Руководство пользователя электронное актирование

  Официальный сайт единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – Официальный сайт ЕИС) предназначен для обеспечения свободного и безвозмездного доступа к полной и достоверной информации о контрактной системе в сфере закупок и закупках товаров, работ, услуг, отдельными видами юридических лиц, а также для формирования, обработки и хранения такой информации.   Порядок размещения информации на Официальном сайте ЕИС и ее содержание регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», а также соответствующими подзаконными актами.

С 2022 года участники электронных закупок обмениваются закрывающими документами по контракту с помощью ЕИС. Это полезное нововведение вызывает вопросы у поставщиков, которые сталкиваются со сложностями как в ходе закупки, так и при работе в личном кабинете.

Что такое электронное актирование

Электронное актирование начало действовать с января 2022 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит в рамках Закона № 44-ФЗ, с помощью личного кабинета участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования раскрыт в ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

Важно: обязанность электронного актирования предусмотрена в отношении извещений о закупках, которые были размещены с 1 января 2022 года. Приемка по иным контрактам, извещения о проведении которых были размещены ранее этой даты, возможна в бумажной форме без обязательного применения функционала ЕИС (Письмо Казначейства РФ от 28.12.2021 № 95-09-11/10-640).

Если вы не сталкивались с процессом электронного актирования, рекомендуем заранее изучить особенности взаимодействия с заказчиком при электронном актировании, чтобы вовремя и правильно оформить соответствующие документы и получить оплату за исполненный контракт с первого раза. В случае необходимости доработать закрывающие документы срок рассмотрения результатов исполнения контракта, как правило, исчисляется заново.

Срок приемки результатов не может составлять более 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Он исчисляется с даты направления документов в ЕИС, а не с даты поставки товара. Таким образом, для сокращения сроков оплаты по контракту настоятельно рекомендуем направлять закрывающие документы в день отгрузки товара, окончания выполнения работы, оказания услуг.

В каких случаях электронное актирование обязательно

Обязательный электронный документооборот касается только электронных способов закупок — как открытых, так и закрытых. Для закрытых электронных процедур предусмотрено право применять или не применять указанный порядок (п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ).

Аналогичное право предусмотрено и в отношении закупок у единственного поставщика. Согласно ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ такие закупки на сумму не более 3 млн руб. проводятся в электронной форме, а значит, электронное актирование обязательно.

Таким образом, электронное актирование обязательно для всех электронных процедур, за исключением:

• закупок у единственного поставщика, в том числе малых закупок, по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ;
• закрытых электронных процедур — право, а не обязанность.

Каков алгоритм действий

После поставки товара, выполнения работы или оказания услуги уполномоченное лицо поставщика формирует документ о приемке в сроки, установленные контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Большинство заказчиков устанавливает 1–5 рабочих дней, но бывают случаи, когда требования контракта предусматривают направление соответствующих документов в день его исполнения, поэтому обращайте внимание на эти пункты в контракте.

Общий алгоритм электронного актирования

Этап 1. Доступ к электронному актированию открывает заказчик — это его задача. Открыть доступ в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта.

Этап 2. Уполномоченное лицо поставщика с соответствующими правами в ЕИС (как правило, это директор, бухгалтер, или тендерный специалист) формирует закрывающие документы с помощью личного кабинета. Есть возможность создать акт, совмещенный со счетом-фактурой, либо отдельно счет-фактуру — это зависит от применяемой исполнителем системы налогообложения.

Формируя документ, пользователь последовательно заполняет поля и вносит наименование товара, работы, услуги, количество, а также страну происхождения товара (пп. «б–д» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Указание количества выполненных работ, оказанных услуг возможно в текстовом формате, в то время как для товара это исключительно цифровое обозначение.

Помимо документов, заложенных механизмом электронного актирования, можно добавить иные документы, если они предусмотрены условиями исполнения контракта (пп. «е» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ), к примеру, копию товарной накладной, которая была подписана в бумажной форме при передаче товара на склад.

Сформировав комплект документов, поставщик подписывает и направляет сведения заказчику. Они станут доступны для заказчика не позднее чем через час (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Этап 3. Заказчик со своей стороны проверяет содержательную часть документа, а также корректность заполнения реквизитов документа, сверяет с тем, что было поставлено. При необходимости указывает сведения о штрафах и пени, предъявленных заказчиком и удержанных по условиям контракта.

Возможно отражение иной информации, к примеру, о налогах для физического лица, если таковым является исполнитель по контракту.

После приемки ТРУ заказчик подписывает документы в ЕИС. Срок, в течение которого должна быть осуществлена приемка, — не более 20 рабочих дней.

Важно: срок исчисляется от даты, когда  в личном кабинете заказчика появился подписанный документ от поставщика.

При выявлении несоответствия товара, работы, услуги документам, направленным в ЕИС, или при наличии брака, иных недостатков заказчик вправе отказать в приемке или оформить частичную приемку, если такая предусмотрена условиями контракта. В случае отказа заказчик излагает причины и направляет их поставщику.

Если претензий к товару, работам или услугам у заказчика нет и выявлена, к примеру, ошибка, то заказчик вправе воспользоваться функционалом корректировки документа и направить уведомление в ЕИС поставщику. Важно учитывать, что исправлять документ нужно в те сроки, которые определены контрактом. Требований в рамках Закона № 44-ФЗ к срокам исправления документа нет.

Возможна ли интеграция с бухгалтерскими системами

При исполнении контрактов можно формировать проект документа о приемке во внешних бухгалтерских системах. Для этого в ЕИС доступен сервис информационного взаимодействия с бухгалтерскими системами. Сервис обеспечивает прием проектов документов из внешних систем.

Также возможна обратная интеграция из личного кабинета участника закупок ЕИС в бухгалтерские системы, но только при строгом соответствии документа форматам ЕИС. Практика использования этого сервиса показывает, что интеграция осуществляется небыстро, к этому просто нужно быть готовым.

Более подробно с требованиями к бухгалтерским системам для целей интеграции с ЕИС можно ознакомиться на официальном сайте ЕИС в разделе «Форматы информационного взаимодействия по 44-ФЗ».

Что такое многоэтапное актирование

Возможность многоэтапного актирования предусмотрена функционалом ЕИС. Такая необходимость может возникнуть, например:

• в ходе исполнения контракта, по которому поставка осуществляется по заявкам заказчика, то есть фактически каждая отдельная поставка может подразумевать оплату поставленного товара; 
• в случае, когда количество или объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг невозможно определить (Письмо Казначейства РФ № 14-00-05/2543 от 08.02.2022).

Как наделить полномочиями сотрудников поставщика

Для формирования электронного документа о приемке организация или индивидуальный предприниматель должны быть зарегистрированы в ЕИС.

Для формирования документа о приемке пользователь должен обладать одним из полномочий:

• Руководитель — доступно только для руководителя организации. Пользователь с этой ролью по умолчанию получает все доступные права для работы с закрывающими документами.
• Уполномоченный специалист — присваивается пользователем с полномочием «Руководитель» или «Администратор». Далее пользователю с ролью «Уполномоченный специалист» необходимо назначить права для работы с документом о приемке. Их перечень определяет пользователь с полномочиями «Руководитель» или «Администратор» с установленным правом «Право на определение иных лиц, уполномоченных на осуществление действий в ЕИС и на ЭТП от имени участника закупок».

Для настройки прав работы с электронным актированием необходимо в перечне пользователей найти нужного, выбрать пункт «Права доступа пользователя» и в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта» установить соответствующие права. В зависимости от того, какие действия будет совершать сотрудник, ему назначаются следующие права:

• «Просмотр электронных документов»;
• «Создание и редактирование документов о приемке, корректировочных документов»;
• «Подписание документов о приемке»: доступно для пользователей с полномочиями «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг» или «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке»;
• «Подписание документов о приемке уполномоченным лицом, имеющим право подписания от лица руководителя».

Документ о приемке будет считаться подписанным при следующей одновременной комбинации полномочий:

• при подписании двумя подписантами: одного с полномочиями «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке», другого — «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг»;
• при подписании одним подписантом достаточно только установленного полномочия «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке».

Подробное описание процесса наделения полномочиями пользователей в зависимости от вида документов в рамках электронного актирования доступно в ЕИС в разделе «Наделение полномочиями».

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

Как исполнителю работать с закрывающими документами в личном кабинете

Документ о приемке товара, выполненной работе или оказанной услуге формируется в личном кабинете поставщика и сводится к заполнению ряда реквизитов с информацией о грузоотправителе, количестве товара и пр. Подробный процесс работы с закрывающими документами изложен в инструкциях ЕИС.

Если перейти в раздел «Исполнение контрактов» личного кабинета поставщика, отобразится информация об исполнении всех контрактов. Для поиска нужного обязательства можно применить фильтры. Так, при выборе пункта «Контрагенты» в разделе «Исполнение контрактов» отобразится количество новых контрактов, по которым в личном кабинете заказчика открыт доступ на формирование документов о приемке.

В правой части страницы информации по контракту доступно отображение перечня документов о приемке/корректировочных документов по выбранному этапу контракта. Необходимо раскрыть информацию по этапу контракта для просмотра. Цвет индикатора в столбце «Статус документа» обозначает статус документов о приемке/корректировочных документах.

Важно: сформировать и подписать документ о приемке невозможно, пока заказчик не предоставит соответствующий доступ! Если возможности для предоставления документа о приемке нет, необходимо обратиться к заказчику с просьбой открыть доступ.

Какие есть статусы документов о приемке

Чтобы соблюсти предусмотренные контрактом сроки направления документов о приемке, поставщику необходимо отслеживать их статус в ЕИС. Так поставщик может оперативно внести корректировки, прогнозировать сроки поступления денежных средств по контракту.

В зависимости от текущего состояния документа о приемке в личном кабинете поставщика отображаются различные статусы:

• Подписано: статус присваивается документу о приемке после его подписания заказчиком без расхождений (полная приемка) и доставки итогового документа о приемке в личный кабинет поставщика в ЕИС.
  Цвет индикатора — зеленый.
• Подписано с частичной приемкой: статус присваивается документу о приемке в случае, если заказчик частично принял товары, работы, услуги, сформировал документ с расхождениями и направил его в личный кабинет поставщика. При согласии необходимо сформировать корректировочный документ о приемке, который также будет подписан заказчиком.
  Цвет индикатора — зеленый.
• Принят к учету: статус присваивается счету-фактуре после подписания заказчиком извещения о принятии счета-фактуры к учету и его доставки в личный кабинет поставщика в ЕИС.
  Цвет индикатора — зеленый.
• На подписании: статус присваивается документу о приемке в случае, если документ должен быть подписан несколькими пользователями и в текущий момент времени подписан лишь одним подписантом.
  Цвет индикатора — зеленый.
  В этом статусе направить документ заказчику на рассмотрение возможно только после его подписания всеми подписантами.
• На рассмотрении: статус присваивается документу после его доставки в личный кабинет заказчика. Для подтверждения доставки в ЕИС формируется системное подтверждение, которое можно посмотреть в личном кабинете поставщика на вкладке «Документы» в разделе «Хронология» карточки документа.
  Цвет индикатора — желтый.
• Ошибка доставки: присваивается, если в течение 24 часов нет автоматического подтверждения от ЕИС о получении документа заказчиком или поступило извещение об ошибке от ЕИС.
  Цвет индикатора — красный.
  В этом случае необходимо проверить документы, скорректировать их при наличии ошибок и направить повторно.
• Направлено заказчику: статус присваивается подписанному поставщиком документу при направлении его в личный кабинет заказчика до подтверждения о получении в личном кабинете поставщика.
  Цвет индикатора — желтый.
• Проект: статус присваивается при начальном формировании документа или его возврате на редактирование из иных статусов.
  Цвет индикатора — серый.

В чем основные сложности электронного актирования

Реформа электронного актирования призвана улучшить ситуацию как для поставщиков и заказчиков, так и для контролирующих органов. Однако, несмотря на позитивные изменения, остаются и спорные моменты, требующие новых законодательных инициатив в интересах поставщиков. Среди основных проблем выделяют следующие:

1. Заказчики включают в контракт обязанность предоставлять копии электронных документов на бумажном носителе на этапе поставки, что противоречит ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. В связи с этим рекомендуем анализировать проект контракта на этапе участия в закупке и своевременно направлять запрос на разъяснения, чтобы исключить это требование, а в случае отказа — обжаловать в УФАС.
2. Длительный срок приемки результатов исполнения контракта 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ) нивелирует все реформы в части сокращения сроков оплаты товара. В этом случае поставщик может получить деньги спустя месяц-полтора.
3. Техническое несовершенство работы личного кабинета участника закупки (сбои, длительный отклик функционала ЕИС и пр.), которое требует дополнительных временных затрат по загрузке документов, их корректировке. По факту это не упрощает ситуацию для поставщика, а, наоборот, усложняет.

Таким образом, наиболее ощутимое преимущество системы электронного актирования для исполнителей — надлежащее подтверждение полномочий подписантов, а также верификация времени направления и подписания документа с последующим размещением его в ЕИС, что избавляет исполнителя от необходимости направления отчетных документов заказными письмами для надлежащего подтверждения факта получения.

Более подробно процесс электронного актирования описан на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок. В частности, там вы найдете подробные инструкции, методические материалы и наглядные видео как для поставщика, так и для заказчика: раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС».

Электронное актирование — это обмен документами о приемке товаров, работ, услуг при исполнении государственных и муниципальных контрактов (в соответствии с Законом № 44-ФЗ) в электронном формате посредством функционала личного кабинета заказчика и поставщика в ЕИС.

В рамках исполнения контракта предусмотрена возможность работы с документами о приемке и корректировочными документами, подтверждающими:

• факты передачи товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара заказчику (его доверенному лицу);
• факты передачи товаров с транспортировкой и передачей товара заказчику (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров;
• факты оказания услуги;
• факты передачи результатов выполненных работ.

Формирование документа о приемке / счета-фактуры / корректировочного документа / корректировочного счета-фактуры осуществляется поставщиком в личном кабинете участника закупок.

После подписания (направления) документа должностными лицами, уполномоченными на подписание направляемых сведений со стороны поставщика, документ отображается в Личном кабинете заказчика в реестре документов об исполнении контракта, а также загружается в Систему и становится доступен для просмотра заказчику в разделе «Электронное актирование».

Ниже отображено дерево объектов электронного актирования (Рисунок 1).

• 2.16.1. Документ о приемке
• 2.16.2. Извещение о принятии к учету
• 2.16.3. Рассмотрение документа о приемке
• 2.16.4. Корректировка документа о приемке
• 2.16.5. Рассмотрение корректировочного документа о приемке
• 2.16.6. Уведомление об уточнении

С 1 января 2022 года большинство участников закупочных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязано обмениваться документами в рамках электронного актирования (ЭА). До нововведения заказчикам и исполнителям / поставщикам / подрядчикам разрешалось обмениваться бумажными документами. Сейчас стороны контракта должны зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) по закупкам и передавать сведения друг другу через неё. Приведём пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС, узнаем, кто обязательно должен участвовать в процедуре, и в чём её особенности.

Когда применяется электронное актирование?

Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать. 

Кто может не подключаться к ЕИС?

Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст. 4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб. 

Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?

Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.

Для кого электронное актирование будет обязательным?

В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).

Этапы ЭА

Электронное актирование на портале поставщиков проходит в несколько этапов:

ЕИС ЭА ЭДО удобно тем, что можно быстро обмениваться документами с контрагентами, не опасаться, что их скорректируют без ведома какой-то из сторон контракта, поскольку они защищены от изменений электронными подписями. Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус позволяет быстро настроить маршруты согласования электронных документов, передавать информацию контрагентам, использующим системы других операторов ЭДО, без дополнительных затрат на роуминг. 

О чём ещё нужно знать?

Заполняя документы в рамках электронного актирования, нужно знать:

1. Для участников закупок из сферы строительства установлены специальные формы документов. Это связано с тем, что при возведении зданий, сооружений или объектов инфраструктуры заказчику нужно принимать большое количество выполненных задач. ЕИС позволяет загружать сметы, акты, счета-фактуры и иные формы документов из внешних учётных или бухгалтерских систем. 

2. Допускается подписание нескольких документов о приёмке в рамках одного этапа, например, в случае, если нельзя определить точное количество поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ, или если проводились торги по заявкам заказчика (письмо Казначейства России № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года).

3. Стоимость контракта округляется до второго знака после запятой (письмо Минфина РФ № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года).