Резолюция на документе для руководства

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как описать процесс исполнения поручений руководителя по документам, а также приведем пример соответствующего раздела для локальной инструкции по делопроизводству.

Что фиксировать в разделе?

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании. Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов.

При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2].

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:

• понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
• сроки исполнения поручений по документам;
• порядок доведения поручений до исполнителей;
• порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
• порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.

Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД[3] создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы.

Структура раздела приведена на Схеме.

Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» 

Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов»[4] (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел.

В. Иритикова, член Гильдии Управляющих
Документацией

Основными факторами, влияющими на скорость
документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых
придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью
простой управленческой техники – оформления резолюций.

Организационной основой любой системы
документооборота является четкое распределение функций и ответственности
органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей
между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и
полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам
нижестоящего управленческого уровня. Ответственность органов управления,
подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются
прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо
понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет
право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в
конкретной области, конечно же, с учетом иерархии и подчиненности.
Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и
сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для
руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

По форме представления приоритетными являются поручения,
зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной
форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на
контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя,
действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную
службу компании.

Общие правила оформления резолюции

Одна из операций в технологии делопроизводства, которая
предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на
исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с
письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель,
рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным
сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по
своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или
делегирования полномочий. Но самое главное – руководитель дает так называемую
косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к
вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к
сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному
документу.

Направление документа на исполнение находит свое
документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе.
Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его
технологической обработки.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» установлен порядок оформления резолюции:
«Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает
в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при
необходимости), срок исполнения, подпись и дату… Допускается оформление
резолюции на отдельном листе» (п. 3.17). Не рассматривая последнее допущение
(резолюция может отсутствовать на самом документе), обратим внимание на четкую
последовательность и состав элементов резолюции.

Основной речевой формулой для выражения собственно решения
или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к
какому сроку». Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы
оформляются после фамилии.

Поручения руководителя в резолюции могут быть
индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными
(перечислены несколько фамилий). Но ответственным исполнителем всегда является
тот, чья фамилия названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения,
окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о
результатах исполнения и взаимодействует с секретарем руководителя или службой
контроля в процессе снятия поручения с контроля или переноса срока исполнения.
Ответственный исполнитель вправе установить промежуточные сроки исполнения,
созывать оперативные совещания и привлекать иных сотрудников (с согласия их
руководителей) в целях качественного исполнения поручения. Это общее правило
обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных внутренних
нормативных документах компании.     

Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции
руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих
функций и зон ответственности.

Формулировка решения должна начинаться с глагола,
например: представить на утверждение к…,
включить в план…, подготовить ответ, рассмотреть к… и т.п. Формулировки прошу
подготовить ответ, прошу рассмотреть к… отражают демократичный стиль управления,
которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о проявлении служебной
этики, они нисколько не снижают роль резолюции как прямого указания.

Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции,
является индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве
основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины (исполнено
вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из
значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в
документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов (например, в регулярной
переписке с постоянными контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать
одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов
с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение
вопроса, лучше подготовить в тот же день.

Отмечая для себя сроки исполнения документов с
повторяющимися вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус
(вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок), секретарь
может таким образом начать формировать перечень типовых сроков исполнения
документов, которые рассматриваются руководителем и содержат его резолюцию. Эти
типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть
подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива
или включены в состав инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота
своей компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.)
секретарь-помощник должен сочетать с требованиями общегосударственных
нормативно-методических документов (например, Государственная система
документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит понятие типовых
сроков исполнения документов и содержит соответствующий перечень).

Особенности практики

Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей,
секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:

●     резолюция
– это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который
содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;

●     резолюция
должна быть подписана и датирована ее автором;

●     резолюция
проставляется, как правило, на самом документе;

●     резолюция
является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом»
руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов,
отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;

●     резолюцией
определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем
подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить
проекты необходимых/ответных документов.

Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому
руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании
документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и
полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные
компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые
курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации,
органов государственного управления (министерств, ведомств) и их
территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов,
контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют
незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого
зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник.
Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке
рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и
корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в
инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила
предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также
внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным
вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях
управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные
записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или
варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая
часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем,
что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять
согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а
один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет
резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный
ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки
информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и
контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о
покупке бизнеса и т.п.).

Таким образом, практика бизнеса и установленная система
принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию
контроля исполнения в любой компании.

Интересны сведения, полученные нами в результате анализа
техники личной работы руководителей в крупной российской компании.

В целом первый руководитель и его заместители понимают
важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на
документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать –
когда».

Но ее полная форма, с указанием срока исполнения,
используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70
проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок
исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются
руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения
поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты,
которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении,
этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени,
сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в
электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и
оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при
исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также
необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен
быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его
получения.

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются
заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной
резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих
заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в
приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной
инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме
финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не
распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому
заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее
поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких
длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая
зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации. 

При рассмотрении документов руководитель обычно
руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне
системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило,
заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти
каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ
показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного
исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться
определяющим фактором при направлении документа на исполнение.

Характер резолюций

Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели
резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание
на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля
управления. Интересны, например, такие варианты:

●     Прошу предложений.

●     Прошу решить и подготовить необходимые
документы.

●     Прошу совместного решения.

●     Прошу предложений о сотрудничестве.

●     Прошу подготовить распоряжение.

●     Прошу согласовать позиции.

●     Прошу обеспечить выполнение к указанному
сроку.

●     Прошу представить план реализации.

Подобные формы резолюции отражают демократичный и
доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил,
четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа
сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена
самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на
рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и
документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании
инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в
форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного
обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании
культуру эффективного взаимодействия.

Иногда руководитель вместе с поручением «Что
сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или
предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для
исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной
связи:

●     Оплатить. Это важно.

●     Согласен. Опасно.

●     Прошу учесть. Интересно.

●     Разумно.

●     Надо решить. Предлагайте.

●     Что это?

●     Зачем?

Такие резолюции важно научиться правильно читать и
понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты,
воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто
обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта
решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных
случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию
поручения.

Нестандартные резолюции

Особого внимания требуют необычные формы резолюций,
которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе
рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка
и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и
секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в
компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными
и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования
инструкций.

Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя,
означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется
руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных
записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие
проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями
исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной
резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием
(инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения
штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического
документа и др.

В дополнение к подписи, заменяющей положительную
резолюцию, руководитель может проставить утвердительное
слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с
предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение,
оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или
докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента.
Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да»
и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные
проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения
руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными
разъяснениями не всегда удобно.

Часто резолюция оформляется как простое адресование
«Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя
или без). Подобная форма означает, что документ по существу не
рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его
заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной
сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о
которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В
этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое
распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции
«направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе,
руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с
такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные
вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель
поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных
подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе
совершенствования системы делегирования полномочий — для подготовки новых
версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности,
должностных инструкциях и т.п.

Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на
документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые
означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение
отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено.
Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку)
секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего
корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или
сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и
составляет его документальный фонд.

Памятка секретаря

Секретарь должен:

●     …помнить,
что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса
зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот
вопрос.

●     …понимать,
что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и
проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании
и играет решающую роль в организации документооборота.

●     …направлять
документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в
котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки.
Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться
направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.

●     …изучить
правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р
6.30-2003).

●     …постоянно
анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления
резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса
и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые
расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.

●     …опираться
в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и
представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и
нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.

●     …кратко
сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все
предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции
подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для
направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.

●     …укреплять
сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции
управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении
исполнительской дисциплины в компании.

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Митрофанова В.В.

Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

• работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
• работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
• работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

Пример 1

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

Пример 2

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Пример 3

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их ­наличия). Виза ­согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

Пример 4

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

Пример 5

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Пример 6

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме ­приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.

Пример 7

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других ­кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при ­рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все ­вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех ­необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, ­начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление ­заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ­ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

Пример 8

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Пример 9

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт ­получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на ­любом кадровом документе.

Пример 10

Система регистрации документов внутренней переписки

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

• учета наличия документов и отслеживания их движения;
• придания юридической силы документам компании;
• оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
• защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
• иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в ­существующий журнал);
• иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
• быть прошиты;
• содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

Пример 11

• быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их ­примерная форма.

Пример 12

Пример 13

Копии и дубликаты

Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Пример 14

Если документ представляется в другие организации, на копиях ­документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

* * *

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

Автор — к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства