Проектная деятельность становится популярной в различных сферах бизнеса. С развитием данной тенденции возрастает потребность в грамотных менеджерах – руководителях проектов. В них заинтересованы многие компании, функционирующие в различных отраслях экономики: от государственного управления, строительства, медицины до маркетинга, дизайна и IT.
Управление проектами с помощью ЛидерТаск
Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.
Скачать ЛидерТаск
Что это за профессия? Что делает руководитель проекта? Какими навыками он должен обладать, чтобы преуспеть, построить успешную карьеру? Разберёмся, какое место этот человек занимает в системе проджект-менеджмента, какими качествами он должен обладать, чтобы принести реальную пользу компании.
Кто такой руководитель проекта: его роль в системе Project Management
Руководитель проекта – это координатор, ответственное лицо, определяющее направление движения команды. Он отвечает за планирование, распределение бюджета, настроение участников, их достижения, промахи и в целом за успех проекта. В идеале он должен уметь прогнозировать проблемы до их возникновения, чтобы принять своевременные меры для минимизации последствий. Это специалист в определённой сфере, выступающий в роли начальника группы людей, занятых решением общих задач. Он устанавливает связи между исполнителями и заказчиком. Подбирает и группирует ресурсы, необходимые для решения задачи, поставленной клиентом или высшим руководством, предоставляет итоговые результаты заказчику и вносит необходимые правки в соответствии с его пожеланиями.
Роль руководителя проекта стоит отличать от роли операционного или функционального руководителя. Операционные менеджеры обеспечивают эффективность бизнес операций. А функциональные лидеры осуществляют руководство отдельными подразделениями. Руководитель проекта может подчиняться функциональному менеджеру или управляющему компанией. Функции управляющего проектной деятельностью может выполнять любой опытный сотрудник компании, непосредственный руководитель подразделения или специально приглашённый специалист.
Задачи и функции руководителя проекта
Главная цель, которую преследует каждый project manager, — добиться идеального результата, устраивающего заказчика на 100%. Он прилагает усилия, чтобы завершить проект точно в срок без превышения бюджета. В его функции входит:
- Определение состава работ.
- Установка, документальное оформление зависимостей между отдельными рабочими процессами.
- Оценка их продолжительности, разработка критического пути проекта.
- Составление устава, описание целей, задач, результата, который должен быть достигнут к окончанию проектных работ.
- Разработка плана проекта с определением его контрольных точек.
- Расчёт времени, необходимого для его выполнения.
- Оценка объёма и стоимости ресурсов.
- Разработка программы мотивации для участников команды.
- Организация собраний для обсуждения хода выполнения работ.
- Анализ рисков и отклонений в рабочих процессах.
- Завершение и архивация проекта с предоставлением итоговой информации заинтересованным лицам.
В рамках своей деятельности он выполняет следующие задачи:
- Формулирует цели, проверяет их на реализуемость;
- Согласует сроки выполнения работ и требования к проекту с заказчиком;
- Разбивает общий объём задач на отдельные этапы;
- Составляет техническую, проектную документацию;
- Распределяет обязанности между участниками команды;
- Организует безопасное и удобное хранение информации;
- Контролирует деятельность исполнителей, мотивирует, поддерживает их при возникающих трудностях;
- Делегирует задания контрагентам;
- Разрабатывает альтернативные пути решения проблем, принимает соответствующие решения для их быстрого устранения;
- Предоставляет отчётность руководящему высшему звену.
На разных этапах проекта функции его руководителя различаются:
| Инициация | Планирование | Исполнение | Завершение |
|---|---|---|---|
| Ставит цели, задачи. Собирает команду. Обосновывает актуальность проекта. Разрабатывает стратегию. Выделяет основные этапы работы. |
Уточняет сроки для реализации каждого этапа. Планирует бюджет, ресурсы. Составляет план-график и дорожную карту проекта. |
Работает с исполнителями. Контролирует рабочие процессы. Принимает меры при отклонении от плана. |
Подводит итоги работы. Анализирует результаты. Закрывает проект. Формирует базу знаний. |
Руководитель проекта работает с огромными объёмами информации. В его функции также входит составление документации, организация переговоров и встреч. Он анализирует достигнутые результаты, разрабатывает планы для дальнейших действий. Чтобы добиться успеха, прогресса в достижении поставленных задач, ему важно чётко понимать функции всех сотрудников, работающих в команде.
Характеристики личности, навыки руководителя проекта
Личность руководителя влияет на будущую судьбу проекта. Его риски и ответственность часто гораздо выше, чем у некоторых линейных руководителей. Многие решения приходится принимать в условиях неопределённости, за что впоследствии он несёт личную ответственность. Поэтому часто эту роль берёт на себя не сотрудник с соответствующим образованием, а опытный, харизматичный лидер, уверенный в себе.
Каждый менеджер, претендующий на должность руководителя проекта, должен обладать определёнными чертами характера:
- Логическим мышлением. Он видит всю картину происходящего, понимает, на каких этапах работы над проектом могут возникнуть проблемы. Составляет реально работающие планы. Ищет альтернативные пути решения задач на пути достижения поставленных целей.
- Уверенностью в себе. Это помогает руководителю вдохновлять, мотивировать подчинённых. Сильный, не сомневающийся в своих возможностях и способностях, человек – отличный пример для подражания, которому будут следовать другие участники команды.
- Инициативностью. Без дара убеждения, владения ораторским искусством, руководителю проекта будет сложно убедить исполнителей в целесообразности тех или иных действий. Он должен иметь активную жизненную позицию, пропагандировать, продвигать её в коллективе.
- Стрессоустойчивостью. Профессионал должен спокойно и рассудительно воспринимать любые проблемы. Не паниковать в форс-мажорных обстоятельствах, находить оптимальные пути выхода из кризисных ситуаций.
- Гибкостью в управлении и принятии решений. Реализация проекта требует определённого времени. На него влияют различные внутренние и внешние факторы, которые могут быстро изменяться. Грамотный менеджер не зацикливается на слепом следовании пунктам изначально составленного плана. Не боится корректировать стратегию с учётом обновлённой информации.
- Ответственностью. Он отвечает за принятые или не принятые решения, результаты работы команды. Не ищет себе оправдания в случае неудач, не перекладывает вину за промахи на участников коллектива.
- Пунктуальностью, дисциплинированностью. Эффективный руководитель проекта умеет рационально обращаться со своим временем и временем подчинённых. Он соблюдает сроки сдачи проекта, следит за тем, чтобы сотрудники выполняли порученную им работу вовремя.
- Эмпатией к окружающим, чуткостью к их потребностям. Люди – основной ресурс любого проекта. Об этом знает каждый опытный управленец. Поэтому он должен бережно, с пониманием относиться к членам своей команды, знать их особенности, черты характера. Это поможет организовать благоприятный микроклимат в коллективе, предупредить возникновение спорных ситуаций и конфликтов.
Должностные обязанности руководителя проекта
В разных организациях обязанности проектных менеджеров отличаются. В каких-то случаях их больше или меньше. Всё зависит от специфики и сферы деятельности компании. Примерный перечень обязанностей можно посмотреть в типовой должностной инструкции. Его используют в качестве базы, адаптируют и используют в работе. Чтобы успешно справляться со своими функциями, руководителю проекта необходимо развить в себе следующие навыки:
- Способностью маневрирования в потоке событий, происходящих на проекте, ориентируясь на законодательную базу отрасли.
- Умением быстро переходить на разные типы планирования для решения локальных и стратегических задач.
- Навыком управления временем исполнителей для оперативного и своевременного завершения работ по проекту. Для этого важно использовать соответствующее программное обеспечение, помогающее сделать рабочие процессы прозрачными и понятными каждому сотруднику.
- Желанием повышать свой интеллектуальный и образовательный уровень.
Проектный менеджер должен регулярно повышать свою квалификацию. В бизнес сфере постоянно появляются новые методы, технологии по управлению проектами. Чтобы быть востребованным на рынке труда, претендовать на высокую зарплату, ему нужно в совершенстве владеть данными техниками. Пользоваться полученными знаниями и навыками он может вне офиса, составляя работающие планы, контролируя их исполнение, эффективно и быстро находя решения возникающих проблем.
Как определить эффективность проектного менеджера
Для числовой оценки эффективности данной должности используются специальные инструменты, представляющие собой тесты с вопросами. За ответы анкетируемый получает баллы. Они суммируются по различным категориям. На основании полученных результатов делаются выводы о компетентности, профпригодности руководителя. К данным техникам относятся:
- Методика LeaderCase, основанная на наборе ситуационных кейсов;
- LeaderChart, усовершенствованная техника, включающая кейсы на эмоциональный и логический интеллект;
- «Тест-Ассессмент» и «Бизнес-Профиль», инструменты психологического тестирования.
Также для оценки данной деятельности используются показатели прибыли и KPI.
Эффективное управление проектами с ЛидерТаск
Организация работы над проектом начинается с постановки целей, разработки связанных с ними задач с распределением их участникам команды. Современные компании с этой целью используют специальный софт, позволяющий сделать данные процессы наглядными, понятными для каждого исполнителя. К таким приложениям относится отечественная разработка ЛидерТаск.
Программу удобно использовать для планирования, организации работы в команде и отслеживания задач. Работает на всех цифровых платформах, синхронизируется с популярными сервисами. Функционирует без подключения к интернету, позволяя быть в курсе дел в любом месте, где бы вы ни находились.
В приложении можно составлять, вести проекты, планы, делегировать задачи подчинённым. Контролировать качество их исполнения, отслеживая прогресс каждого сотрудника на удобном графике. Вести учёт времени с помощью встроенного календаря. Переключаться между разными видами планирования. Визуализировать рабочие процессы на Kanban-досках. Общаться с другими участниками команды в корпоративном чате. Прикреплять к задачами комментарии. Пробную версию программы можно скачать и установить бесплатно.
Заключение
Руководитель проекта – это сложная, комплексная, многофункциональная роль. Она требует от исполнителя опыта, развитых коммуникативных навыков, желания постоянного развития. По сути, проджект менеджер – это такой же участник команды с определённым набором обязанностей. Чтобы стать настоящим лидером ему важно научиться ставить корректные цели, находя оптимальные пути для их реализации. Эффективно взаимодействовать с коллегами, находящимися в подчинении, чтобы завоевать их доверие и авторитет. Благодаря этим действиям он успешно выполнит любой проект и приведёт к успеху команду.
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.
Ваш купон для покупки:
Fromtest
Купить со скидкой
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.
Скачать книгу
Проектная деятельность особенно в последнее десятилетие приобрела огромное значение в работе большинства организаций, в том числе и в системе государственного управления: развитие деятельности строится с учетом современных подходов, стандартов организаций и управления.
Для успешной реализации любого проекта необходимо подобрать соответствующих профессионалов и создать команду единомышленников. В ходе построения системы управления проектом крайне важной задачей является формирование ролевой структуры, распределение полномочий и закрепление ответственности среди участников команды проекта. В рамках управления проектами существуют различные функции, которые распределяются по реализующим их ролям, например, руководитель проекта (РП), администратор проекта (АП) и другие. Попробуем раскрыть эти две ключевые проектные роли и понять функционал каждой из них.
Руководитель проекта
Руководитель проекта (РП, менеджер проекта, project manager, РМ) – лицо, на которое возлагается персональная ответственность за оперативное управление проектной командой и проектом в разрезе областей знаний (управление рискам, коммуникациями, бюджетом, сроками и др.) для достижения целей, показателей и результатов проекта. Чтобы проект стал успешен, руководитель проектов обеспечивает:
- видение проекта как объекта управления, понимание его особенностей;
- анализ, учет интересов и управление отношениями со стейкхолдерами проекта;
- снижение неопределенности уникальной задачи за счет процедуры планирования;
- ресурсную базу проектных мероприятий;
- защиту проектных решений и отчетность перед куратором и заказчиком;
- привлечение проектных групп и отдельных исполнителей к выполнению работ;
- контроль за ходом выполнения работ;
- анализ проектных событий на предмет своевременности, качества, отклонений;
- составление прогнозов и коррекцию планов;
- завершение проекта и архивирование документации.
Действия руководителя проекта связаны, в первую очередь, с куратором, который и вовлекает будущего проектного руководителя в процесс инициирование проекта. Куратор всегда заинтересован при наименьших усилиях получить лучший результат. Поэтому ему нужен разумный и результативный руководитель проекта.
Руководитель проекта – это не столько должность, сколько роль, которую берет на себя сотрудник или внешнее лицо, призванное реализовать уникальную задачу. Нужно учитывать, что функциональный работник зачастую выступает руководителем проекта и даже не одного.
Если такое происходит, то и потребность в профессиональных руководителях проекта также усиливается. Соответственно, появляются выделенные штатные единицы со всеми вытекающими: профессиональный профиль, должностная инструкция, система оплаты труда и т. д. По конкретному проекту полномочия ответственность описываются в локальных документах.
Должностные обязанности руководителя проекта
Подготовка проекта:
- определение и согласование с заинтересованными сторонами ключевых параметров проекта: целей, показателей, результатов и др.;
- выявление рисков и возможностей проекта;
- оценка трудовых и стоимостных затрат на реализацию проекта;
- разработка и утверждение паспорта проекта;
- оценка сроков достижения целей разработка и составление плана проекта, определение контрольных точек.
Работа с ресурсами проекта:
- формирование, управление, развитие проектной команды;
- разработка и управление реализацией плана коммуникаций участников проекта;
- разработка и мониторинг достижения показателей эффективности проектной команды;
- реализация системы стимулирования и мотивирования проектной команды.
Управление реализацией проекта:
- оперативное управление проектом, контроль своевременного и качественного выполнения работ;
- управление изменениями в проекте: корректировка плана работ и согласование вносимых изменений заинтересованными сторонами проекта;
- обеспечение своевременного предоставления информации всем участникам проекта;
- организация разработки и согласования документов по проекту на всех фазах жизненного цикла Обеспечение своевременной передачи результатов проекта заказчику.
Для роли руководитель проекта очень важны такие личные качества как: нацеленность на результат, коммуникативность, гибкость клиентоцентричность, эмоциональный интеллект и прагматичность.
Чтобы полноценно выполнять обязанности, руководитель проекта должен уметь:
- Быстро переключаться между проектными событиями, расставляя приоритеты, учитывая различные стороны проекта: финансовую, экономическую, технологическую и функциональную;
- Легко переходить от локальных, очень конкретных вопросов задачного контекста на тактический и стратегический уровень функций управления, проявляя порой недюжинную эрудицию и интеллектуальную гибкость;
- Проявлять гибкость при взаимодействии с разными участниками проекта, выстраивая гармоничное взаимодействие между интересами индивидуальных исполнителей и всей команды, между стейкхолдерами разных уровней и ценностных ориентаций;
- Проявлять эмоциональный интеллект, сплачивая команду и не идти на поводу у различного рода манипуляций;
- Быть готовым предъявлять высокие требования к результатами получать в самый важный момент результат, сильно отличающийся от идеального;
- Держать общую ценность и цели в фокусе внимания команды с тем, чтобы она регулярно мобилизовалась на едва различимый изначально успех;
- Быстро восстанавливаться после стрессов и добиваться успеха.
Должностные обязанности руководителя проекта включают большой блок работ по документальному обеспечению и проведению совещаний. Высокий уровень управления процессами в организации предусматривает большое количество документации и регламентов. Руководитель проектов оказывается в непростой ситуации: совместить рутинную работу по документообороту и заниматься развитием проекта очень непросто. Очень важно вовремя осознать свой уровень погруженности в документооборот и рутинные задачи и предпринять необходимые действия по решению возникающей проблемы. В такой момент руководитель должен задуматься о введении роли Администратор проекта.
Администратор проекта
С момента появления администратора в команде с руководителя проекта спадет определенная нагрузка. Особенно это ценно для руководителей проектов, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.
Практика свидетельствует, что администратор проекта играет роль помощника руководителя проекта, координатора большого числа вопросов, включая координацию команды. По факту администратор проекта – лицо, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проектной деятельности, делопроизводство, формирование и хранение архива проекта.
Исходя из масштаба деятельности, потребности проекта фиксируются должностные обязанности и соответствующие им функции.
Ключевые роли администратора проекта:
- осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта и рабочих органов проекта;
- обеспечивает ведение мониторинга реализации проектов и формирование отчетности по проекту;
- обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности и требований в отношении применения автоматизированной информационной системы проектной деятельности;
- выполняет иные функции, принимаемыми решением руководителя проекта.
Квалифицированный администратор проектов способен вести не один проект и выступать помощником у нескольких руководителей проектов.
Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:
помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний
- уведомление и сбор отчетов исполнителей;
- консолидацию отчетной информации от исполнителей;
- помощь руководителю проекта в подготовке справок, презентаций и отчетов;
- подбор информации для отчетов на проектном комитете; составление регистров и реестров учета, форм мониторинга и анализа (рисков, показателей) согласно требованиям регламентов;
- оформление актуализированного плана-графика проекта; организация командировок и прием участников проекта;
- координация совещаний рабочих групп;
- исполнение прямых поручений PП в рамках подведомственной проектной деятельности;
- коррекцию календарных планов, ресурсной базы и сроков;
- выполнение коммуникационных процедур, рассылку документации по проекту заинтересованным сторонам;
- иные формы документационного обеспечения процессов управления проектом.
Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений.
Как грамотно распределенный функционал АП может повлиять на повышение эффективности работы РП
К сожалению, достаточно распространенное мнение, что должность администратор проекта — «низшая позиция в команде». Соответственно, ей отводятся самые низкоквалифицированные функции, по принципу приложения наименьших интеллектуальных усилий. Стандартной ситуацией является использование администратора проекта по принципу «свободные руки» — его привлекают к подготовке презентаций, выполнению локальных неожиданно «прилетевших» задач, подготовке многочисленных огромных таблиц в Microsoft Excel, в которых одни и те же цифры структурированы по-разному, и т. д. Из-за этого на практике не раз приходилось сталкиваться с тем, что единственной функцией администратора проекта становится подготовка подобной отчетности. Нередки и ситуации, когда у администратора проекта нет прямого и постоянного контакта с руководителем проекта. Встречи происходят только на общих совещаниях, личное общение минимизировано, а часть функций администратора проекта руководитель перекладывает на своего секретаря. Все перечисленные особенности организации работы администратора проекта являются признаками незрелости систем управления проектами и создание условий, когда руководитель перегружается текучкой и проекты построены по принципу «тушения пожаров».
Грамотный руководитель проекта сможет переложить на окружающих максимум текущих задач, высвобождая время для решения ключевых вопросов. Администратор проекта как раз и сможет взять на себя рутину и администрирование некоторых процессов.
Функции, которые нужно делегировать администратору проекта для совместного построения эффективной работы:
- Формирование и обновление реестра контактов. Оперативное формирование реестра контактов участников проекта (с указанием их ролей и должностей, руководителей, короткого описания) — основная задача Администратора проекта. Крайне важно, чтобы все участники проекта могли в любой момент найти нужную информацию о контактах участников команды. А дополнительное ведение информации Нелишним будет указать и дни рождения сотрудников — поможет планированию мотивационных мероприятий.
- Кодирование. Администратор проекта должен разработать систему кодирования документов, которые находятся в рабочих папках и ознакомиться команду с правилами кодировки. Очень важно, чтобы каждый участник команды в любой момент мог найти необходимый актуальный документ.
- Создание и ведение архива. Администратор проекта поддерживает в актуальном состоянии рабочую область проекта. Структура архива должна быть максимально простой. Документы внутри архива должны быть распределены по интуитивно понятным папкам, в соответствии с заданными правилами кодирования в наименованиях. Администратор проекта должен быть единственным участником, который вносит документацию в архив.
- Организация и протоколирование совещаний. План проведения регулярных совещаний должен быть заблаговременно подготовлен минимум на месяц вперед. Перед совещанием о нем заранее оповещаются все участники, формируется повестка, которая направляется участникам минимум за сутки до совещания. В ходе совещания составляется протокол, формулировки которого согласуются сразу. Безусловно, в случае необходимости резервируется время для формулирования особого мнения или уточнения деталей, однако принципиальные вопросы должны решаться на месте, а решения должны тут же фиксироваться в протоколе. Поручения из протоколов сразу же заносятся в Журнал — один из основных инструментов управления. Ведение этого журнала можно возложить на администратора проекта: именно он будет напоминать исполнителям о том, что подходит срок исполнения поручения, отслеживать выполнение, получение документов и тд. Руководитель проектов подключается лишь тогда, когда поручения не выполнены.
- Сбор и обработка табелей учета рабочего времени. Однако опыт показывает, что грамотное использование данного инструмента помогает руководителю проекта понимать ситуацию с загрузкой команды, эффективностью отдельных сотрудников, а также позволяет с цифрами в руках обосновывать дополнительную потребность в человеческих ресурсах. На основании табеля учета рабочего времени администратор проекта может проанализировать ситуацию с переработками и потерями рабочего времени и поделиться своими наблюдениями с руководителем проекта.
- Разработка отчетных форматов. Администратор проекта может предложить несколько вариантов отчетных форматов уже на основании своего опыта и наблюдений для оценки ситуации на проекте, при этом отразить в ней наиболее важную информацию. Составление отчетов вручную поможет понять источники данных и порядок их обновлений. В дальнейшем можно будет предложить более сложный дизайн. По прошествии некоторого времени можно будет понять какую часть работы можно было бы автоматизировать и поставить задачу программистам.
- Контроль предоставления регулярной отчетности в проектную команду, интеграция отчетов Данная задача коррелирует с задачей ведения Журнала: в данном случае отчет является результатом поручения о его подготовке. Администратор проекта направляет автоматически повторяемое уведомление о подготовке и отправке отчета, вносит соответствующий пункт в Журнал, а затем контролирует предоставление информации, необходимой для формирования сводных отчетов по проекту. В случае если отчет в срок не пришел (либо пришел, но в некорректном формате), вопрос эскалируется на руководителя проекта. В случае своевременного предоставления отчета дальше начинается работа руководителя проекта по оценке статуса выполнения работ исполнителями.
- Разработка и актуализация календарно-сетевого графика проекта. На первом этапе работы над проектом роль планировщика задач может взять на себя администратор проекта. Для этого нужны базовые знания и навыки работы в соответствующих программных продуктах.
Вывод
В случае если администратор проекта эффективно выполняет как минимум вышеописанные задачи, у руководителя проекта высвобождается время для прогнозирования, управления изменениями, рисками, мотивации команды и решения ключевых проблемных вопросов. При этом у руководителя проекта снижается загрузка на «текучку» и сиюминутные либо повторяющиеся задачи. Таким образом, повышается вероятность успешной реализации проекта — ведь чем больше удается «организовывать будущее» (планировать, прогнозировать, идентифицировать риски и управлять ими и т. д.), тем реже в этом будущем придется сталкиваться с непредвиденными проблемами.
Руководителю проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.
Что такое управление проектами
Содержание
Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Что такое проект и его управление
Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.
Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.
Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента
Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.
| Традиционный менеджмент: | Управление проектами: |
| ориентирован на ход событий | ориентировано на достижение цели |
| важен процесс работы | важен результат |
| нет дедлайнов | работа связана с соблюдением сроков |
| распределяются позиции | распределяются ресурсы |
| монотонная регулярная работа | разнообразные задачи |
| постоянный персонал, занимающий определенные позиции | проектные команды разных специалистов |
Зачем нужно управление проектами
Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.
Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.
Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.
Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Стандарты управления проектами
Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:
- Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
- Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
- Частные. Создают специально для определенных проектов.
Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.
Роли в проекте
Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:
- Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
- Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
- Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.
Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:
- Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
- Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
- Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
- Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
- Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
- Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.
Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.
Кто такой руководитель проекта
Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.
Требования к проект-менеджеру
Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:
- Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
- Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
- Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
- Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
- Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.
Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Плюсы проектного управления:
- возможность выставить приоритеты и определить цели;
- контроль всех стадий работы;
- разработка критериев для оценки эффективности;
- быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
- оптимизация ресурсов и бюджета;
- прозрачная система мотивации персонала;
- быстрое принятие решений без лишней бюрократии.
Минусы формата:
- Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
- Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
- Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.
Основные этапы управления проектом
Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.
Инициирование проекта
На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.
Планирование проекта
Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:
- утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
- определить перечень работ;
- расставить приоритеты;
- продумать критерии оценки работы;
- распределить бюджеты;
- установить сроки;
- сформировать команду и раздать обязанности;
- продумать систему контроля.
Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.
Исполнение проекта
Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.
Мониторинг и контроль проекта
Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.
Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Закрытие проекта
На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.
Подходы к управлению жизненным циклом проекта
Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:
- Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
- Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
- Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.
Какую выбрать методологию
Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.
Waterfall
Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:
- аналитика;
- проектирование;
- разработка;
- тестирование;
- эксплуатация и поддержка.
В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.
Agile
В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.
Scrum
Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.
Kanban
«Kanban» переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.
Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello. Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.
Инструменты для управления проектами
Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:
- Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
- Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
- Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.
Заключение
Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.
Предложения от наших партнеров
РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА – КЛЮЧЕВАЯ ФИГУРА ПРОЕКТА
ООО «ГОРИЗОНТ», г. Санкт-Петербург
info@grznt.ru
АННОТАЦИЯ
В данной статье рассматриваются основные функции, личностные качества и области компетенции руководителя проекта.
Ключевые слова: руководитель проекта, проектное управление, команда проекта, проект, менеджер проекта, функции руководителя проекта.
На сегодняшний день проектное управление получило широкое распространение в организациях, занимающихся инновационными технологиями, строительством, инвестиционной деятельностью. Под управлением проектом принято понимать приложение знаний, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту [1]. Любой проект имеет четко определенную цель и ограничения – время выполнения, бюджет и объем работ. Как только в организации возникают новые проекты, сразу же появляется вопрос в том, кто будет ими управлять. Этим человеком является руководитель проекта (менеджер проекта). Так в чем же состоит роль руководителя проекта? За что он отвечает и как его выбирают?
Роль руководителя проекта в разной организационной структуре проектного управления различна. В таблице 1 приведены полномочия руководителя проекта для разных организационных структур.
Таблица 1 – Полномочия руководителя проекта разных организационных структурах
| Функциональная |
Матричная |
Проектная |
||
|
Слабая |
Сбалансированная |
Сильная |
||
|
Полномочия незначительные или отсутствуют |
Полномочия низкие |
Полномочия от слабых до умеренных |
Полномочия от умеренных до высоких |
Полномочия от высоких до практически абсолютных |
Руководитель проекта – это человек, который согласно своим должностным обязанностям в компании управляет командой проекта и несет ответственность за его успех, то есть за достижение поставленных целей. При этом он должен плотно сотрудничать с руководителем программы и/или портфеля для того, чтобы в комплексе достичь не только целей своего проекта, но и стратегических целей, стоящих перед компанией (например, цели портфеля проектов). Таким образом, руководитель проекта обеспечивает связь между стратегией компании и конечными сотрудниками в лице команды проекта, а значит становится необходимым звеном в структуре организации. Схема работы руководителя проекта выглядит следующим образом:
Рисунок 1 – Схема работы руководителя проекта
Из схемы видно, что при правильном построении взаимоотношений руководителя проекта и команды проекта, за ним остаются только функции контроля, организация взаимодействия и управление рисками.
Функции руководителя проекта можно разделить на семь основных групп:
- Функции, направленные на выполнение задач стратегического управления;
- Обеспечение связи между руководством компании и проектной реализацией;
- Воспроизводство системы управления проектом;
- Разработка плана проекта;
- Организация исполнения проекта;
- Контроль и анализ хода реализации проекта;
- Функции, которые связаны с закрытием проекта.
В каждой из групп находится перечень основных задач руководителя проекта, которые продемонстрированы на рисунке 2:
Рисунок 2 – Функции руководителя проекта [2]
Для того, чтобы выполнять рассмотренные задачи, которые ставятся перед руководителем проекта, необходимо чтобы он обладал такими личностными качествами как:
- Ответственность. Руководитель проекта должен отвечать не только за свои действия, но и за действия и результаты своей команды, учитывая постоянное воздействие внешних факторов на проект, которыми он не может управлять;
- Нацеленность на результат. При реализации проекта встречается множество препятствий, которые могут влиять на проект, однако руководитель проекта должен стремиться добиться желаемого результата даже в неблагоприятных условиях;
- Лидерство. Руководитель проекта должен уметь повести за собой сотрудников, показать им перспективу, сплотить в единую команду, мотивировать сотрудников для эффективного исполнения проекта;
- Коммуникативность. Руководитель проекта должен иметь хорошие коммуникативные навыки – уметь вести переговоры, согласовывать противоречивые интересы членов команды, руководства, заказчика – всех заинтересованных сторон проекта;
- Высокие аналитические способности. Руководитель проекта должен иметь целостное представление картины работы над проектом, с учетом всех факторов, которые могут напрямую или косвенно влиять на выполнение проекта;
- Решительность. Руководителю проекта необходимо уметь быстро принимать решения и брать на себя ответственность в условиях недостатка информации по проекту;
- Организованность и гибкость. Такие качества связаны с необходимостью в сжатые сроки решать множество разноплановых задач;
- Этичность. Руководителю проекта требуется выполнять свою профессиональную деятельность и выстраивать взаимоотношения со всеми участниками проекта в полном соответствии с этическим кодексом руководителя проекта (этические стандарты PMI);
- Высокая работоспособность и стрессоустойчивость. Учитывая тот факт, что проект всегда имеет ограниченные сроки и бюджет, руководителю проекта необходимо постоянно осуществлять контроль над проектом, оперативно решать возникающие проблемы, разрешать конфликтные ситуации.
Для успешной реализации проекта, руководителю необходимо иметь вышеперечисленные личностные качества, а должен ли он разбираться в предметной области проекта? Множество споров возникает по данному вопросу и тут мнения разделились. Часть опытных руководителей проектов (и стандарт PMI) говорят о том, что достаточно уметь анализировать интересы ключевых участников и особенности окружения проекта, выстраивая доверительные отношения со специалистами в данной области, которые помогут ему в технической части реализации проекта. Однако большинство руководителей компаний все же склонны к тому мнению, что руководитель проекта должен обладать знаниями в предметной области проекта и видеть всю ситуацию в комплексе. Руководителю проекта необходимо обязательно разбираться в общих вопросах в области реализации своего проекта, нюансы же можно возложить на компетентных сотрудников. Это необходимо, чтобы общаться с заказчиками на уровне эксперта, стразу понимать суть проблемы и поставленных перед ним целей, грамотно осуществлять планирование и контроль.
Когда приглашают руководителя проекта в организацию, в первую очередь рассчитывают на то, что он с помощью своих знаний и навыков управления увеличит эффективность и конкурентоспособность организации через качественное выполнение проектов. Вот что пишет в своей книге Ильин В.В., имеющий опыт управления проектами внедрения информационных систем:
«Я твердо уверен в том, что тот, кто берется управлять проектом, обязан предварительно поработать в нескольких таких проектах исполнителем — хотя бы для того, чтобы не наступать на грабли, давно уже давшие по лбу предшественникам. РП, вышедшие из инженеров, реально представляют себе все «подводные камни» проекта, знают на практике плюсы и минусы каждой методики и стараются в первую очередь создать нормальные рабочие условия, а не миф о том, как быстро и дешево будет выполнен проект.» [3]
Действительно, в современных реалиях руководителю проекта необходимо знать и техническую сторону проекта и хорошо разбираться в управлении проектами. Поэтому некоторые организации «растят» своих менеджеров проектов, считая, что он должен пройти путь от рядового сотрудника через всю иерархию до руководителя. Например, IT-компании считают, что для того чтобы стать опытным и востребованным руководителем проекта необходимо пройти следующие стадии:
- Первый этап или получение навыков тестировщика (QA-специалиста). Позволяет не только вникнуть в суть вопроса, но и научиться находить ошибки в проектах. Приобретенный навык позволит в дальнейшем руководителю проекта на ранних стадиях замечать важные недостатки и мелочи проекта до того, как они станут глобальной проблемой. Также начинают развиваться коммуникативные навыки при общении с разработчиками, появляется опыт решения конфликтных ситуаций и отстаивания своей точки зрения.
- Второй этап или получение навыков аналитика. Позволяет научиться собирать и структурировать требования от клиента, писать технические задания, и главное – при непосредственном участии руководителя проекта набираться опыта в общении с клиентами.
- Третий этап или получение навыков менеджера по работе с клиентами. Позволяет приобрести навыки убеждения, ознакомиться с циклом продаж и документооборотом компании, научиться контролировать и оценивать свое и чужое рабочее время.
- Четвертый этап или получение навыков заместителя руководителя проекта. На данной стадии сотрудник исполняет обязанности руководителя проекта, у него начинают появляться свои небольшие проекты, но его ещё курирует опытный руководитель и помогает в сложных ситуациях.
- Пятый этап или руководитель проекта. Сотрудник получает свои проекты, ответственность которых уже возлагается только на него и на его команду.
Прохождение всех стадий развития руководителя проекта необязательно должно занимать равное количество времени, главное, чтобы был получен нужный всесторонний опыт. Такой подход применим в любых организациях, например, в строительных компаниях руководителями проектов часто становятся главные инженеры проекта (ГИПы):
Проектировщик –> ГИП –> Заместитель руководителя проекта –> Руководитель проекта
Такая схема считается идеальной для подготовки руководителя проекта, потому что сотрудник сначала сам поработал специалистом высшей квалификации и понимает работу, выполняемую другими специалистами, но кроме этого он имеет опыт в управлении.
Руководить проектом очень непросто. Нередко в проектную группу входят люди, которые выше по рангу и обладают большим опытом работы, нежели руководитель. Также в команде могут присутствовать люди разных вероисповеданий и различных типов культуры. Очень важно чтобы руководитель осознавал, что наладить нормальный рабочий процесс можно всегда, главное, соблюдать этичность и подобрать правильный подход. Для это необходимо сочетать разные стили управления и понимать в какой ситуации какой применим:
- Директивный подход, предполагающий, что все решения принимаются руководителем проекта единолично, а он обозначает направление и указывает сотрудникам кому и что необходимо делать. Такой подход оправдан чаще всего в критичных ситуациях, возникающих в проекте, в других же случаях не является эффективным, так как не позволяет сотрудникам взаимодействовать между собой;
- Участвующий подход предполагает осуществлять принятие решений относительно проекта совместно с командой проекта, такой метод позволяет сплотить рабочую группу и получить ценные идеи и результаты, однако не удобен для применения в экстренных ситуациях;
- Подход, ориентированный на задачи заключается в том, чтобы руководитель проекта максимально уделял внимание достижению целей проекта, всеми методами и способами координируя работу сотрудников для их достижения.
Руководитель проекта должен выстраивать свою работу с командой проекта таким образом, чтобы демонстрировать ценность управления проектом, укреплять признание управления проектом в организации и действенность офиса управления проектами (PMO). Нередко опытных руководителей проектов приглашают в организацию для «вытягивания» проектов. При этом делясь своим опытом, они рассказывают о том, что приходится сотрудникам таких компаний демонстрировать рабочий процесс, так как большинство из них даже не пытаются выполнять свои должностные обязанности, и при истечении сроков проекта всегда находится целая гора причин и отговорок, из-за которых проект не удалось выполнить. И тут немаловажную роль начинают играть личностные качества руководителя проекта. Прежде всего, ему требуется отранжировать свалившиеся на него проекты по степени важности, чтобы получить в будущем положительные результаты для компании. После этого, каждому сотруднику дать конкретные задачи и мониторить рабочий процесс их выполнения. Встречаются даже такие случаи, когда руководителю проекта приходится постоянно наблюдать за каждым сотрудником, показывая насколько важна его работа в общем вкладе команды или самому выполнять работу за сотрудника. И тут практика показывает, что в команду необходимо привлечь двух-трех новых специалистов, у которых будет желание работать над проектом, а также дать мотивацию всей команде. Не обязательно это должны быть финансовые поощрения, достаточно раз в неделю проводить совещания, на которых обсуждать успехи каждого из членов команды. Матерые сотрудники обычно начинают возмущаться в такой ситуации, но потом понимают, что они ничуть не хуже и начинают работать наравне с новыми, а если их вклад остается на первоначальном уровне, на их место приглашают новых специалистов. Но важным фактором, при котором данная схема работает на практике, является желание высшего руководства компании поддерживать такие перемены, осуществлять должный контроль и достигать поставленных стратегических целей в организации.
Успешное выполнение проекта и единовременное достижение стратегических целей компании во многом определяется личностью руководителя проекта. Его возможности сильно зависят от закрепившейся позиции в организации и в команде проекта. Нет устоявшегося мнения о том, какие конкретно обязанности должен выполнять руководитель проекта, так как во многом они определяются типом компании и установленными порядками в ней, однако важно понимать, что все вопросы его проекта – он обязан решать.
Одним из важнейших навыков для руководителя проекта являются все же коммуникации. Исследования показали, что именно на них руководитель проекта тратит от 50 до 90 % своего времени. Обладающие большим опытом и превосходными коммуникативными навыками, успешные руководители проектов могут точно вычислять влиятельных людей как внутри так вне компании, превращая их в союзников. Глубокое понимание интересов партнеров, умелое влияние на коллег и подчиненных помогают им заручиться необходимой поддержкой, а также получить согласие других заинтересованных сторон, для активных действий в нужном направлении и достижения целей проекта. Такие руководители всегда являются ценными сотрудниками.
Нельзя недооценивать роль руководителя проекта в работе организации, так как его влияние на перспективы компании довольно ощутимо. Таким образом, выполнение проектов является стратегически важной дисциплиной, а руководитель проекта – лицом, обеспечивающим ее успех.
Список литературы:
- Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание. [Электронный ресурс]. URL: http://pm-files.com/sites/default/files/file/C/C-1/C-1-1/pmbok_5th_2013_rus.pdf (дата обращения 14.05.2018).
- Султанов И.А. Организация деятельности менеджера проекта [Электронный ресурс]. URL: http://projectimo.ru/komanda-i-motivaciya/project-manager.html (дата обращения 15.05.2018).
- Ильин В.В. Руководство качеством проектов. Практический опыт. М.: Вершина, 2006. -176 с.
Проект является сложным объектом, поэтому для эффективной реализации проектов необходима система управления, позволяющая достичь целей и запланированных результатов. И главным звеном в данной системе является руководитель проекта, или как его еще называют менеджер проекта (от англ. project manager).
Руководитель проекта — это лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами в рамках реализации проекта и распоряжению ресурсами. Руководитель проекта лично отвечает за достижение результата.
Компетенции руководителя проекта
Для эффективного управления проектами руководитель проекта должен обладать следующими компетенциями (знаниями):
- Проектный менеджмент, включая принципы, методы и инструменты управления проектами;
- Экономика и финансы организации;
- Менеджмент организации;
- Управление рисками;
- Методы мотивации персонала;
- Законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие сферу деятельности компании;
- Основы трудового законодательства и др.
Методы (такие как метод календарно-сетевого планирования и метод критического пути), а также инструменты проектного менеджмента значительно облегчают работу проектной команды. Они позволяют распределять ресурсы, планировать мероприятия и нивелировать риски. При этом методы проектного управления используются на всех этапах жизненного цикла проекта и во всех процессах управления проектами, т.е. управления:
- содержанием (работами);
- командой проекта;
- сроками;
- стоимостью;
- расходами и доходами;
- качеством;
- человеческими ресурсами;
- информацией внутри и вне проекта;
- заинтересованными сторонами, оказывающих воздействие на проект ;
- закупками требуемых товаров и услуг (включая поддержание формализованных отношений с продавцами);
- интеграцией и координацией процессов;
- рисками.
Таким образом, управление проектом требует результативного управления всеми его процессами с применением вышеуказанных функций управления. И чтобы достичь цели проекта с учетом установленных ограничений, руководитель проекта должен обладать знаниями во всех вышеперечисленных областях.
Подробнее о функциях руководителя проекта на разных стадиях жизненного цикла, можно прочитать в соответствующей статье.
Опыт управления проектами
Одним из главных требований к руководителю проекта является наличие опыта ведения проектов в разных сферах деятельности и наличие не менее 1-го завершенного проекта.
«Управление проектом – это процесс применения специальных знаний, методов и инструментов проектной деятельности для достижения цели проекта. А еще лучше, если результат превысит ожидания участников проекта».
Управление проектом включает в себя следующие функции, которые являются основой для формирования перечня обязанностей менеджера проекта:
- целеполагание;
- планирование;
- организация;
- мотивация;
- контроль;
- анализ и регулирование.
При этом менеджер проектов совершенно не обязан знать специфические особенности каждого процесса внутри проекта. Он должен использовать свой опыт и знания для подбора и наиболее эффективного распределения специалистов внутри проекта, а также для качественного взаимодействия со всеми участниками проектной деятельности (поставщиками, подрядчиками, проектировщиками, консультантами и другими).
«Из всего, что я делал в жизни, самым важным я считаю управление талантливыми людьми, которые работали на нас, направление их к нужной цели» — Уолт Дисней
Дополнительные требования, предъявляемые работодателями к руководителю проекта в части опыта:
- Руководство коллективом сотрудников не менее 2-х лет;
- Ведение переговоров и взаимодействие с другими организациями;
- Организация и проведение внутренних совещаний;
- Организация и проведение закупочных процедур, заключение договоров;
- Планирование и контроль исполнения работ по проекту.
Общие требования к руководителю проекта
Требования к руководителю и менеджеру проектов при приеме на работу зависят от сферы деятельности компании. Однако широкораспространенными требованиями являются:
- Высшее образование;
- Опыт работы от 1 года (серьезные должности требуют более 3-х лет);
- Понимание принципов управления проектами (например, PMI)
- Хорошее знание сферы деятельности и ее рынка;
- Умение составлять документацию (техническую и проектную);
- Опыт руководства (в рамках проектных команд);
- Личностные качества (системное мышление, ответственность, коммуникабельность и гибкость).
Таким образом, хороший руководитель проекта – это руководитель, способный:
- эффективно управлять проектной командой, т.е. обладать лидерскими качествами и уметь разрешать конфликты;
- вести переговоры с другими участниками проекта и внешними заинтересованными сторонами;
- применять современные методы, а также инструменты управления проектами.
Как стать руководителем проекта
Чтобы стать руководителем проекта, нужно сначала научиться управлять проектами. А для этого нужно получить соответствующие знания в области проектного менеджмента. Это можно сделать разными способами:
- Получить высшее профильное образование (во многих вузах есть дисциплины, изучающие проектно-ориентированное управление).
- Пройти обучение и получить сертификат в представительстве одной из профессиональных организаций по управлению проектами, таких как:
- Американский институт управления проектами (PMI — Project Management Institute), есть Московское отделение PMI, имеющее филиалы в Екатеринбурге, Уфе, Перми, Челябинске и Казани;
- Международная ассоциация управления проектами (IPMA -International Project Management Association);
- Российская ассоциация управления проектами («Совнет»), являющаяся ассоциированным членом IPMA.
- Закончить курсы по управлению проектами в т.ч. онлайн курсы по основам проектной деятельности, получив официальный сертификат менеджера проекта;
- Периодически посещать мастер-классы у руководителей проектов и опытных специалистов.
- Для управления небольшими проектами можно самостоятельно изучить основы проектного управления и применять их на практике.
Однако недостаточно иметь сертификат проджект-менеджера, нужно еще получить опыт реализации проектов, начиная с малых проектов.
Руководителями проектов вырастают снизу, постепенно набирая знания и опыт:
- Можно начать со стажера – помощника проектной команды. При этом важно слушать, запоминать и наблюдать за действиями других сотрудников, анализируя их.
- Усвоив максимум полезной информации и научившись применять ее на практике, можно стать помощником руководителя проекта или администратором проекта. В данной должности важно не просто исполнять указания руководителя, но и генерировать идеи, которые помогут повысить эффективность реализации проекта.
- Руководителем проекта можно стать уже через 2-3 года, приобретя:
- знания и опыт проектного управления;
- лидерские качества;
- дипломатические навыки;
- способность осуществлять контроль и корректировать в случае необходимости;
- умение делегировать полномочия и обучать подчиненных сотрудников.
Требования к руководителю проекта высокие, но вполне понятные: умение управлять людьми и процессами, а также иметь лидерские качества и опыт ведения проектов, подкрепленный соответствующим знаниями.
Профессия руководителя проекта сложная, но очень интересная в силу неповторяемости каждого проекта, уникальности полученных результатов и постоянно накапливающихся знаний и опыта, применимых в любых даже жизненных ситуациях.