Руководство по ведению проектов

Как управлять проектом? Самый простой пошаговый план для новичков

Сегодня я расскажу о самом простом плане работы с проектом от его начала до его завершения. Этот план отлично подойдет для новичков. Если вы еще не освоили Agile, не знаете всех инструментов и лучших практик, но проект сделать нужно, то эта статья для вас. 

Совсем немного введения

При разработке нового продукта важно выяснить каким конкретным требованиям он должен соответствовать, необходимо продумать основные функции и интерфейс, а также некоторые важные детали реализации.

Как правило, до начала процесса разработки подготавливается описание основных, самых важных компонентов и достаточно поверхностно, некоторые детали могут быть описаны подробнее, при необходимости. Детализация требований происходит параллельно с процессом программирования и фиксируется, обычно, в ТЗ, а также в виде задач для команды. Такой подход позволяет на этапе инициации проекта достаточно быстро подготовить информацию по проекту, которую можно использовать в оценке проекта, а также дает большую гибкость в реализации проекта, так как требования имеют свойство меняться в процессе (закладываем на это время в оценке).

Итак, ниже я опишу материалы, которые необходимо подготовить для проекта, а также основные этапы работы над проектам от инициализации до запуска и что вам нужно делать на каждом из них. 

Для полноценного проектирования и детализации требований продукта необходимо подготовить следующее:

• Техническое задание, где мы описываем в текстовом виде и с помощью диаграмм все требования и детали проекта.

• Прототипы дизайна, где в общем виду показать какая информация будет размещаться на основных экранах

• Смета проекта, где указаны все виды работ на проекте и их оценка в человеко-часах или в днях, а также стоимость проекта

Из второстепенных материалов:

• Роадмап проекта, где указываем календарный план работ и майлстоуны

• Устав, который часто разрабатывается вместе с контрактом на этапе инициации и где указываем правила работы над проектом (полезная вещь, особенно в неопытных командах)

Ниже я буду описывать процесс работы над проектом, где опишу немного подробнее разработку материалов:

Этап Инициации

На этом этапе идея продукта формируется в виде более подробных требований. Необходимо описать в техническом задании следующее:

• Общая информация о проекте

• Цели проекта

• Целевая аудитория проекта и ее проблемы (потребности), которые будет решать продукт

• Ожидаемые выгоды от проекта (для ЦА)

• Основные функции, которые пользователи смогут выполнять в системе. Составляется в общем виде с базовым описанием. Нужно разбить проект на компоненты, в состав которых может входить несколько функций.

• Основные экраны и информация на них (в текстовом виде), которая составляется на основе требований к функциям из пункта выше.

На основе этого Технического Задания делаем Прототипы дизайна, где отображаем информацию, которая описана в последнем пункте. Стоит учесть, что в процессе могут возникнуть изменения и дополнения в ТЗ и это нормально.

Пример прототипа

После того, как готовы базовое ТЗ и прототипы, формируем Смету проекта, где указываем все виды работ, их оценку в часах, а также бюджет проекта. Иногда там же можно указать майлстоуны. Что касается оценки, то существует масса вариантов, но лично я предпочитаю оценку через бета-распределение (упрощенную версию)

Пример сметы

Также можно составить Роадмап проекта на этом этапе, где указать календарный план работ и майлстоуны:

Этап Разработки

На этом этапе подготовленное ранее Техническое задание разбивается на части (функциональные компоненты, например), затем каждая часть описывается более детально, затем разбивается на конкретные задачи для команды и идет в разработку. Таким образом, пока идет проектирование и описание второй части, первая часть уже разрабатывается.

Для каждого компонента системы указывается следующее:

• Список use cases (можно постепенно дополнять use case диаграмму или сразу сделать ее в полном объеме) с описанием каждого use case

• Описание экранов (также можно постепенно составлять схему экранов или карту сайта)

• Дополнительная информация:

  • База данных для компонента (может постепенно дополняться или разрабатываться сразу полностью)

  • Остальные UML-диаграммы

  • Другая информация

Стоит отметить, что есть разные подходы к разработке Дизайна. В некоторых проектах дизайн полностью подготавливается до разработки, но я часто сталкиваюсь с тем, что дизайн делается частями в момент разработки. Таким образом, сперва подготавливаются основные экраны и компоненты, затем начинается разработка и по мере описания частей решения (о чем я писал выше) составляется дизайн для соответствующих компонентов, который также частями передается в разработку

Этап Запуска

Этап разработки завершается полноценным приемочным тестированием системы. Когда основные баги исправлены, проект запускается на сервере или (если это не серверное решение) отправляется в стор, после чего могут понадобится дополнительные настройки, которые лучше заранее расписать в ТЗ в виде требований к окружению (серверу).

Кроме того, в материалах, описанных выше, могут быть и другие составляющие или, напротив, отсутствовать некоторые из описанных, что вполне нормально и индивидуально для каждого проекта.

Это, конечно, очень упрощенное описание работы над проектом, но достаточное для понимания того, какие материалы и как нужно готовить. Самое важное при работе над проектом пользоваться не только правилами, а также и здравым смыслом.

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Конкуренция на современном рынке постоянно растет. Для того чтобы компания могла смело заявлять о себе, а также выходить в равную борьбу со своими соперниками, необходимо своевременно подстраиваться под растущие требования, запросы потребителей. Одним из инструментов достижения этой цели является правильно спланированная и реализованная проектная деятельность.

Реализация любого проекта требует внимательного отношения к его выполнению. И если при самостоятельном выполнении задачи вы не ограничены никакими сроками, рамками, то работа в команде — это совершенно иное.

Если в проекте задействовано несколько человек, работа строится по принципу пирамиды. В данном случае вам придется передавать свои результаты коллегам, отвечая за их качество, а также соблюдая временные рамки. Необходимо будет соблюдать все этапы в строгом порядке, а также контролировать работу тех, кто передал проект в ваши руки. Существующие правила и ограничения необходимо отслеживать и выполнять. Именно поэтому проекты данного типа требуют строгого контроля и координации.

Как правило, за данную работу в компаниях, фирмах отвечают менеджеры или руководители проектов. На них возлагается огромная ответственность, так как при выявлении недочетов в уже готовом проекте, отвечать за ошибки будут они. Именно поэтому важно контролировать качество и уровень готовности проекта на каждом этапе.

На сегодняшний день существует множество вариантов и техник планирования, которые помогают сделать работу группы более слаженной и продуктивной. Мы же расскажем вам об одной из самых простых.

Что такое проект

Прежде чем переходить к вопросу реализации и планировании работ, необходимо понять, что же такое проект. Невозможно качественно выполнять работу, не понимая основы и ее сути.

Проект — совокупность действий, направленных на создание продукта или услуги, обладающих обновленными свойствами, либо изменение текущей услуги. Как правило, все проекты имеют сроки выполнения, список обязательных задач, итоговую цель. Размер проекта также нестабилен. Он может быть разовым, цикличным, требующим минимальных усилий или же, наоборот, огромным. Все эти факторы сугубо индивидуальны и зависят от поставленных задач. Также в ходе реализации проекта они могут меняться из-за непредвиденных обстоятельств, изменений в плане, неучтенных рисков.

Каждый проект имеет ключевые показатели:

Помимо основных показателей, привязных к понятию проекта, не стоит забывать и про проектный подход. Например, у вас есть организация, которая отлично выполняет свою работу. У нее есть свои цели, задачи. В поисках новых решений она желает разнообразить ассортимент. Новый продукт несет в себе риски, поэтому не стоит бросать на его производство все силы, ресурсы. Существуют риски, и их необходимо учитывать, чтобы мероприятие не принесло убытков.

Оценив все возможности, предприятие выделяет определенное количество ресурсов. Формируется цель, согласно плану поставляются материалы, выбираются ответственные люди в команду.

Команда для проекта может включать в себя специалистов различного направления, а также состоять из специально нанятых людей. Не существует никаких ограничений. Главная задача — успешно, эффективно и в срок реализовать проект.

После окончания проекта команда, которая работала над ним, может быть расформирована или перенаправлена на другой проект. Часть людей могут вернуться к выполнению своих обычных обязанностей, другая — перейти в новую команду.

Важно при формировании команды для работы учитывать имеющиеся ресурсы и объемы задач. Не нужно набирать в команду специалистов, чья работа не будет нужна или может быть выполнена уже включенным в состав проекта специалистом. Важно беречь не только ресурсы, но и усилия людей.

Любые проектные команды носят непостоянный характер. В связи с этим они имеют свои особенности в планировании, вопросах контроля, управления, цикле задач, которые важно учитывать.

Любую команду возглавляет руководитель проекта. Он отвечает за:

Обязанности руководителя проекта могут быть не прописаны и не зафиксированы документально. Однако это вовсе не означает, что они не подлежат выполнению. Для эффективной и слаженной работы важно тщательно проверять каждый пункт и следовать правилам.

Руководитель также может распределить часть работ между членами группы для ускорения темпа работы. Контроль выполняется исключительно руководителем. Недопустимо, чтобы контроль проводил работник с меньшим уровнем ответственности, не назначенный на данную должность. В случае выявления недостатков, дефектов отвечать будет руководитель проекта, даже если проверку производил не он (что недопустимо).

При формировании команды также нужно помнить о полномочиях. Если во время работы или на стадии контроля руководитель окажется абсолютно беспомощным, проект вряд ли будет успешным. Каждый член команды должен иметь доступ к тем ресурсам, за которые он отвечает. В противном случае работа будет неэффективной.

Стадии проектов

Любой проект имеет свои временные ограничения (сроки сдачи проектов устанавливаются заранее). Весь период включает в себя этапы работы:

Как правило, завершающая стадия предполагает отчет перед заказчиком, сдачу проекта или переход на следующий уровень выполнения. Каждый этап крайне важен для качественного выполнения проекта. Менять их местами, пропускать недопустимо. В противном случае проект может получиться недостоверным, результаты не будут достигнуты, вы понесете большие материальные потери.

Планирование проекта

Один из важнейших этапов. Именно с него начинается любой проект. От качества его выполнения зависят все последующие работы, их точность, скорость выполнения.

Планирование должно быть максимально детальным и подробным, затрагивать теоретические и практические обоснования. При планировании важно учитывать уже имеющиеся ресурсы. План не должен расходиться с теми усилиями, что могут предложить сотрудники. Также планирование не должно занимать слишком много времени. В противном случае вы сильно сократите время, отведенное на реализацию проекта.

План должен включать:

Для эффективного планирования можно использовать современные программы. Например, BPM, CRM системы, таск-менеджеры, майнд-карты. Каждая программа обладает своим базовым набором функций. Выбор софта зависит от умения визуализировать, личных предпочтений того, кто будет заниматься данным вопросом.

Для более сложных проектов рекомендуется выбирать программы, позволяющие совершать более точное, детальное планирование. Например, Projecto. Здесь вы сможете полностью спланировать проект, обеспечить обратную связь с сотрудниками, контролировать выполнение каждой задачи, вести личные календари, включать оповещения о сроках и многое другое. А самое приятное то, что программа не требует установки и внедрения, ей очень легко пользоваться. Это идеальный вариант для проекта любого масштаба и сложности.

Начальная стадия реализации проекта

Для правильной организации задачи, контроля, выполнения необходимо наладить коммуникации, выставить цикличность отчетности, подобрать оптимальную методологию.

Использоваться методология может как корпоративный стандарт или же в масштабах страны (работы государственных структур).

Каждый проект индивидуален и требует к себе такого же подхода. Работа должна быть гибкой, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств было можно быстро к ним адаптироваться с минимальными убытками. Многие используют Agile-подход. Это Scrum и Kanban. Однако это не означает, что и вы должны его применять. Сегодня можно создать собственную систему за счет комбинирования различных методик, которые отличаются простой реализацией, максимально понятным управлением, правильной документацией, небольшими циклами итераций для контроля.

Выбирать методологию необходимо исходя из поставленных целей и задач. Также обратите внимание на особенности взаимодействия с заказчиком.

Реализация (выполнение основных работ)

После того, как вы все спланируете и выберете методологию, можно приступать к выполнению проекта. Реализация, или основной этап, может включать в себя:

Реализация является одним из важнейших пунктов. Если вы не допустите ошибок на этапе планирования, выбора методологии, то и основная часть пройдет легко, просто. Также для реализации вопросов управления можно использовать BPM-системы.

Завершение проекта

После того, как задачи будут закрыты, а цели достигнуты, можно завершать проект. Однако все не так просто. После завершения проекта необходимо озаботиться методами его внедрения и сопровождения. Данный пункт также важно учесть при составлении плана работы.

Конечно, клиент может отказаться от данного предложения. В таком случае вы просто передадите работу заказчику и на этом завершите проект. Однако в любом случае результат вашей работы необходимо зафиксировать, проанализировать для улучшения качества последующих проектов.

После завершения проекта руководитель обязан проследить за тем, чтобы все члены команды вернулись к выполнению своих основных обязанностей. Также необходимо вернуть неизрасходованные бюджетные средства, материалы, отчитаться за финансовую часть работы.

Источник: официальный канал Projecto на Дзен

Перечитайте перед началом работы над проектом. А лучше — распечатайте и повесьте на стену.

Итак:

1) Чувство вины ЗАПРЕЩЕНО.

2) Никоим образом не допускай ущемление своих интересов!

3) Когда чувствуешь (даже смутно), что вроде «что-то не то», ОЧНИСЬ! Тебя Опять Хотят подставить! Осмысли, соберись, опомнись и перепроверь всё.

4) В первую очередь обсуждай вопрос денег.

5) Проси гонорар больший, чем хочешь за эту работу (заказчик всегда сбивает цену, торгуется).

6) Всегда старайся объективно оценивать, к чему могут привести настоящие события и договоренности. ОСМЫСЛИВАТЬ.

7) Очень сильно цени и уважай себя как специалиста, причем и внешне (показывать, ставить себя), и внутренне. Как если бы ты защищал маму или младшую сестру — способ для тех, у кого с этим проблемы. Т.е. как бы со стороны хлопотать за себя и заботиться о своем благополучии, интересах и гонорарах.

8 ) Очень вежливо, но настойчиво, отстаивай свои интересы и не иди ни на какие сделки с совестью в ущерб себе.

9) Делай свою работу с удовольствием и очень качественно, чтобы быть максимально уверенным в себе: «Я сделал все, что мог, качественно и в срок!»

10) Никогда не участвуй в сомнительных проектах (сомнение в сроке, в заказчике, в самом проекте, в партнерах, в деньгах, в себе).

11) Никогда не влезай в дружеские бесплатные проекты. Останешься без штанов и всем должен, особенно тем, на кого работаешь бесплатно (проверено эмпирическим путем).

12) Внимательно и грамотно читай договор и обговаривай каждый пункт. Думай и советуйся столько времени, сколько нужно по этому вопросу, чтобы осознать все-все слова, обязанности, и последствия.

13) До мелочей обсуждай все неясности, переспрашивай и повторяй, если слушают невнимательно (проверено на себе: разные люди одно и то же понимают по-разному. До мелочей договоритесь о целях и задачах на берегу).

14) Никогда не проматывай, не смазывай ни один тревожащий тебя пункт, вопрос, тему. Выясняй, требуй точных объяснений, формулировок и описаний от оппонента, что именно он, этот пункт, значит. То, что тебе в нем не понятно и смущает, и есть ахиллесова пята всего проекта.

15) Берись за работу сразу же, как только появились те договоренности, которые устраивают тебя.

16) Никогда не отдавай заказ, прежде чем за него заплатят (утром — деньги, вечером — стулья).

17) Cтарайся с прохладной головой, без истерик относиться к делу. Какие-то человеческие слабости и ошибки воспринимать не эмоционально, а мозгами. Не обижаться и не психовать, а по-деловому моделировать далее ситуацию в связи со сложившимися обстоятельствами. Как можно более трезво. Без эмоций, только факты! Т.е. эмоции переводить в факты.

18) Вежливость, сдержанность, доброжелательность — наше главное оружие. Но кроткое достоинство, верность себе: своим идеалам, принципам, вкусам, интуиции, интересам, выгоде — это наивысшая добродетель!

19) Если тебя выбрали, значит, для них ты — хороший специалист. Ответственность за этот выбор полностью лежит на заказчике. Это аксиома. И любые обвинения в том, что ты слабый специалист, неуместны. Но это при условии, что ты соблюдаешь пункт 9. Ты несешь ответственность за СВОИ косяки, и только за них. Ни себе, ни другим не позволяй сваливать на себя ответственность за любые чужие ошибки, включая и то, что ты «плохой специалист».

20) Ты умнее и лучше, а значит стоишь всего того самого наилучшего, чего себе сам желаешь!

Ваша Татьяна Голос

Начинаем серию статей для быстрого погружения в проджект-менеджмент. Весь курс в видеоформате можно бесплатно пройти на GeekBrains. А здесь первый урок в текстовом виде — для тех, кому удобнее читать. 

Этапы проекта

Любой проект состоит из четырёх этапов: инициализации, планирования, реализации и завершения. Рассмотрим каждый подробнее.

Инициализация. Заказчик приходит к проджект-менеджеру с запросом. Менеджер анализирует бизнес-идею (определяет содержание и длительность проекта), разрабатывает проектное задание и выполняет стратегическое планирование.

Планирование. Проджект-менеджер определяет, из каких специалистов будет состоять команда, каковы объёмы проекта, его этапы и контрольные точки для сверки с заказчиком. Также выявляет возможные риски и рассчитывает ресурсы.

Реализация. Проджект помогает команде создать конечный продукт или его часть — для этого отслеживает и контролирует каждый из этапов, решает проблемы, информирует заказчика о ходе проекта и управляет изменениями.

Завершение. Проджект-менеджер сдаёт продукт заказчику, оценивает уровень удовлетворённости клиента и приобретённый опыт. Фиксирует успехи, неудачи и их причины, чтобы стать эффективнее и избежать негативного опыта в будущем.

Проектные артефакты

Артефакты проекта — это физические носители информации, которые подтверждают договорённости и позволяют всем членам команды следить за ходом проекта. Например, договор, коммерческое предложение, техническое задание, сопроводительные документы, исполняемые файлы, исходные тексты, веб-страницы, файлы с данными и справочной информацией. При этом универсального набора артефактов не существует — на каждом проекте он свой.

Рассмотрим, как распределяются артефакты на каждом из этапов проекта. При этом от проекта к проекту набор будет немного разным.

Инициализация: техническое задание, коммерческое предложение, договор и приложение к нему, дополнительное соглашение.

Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.

Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.

Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.

Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:

1. Техническое задание (цели, требования, техническая документация).
2. Паспорт проекта (свод данных, участники и их зоны ответственности).
3. Макеты и дизайн.
4. Результаты исследований.
5. Итоги встреч и других коммуникаций.
6. Список задач.
7. Итоги проекта (доступы, документация, права).
8. Планы на будущее (доработки).

Сбор артефактов

Проджект-менеджер собирает артефакты проекта во время согласования требований с заказчиком и уточнения деталей — лучше показаться дотошным и избежать недоразумений, чем поскромничать и недопонять клиента.

Проджект обсуждает требования с командой, чтобы быть уверенным, что каждый понял свою задачу и выполнит работу корректно. Это ещё один этап, на котором формируются артефакты проекта.

Проджект-менеджер согласовывает результаты с конечными пользователями — это подтверждает, что команда делает именно то, что нужно заказчику.

Результаты каждой встречи фиксируются — это позволяет избегать многих неприятных ситуаций. Например, если заказчик попросит разработать новую фичу, которая не была прописана в изначальном техническом задании, — будет возможность обсудить условия дополнительной оплаты и новые сроки. Клиент не сможет сказать, что он говорил о ней ранее и вы обещали реализовать её в рамках стандартной оплаты. Также это не позволит заказчику выставить одни требования, а затем сказать: «Я видел это совсем иначе». У вас всё зафиксировано!

После встречи проджект рассылает её итоги всем участникам проекта, а клиента просит подтвердить, что он тоже ознакомился с ними. Если он не отвечает, то менеджер не стесняется напомнить о письме.

Виды артефактов 

Артефакты делятся на формальные и неформальные.

Формальные — обязательные, прописанные в договоре, на которых стоят реквизиты заказчика и исполнителя. Также к формальным артефактам относится документация и элементы, которые указаны в официальных документах. Если в договоре написано, что исполнитель обязан предоставить результаты исследования, то они будут формальным артефактом.

Неформальные артефакты — вся остальная информация: итоги переписок, сообщения в мессенджерах, записи с флипчарта, на котором команда фиксирует ход проекта, стикеры с канбан-доски и даже матрица RACI.

Виды заказчиков

Заказчиков принято разделять по двум принципам. Первый — по традиционному объёму документации, который необходимо вести по проекту. Второй — с точки зрения того, как происходит процесс взаимодействия до запуска проекта. В этой классификации выделяют четыре вида заказчиков:

1. Государственный заказчик (управление, больница, школа).
2. Близкий к государственной сфере.
3. Бизнес-заказчик.
4. Стартап (небольшой бизнес-заказчик).

Есть и другая категоризация заказчиков — по ней они могут быть внутренними и внешними. Внутренний заказчик — это смежный отдел. Если GeekBrains закажет IT-решение у отдела разработки, входящего в Mail.ru Group, то станет для него внутренним заказчиком — всё будет происходить в рамках одной компании. Если GeekBrains поставит задачу разработать IT-решение стороннему подрядчику, то выступит для него внешним заказчиком.

Зона ответственности заказчика

Работая в любом проекте, нужно понимать, к кому и с каким вопросом обращаться: что может решить заказчик, что руководитель, а когда стоит получить больше информации от команды. Чтобы не растеряться в самый неподходящий момент, на старте нужно распределить зоны ответственности. Один из классических инструментов для этого — матрица RACI.

Матрица RACI — это таблица, в которой проджект-менеджер по горизонтали вписывает зоны ответственности, а по вертикали — исполнителей и другие действующие лица на проекте (заказчиков, членов команды, подрядчиков). Этот инструмент помогает распределить ответственность ещё на этапах инициализации и планирования проекта.

В матрице выделяется четыре зоны ответственности: R — responsible (исполняет), A — accountable (несёт ответственность) C — consult before doing (консультирует до исполнения), I — inform after doing (оповещает после исполнения). Рассмотрим это на примере.

По горизонтали прописаны зоны ответственности, а по вертикали — действующие лица. Анна разрабатывает устав, а Бен несёт ответственность за выполнение этой задачи. Если у кого-то из членов команды появится вопрос про устав, он сразу поймёт, к кому обратиться.

Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:

1. Составить список процессов или зон ответственности.
2. Выделить функциональные роли.
3. Назначить встречу с заказчиком и командой.
4. Описать матрицу.
5. Определить несоответствия (опционально).
6. Проконтролировать выполнение назначенных ролей.

При этом важно соблюдать основные принципы:

• A должен быть в каждой задаче только один. 
• R должен быть в каждой задаче, и их может быть несколько.

Удержать все эти вещи в голове непросто, но благодаря практике можно стать эффективным проджект-менеджером. Попробуйте начать свой путь в профессии с бесплатного курса GeekBrains. Желаем удачи!