Руководство для работодателя при приеме на работу

Работодатель имеет право привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами:

• по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
• в рамках трудовых отношений.

Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.

Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:

• если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
• с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).

За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.

Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).

По общему правилу работодатель может принимать на работу лиц, которым исполнилось 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения — смотрите таблицу.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Кроме возрастных ограничений для трудоустройства, есть гендерные. В трудовом законодательстве определен перечень работ, на которых нельзя использовать женский труд (Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н). Это, например, подземная добыча нефти; работа со свинцом и его соединениями. Также запрещается привлекать женщин на подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм.

Иностранцы не могут занимать отдельные должности или работать в определенных организациях. Например, трудиться на атомных станциях (ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 125-ФЗ, перечень по Постановлению Правительства РФ от 11.10.2002 № 755).

Кадровик перед оформлением кандидата на вакансию должен учесть существующие ограничения по виду работ, профессии, должности. Если соискатель попадает под запреты, то его нельзя принимать на работу по трудовому договору.

Будущий работник представляет работодателю для заключения трудового договора:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы;
• СНИЛС, в том числе электронный.

Эти три документа кадровик должен получить у любого кандидата на трудоустройство (ст. 65 ТК РФ). Исключение — совместители. Им для трудоустройства нужен только паспорт.

В зависимости от должности или категории работника, соискатель предъявляет другие документы:

• справку об отсутствии судимости, если такое условие необходимо для занятия определенной должности по законодательству — например, педагогам, сотрудникам правоохранительных органов;
• документы об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, если для работы нужны специальные знания или специальная подготовка;
• документы воинского учета, если кандидат относится к военнообязанным и подлежащим призыву на военную службу;
• разрешение на работу или патент, вид на жительство — для иностранных граждан;
• медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы или документ о прохождении медосмотра, медицинская книжка — для ряда работ, профессий и должностей есть требования об их наличии;
• согласие органов опеки и одного из родителей — при приеме на работу лиц до 15-ти лет;
• индивидуальную программу реабилитации и абилитации (ИПРА) — при трудоустройстве инвалида;
• справку о характере работы по основному месту работы — при приеме совместителя на работу с вредными и опасными условиями труда.

В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник. Однако работодатель не может требовать то, что не предусмотрено законом. Например, водительские права, если трудовая функция не связана с управлением транспортным средством.

Шаг 1. Получить от кандидата заявление о приеме на работу. В 2023 году это необязательный документ, кроме случая приема на подземные работы. Заявление составляется в свободной форме или по образцу, принятому у работодателя.

На этом же этапе кандидата знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, локальными нормативными актами (ЛНА) по его работе (ст. 68 ТК РФ). Это, например, инструкции по охране труда и должностные инструкции.

Микропредприятия и некоммерческие организации, которые не разрабатывают ЛНА, включают все требования в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Шаг 2. Выдать кандидату направление на предварительный медицинский осмотр (ст. 220 ТК РФ, п. 9 Приказа Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н). Он обязателен для отдельных категорий работников, например:

• при поступлении на работы с опасными и вредными условиями труда, в том числе подземные работы;
• для сотрудников пищевых производств;
• для педагогов.

В направлении на предварительный медосмотр указываются должность (профессия), виды работ, которые будет выполнять сотрудник. Это нужно, чтобы оценить наличие или отсутствие у кандидата конкретных медицинских противопоказаний к трудовой деятельности.

Кроме медосмотров, для допуска к отдельным видам работ требуется обязательное психиатрическое освидетельствование (приложение 2 к Приказу Минздрава РФ от 20.05.2022 № 342н). Например, оно нужно водителям, работникам атомных станций, воспитателям.

Если по итогам медосмотра или психосвидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, то ему отказывают в трудоустройстве (ст. 69 ТК РФ).

Шаг 3. Заключить трудовой договор с кандидатом. К документу есть обязательные требования:

• письменная форма;
• подписание обеими сторонами;
• наличие двух экземпляров — по одному для каждой из сторон;
• включение в договор обязательных сведений и обязательных условий (ст. 57 ТК РФ);
• передача экземпляра договора работнику, подтвержденная подписью на экземпляре работодателя.

Трудовой договор можно оформить в электронном виде. В этом случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя (УКЭП) и усиленной цифровой подписью работника (ст. 22.3 ТК РФ).

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу. В 2023 году это делать необязательно — достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства. 

Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям подписанного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.

Шаг 5. Сообщить в СФР о новом сотруднике. Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу работодатель направляет в фонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).

В предыдущем разделе мы рассказали об общем порядке трудоустройства. Но в трудовом законодательстве есть особенности приема на отдельные виды работ или отдельных граждан. Рассказываем про несколько частных случаев.

Прием на подземные работы

Кандидат до заключения трудового договора должен пройти проверку знаний, чтобы доказать соответствие квалификационным требованиям (ст. 330.2 ТК РФ). Та проводится в формах тестирования или экзамена в комиссии на предприятии.

Работодатель обязан:

• в течение 2 дней после приема заявления о приеме на подземные работы сообщить кандидату дату, время и место проверки знаний;
• в течение 7 дней провести тестирование или экзамен.

Результат проверки знаний сообщается кандидату незамедлительно (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 № 506).

Прием на работу бывшего госслужащего

Работодатель должен сообщать о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим по последнему месту его службы (ст. 64.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29). Это обязательно, если работник:

• занимал должности, указанные в п. 1 Указа Президента РФ от 21.07.2010 № 925;
• с момента его увольнения со службы прошло не более двух лет.

Сообщение направляется в течение 10 дней после заключения трудового договора. Требования к его содержанию и оформлению приведены в Правилах по Постановлению от 21.01.2015 № 29.

Прием временного работника

Трудовые договоры бывают срочные или заключенные на неопределенный срок. По общему правилу работодатель берет сотрудника на постоянную работу. Случаи, когда можно заключить срочный трудовой договор, приведены в ст. 59 ТК РФ. Она содержит закрытый перечень оснований, по которым сотрудника оформляют временно, а не постоянно.

Работодатели — субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 человек, а в сфере торговли или бытового обслуживания — до 20 человек, могут заключать срочные трудовые договоры со всеми работниками. 

В договоре с временным сотрудником нужно обязательно указывать срок действия, иначе он будет считаться постоянным (ст. 58 ТК РФ).

Прием совместителя

Совместительство — это труд в свободное от основной работы время. Оно оформляется трудовым договором. Совместительство отличается от внутреннего совмещения, когда один работник выполняет трудовую функцию по нескольким должностям в одной организации в основное время.

Документы для трудоустройства:

• паспорт;
• документ об образовании, если к должности есть требования о специальной подготовке;
• справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на место с опасными или вредными условиями труда;
• разрешение уполномоченного органа юридического лица или собственника компании — основного работодателя, если по совместительству на должность руководителя принимается руководитель другой организации. 

Совместителями могут быть только лица в возрасте с 18-ти лет. Еще одно ограничение связано с условиями труда. Работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях (ст. 282 ТК РФ).

1. Работника можно принять по договору ГПХ или по трудовому договору. Гражданские правоотношения оформляют на выполнение разовой работы, которая не носит стабильный характер. Для постоянной деятельности заключают трудовой договор.
2. Если работник трудится неофициально, работодателя привлекут к административной ответственности. Также с него взыщут недоимку по НДФЛ и страховым взносам со штрафом в 40 %.
3. Трудовой договор можно заключать с лицами в возрасте от 16 лет. Для кандидатов моложе нужно согласие опеки и одного из родителей.
4. Кадровик перед трудоустройством должен проверить все ограничения по возрасту, полу, гражданству и медицинским противопоказаниям для занятия определенной должности. Если кандидат на вакансию под них попадает, то ему отказывают в трудоустройстве.
5. При приеме на работу кандидат предъявляет документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Кадровик не может требовать от него сведения, не предусмотренные трудовым законодательством.
6. Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. Приказ издают, если это установлено внутренними правилами работодателя.
7. Трудовой договор составляют в письменной форме, в двух экземплярах, один из которых нужно вручить работнику под подпись.
8. Трудовой кодекс предусматривает особенности трудоустройства для некоторых видов работ или категорий работников. Например, ИП с численностью до 35 человек могут принимать всех работников временно, а не постоянно. А перед заключением трудового договора на подземные работы кандидат должен пройти проверку знаний.

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Возможно вам также будет интересно:

Прием на работу – одна из самых важных процедур при трудоустройстве работников. Соблюдение установленного трудовым законодательством порядка позволит защитить работодателя от штрафных санкций и негативных последствий при взаимодействии с работниками.

После проведения отборочных мероприятий (собеседований, тестирований, сбора рекомендаций) работодатель принимает решение о приеме на работу сотрудника. О своем решении работодатель может сообщить кандидату по телефону либо направить письменное предложение о работе, так называемый job offer. Рекомендуется напомнить кандидату заранее, какие документы для устройства на работу он должен иметь при себе. Большинство работодателей для этой цели составляют информационное письмо, в котором указывают все необходимые сведения.

Особое внимание следует обратить на действия работодателя до заключения трудового договора и соблюсти порядок условий, обеспечивающий законность оформления трудовых отношений с работником.

Алгоритм действий работодателя при трудоустройстве работника:

1. Если должность кандидата подлежит предварительному медицинскому осмотру, то необходимо:

• выдать направление на медосмотр по установленной законодательством форме;
• произвести отметку в специальном журнале о выдаче направления и выдать его кандидату под подпись;
• получить заключение о результатах прохождения медосмотра;
• оплатить медосмотр по квитанциям, предъявленным работником, или произвести оплату медицинскому учреждению на основании заключенного договора.

У работодателя всегда должны быть утверждены перечни должностей, по которым проводится медицинский осмотр, а также перечни вредных факторов, которые присутствуют на таком рабочем месте.

В 2021 году произошли изменения, при которых, организовывая порядок прохождения медицинских осмотров работниками, необходимо руководствоваться Приказом Минздрава России от 28.01.2021 N 29н, а не Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н.

2. Получая от лица, поступающего на работу, документы, содержащие персональные данные, от него необходимо получить письменное согласие на обработку его персональных данных. Работодатель самостоятельно разрабатывает текст такого согласия в соответствии с п. 1 ст. 6, ст. 9 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, где и указаны основные сведения, которые в обязательном порядке должно содержать такое согласие. При обработке персональных данных предусмотрено получение иных письменных документов, а именно:

• согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения (в случае если деятельность работника предусматривает действия по их распространению);
• обязательство о неразглашении персональных данных (в случае если деятельность работника предусматривает допуск к персональным данным других работников).

3. До подписания трудового договора лицо, поступающее на работу, под подпись должно быть ознакомлено с локальными нормативными актами, такими как:

• правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
• положение о заработной плате (если данный порядок не прописан в ПВТР);
• положение о персональных данных работника;
• должностная инструкция (если обязанности по должности не включены в текст трудового договора);
• график работы или график сменности (если работа предусматривает работу по таким графикам).

4. Рекомендуется также визуально проверить предоставленные документы на их достоверность. Как правило, наблюдаются ошибки в трудовых книжках. С 01.09.2021 действуют новые правила ведения трудовых книжек. Новые формы дубликата книжки и вкладыша в нее надо будет оформлять только с 01.01.2023. Если впоследствии выяснится, что работник представил поддельные документы, то с ним можно будет расторгнуть трудовой договор.

5. Для заключения трудового договора работодатель вправе запрашивать только те документы, которые предусмотрены статьей 65 ТК РФ. Ошибкой является факт указания в ПВТР иных документов (например: ИНН, свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей и другие). Важно разъяснить работнику, что дополнительные документы могут предоставляться им по желанию для получения льгот и гарантий, предусмотренных законодательством РФ. Совместители для работы во вредных условиях труда предоставляют справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ).

6. Трудовой договор, подписываемый с работником, должен содержать все обязательные условия, определенные ст. 57 ТК РФ. Отсутствие одного из условий договора влечет наложение штрафных санкций в случае любой проверки (как плановой, так и внеплановой). Трудовой договор оформляется в письменной форме, в двух экземплярах. Экземпляр работника выдается ему под подпись, которую он проставляет на экземпляре работодателя. До настоящего времени встречаются случаи, когда работодатель не учитывает данное правило при заключении дополнительных соглашений об изменении условий трудового договора.

7. Очень важным изменением 2021 года является тот факт, что с ноября 2021 года приказ о приеме на работу стал необязательным документом (абз. 1 ст. 68 ТК РФ). Именно поэтому, чтобы избежать штрафов, работодателю необходимо внести изменения в ПВТР, а именно – отменить обязанность знакомить с приказом о приеме на работу в течение 3 рабочих дней после начала работы. Приказ допускается оставить в использовании при процедуре приема, но формулировку в ПВТР нужно изменить.

8. Личная карточка работника заполняется на него на основании оригиналов предоставленных документов. Ее можно заполнить с помощью автоматизированных программ, после чего распечатать и дать работнику на подпись с целью подтвердить достоверность указанных в этой карточке персональных данных. Далее рекомендуется заполнять эту карточку ручкой.

9. Договор о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности можно заключать только с работниками после 18 лет (ст. 244 ТК) и только по должностям, указанным в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

10. Если на работника в соответствии с действующим законодательством РФ ведется трудовая книжка и работник проработал не менее 5 дней, то необходимо заполнить трудовую книжку, указав в ней запись о приеме на работу.

11. Направить сведения о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд не позднее следующего дня со дня издания приказа о приеме (если он в организации издается) или со дня издания трудового договора по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, Постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

12. Если работник в течение двух последних лет работал на госслужбе согласно Перечням (Указ Президента РФ от 18.05.2009 № 557, Указ Президента РФ от 21.07.2010 № 925), то работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора по последнему месту службы в течение 10 календарных дней со дня заключения (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ, п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29).

13. Сообщить в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету, необходимо в 2-недельный срок (Положение о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Форма такого сообщения установлена в приложении № 9 к Рекомендациям по воинскому учету. Также необходимо выдать: справку для военкомата работникам без регистрации или, если ее нет, регистрации по месту пребывания (Постановление Правительства РФ от 06.02.2020 N 103). Если работник не состоит на воинском учете, то ему необходимо выдать направление в военкомат

14. Провести инструктажи по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, ГО и ЧС. Эти инструктажи проводятся до начала работы ответственными лицами.

15. Работник вправе написать заявление о перечислении заработной платы на банковский счет, указав в нем реквизиты такого счета, а также оформить заявление о получении льготы по НДФЛ, приложив к заявлению копии документов, подтверждающих право на ее получение.

16. Оформление и ведение
личного дела не является обязательным (за исключением лиц, находящихся на
государственной гражданской или муниципальной службе).

Содержание

Любой бизнес существует и развивается благодаря людям и их слаженному взаимодействию. Профессионалы являются одним из ключевых ресурсов компании. В связи с этим важно ответственно подходить к вопросам рекрутинга персонала. При этом существуют варианты:

• Обращаться в специализированные кадровые агентства, делегируя им задачи по поиску и отбору кандидатов, тестированию и проведению интервью;
• Искать кандидатов самостоятельно, своими силами осуществляя вышеперечисленные действия.

Подготовка к собеседованию

Процесс рекрутинга начинается с подготовки. Первое, что с чего стоит начать — составить список должностей, необходимых для полной комплектации команды с нужным опытом и компетенциями. Это поможет при написании текстов вакансий для размещения на корпоративном сайте, профильных HR-порталах или в соцсетях.

Следующий шаг — составить «продающее» описание самой вакансии. Для этой задачи желательно привлечь профессионального копирайтера в связке с HR-специалистом. Также можно задействовать маркетолога.

Как и в продажах, задача состоит в том, чтобы сформировать привлекательное предложение и сделать так, чтобы его увидели представители нужных сегментов целевой аудитории.

Подавляющее большинство текстов вакансий написаны сухим, формальным языком при помощи одних и тех же клише. На этом фоне важно выделяться и выгодно отличаться от предложений конкурирующих работодателей, кадровых агентств. Здесь идёт точно такая же борьба за внимание пользователей, как при продаже товаров и услуг или среди медиа-проектов.

В основном, в перечень требований входят личные качества потенциальных кандидатов, например:

• ответственность;
• пунктуальность;
• целеустремлённость;
• стрессоустойчивость;
• желание развиваться;
• коммуникабельность;
• активная жизненная позиция;

Перечень действий, из которых будет состоять основная работа, скажем:

• холодные звонки;
• работа с клиентами;
• использование CRM-системы;
• составление отчётов;

В конце обычно указано вознаграждение:

• устройство в соответствии с трудовым кодексом РФ;
• стабильная заработная плата, ДМС;
• работа в дружном коллективе.

При составлении текстов необходимо помнить: описание вакансии для потенциальных сотрудников должно быть таким же привлекательным, как и описание вашего флагманского или премиум-продукта для VIP-клиента. Компания и возможность в ней работать — это тоже такой же продукт. Его необходимо «продать» кандидату, который будет платить за него своим временем, энергией, опытом и умениями.

Самые продуктивные сотрудники приходят в ту компанию, которая лучше всего продается с точки зрения HR-маркетинга.

Содержание вакансий

Советы при составлении текста:

• Если вакансия не подразумевает удалённую работу, обязательно укажите адрес и график. При отсутствии этой информации соискатель может приехать на собеседование, в процессе осознать, что до работы слишком далеко добираться, и не согласится на неё. В итоге вакансия не будет закрыта и обе стороны потратят время зря.
• Если требуется сотрудник с творческим складом ума, необходимо креативно подойти к составлению текста вакансии и сделать его оригинальным.
• При поиске технических специалистов лучше использовать противоположный подход и составлять описание вакансии сухим информативным языком.
• Всегда необходимо описывать все ресурсы и инструменты, с которыми сотруднику придётся иметь дело в процессе работы.
• Тщательно проверяйте текст вакансии на опечатки, орфографические и пунктуационные ошибки. Это может испортить впечатление о компании, что чревато репутационными рисками и скепсисом релевантных кандидатов.
• Не стоит указывать слишком большой диапазон заработной платы. Соискатель в первую очередь обратит внимание на большую сумму и может сильно расстроиться, если получит меньшую, не соответствующую сложившимся ожиданиям.
• При поиске неопытных кандидатов логично делать акцент на обучении и практике. Для состоявшихся специалистов лучше подчёркивать возможность профессиональной самореализации, участия в амбициозных проектах, наставничества и передачи опыта молодым специалистам.
• Если профиль подходящего кандидата недостаточно детально проработан, можно составить первый вариант описания вакансии и получить отклик, проведя предварительные собеседования. Затем доработайте текст для более точного попадания в целевую аудиторию и фильтрации кандидатур.
• Хорошим способом усиления текста вакансии является подробное описание рабочего процесса сотрудника, его действий и конечного результата. Это позволяет заранее «примерить» должность на себя и понять своё место в компании.
• Необходимо адаптировать вакансию под каждый портал, на котором она будет размещаться. На всех ресурсах разные технические требования и условия.

Когда описание вакансии готово, необходимо выбрать место её размещения. Выкладывать вакансию надо в тех местах, где есть целевая аудитория, то есть, потенциальные кандидаты.

Примеры ресурсов для размещения вакансий:

• hh.ru;
• superjob.ru;
• rabota.ru;
• zarplata.ru;
• e-rabota.ru;со
• trudvsem.ru/;
• avito.ru/rossiya/vakansii.

Для закрытия вакансий линейного персонала можно размещать информацию в изданиях «Из рук в руки», «Работа для Вас», «Есть работа!» и их аналогах.

В последнее время набирает популярность размещение вакансий в соцсетях, чатах и специализированных каналах в мессенджерах.

Креативно оформленные вакансии могут производить вирусный эффект и получать широкий охват, благодаря тому, что пользователи по собственной инициативе ими делятся. Также социальные сети позволяют достаточно точно таргетировать публикации с предложениями о работе на нужные сегменты целевой аудитории.

Виды собеседований

После размещения вакансий начинают поступать звонки и сообщения от потенциальных соискателей. В процессе первичного отбора для выявления наиболее достойных кандидатов применяются следующие виды собеседований:

• Телефонное собеседование;
• Собеседование по видеосвязи;
• Индивидуальное собеседование;
• Групповое собеседование.

Рассмотрим каждое из них подробнее.

Телефонное интервью

Часто люди, откликнувшиеся на вакансию, плохо себе представляют должность, на которую претендуют. Они либо рассылают резюме всем подряд, либо откликаются из-за высокого уровня зарплаты, не оценив своё соответствие потенциальной должности, что бывает чаще всего.

Тратить на таких людей время квалифицированного HR-специалиста, а тем более, руководителя или собственника компании, нецелесообразно. Поэтому вместо живой встречи на данном этапе используется телефонный разговор.

Лучше сначала позвонить соискателю и договориться о конкретном времени для телефонного интервью. Желательно попросить его самостоятельно позвонить в обозначенное время. Это позволяет ещё на начальном этапе узнать, насколько кандидат ответственный, исполнительный и пунктуальный.

Во время телефонного разговора следует обратить внимание на следующие моменты:

• Звуковой фон вокруг соискателя. Если его плохо слышно из-за шума, значит он недостаточно хорошо подготовился в вопросе выбора комфортного места для звонка.
• Как соискатель отвечает на вопросы. Если он делает это неуверенно или уклоняется от ответов, следует насторожиться и подумать, стоит ли приглашать его на живое собеседование.
• Если кандидат не проявляет тактичность, перебивает, договаривает за вас слова, вряд ли нужно продолжать с ним разговор и рассматривать как потенциального участника команды.
• Если у него нет вопросов к вам, это тоже достаточно подозрительно. У серьёзно настроенных кандидатов вопросы обычно есть, и это абсолютно нормально.

Звонки желательно записывать на диктофон, чтобы их можно было прослушать, систематизировать полученную информацию о кандидатах, проанализировать структуру и формат телефонного интервью с целью их улучшения. О том, что производится запись телефонного разговора желательно корректно предупредить собеседника, пояснив для каких целей это делается, и получить его согласие.

Собеседование по видеосвязи

Помимо телефонного собеседования также практикуются видеовстречи. Используют Zoom, Skype, Google Meet и не только. Важным преимуществом такого способа является возможность собеседников видеть друг друга, считывать и получать невербальную информацию. 

Собеседование по видеосвязи применяется как для экономии времени, так и для найма сотрудников на удалённую работу. Иногда у соискателя нет возможности приехать или нет необходимости его физического присутствия.

На что следует обратить внимание при собеседовании по видеосвязи:

• Внешний вид соискателя даже если работа домашняя.
• Фон и обстановка вокруг.
• Поведение кандидата. Если он не смотрит в камеру или постоянно отвлекается, значит, у него дела поважнее.

Групповое собеседование

Такой вид собеседований чаще всего используются, когда необходимо закрыть потоковые вакансии линейного персонала: кассиры, диспетчеры, специалисты колл-центра.

Основные плюсы данного метода:

• Можно ознакомить сразу всех потенциальных сотрудников с подробной информацией о характере предстоящей работы.
• Значительная экономия ресурсов в сравнении с персональными собеседованиями с каждым кандидатом в отдельности.
• Среди массы соискателей может появиться человек с ярко выраженными лидерскими качествами и задатками будущего руководителя. К таким людям необходимо присмотреться при необходимости.
• Нахождение в большой группе людей показывает, как ведёт себя каждый в рабочей обстановке.
• Большой выбор кандидатов.
• Можно сразу распределить соискателей по группам согласно приоритету: подходят больше или меньше, опоздавшие, неподготовленные и так далее.
• Можно сознательно создать некомфортные условия, чтобы выявить наиболее решительно настроенных кандидатов. Важно понимать, что данная возможность сопряжена с репутационными рисками. Соискатели могут счесть компанию недостойно относящейся к сотрудникам и не захотят в ней работать. Они расскажут о негативном опыте знакомым и могут оставить отрицательные отзывы в интернете.

Минусы группового собеседования:

• Многие соискатели будут чувствовать себя некомфортно при большом скоплении людей и не смогут в полной мере продемонстрировать все свои лучшие качества.
• Подобный формат совершенно не подходит для подбора руководителей, привыкших к вниманию и комфортным условиям.
• Требует опыта и навыков управления массой людей.

Индивидуальное собеседование

Это один из самый распространённых способов отбора кандидатов. Он позволяет в полной мере использовать техники найма сотрудников. Также он предоставляет кандидатам возможность продемонстрировать максимум на что они способны.

Плюсы индивидуального собеседования:

• Отсутствие других соискателей позволяет тщательно изучать кандидата.
• Для кандидата это возможность не смущаться в присутствии конкурентов и продемонстрировать свои лучшие качества.
• На собеседование можно выделить столько времени, сколько необходимо.
• Позволяет более гибко подбирать время для собеседования — для группового необходимо несколько часов подряд, но не всегда есть такая возможность.

Минусы индивидуального собеседования:

• Низкая вероятность быстро закрыть вакансию из-за небольшого потока интервьюируемых кандидатов.
• Если соискатель значительно опытнее интервьюера, то он может перехватить инициативу и навязать свой сценарий.

Индивидуальные собеседования часто применяются для закрытия руководящих и узкоспециализированных вакансий. Так как грамотных руководителей на рынке труда мало, требуется тщательная подготовка. Для этого необходимо:

• Подготовить презентационные материалы о компании.
• На собеседовании должно присутствовать минимум два человека, чтобы исключить отбор кандидата на основе субъективных выводов и оценок лишь одного сотрудника компании.
• Внешний вид интервьюеров должен быть деловым и презентабельным.
• Стоит внимательно ознакомиться с подробностями резюме потенциального кандидата на должность, по возможности изучить его профили в социальных сетях и упоминания в интернете.

Во время любого типа собеседований необходимо помнить, что ваша компания не единственная. Следовательно, по тому, как проводится собеседование, они делают выводы о компании и о вас как о руководителе.

Стресс-интервью

В деловом мире существуют полярные мнения об этичности и эффективности этого инструмента. Некоторые считают его отличным способом отсеять неподходящих соискателей. Другие, наоборот, полагают, что это неуважение к кандидатам, а такие методы противоречат здравому смыслу.

Преимущества стресс-интервью:

• Подходит на при отборе кандидатов на должности продавцов, консультантов в отделы качества и операторов сервисных организаций. То есть, для работы, которая сопряжена с общением, в том числе и стрессовым.
• Применяется при найме персонала в отдел к руководителю с тяжёлым, специфическим характером.
• Позволяет смоделировать ситуацию, схожую с рабочей, чтобы оценить то, как кандидат отреагирует и справится с ней.
• Позволяет оценить гибкость мышления, чувство юмора и  стрессоустойчивость потенциального кандидата.
• Если отбор проходит в несколько этапов, позволяет значительно сэкономить время и на первых же этапах отсеять неподходящих кандидатов.

Недостатки стресс-интервью:

• Соискатель может воспринять такой формат оскорбительным. Это может негативно сказаться на оценке рекрутера, руководителя и компании в целом. 
• Подходящий кандидат может отрицательно отнестись к подобным методам отбора, не прийти на следующий этап или вовсе не выйти на работу. В итоге вакансия так и не будет закрыта.
• Если у соискателя низкий уровень стрессоустойчивости, а на собеседовании перегнуть палку, это чревато судебным иском о компенсации морального вреда.
• Для проведения стресс-собеседования необходим определенный опыт, навыки и методики, которыми в сфере HR профессионально владеет небольшое число специалистов. Если за проведение такого типа собеседования возьмётся человек, не обладающий соответствующим набором компетенций, результат может быть негативным.

Вопросы на собеседовании

От качества вопросов напрямую зависит результативность самого собеседования. Если список составлен некорректно, итоговая оценка кандидата может оказаться не соответствующей действительности.

Какие вопросы не стоит задавать:

• Чрезмерно личного характера. Человек, который впервые в жизни видит интервьюера, может замкнуться в себе.
• Вопросы о том, что информативно изложено в резюме кандидата. Это может быть воспринято как свидетельство того, что интервьюер не просмотрел его.
• Вопросы из разряда «Кем вы себя видите в нашей компании через 5-10 лет?», когда речь идёт о молодых компаниях. Особенно это касается стартапов, так как 96% из них не живут и 1 года. Вряд ли соискатель сможет адекватно ответить на такой вопрос.

Также не стоит задавать вопросы-клише:

• «Почему вы ушли с прошлого места работы?» Во-первых, далеко не факт, что человек с него ушёл. Возможно, он находится в поиске лучшего варианта работы и рассматривает вашу компанию как одно из потенциальных мест. Во-вторых, чаще всего на шаблонный вопрос последует такой же шаблонный ответ. Не стоит удивляться, когда соискатели говорят, что им не понравился новый начальник или отсутствие перспектив роста по карьерной лестнице.
• «Какие ваши самые главные качества?» Скорее всего, это уже написано в резюме, и из-за подобного вопроса только теряется время. К тому же, это слишком неконкретный вопрос — задавая его, можно услышать пространные ответы.
• «Каким вы видите своего идеального начальника?» Если собеседование проводит сам руководитель, кандидаты могут начать описывать его же профиль, чтобы это соответствовало ожиданиям потенциального начальника. Если собеседование проводит HR-специалист, то расхождение предпочтений кандидата с реальным портретом руководителя может лишить компанию потенциально полезного сотрудника.

Далее стоит рассмотреть ряд вопросов, которые рекомендуется задавать на собеседованиях. Большинство из них должны быть открытыми, то есть, подразумевающими развёрнутые подробные ответы. Варианты «Да» и «Нет» возникают при использовании закрытых или альтернативных вопросов. Открытые вопросы позволяют добиться нескольких целей:

• Получить подробную информацию о соискателе, его прошлых местах работы, опыте, ожиданиях от работы в вашей компании.
• Оценить то, как кандидат подаёт информацию. Если она краткая, по существу, чётко структурирована и подкреплена цифрами, фактами или кейсами, пусть даже неудачными, то перед вами прекрасный кандидат. Если же он путается в своих словах, отвечает не по существу, уклончиво и не может подкрепить свои слова доказательствами, стоит задуматься о дальнейшем рассмотрении кандидатуры.

Какие вопросы рекомендуется задавать:

• «Расскажите о своей самой большой неудаче и сделанных на её основе выводах». Этот вопрос задаётся с целью выяснить психологическую устойчивость соискателя, оценить открытость, понять его отношение к ошибкам и готовность на них учиться.
• «Откуда у вас свободное время на собеседование?» Подобный вопрос позволяет выяснить, насколько дисциплинирован кандидат, как у него обстоят дела с самоорганизованностью и тайм-менеджментом. Если он отвечает, что отпросился у текущего начальника для посещения больницы или по семейным обстоятельствам, стоит задуматься о том, брать ли такого кандидата на работу.
• «Вы думали о том, чтобы начать свой бизнес?» Это вопрос на выявление амбиций у кандидата, способности к самостоятельному решению вопросов и гибкости мышления. Позволяет определить, насколько долго он намерен работать в вашей компании.

Определённую ценность могут иметь неожиданные вопросы с нестандартными ответами, способные поставить в затруднительное положение, их стоит задавать с осторожностью:

• Если вы получите должность в нашей компании, какими будет ваши первые действия на новом рабочем месте?
• Каковы будут ваши действия, если вы узнаете, что компания использует мошеннические схемы и нарушает закон?
• Какие впечатления у вас остались от предыдущих руководителях и почему?

В конце собеседования обязательно нужно уточнить, не осталось ли у кандидата вопросов.

Общие советы и рекомендации

На внешний вид, грамотность речи и уверенность в себе приходится 90% производимого впечатления. Обратите особое внимание на то, во что одет соискатель, а также на его жесты, мимику и голос.

Первое впечатление часто бывает ошибочным, поэтому никогда не делайте категоричных выводов о соискателях в течение первых нескольких минут. Давайте человеку возможность и время раскрыться, чтобы показать свои сильные стороны.

Личные стереотипы мышления — главный враг рекрутера. Привлекательные для одного внешние признаки и манера речи могут не впечатлять другого. Требуется консенсус из нескольких мнений.

Ваша задача — выбрать того, кто станет наиболее эффективным сотрудником. Это не всегда самый опытный и не всегда самый обаятельный. Важен баланс качеств, позволяющий успешно решать задачи и взаимодействовать с коллективом. Просадка по одному из параметров может нейтрализовать преимущества другого.

Не зацикливайтесь на негативных или позитивных деталях в профиле соискателя. Это могут быть триггеры, важные только для вас, но не влияющие на картину целиком.

Если соискатель волнуется, ведёт себя скованно, это не обязательно свидетельствует о том, что он неуверенный в себе человек. Возможно, собеседование является для него сильной стрессовой ситуацией, с которой ему тяжело справиться, но в других обстоятельствах он ведёт себя спокойно.

Перед началом собеседования заранее подготовьте чётко структурированную последовательность вопросов, чтобы продемонстрировать свой профессионализм перед соискателем.

Как и в процессе продаж, большую часть времени должен говорить ваш собеседник. Не нужно показывать, что вы руководитель, постоянно перебивать, демонстрируя своё доминирование.

Не всегда стоит спрашивать, чем соискатель занимался 10 лет назад, в ВУЗе или школе. Подобная информация давно устарела и потеряла актуальность.

Помните, что выбираете не только вы, но выбирают и вас. Важно произвести на кандидата положительное впечатление, даже если он вам не подходит. Он вполне может рассказать о своем собеседовании окружению, среди которых окажутся более подходящие кандидаты.

Прием на работу оформляется в течение трех дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.

Порядок приема на работу

Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.

Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).

Прием работника на работу оформляется в два этапа:

1. Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
2. Работодатель составляет кадровую документацию.

О том, как составляется заявление о приеме на работу, читайте здесь.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:

• паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
• трудовая книжка;

ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то вместо бумажной трудовой он должен принести СТД-Р.

• документы воинского учета;
• номер СНИЛС (пенсионное свидетельство);
• документы об образовании;
• справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.

Здесь вы можете узнать о действиях работодателя, когда у работника нет СНИЛС, а также о том, как можно быстро его оформить.

Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ).

ВАЖНО! С 2023 года иностранцы, кроме высококвалифицированных специалистов, имеют право на медпомощь по ОМС; полис добровольного страхования им не понадобится (Закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).

Многие фирмы нанимают специалистов на дистанционную работу. Узнайте из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс», об особенностях оформления трудовых отношений в таком формате. Получите пробный доступ к данному материалу бесплатно.

Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку налоговики могут обратить внимание на наличие ИНН в рамках проверки сведений о доходах сотрудников по НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733).

Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны были до 2023 года ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД (сейчас ее заменил подраздел 1.1 нового отчета ЕФС-1). Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН — при его наличии (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

Вопрос обязательности наличия ИНН при приеме на работу мы детально разобрали в тематической публикации.

При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.

ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Оформление документов при приеме на работу

На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:

1. Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания.

В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.

1. Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
2. Кадровая служба в трехдневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
3. Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше пяти дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
4. Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2. Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой статье.
5. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений, а также подписания сторонами договора ГПХ на выполнение работ/оказание услуг, в Социальный фонд России необходимо направить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. О том, как заполнить ЕФС-1 при приеме нового сотрудника, мы рассказали в этом материале.

Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты «КонсультантПлюс» собрали в единую подборку. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.