет ведет наша команда — вы готовы к проверке в любой момент. Все необходимые документы оформлены и подшиты, база данных актуализирована и соответствует бумажной информации.
Вывод
Организационная структура отдела бухгалтерии зависит от масштабов бизнеса и других особенностей компании.
Численность бухгалтеров зависит в первую очередь от количества обрабатываемых документов. Но необходимо принимать во внимание и другие факторы, например, уровень автоматизации.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
В условиях усиливающейся внешней и внутренней конкуренции, кооперирования и комбинирования производства существенно изменились требования к ведению и организации бухгалтерского и управленческого учета.
Если система управленческого учета на предприятии находится на стадии зарождения, можно столкнуться с ситуацией, когда одни и те же данные, поступающие из разных структурных подразделений, имеют существенные отличия. Это происходит потому, что каждая служба до этого собирала информацию для себя так, как считала нужным. В данном случае составителям управленческих отчетов в первую очередь следует сверить все поступившие данные и определить, чьи показатели использовать.
На первый взгляд, бухгалтерский учет строго регламентирован, подчинен множеству нормативных правовых актов и малопригоден для составления управленческих отчетов. Однако в пользу использования данных бухучета с целью формирования управленческих отчетов говорят следующие аспекты:
- данные прошли в бухгалтерии первичную проверку на адекватность, математические ошибки, законность;
- сотрудники бухгалтерии классифицировали данные по видам хозяйственных операций (например, какое количество краски покупали для ремонтных работ, какое количество такой же краски потратили на покраску готовых изделий);
- данные сгруппированы по датам совершения хозяйственных операций;
- сотрудники бухгалтерии обладают достаточно глубокими знаниями и необходимыми навыками, владеют несколькими программами учета.
На основании изложенного выше можно говорить о том, что управленческий и бухгалтерский учет в целях оптимизации целесообразно рассматривать как единую систему.
ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО И УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
Процесс оптимизации системы бухгалтерского и управленческого учета состоит из следующих этапов.
- Постановка цели.
- Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
- Реализация мероприятий по улучшению процесса.
- Фиксация всех нововведений в соответствующих регламентах.
Рассмотрим каждый этап подробно.
Этап I. Постановка цели.
Процесс оптимизации — процедура затратная как по трудовым, так и материальным ресурсам, поэтому важно четко понимать, для чего она нужна, к чему необходимо прийти. Причем понимание это должно быть не только у высшего руководства, но и у руководителей низших звеньев. Главной целью всей оптимизации должно стать качественное улучшение системы, поэтому не будет лишним вовлечь в данный процесс людей, непосредственно исполняющих операции бухгалтерского и управленческого учета.
Этап II.Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
Описание существующей системы бухгалтерского и управленческого учета представляет собой сбор, систематизацию, анализ и документирование информации. Чтобы иметь возможность повысить эффективность этой системы, нужна достоверная информация. Это необходимо, чтобы:
- узнать слабые места и демотивирующие факторы;
- улучшить общение между отделами и создать ощущение общности;
- понять зоны развития (тактического и стратегического).
Эффективным средством в данном случае является фотография рабочего дня (ФРД).
Фотографию рабочего дня могут проводить как специально выделенные для этого сотрудники (например, специалисты кадровой службы или отдела внутреннего контроля предприятия), так и сам сотрудник (самофотография).
Самофотография минимальная по затратам, но имеет минимальную точность изложения информации, так как сотрудник не всегда будет честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг ФРД обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, однако он всегда связан с дополнительными затратами.
Перед началом проведения фотографии рабочего дня рекомендуется проинструктировать проверяемых сотрудников, как и для каких целей будет проводиться фотографирование рабочего времени, чтобы избежать эксцессов.
ЭТО ВАЖНО
Проводя фотографию рабочего дня, работодатель должен учитывать, что данный процесс отображает фактическую ситуацию не идеально. Сотрудники могут специально демонстрировать лучшие результаты, поэтому для получения достоверных результатов необходимо проводить ФРД в течение нескольких дней.
Фотография рабочего дня проводится на бланках, специально разрабатываемых конкретным предприятием с учетом целей, особенностей деятельности и имеющихся ресурсов. Образец ФРД бухгалтера ООО «Луч» приведен в табл. 1.
Основные проблемы, выявленные в ходе анализа фотографии рабочего дня бухгалтера:
- значительную часть рабочего времени бухгалтер тратит на:
– согласование участка работы с другим подразделением (8.30–9.30 — согласование с руководителем отдела продаж, каким покупателям и по каким ценам выписывать счета на оплату отгружаемых товаров);
– совещания у заместителя главного бухгалтера (13.30–14.00 — обсуждение с заместителем главного бухгалтера отражения сумм корректировки в отчетности);
- часть рабочего времени бухгалтера-специалиста уходит на простые операции (15.30–16.00 — отправка готового отчета руководителю подразделения с приложением отсканированных копий первичных документов).
НА ЗАМЕТКУ
Более подробную информацию о фотографии рабочего дня можно прочитать в статье «Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации» в журнале «Планово-экономический отдел» № 8/2016.
Кроме фотографии рабочего дня целесообразно провести анкетирование руководителей структурных подразделений и рядовых сотрудников на предмет наличия тормозящих факторов в работе.
Важная деталь: анкета может содержать вопросы, которые имеют однозначные ответы «да» или «нет», или вопросы, которые подразумевают развернутые ответы.
Примерный перечень вопросов
1. Сталкиваетесь ли вы с нечеткой постановкой цели в своей работе?
2. Считаете ли вы существующую систему документооборота полной и своевременной?
3. Считаете ли вы необходимыми еженедельные рабочие совещания?
4. Имеете ли вы достаточное представление о взаимосвязи своей работы с функционированием всего предприятия?
5. Что бы вы хотели изменить в существующей системе документооборота?
6. Укажите факторы, которые мешают вам в вашей работе (шум, посторонние разговоры, частые телефонные звонки, незапланированные посетители, длительные ожидания запланированной встречи и т. д.).
7. Работаете ли вы над собой? Если да, то каким образом.
8. Используете ли вы современные вспомогательные средства, которые могут облегчить ваш труд (формуляры, инструкции, опросные листы и т. д.)?
9. Что вы можете предложить для упрощения труда в своей сфере деятельности?
На основании результатов ФРД и анкетирования выделяют главные поглотители времени и стараются их минимизировать. В случае с ООО «Луч» принято решение:
- сократить длительность совещаний;
- пересмотреть перечень сотрудников, чье присутствие необходимо на совещании;
- информировать заинтересованных лиц о результатах совещания в электронном виде;
- упростить процедуры согласования между структурными подразделениями;
- делегировать выполнение простых процессов делопроизводства (снятие копий с документов, сканирование, разноска документов исполнителям и др.) младшим офисным сотрудникам.
Этап III. Реализация мероприятий по улучшению процессов
Данный этап включает следующие мероприятия:
- внедрение системы мотивации труда;
- автоматизация документооборота (штриховое кодирование документов, формирование и использование шаблонов);
- периодический внутренний контроль и аудит;
- правильная организация рабочего места.
Внедрение системы мотивации труда
Чтобы повысить эффективность труда работников бухгалтерии, нужно внедрить систему мотивации труда. Она поможет руководителю оценить работу бухгалтера и при необходимости премировать его или, наоборот, применить к нему наказание.
Система мотивации труда работников бухгалтерии должна опираться на следующие критерии:
1. Своевременная сдача отчетности в ФНС, внебюджетные фонды и статистику. Несвоевременная сдача отчетности влечет за собой штрафы.
2. Своевременная уплата налогов. Если предприятие вовремя платит налоги, ему не грозят пени и штрафы за просрочку.
3. Эффективная работа с контрагентами. Важный аспект этой деятельности — проведение периодических сверок с контрагентами для выявления ошибок в учете и подтверждения обязательств должников.
Своевременное информирование руководства предприятия о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности даст возможность вовремя перестроить работу с неблагонадежными партнерами.
4. Правильный расчет зарплаты. Если бухгалтер ведет правильный учет заработной платы, предприятие избежит штрафов от налоговиков и трудовой инспекции, а сотрудники будут довольны своевременной и полной оплатой своего труда.
5. Успешная проверка налоговой службы, фондов и прочих органов. Предприятие сохранит деньги, если бухгалтер проходит проверку без штрафов или с минимумом санкций.
6. Высокое качество и своевременное проведение инвентаризации. Руководитель заинтересован в сохранности имущества предприятия, а его сохранность можно выявить только при инвентаризации.
7. Своевременные отчеты для руководителя. Руководитель должен быть в курсе финансового положения предприятия, чтобы вовремя принять меры.
8. Отсутствие претензий со стороны прочих работников. Если бухгалтер избегает конфликтов с другими работниками, но при этом требует от них все необходимые документы, предприятие будет работать более эффективно.
9. Своевременное информирование работников о важных для них изменениях. Чтобы избежать неприятностей для компании, бухгалтер должен информировать руководителя и работников обо всех изменениях в законе и т. д.
10. Сохранность необходимых документов. Этот критерий оценки эффективности труда бухгалтера важен, поскольку бухгалтер отвечает за все документы предприятия. Если бухгалтер может предоставить требуемый документ в любой момент, его работу можно считать эффективной, так как наличие правильно оформленных документов поможет отстоять свои права в суде и при различных проверках.
11. Освоение и внедрение новых компьютерных программ и технологий в своей деятельности. Использование новых технологий — залог успеха любой деятельности. Бухгалтерский (управленческий) учет не исключение.
12. Безукоризненное исполнение Положения об учетной политике предприятия. Положение об учетной политике — это своеобразный путеводитель бухгалтера. Часто одну и ту же бухгалтерскую операцию можно выполнить несколькими способами, и они будут правильными. Однако наиболее результативным для предприятия будет только способ, указанный в Положении об учетной политике.
В учетной политике закрепляют способ учета из тех, которые допускает законодательство. Когда способ учета хозяйственной операции законом не предусмотрен, организация разрабатывает его самостоятельно и прописывает в учетной политике.
В зависимости от важности критерия (по мнению руководства предприятия) он оценивается определенным количеством баллов (табл. 2).
Оценивание проводят ежемесячно. Исходя из количества набранных баллов высчитывают процент премии к заработной плате согласно табл. 3.
Итогом внедрения такой системы мотивации стало то, что ответственные сотрудники почувствовали себя более значимыми.
Автоматизация документооборота
Во многом вопросы оптимизации бухгалтерского и управленческого учета организации призвана решить эффективная система автоматизации документооборота.
В настоящее время рынок предлагает достаточно много программных продуктов на основе BPM-платформ (Business Process Management), СRM-систем, которые позволяют визуализировать и полноценно управлять как документооборотом, так и бизнес-процессами.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2019.