Резервное копирование в лаборатории рабочая инструкция

У нас в колледже. Ждем выездную оценку.

Подскажите пожалуйста, где найти список областей аккредитации с правильными названиями для заполнения бланков?

Интересует аккредитация на замеры электромагнитного излучения и лабораторию радиационного контроля.

Есть ли специализированные организации, которые могут «сопровождать» весь процесс аккредитации от и до?

Сообщение отредактировал Медвежатник — Среда, 11.03.2015, 14:52

У них все считается. Даже замена устаревшего ГОСТа на новый — расширением «закрывается»…
Хотя бы пример с ГОСТ Р ИСО 9612-2013 (вместо ГОСТ 12.1.050-86) — чем не показатель? Сколько Ил на расширение из-за него встали?!
А между тем, существует мнение, что если ИЛ при проведении измерений по ГОСТ 12.1.050-86 использовала интегрирующе-усредняющие шумомеры и соответствующие акустические калибраторы (удовлетворяющие требования ГОСТ Р ИСО 9612-2013), она (ИЛ) может обойтись без дооснащения средствами измерений. ИЛ вполне может самостоятельно освоить новый стандарт (ну, а как мы осваивали все другие документы из наших областей аккредитации?! Не самостоятельно что ли?). При таком подходе совершенно ничего криминального не будет, если ИЛ освоит самостоятельно и будет применять новый ГОСТ взамен старого, а область скорректирует при очередной процедуре подтверждения компетентности.
А у РА ответ один — через процедуру расширения…
Такое впечатление, что помогают экспертным организациям деньги зарабатывать.
Я знаю, что наш небольшой сайтик периодически просматривают представители мониторинговой группы РА. Пишу большими буквами, чтобы не пропустили, КУРС НА РАСШИРЕНИЕ ОБЛАСТЕЙ ПО ЛЮБОМУ ПОВОДУ ИЗ ЖИЗНИ ИЛ — ОШИБКА. ПРИДЕТСЯ ЭТО ПРИЗНАТЬ И ИЗМЕНИТЬ!
Необходимо прописать еще одну процедуру в ФЗ-412 или отдельным приказом МЭР.

Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

6.2.3. Электронная документация перемещается в архив на электронном носителе с периодичностью, указанной в п. 6.2.2. Электронный архив один раз в два года переносят на съемный эл. носитель и передают на дальнейшее хранение в архив ИПТЛ.
6.2.4. С целью упорядочения составляют опись документации, хранимой в архиве. Опись ведется в электронном виде.
6.2.5. Документацию в архиве группируют и располагают в хронологическом порядке по мере ее поступления.
6.2.6. Устаревшие документы, сохраняемые в юридических или информационных целях, соответствующим образом маркируют («Отменен», дата отмены, «Хранение в юридических целях», «Хранение в информационных целях», подпись ответственного лица) и только после этого перемещают в архив.
Допускается маркировать группу документов.
6.2.7. Архив ИПТЛ расположен в специально отведенном для этого месте, обеспечивающем полную сохранность документов. Доступ в архив разрешается только с разрешения начальника ИПТЛ.
6.2.8. Хранящиеся в архиве документы выдают работникам ИПТЛ для работы с ними по распоряжению начальника ИПТЛ. До возвращения документа в архив, в электронной описи делают отметку о его перемещении с указанием даты и лица, получившего документ.
6.2.9. Документы с истекшим сроком хранения подлежат выделению и комиссионному уничтожению.

Солидарна с Директором: критика только приветствуется.
У кого какая документация архивируется-вся или только отчетная: протоколы?
Ведение архива отнимает много времени-вместо анализов занимаешься перекладыванием бумажек.

Если работать по методикам (мы их покупали), то как их актуализировать? Вот вышел новый ГОСТ. И что, методика не действительна? Надо заново заказывать либо переходить напрямую на ГОСТ?
Кстати об актуализации. Не подскажите, как нормируется слой половинного ослабления на маммографы? Не могу найти. В 50267.0.3-99 были «специальные низковольтные процедуры». А в 60601-1-3-2013 их нет.

13.1. В архиве ИЛ хранится следующая документация:
 нормативную и методическую документация;
 заявки на проведение испытаний и договоры с организациями;
 договоры по субподрядным работам и аренде оборудования;
 материалы по рекламациям;
 завершенные журналы регистрации образов (проб), регистрации результатов испытаний, рабочие журналы, журналы внутреннего и внешнего контроля, отчеты и т.д.;
 пакет документов аккредитованной лаборатории (Аттестат аккредитации с областью аккредитации, Паспорт, Положение, Руководство по качеству, заявка, договор на аккредитацию и т.д.);
 акты инспекций;
 приказы и распоряжения руководства;
 эксплуатационную документацию на средства измерения и испытательное оборудование, графики их поверки и калибровки, методики калибровки и аттестации;
 документы, содержащие сведения о компетентности сотрудников ИЛ.
13.2. Хранение контрольных копий и оригиналов документов осуществляется в архиве.
13.3. Передача дел в архив осуществляется по описям дел. Документы передаются в архив по окончанию их делопроизводства.
13.4. Техническая документация сдается в Архив в течение 2 рабочих дней после выполнения работ на бумажном носителе.
13.5. Архив располагается в специально оборудованном шкафу.
13.6. Хранение документации в архиве осуществляется при соблюдении секретности и конфиденциальности по отношению к заказчикам.
13.7. Все документы, поступающие в архив, подлежат регистрации в Журнале архивации (Приложение В).
13.8. Дела, поступающие в архив, имеют следующее оформление:
 подшивку или переплет дела;
 нумерацию листов дела;
 лист-заверитель (Приложение Д);
 опись дела и в случае необходимости внутренняя опись документов дела (Приложение Д).
13.9. Ответственным за ведение архива является назначенный в установленном порядке сотрудник ИЛ.
13.10. В случае производственной необходимости архивные документы могут быть выданы для временного пользования сотрудникам лаборатории либо другим организациям. Выдача документов регистрируется в Книге выдачи документов (Приложение Г), в случае, если документы выдаются другим организациям, составляется Акт о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение Е).
13.11. Сотрудник лаборатории, получивший документ из архива, несет личную ответственность за соблюдение конфиденциальности информации, полученной из архива и за сохранность документа.
13.12. Срок хранения документов в архиве 5 лет.
13.13. Контрольный пакет документов аккредитованной лаборатории хранится в архиве в течение срока действия аттестата аккредитации.
13.14. Уничтожение документов из архива производится посредством шредера.
13.15. Отбор документов на уничтожение и составление на них Акта о выделении документов к уничтожению производится по истечении срока хранения документа.

И есть вопрос. Архив — это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать?

Не критикуя (!) пишу, коллеги, желая как можно серьезнее и полнее описать тот или иной процесс, не забывайте о том, что по всему написанному придется отвечать «кровью»
Т.е. мы принимаем на себя обязательства… И брать надо ровно столько, чтобы ОНО не мешало жить и работать!
Мы наслушались, начитались всякого разного… Разволновались… Читаем внимательно типовую инструкцию по проведению процедуры подтверждения ИЛ… Слушаем вебинары… Стараемся, как можем, ведь хотим пройти процедуру подтверждения компетентности с первого разу — это нормальные устремления здоровых на голову людей.
Но, не нужно впадать в крайности. Совершенству нет предела! Можно описать даже простейшую процедуру так, что забодаешься раньше, чем сделаешь.
Эксперты вежливо и не очень «подсказывают» что надо усилить, углУбить, расширить и т.д.
А мы должны помнить, что с добровольно прописанными в процедурах СМК обязательствами нам жить и работать. Не брать на себя лишних обязательств, ограничиться тем, что действительно необходимо и без чего РА не пропустит — вот наша задача.
У меня была ситуация (может быть уже рассказывала). Методичка по делопроизводству у нас написана на 34 листах печатного текста! Там все так, как требуется и как у нас в фирме заведено на самом деле. Документ готовили тщательно… А на ИК эксперт РА видно не найдя ничего сильно существенного, решила сделать мне «серьезное» замечание, прикопалась к вот этой методичке по делопроизводству! Сказала, что вышел в текущем году (текущем на момент проверки) новый ФЗ об архивном деле в РФ, вот Вы бы оттуда взяли себе в методичку кое-чего…
Сначала я кинулась искать тот ФЗ… А минут через пять вернулась к проверяющей и дала отлуп по полной — никаким боком ФЗ об архивном деле в РФ к процессу аккредитации не относится и сам ФЗ не включен в список обязательных «к зачету» документов.
Эксперт умылась, грубо говоря. Промямлила что-то про то, что это было бы полезно, но я держалась жестко — мне с этой методичкой жить и выполнять все там описанное, поэтому будет так как мы написали, а не описано в каком-то понравившемся Вам лично ФЗ.
На том и расстались.
Замечаний по делопроизводству в акте не было!
Я не похвалиться своей стойкостью хотела, коллеги, а напомнить, что нашими действиями, возможно, исподволь руководят, нагоняя на нас страху, чтобы мы сами себя незримыми веревками скрутили и так, и эдак…
Не забываем классику, коллеги: главное — вовремя остановиться!

Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

У нас заперт на внутренний замок.

Второй вопрос: нужно-ли опечатывать архив и если да, то где и чем это регламентируется?

А еще у нас написано, что в архив сдаются только ПОДЛИННИКИ документов.

rimmazija, анализ со стороны руководства — это с одной стороны подведение итогов за истекший период, и в то же время — план действий на предстоящий период (у нас год). Ну, для примера — на этот год у нас в анализе (в части о «будущем») прописано — подготовиться к процедуре подтверждения компетентности в соответствии с 412-ФЗ; провести обучение по программе переподготовки в соответствии с заявленной областью аккредитации и так дальше…

Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

У меня тоже вопрос, коллеги, где пройти проф.подготовку 250 ч. в Московском регионе для работы инженером-химиком? Я нашла только в Питере и на Кавказе4iFnM

В нашем архивном шкафу дужки большие, а дырочки в дужках маленькие… ориентируясь на дырочки, купили замочек для почтового ящика и он не подошел… взяли веревочку, пропустили через дырочки в дужках. завязали узелок и концы опечатали полоской бумажки с печатью лаборатории и датой опечатывания… и стоит это все в запертой комнате..
Архивирование документов у нас организовано следующим образом:
1. В архив сдаются записи (протоколы, отчеты, журналы) прошлого года. записи текущего года подшиваются в соответствующие папки и хранятся в лаборатории у исполнителей.
2. ВСЕ действующие внутренние и внешние документы хранятся НЕ в архиве, а у менеджера (контрольные экземпляры) и у исполнителей — учтенные копии. после минования надобности (ДМН) как правило бумажный вариант этого уничтожается а скан-копии хранятся на внешнем носителе… Ну за редким исключением оставленным «для справок». хранить отмененные бумажные ГОСТЫ, имея Техэксперт смысла не вижу….

Это КАК?

Добавлено (12.03.2015, 20:16)
———————————————

Мне кажется, что всеэто ДОЛЖНО хранится все-таки в лаборатории…..

— А если сдали — на 3 день — будете иметь несоответствие при проверке….

Ну как мы «специально » шкаф оборудовали см. выше…
В общем, в январе 15 года записи за 14 год прошнуровываются через дырки от дырокола, листы нумеруются, концы опечатываются бумажкой с указанием количества листов. составляется краткая опись, копия описи вкладывается в папку с прошитой «единицой хранения», оригиналы описей хранятся у менеджера. надо что-то изъять — составляем акт, что что-то изъяли по такой-то причине, и потом все вернули, заново прошили , положили на место и такого-то числа опечатали шкаф. «Единицу хранения» повторно опечатываем с сохранением первичной бумажки…

Добавлено (12.03.2015, 20:26)
———————————————

чтобы в лаборатории не было корректирующих, а тем более предупреждающих — такого не бывает!!! скорее всего Вы свои корректирующие и предупреждающие просто не документируете, а для экспертов это основание сказать (и НАПИСАТЬ!!!) что СМК у Вас не внедрена и не действует… Со всеми вытекающими…

Сообщение отредактировал Albina_Dzava — Четверг, 12.03.2015, 20:30

Посмотрите здесь http://opk.isuct.ru/

Добавлено (12.03.2015, 22:58)
———————————————
Ольга1032, спасибо, университет в Иваново хоть и химико-технологический, но профпереподготовку по моей теме не нашла.

А вы спишитесь с ними, там очень широкий профиль, не все на сайте указано.

Закон не запрещает ему расписываться, но он же не допущен к самостоятельной работе, поэтому (как я думаю) подпись стажера фиксирует его участие в работе (сам стаж реальными делами как-то подтверждать надо?), а подпись «опекуна» придает легитимность протоколу.

Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

Альбина, у нас договор с Норма СИ ЭС, но несколько буквально нормативных документов по ОА не входит в купленную область нормы. Конкретно — лаборатория строительная, куплен раздел МАС, в ОА есть определение зольности по гост 11022-95 (теперь по ГОСТ Р 55661-2013) и его в электронном виде у нас нет. Получается, что этот гост у нас должен быть куплен в печатном виде и как контрольный экземпляр должен храниться в архиве. Не так разве?
На всю НД из нашей ОА у нас есть регистрационные карточки с листом рассылки — распечатали гост с нормы или сняли копию с контрольного экз, делаем запись в карточке.

Или Вас смущает, что между нормативной и методической стоит «и»?
Я вообще согласна, что методическая документация входит в нормативную, но в строительной сфере есть следующее деление: фонд нормативных документов, фонд типовой проектной документации и фонд методической и другой документации в области строительства. Может я и не права, но вынесла методическую отдельно.
У нас есть всякие рекомендации и указания от ниижба и прочих институтов, которые дополняют госты или поясняют их там, где без 100грамм не разобраться.

Альбина, но если вы уверены, что тут надо что-то изменить, я поменяю.

Во-первых, отправлены в конце февраля, не значит, что приняты в РА началом же февраля… Сколько они «ехали» да когда их зарегистрировали и отписали на исполнение — вот что надо точно знать, чтобы дать более или менее дельный совет.
Вносить, наверное, уже нельзя, но готовиться к изменениям нужно. Вам будут высланы замечания и дадут немножко времени на устранение выявленных замечаний. Вот тогда вместе с с работой над ошибками сможете дополнить…

Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

Добавлено (13.03.2015, 16:37)
———————————————
avdashenkova, Все таблица приведены в Приказе МЭР № 326 от 30.05.14 и называются Сведения, подтверждающие соответствие критериям аккредитации.

Альбина, спасибо за комментарии. Они очень ценные!
Из документов акк. лаборатории уберу только паспорт, он у нас действительно регулярно актуализируется и вообще-то и не был сдан в архив…, но Положение, РК и прочее (политика в области качества, конфиденциальности и тп) оставлю в архиве. Это подлинники документов, а копии буду хранить так. Плюс эти документы есть в пдф.
Что касается документов на оборудование. я планировала подлинники паспортов, инструкций и поверок тоже хранить в архиве. Но теперь чего-то засомневалась. и на самом деле они же у меня через журнал архивации не прошли… Т.е я просто их в том же шкафу храню, но это получается не архив тогда.
Приказы и распоряжения руководства — как Вы и описали, сдаю в архив в январе за предыдущий год.
Сведения о компетентности, вы наверное тоже правы, у меня в номенклатуре дел оно переходящее, т. е не судьба ему видимо тоже в архив попасть.

И про два дня тоже согласна, уберу.

Альбина, еще раз спасибо!

Не так!! Архив это то, что уже не нужно и может понадобится «в случае атомной войны» и поэтому должно некоторое время хранится. а контрольный экземпляр должен хранится в условиях, исключающей его повреждение или утерю, в частности в запертом шкафу у начальника, менеджера и т.д. и быть доступным хотя бы для актуализации, и восстановления учтенных копий… Естественно кто попало и «без спросу» брать его не может. Прошлогодние протоколы, например, это уже архив: работа сделана, протокол кому надо выдан — все — год закрыт. и если все будет в порядке через 5 лет все это уничтожится и все.. В прошлом году мы извлекали разные документы из архива два раза…

Да, это не архив. А уж РК в архиве — это просто несоответствие. Обеспечение сохранности документов и хранение в архиве — это разные вещи! в архив можете паспорта СПИСАННЫХ приборов поместить…

Сообщение отредактировал Albina_Dzava — Пятница, 13.03.2015, 19:21

Ни фига!!! Мы тут собираемся, чтобы стать крепче и выстоять! Вы что думаете, в стране в основном большие, сильные лаборатории с опытными многочисленными коллективами, которые все знают, умеют, и (немаловажно) имеют?! Революционные перемены в аккредитации коснулись всех лабораторий страны! И мы все порой тыкаемся, как щенки, мордочками по полу в поисках «миски с молоком». Слава Богу, что здесь собрались думающие и переживающие за дело люди! И не жадные! Посмотрите, нет-нет, а выкладывается здесь либо кусок из СМК, либо целый документ! Это дорогого стоит!
Мысли об увольнении ОТСТАВИТЬ! Будем жить, коллеги, помогать друг другу и становиться сильнее!
Ваша Татьяна Сигилет

Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

Доброго всем дня!Спасибо за ответ.Документы отвозили сами,сдавали лично.На сегодняшний день ждем назначения экспертной группы(заявление зарегистрировано,номер ГУ присвоен,статус отслеживаем на сайте)Но в процессе работы лаборатории пришли к тому,что наш «красивый» разработанный акт отбора образцов,совсем неудобен.Поэтому и возник вопрос,можем ли мы изменить сейчас некоторые бланки,включенные в процедуры,отправленные а РА.

Добавлено (14.03.2015, 11:44)
———————————————

Подскажите пожалуйста,почему именно 5 лет?Так и не разобралась по срокам хранения протоколов.Спасибо.

Этот срок нам прописала канцелярия, когда номенклатуру дел утверждала… может есть какие-то архивные документы, это регламентирующие — не знаю…. Но т.к. это не противоречит здравому смыслу и нас устраивает — приняли к сведению и не заморачивались. В РК мы прописали что сроки хранения «согласно номенклатуре дел». Если сроки хранения никаким документом не оговорены — ставили ДМН — До Минования Надобности. Постараюсь уточнить ссылку на документ, но наверняка., если в нем и есть слово «Протоколы», то уж не КХА, а каких-то собраний-заседаний….

Сообщение отредактировал Albina_Dzava — Суббота, 14.03.2015, 15:12

Добавлено (14.03.2015, 23:09)
———————————————

То же самое было и у нас! И РАишник тоже из Ростова …. мои впечатления см пост 2007 на стр 134