Рабочего графика руководства

Как планировать рабочий день руководителя, чтобы все успевать

Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю

В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину. 

Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.

Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.

Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:

• в срок и без суеты выполняет задачи;

• разделяет работу и отдых;

• не опаздывает и не пропускает важные встречи.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:

• Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.

• Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.

• Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом. 

• Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет. 

• Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.

• Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.

• Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.

• Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.

• Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.

• Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.

• В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.  

Методы планирования времени

Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.

Метод «Альпы»

Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору. 

60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным. 

Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:

1. Выберите из своих задач наиболее приоритетную.

2. Спрогнозируйте срок выполнения. 

3. Выделите нужное время в графике.

4. Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.

5. Отмечайте выполненные пункты плана. 

Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам: 

1. Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.

2. Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе. 

3. Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.

4. Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.

Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.

ABC- или АБВ-анализ

Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:

1. Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.

2. Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников. 

3. Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.

Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C». 

Ошибки в планировании

Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете. 

Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.  

Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. 

Пример распорядка рабочего дня

Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей. 

Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.

Что важно запомнить

• Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.

• Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.

• Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.

• Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

Для того, чтобы руководитель мог планировать свою работу ниже описаны регулярные действия, которые ему необходимо включить в свое стандартное расписание.

Ежедневно:

Еженедельно, в первый день отчетной недели(например, в нашей компании первый день отчетной недели — среда):

9.30 Передать свои главные статистики руководителю. Заполнить графики статистик и стандартные отчеты.

10:00 Составить подробный план на следующую отчетную неделю (дополнить и исправить планы на следующие три недели). Добиться, чтобы подчиненные составили собственные планы на неделю.

10:30 Провести координацию с подчиненными. Проверить и согласовать планы на неделю, положение дел (в том числе решенные проблемы, победы, новшества, успешные действия, рекомендации для поощрения сотрудников), уточнить общий план на следующую неделю.

11:30 Принять участие в координации у руководителя. Отчитаться о результатах работы, согласовать и при необходимости откорректировать план на неделю.

14:00 Принять участие в общем собрании персонала, сделать доклад о положении дел в подразделении, выполнение задач и планы на следующую неделю. Если в компании принято планирование на месяц, имеет смысл составить расписание действий, которые нужно будет выполнять в последний рабочий день месяца.

(из брошюры «Обязанности руководителя», автор — Александр Высоцкий)

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Обратите внимание

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицитаОписание проблемы

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов.

Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании — пустых клеток, т.е.

, периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания.

Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

3. Планирование рабочего времени руководителя и специалиста

Известный немецкий
специалист в области менеджмента Л.
Зайверт разработал определенные правила
планирования рабочего вре­мени:

1. Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать
расход времени, что позволяет иметь о
нем четкое представление, определяя
будущие потребности в нем и правильное
его распределение.

3.
Дифференцировать задачи предстоящего
периода на долго-, средне- и краткосрочные,
устанавливая приоритет действий по их
ре­шению.

4.
Всегда последовательно до конца доводить
начатое дело.

5.Составлять
гибкие планы.

Важно

6.Планировать
реальный объем задач, рассчитанных в
соответст­вии с возможностями
коллектива.

7. Использовать
для планирования времени специальные
бланки и карточки.

8. Переносить
невыполненные задачи автоматически в
планы сле­дующего периода.

9. Отражать в планах
не только сами действия, но и ожидаемые
ре­зультаты.

10. Задавать точные
временные нормы и предусматривать на
то или иное дело ровно столько времени,
сколько на него действительно требуется.

11.
Реализовать принцип самодисциплины,
устанавливающий точ­ные сроки
выполнения всех видов работ.

12.
Определять приоритеты в делах.

Как показывает
практика, главными причинами потерь
рабочего времени являются: 1) отсутствие
четкости в постановке целей и опре­делении
приоритетов; 2) отсутствие планирования
рабочего времени или его слабая
организация; 3) низкий уровень дисциплины
подчинен­ных; 4) слабое руководство,
неумение работать с подчиненными,
парт­нерами, посетителями.

Планирование
рабочего времени является одной из
главных задач руководителя, так же как
и осуществление планирования деятельности
организации в целом. В нашей стране
менеджеры еще не научились этим заниматься
и уделяют данному процессу в 4 раза
меньше време­ни, чем американские
коллеги.

Как отмечают западные экономисты,
начинать планирование необходимо с
четкой постановки задач. Для этого
составляется перечень дел и возможных
препятствий, которые потребуют отдельного
времени на их преодоление. Анализ этого
пе­речня в дальнейшем позволит
скорректировать план и исключить
не­существенные моменты.

Кроме того,
планирование времени позволяет
руководству критически осмысливать
собственные идеи и находить эф­фективные
способы их решения вовремя, создавая
определенный ре­зерв времени.
Планирование позволяет руководителю
сконцентриро­ваться на главном с
учетом сроков и времени решения основных
задач.

В результате планирования
улучшается структура рабочего дня и
возникает возможность составления
расписания.

Совет

План
предусматривает решение стоящих проблем
в рациональной
очередности.
В
первую очередь планируются работы с
фиксированным сроком исполнения или
наиболее трудоемкие, требующие боль­ших
затрат времени. Нежелательно откладывать
и неприятные дела, лучше их сделать
раньше других.

Далее планируется рутинная
работа и выполнение повседневных
обязанностей. Последними в плане значатся
второстепенные и эпизодические дела,
не требующие много вре­мени (чтение
текущей корреспонденции, обход рабочих
мест). Главное — в процессе планирования
устанавливается точный срок окончания
дел.

Но
случается, что предстоящий запланированный
объем работ не может быть выполнен в
заданное время и тогда требуется
перенесение их на более поздний срок.

Тщательное
документирование времени и контроль
за его использованием служат предпосылкой
планирования. Различают несколько типов
планов использования времени: долгосрочные,
среднесрочные и краткосрочные.

С
помощью долгосрочных
планов
определяется структура времени,
необходимого для реализации крупных
жизненных целей, рассчитанных на многие
годы, порой на десятилетия.

Это может
быть работа, связанная с получением
образования, продвижением по службе и
т. п.

Среднесрочные
планы
— годовые, в которых осуществляется
распределение времени для решения
крупных конкретных задач производственного
характера.

Краткосрочные—
включают разбивку времени для решения
задач, конкретизирующих средне- и
долгосрочные планы. К ним относятся:
квартальные,
месячные, декадные, недельные и дневные.
Начиная
с месячных планов расчет времени идет
уже в часах. Среди краткосрочных планов
важнейшим является дневной.

В него
включается не более десятка проблем,
среди которых треть — главных,
осуществляемых в первую очередь. Эти
дела, а также самые неприятные принято
планировать на первую половину дня (с
утра). Это позволяет к вечеру их завершить.

В дневном плане однородные дела
группируются в блок, что значительно
экономит время и позволяет не перескакивать
с одной задачи на другую.

Обратите внимание

Учитываются в
дневном плане и перерывы. Они определяются
исходя из работоспособности человека
и времени, прошедшего с начала рабочего
дня. Усталость нарастает с увеличением
промежутка времени от начала рабочего
дня, естественно, это снижает
производительность труда менеджера
или специалиста.

В
современном мире при разработке дневных
планов учитываются особенности
индивидуальных
биоритмов.
Необходимо
планировать ра­бочий день так, чтобы
наиболее трудные часы попадали на «пик
рабо­тоспособности». Этот «пик» у
«жаворонков» — утренние часы, «голу­би»
наиболее активны в середине рабочего
дня, а «совы» — к вечеру.

Знание всех приемов
и методов планирования позволяет
правильно рас­пределять задания в
зависимости от их сложности, трудности,
ответственно­сти, напряженности в
рамках рабочего дня и оптимально их
чередовать.

Лучшим вариантом
фиксации дневного плана служит письменное
его изложение. Это не позволяет
игнорировать заложенные в него дела,
разгружает память, дисциплинирует,
делает работу более целенаправ­ленной.
Анализ выполнения плана также легче
провести по записи.

Разработка
(составление) плана происходит накануне
вечером в не­сколько этапов: формулируются
задачи (перенесенные из месячного или
декадного плана, переходящие из плана
предыдущего дня, нерешенные к настоящему
времени), определяются необходимые на
их решение за­траты рабочего времени,
оставляются «окна» на случай необходимости
решить срочные проблемы, планируются
5—10-минутные перерывы по­сле каждого
часа работы, выделяются приоритетные
задачи.

План работы
менеджера уточняется утром совместно
с секретарем, учитывая внезапно возникшие
новые обстоятельства. В целом дневной
план должен быть гибким, одновременно
в нем должен четко выдер­живаться
регламент, связанный с приглашением
людей (посетители, проведение совещаний
и т. д.).

Краткие
выводы по теме

Рабочее время —
это важнейший фактор производства,
бережное использование которого может
дать огромный эффект. Но в основе та­кого
отношения к рабочему времени лежит
глубокое изучение струк­туры его
затрат и выявление неиспользованных
резервов.

Анализ затрат
рабочего времени проводится с помощью
хрономет­ража и фотографии рабочего
времени, которые часто называют
диаг­ностикой времени, позволяющей
выявить его существенные потери и
определить пути улучшения его
использования.

Важно

Большая роль в
улучшении использования рабочего
времени отво­дится его планированию,
что является одной из главных задач
руково­дителя. Именно планирование
рабочего времени позволяет руководи­телю
сконцентрироваться на главном с учетом
сроков и времени реше­ния основных
задач.

Нормирование и
планирование рабочего времени исполнителей
и руководителей значительно повышает
эффективность его использова­ния и
наилучшим образом сказывается на
конечных результатах дея­тельности
подразделений.

Планирование и распределение рабочего времени руководителя

Автор: Михаил Григорьевич Лапуста, кандидат экономических наук, профессор; заведующий кафедрой Государственного университета управления, действительный член Академии экономических наук и предпринимательской деятельности России.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

• реалистичными и конкретными;
• ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
• измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени.

Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Совет

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени.

У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

• Какова основная цель данного периода?
• Каким количеством времени он располагает?
• В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
• Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

• правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
• анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
• регулярность и системность планирования;
• реалистичность планирования;
• письменная форма формируемого плана;
• перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
• установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
• установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
• делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день.

Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем.

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

• Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
• Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
• Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.
• Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
• Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Социально-психологический климат в коллективе

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности.

На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год).

При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем.

Обратите внимание

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата.

Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы.

Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

• Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
• Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
• Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Система финансового планирования в бизнесе

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Важно

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• решение задач в соответствии с их неотложностью;
• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила.

Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность.

В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

• Группа задач А — срочные/важные;
• Группа задач Б — срочные/менее важные;
• Группа задач В — менее срочные/важные;
• Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям.

Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности.

Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Изучите все навыки эффективного управления временем в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Как планировать рабочий день руководителя

Вам понадобится

• — ежедневник;
• — стандартный распорядок дня руководителя;
• — перечень текущих мероприятий с участием руководителя.

Инструкция

Определите свой стандартный распорядок дня. Некоторые мероприятия могут повторяться изо дня в день, другие носят разовый характер. Сформулируйте планы на ближайшую неделю и месяц. Расставьте ожидаемые мероприятия в порядке значимости. В итоге вы должны получить перечень задач, располагающихся в определенной иерархии.

Включите в распорядок дня те мероприятия, которые содержатся в планах работы организации или предприятия на квартал, полугодие и год. Соберите по отделам и структурным подразделениям сведения о контрольных и проверочных мероприятиях, в которых вы должны принять непосредственное участие.

Если запланированные мероприятия назначены на конкретное время, сгруппируйте их и внесите в рабочий ежедневник в порядке очередности проведения.

Совет

Сделайте отметку о степени важности той или иной встречи, совещания или переговоров. Расставляя приоритеты, руководствуйтесь своими главными функциями.

Дайте поручение помощнику или секретарю напоминать вам о наиболее важных мероприятиях заблаговременно, а не в последний момент.

Позаботьтесь о том, чтобы планируемые мероприятия не накладывались по времени друг на друга. Если для участия в совещании или деловой встрече требуется выезд за пределы учреждения или офиса, внесите в планы время, необходимое на дорогу.

Оставьте в графике время на другие виды незапланированной деловой активности. Даже небольшой временной зазор позволит избежать спешки и предотвратит многие недоразумения. Предусмотрите в распорядке дня также время для отдыха и приема пищи.

Доведите свой распорядок дня до своего помощника. Потребуйте от секретаря регулярно оповещать вас об изменениях в планах мероприятий, происходящих по объективным причинам. Получив от помощника значимую информацию, тут же вносите поправки в ежедневный распорядок.

• Планирование рабочего дня руководителя

Почему получается, что два работника находятся в офисе одинаковое количество времени, ни один не отвлекается на посторонние вещи, но они успевают сделать разный объем работы? Потому что один из них распыляет свое внимание, а другой сумел структурировать рабочий процесс. Грамотное планирование рабочего времени является одним из залогов успешного и эффективного рабочего дня.

Инструкция

Формируйте рабочие блоки, в которых вы будете выполнять сходные задания. Как известно, работу тяжело начать. Неохотно сев за первое задание, вы втягиваетесь, и дело идет гораздо быстрее.

Поэтому разложите проекты и задания по папкам и начинайте выполнять схожие.

Для приема посетителей или сотрудников, если вы начальник, также лучше отвести свои приемные часы, чтобы вас не отвлекали постоянно от работы с бумагами.

Если работы много, и она требует вашего полного внимания, позволяйте себе устроить неприемные часы. Переведите телефон на коллег или секретаря, отправьте посетителей к вашему заместителю. Не стесняйтесь закрыться в кабинете от всех и полностью уйти в срочный проект.

Зачастую продолжительность выполнения проекта напрямую зависит от времени, выделенного на него. Если начальство не торопит вас с выполнением задания, вы можете самостоятельно регламентировать сроки, в которые проект должен быть сделан. Таким образом, работа у вас пойдет гораздо быстрее, чем, если вы будете неспешно работать день за днем.

Правильно расставьте приоритеты. Существуют дела, которые необходимо срочно выполнить, существуют те, которые могут подождать.

Также существуют вещи, которые выполнять вовсе не обязательно, а также вещи, которые можно перепоручить подчиненным.

Обратите внимание

Для организации эффективной работы целесообразно начинать утро с тех дел, которым присвоен приоритет номер один. Однако если вы трудоголик, не забудьте внести в ваш план еду и сон.

Людям легко работается, когда они сразу же видят результат их деятельности. Так, человек, который колет дрова, может видеть, как уменьшается поленница и увеличиваются его запасы на зиму.

Работая над крупным проектом, вы легко потеряете к нему интерес, так как результат предвидится лишь в отдаленном будущем.

Поэтому уделите такому проекту пару часов своего рабочего времени, а затем перейдите к выполнению небольших проектов, которые принесут вам результат уже сейчас.

Видео по теме

Планирование рабочего времени руководителя

Время – очень значимый ресурс для предпринимателя. Если научиться правильно планировать свое время, можно рассчитывать и на хорошую прибыль. В этой статье мы подробнее поговорим о том, что такое планирование рабочего времени руководителя и как его правильно осуществлять.

Если использовать свое рабочее время нерационально и неправильно распределять приоритеты, пытаясь одновременно выполнить несколько задач, можно превратить работу в хаос. Не нужно тратить слишком много сил на выполнение мелких задач, сконцентрируйтесь на ключевых делах.

Почему возникает дефицит времени

Иногда директору может казаться, что ему катастрофически не хватает времени. Дефицит часто возникает из-за психического состояния человека. Он переутомляется, устает, не высыпается или находится в депрессии. Все эти факторы нужно убирать, только в этом случае времени будет хватать.

Существуют определенные правила планирования рабочего времени, но основных всего два:

1. Следует распланировать заранее только шестьдесят процентов своего рабочего времени, а сорок оставить на решение возникающих по мере работы задач. Поэтому нет смысла пытаться расписать свой ежедневник до минуты. Плотность графика негативно сказывается на гибкости выполнения отдельных дел.
2. Все дела нужно разделять на первостепенные, второстепенные и незначительные. В первую очередь сосредоточиться нужно на первостепенных и второстепенных делах, а когда остается время, заниматься малозначительными.

Правила

Тайм-менеджмент – это технология, которая учит умению эффективно управлять своим временем и контролировать его. Выделяют несколько важных правил.

Сегодня – последний день

Представьте, что сегодня последний день. Это позволит вложить все свои силы в накопившиеся дела и быстро их разгрести. Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Задачи планировать лучше не в уме, а в своем ежедневнике. Ведь когда они наносятся на бумагу и визуализируются, то практически материализуются. Когда дело сделано, его нужно вычеркнуть из списка и перейти к следующему. Это очень помогает сосредоточиться.

Отсеивание ненужной информации

Руководителю в свой обычный рабочий день приходится выслушивать много информации, большая часть которой ему не пригодится. Поэтому важно приобрести привычку фильтровать поток данных, оставляя нужные и забывая ненужные.

Убрать факторы, пожирающие время

Случается, руководители тратят много времени впустую на социальные сети, электронную почту и даже игры в рабочее время. Такое расточительство недопустимо. Ведь эти вещи затягивают, и теряется чувство времени, что вредит работе.

Чтобы полностью сосредоточить внимание на ключевых задачах, нужно отключить все гаджеты и приложения, способные отвлечь вас. А для расслабления можно выбрать определенное четко ограниченное время и тогда заняться соцсетями, почтой и прочим.

Не заниматься несколькими делами одновременно

Конечно, иногда каждый сталкивается с необходимостью быть в двух местах одновременно. Но, когда это становится нормой, это рассеивает внимание, и ни одна задача не будет решена как следует. Разумнее выполнять такие задачи по очереди, начиная с первостепенных и заканчивая необязательными.

Самые сложные дела выполняются утром, в начале рабочего дня. Не стоит их переносить на день или вечер, ведь именно утром у человека больше всего сил. Когда утром будет сделано самое сложное, остальное уже покажется нетрудным. Хуже, когда трудоемкое дело висит на душе целый день, мешая заниматься второстепенными вещами.

Порядок на рабочем месте

Когда на столе руководителя порядок и все лежит на своих местах, проще собраться с мыслями. А вот бардак и хаос настраивают на рассеянность и лень.

Да и когда на столе нагромождение бумаг, то много времени тратится на поиски нужного документа или предмета. Кроме того, рабочее место должно быть удобным и нравиться руководителю.

Поэтому не грех заказать себе красивое мягкое кресло и большой стол.

Выходные по необходимости

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье. Появились незагруженные работой дни – смело берите выходные и, например, проводите время с семьей. Отдых помогает человеку собраться с силами и восстановиться для новых свершений. После полноценного выходного дня происходит естественное повышение эффективности использования рабочего времени.

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье.

Управление временем в деятельности руководителей – это важный момент, на который стоит обращать внимание как начинающим коммерсантам, так и опытным. Правильная рационализация позволит директору быстрее и продуктивнее решать все рабочие задачи, что пойдет фирме на пользу.

Планирование рабочего времени руководителя: миссия выполнима

Вот мы и снова вместе, дорогие друзья! Сегодня обратимся к особенностям организации труда руководителей. Далеко не всегда и не всем «снизу» виден объем задач, что ложатся на плечи наших «боссов», а главное, степень их ответственности.

Нередко ноша становится непосильной из-за прорех в планировании. Почему именно этот момент превращается в камень преткновения? Ищем ответы.

Цейтнот создаем себе сами?

Как часто мы сами загоняем себя «в угол» цейтнота! Проблемы копятся, как мусор в неухоженной комнате, нагромождаются, цепляются одна за другую. Особенно, если ты не просто исполнитель, а руководишь коллективом. То есть, помимо производственных задач приходится держать в голове массу организационных вопросов, решать кадровые проблемы, контролировать персонал и т.д.

Да, получается многовато. Приходится тащить часть работы домой или подолгу задерживаться в кабинете, не высыпаться, нервничать. А в итоге падает работоспособность, и потом дела идут еще медленнее. Накапливается утомление, оно перерастает в постоянный стресс. Итог предсказуем, и он безрадостен.

Но если внимательно проанализировать причины постоянного «неуспевания», то придется признать главное:

планирование рабочего времени руководителя отсутствует или организовано слабо.

Все остальное — следствие этого базового упущения.

Основы науки планирования

План — это базис успешности любого дела. Организованные люди, которые анализируют пройденный день и делают выводы, планируют грядущие задачи, успевают гораздо больше. «Изобретать колесо» не требуется. Основные принципы планирования хорошо известны и давно проверены на практике.

Кратко напомню их.

1. Рассчитывайте силы. Главный просчет тех, кто берется за лист бумаги, чтобы наметить ближайшие и дальние цели, это нереальность «назначаемых» объемов. Будьте реалистами, не взгромождайте на себя и других больше, чем физически и морально способны выполнить.
2. Чтобы выполнить первый пункт, анализируйте, считайте, сколько тратится времени на конкретные дела. Грамотные руководители проводят время от времени хронометраж рабочего дня специалистов, да и свой собственный распорядок «взвешивают в минутах». Очень помогает в дальнейшем мобилизоваться, отсеять лишнюю суету и четко рассчитать срок выполнения очередного задания.
3. Будьте постоянными. Планирование иногда, время от времени ничего не даст. Важна системность подхода. Каждый вечер анализируем пройденный день и планируем следующий. То же самое — с задачами на неделю, месяц, год.
4. Вычленяйте важность вопросов, требующих решения.
5. Все, что не успели, но остается актуальным, не забывайте переносить в следующий временной отрезок.
6. Не взваливайте все на себя. Делегируйте часть полномочий сотрудникам, секретарю. Но контролируйте, проверяйте качество и сроки исполнения.
7. Все учесть нельзя. Практика показывает, что максимально можно расписать заранее не более 60% рабочего дня. Остальные 40% приходятся на спонтанные и незапланированные решения, от которых никуда не деться.

Выстраиваем «рейтинг» приоритетности

В перечисленных правилах главным является умение выявлять приоритетные задачи и сосредотачивать максимум усилий на их выполнении. Иногда все остальное решается как-то само собой, но особенно на это уповать не стоит.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют применять градацию предстоящих дел на группы по их важности. Обозначить эти группы можно буквами: А, Б, В либо цифрами: 1, 2, 3. Кто-то использует цветовую гамму задач или музыкальные ноты — это уже дело вкуса, индивидуальных предпочтений. Но суть-то одна.

Первостепенные задачи, в нашем случае, группа А. Их обычно немного по количеству, порядка 15% всего списка поручений самому себе и коллективу. Но важность их условно можно обозначить цифрами 65-70%. Чаще всего, это не перепоручить другим, надо решать самому или совместно с самыми надежными помощниками.

Соответственно, к группе Б отнесем дела средней важности, к категории В — все остальные, с которыми вполне справятся подчиненные. Но контроль нужен и тут, хотя для обязательств по третьей группе в качестве «контролера» вполне подойдут опытные менеджеры, которые затем доложат о ситуации шефу.

О важности четкой работы с документами

Одна из серьезных опасностей — быть «погребенным» под кипой бумаг, с которыми постоянно приходится работать. Входящая, исходящая документация, планы, отчеты, согласования, инструкции, справки.

Чтобы во всем этом не утонуть, не помешает иметь толкового секретаря. Чтобы сортировать приходящую корреспонденцию, регистрировать, а потом раскладывать в разные папки (лучше, чтобы и по цвету отличались в зависимости от тем).

Это станет весомым оказанием помощи руководителю в планировании рабочего времени.

В исходящих бумагах должна быть четкость, аккуратность, лаконичность. Это залог авторитета руководителя и фирмы в целом. Надо иметь заготовки, образцы всех необходимых документов, строго следовать этим шаблонам. Настольный календарь, записная книжка, в том числе, электронная, также помогут в организации этой особой составляющей рабочего дня.

Совещание — это со-вещание

Планерки-пятиминутки, если это требуется, проводятся ежедневно. Пяти минут, может, и не хватит, но на полчаса такие «летучки» затягивать нерационально. Взбодрить сотрудников, задать настрой на день лучше кратко, но весомо и предельно информативно.

Что касается длительных производственных совещаний, то их проводят по мере необходимости. Коллег предупреждают заранее о времени встречи и о том, что потребуется от каждого. Это должно быть действительно со-вещание.

То есть, не только босс вещает, но и слышит людей, их мнение, их предложения и отчеты. Обратная связь чрезвычайно нужна! Без нее эффективная работа невозможна, как и без групповой выработки решений.

Важно

Коллективный разум — именно то, что может реально помочь сэкономить силы, оставить некое пространство для личного времени руководителя.

Долгие дебаты расхолаживают, максимум, нужно час-полтора. В протокол обязательно заносятся итоговые решения, важнейшие предложения и сроки их исполнения.

Приемы официальные и не очень

Встречи с клиентами, партнерами, проверяющими, прием высоких гостей тоже отнимают массу времени. Продумывайте аргументацию. Не отвлекайтесь на мелочи, хотя иногда полезно разбавить разговор уместной шуткой или проявлением личной симпатии. Умение слушать гораздо полезнее, чем ораторское мастерство!

Приходя на беседу, человек должен знать, какова будет продолжительность аудиенции. Оговаривайте это заранее. отступления возможны, ведь жизнь может внести свои коррективы. Но это не должно отменять правила.

Разговоры в неофициальной обстановке порой могут быть полезнее «строгих» приемов. Используйте и этот инструмент, но будьте начеку, не слишком расслабляйтесь. Различайте неофициальные визави с нужными людьми и дружеские вечеринки.

Ценить людей!

Имейте шпаргалки с датами юбилеев сотрудников и иных приятных для них дат. Простое проявление внимания часто дает гораздо больший эффект, чем разносы и оргвыводы. Общие праздники сближают, не скупитесь на такие мероприятия. Да и полноценный отдых, скажем, пикник на природе, добавит сил и поможет в дальнейшей общей битве за результат.

Социальная ответственность — не пустой звук. Там, где руководство заботится о ветеранах, поддерживает семьи, думает о полноценном отдыхе сотрудников, — и отдача от них выше. Соответственно, нагрузка на босса чуть меньше, а психологический комфорт в коллективе — один из мощных двигателей успешности бизнеса.

Статьи в тему:

Основные проблемы профессионально личностного роста

Методики диагностики личностного развития взрослых: инструмент для анализа и коррекции

Как стать повелителем времени?

Общие правила «игры» понятны. Но на деле каждый день встречаются мелкие препятствия, а то и серьезные неполадки. Что-то идет не так, и в каждом конкретном случае требуется грамотно разрулить ситуацию. Говорят, что рецептов на любой шаг не существует.

А может, они как раз есть?

Я могу ответить со 100%-ой уверенностью: «Да, есть!» и это курс Евгения Попова «Хозяин времени».

Евгений — специалист по тайм-менеджменту, то есть человек, который знает все секреты успешного планирования. В деталях, что принципиально важно.

Он сам достиг немалых успехов на поприще интернет-бизнеса и готов поделиться своими открытиями с вами. Горький опыт лучше приобретать заочно!

Воспользуйтесь его рекомендациями, и вам не придется «набивать шишки» на ровном месте.

***

Вот и все на сегодня. Учитесь повелевать временем. Пусть оно работает на вас. Пусть у вас остается свободное пространство для семьи, саморазвития, отдыха, созерцания мира. И все это — параллельно с успешностью в делах.

Удачи всем и до скорых встреч на страницах Blog-bridge.ru!

А как вы планируете свое время? Какие инструменты используете? Давайте обсудим в комментариях!

Не забудьте поделится этим полезным материалом со своими друзьями и подписаться, если еще этого не сделали

План дел на неделю и месяц в excel планировщике. Планирование работы на неделю с диаграммой Ганта. План график рабочей недели

ГлавнаяПланПлан график рабочей недели

Менеджмент 67962 генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Совет

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

• Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план.

  А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.

• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!).

В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт.

Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться.

  Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.

• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач.

  Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.).

  Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.

• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач.

  Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).

• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена).

  Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.

• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий.

  Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.

• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам.

  Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения. В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням.

Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Планирование рабочего дня руководителя с примерами

Планирование рабочего дня руководителя — это навык распределения целей и задач по времени, учитывая их приоритетность, необходимые ресурсы и разделение зон работы и отдыха. Управленцу, чтобы составить план на рабочий день или неделю нужно сформировать общий список дел и попытаться разнести дела таким образом, чтобы хватило времени на выполнение деловых задач и уделить кусочек времени лично себе, чтобы сохранить эмоциональное и физическое здоровье. Навык эффективного планирования рабочего времени нарабатывается постепенно и в этой статье я вам расскажу про несколько правил и методов эффективного планирования и тайм-менеджмента.

Как планировать руководителю рабочий день

Тайм-менеджмент — это набор специальных инструментов для более эффективного управления временем, чтобы больше успевать в условиях нехватки рабочих часов. Методики тайм-менеджмента позволяют распределить задачи таким образом, чтобы достичь выполнения большей части из них в намеченные сроки и не «увязнуть в текучке». Искусство тайм-менеджмента стало интересовать управленцев начиная со второй половины двадцатого века, когда Джеймс Маккей издал книгу под названием «Управление временем». Именно благодаря этой книге данный термин сильно распространился, а в наше время «ускоренной жизни» превратился в отдельную дисциплину. Руководящая должность возлагает на плечи управленца серьёзную ответственность, что влечёт за собой необходимость быстрого и, часто, одновременного выполнения сразу большого количества задач. Постоянный режим многозадачности при неправильной расстановке приоритетов в делах и неумении пользоваться достижениями науки приводит к эмоциональному выгоранию управленца, физической и психологической усталости, снижению продуктивности не только у него, но и у всей команды. Ошибки и способы качественного управления временем разбираются в нашем авторском тренинге тайм-менеджмента более подробно, чтобы:

• избежать ошибок и прийти к цели в более короткий.
• сохранять точность и пунктуальность
• выполнять задачи эффективно и без спешки
• уделять время и работе, и восстановлению сил.

Тайм-менеджмент руководителя: в чем причины сбоя

В современных условиях появление дефицита времени и его нехватка на качественное решение запланированных целей преследует многих управленцев. Можно очень стараться переделать массу дел в течение рабочего дня, но никак не получится увеличить количество часов в сутках. Постоянная переработка тоже не вариант, так как быстро накапливается хроническая усталость, а как следствие выгорание на рабочем месте и потеря вообще какой-либо концентрации. Основные причины дефицита времени:

1. Суета — это черта, которая преимущественно проявляется у личностей с импульсивным характером
2. Отсутствие плана. Некоторые неопытные руководители считают, что без плана они сами «раскидаются» с любыми задачами и как следствие получается скопление недоделанных задач.
3. Демотивация время от времени проявляется у любого человека, который стремится к осуществлению крупных планов. Но, если она начинает быть постоянной, то долго сохранить внутренний покой не получится.
4. Страх, что никто лучше меня не справится и от этого появляется «мандраж» делегировать часть поручений или поделиться полномочиями, чтобы найти время для более важной работы.
5. Энергия. Авральная динамика на рабочем месте способна сломить даже самого «стойкого» директора. Нужно вводить в практику передышки во время рабочего дня и двигательную активность, что является залогом сохранения бодрого самочувствия без которого невозможно продуктивная деятельность.

Важным элементом в построении графика рабочего времени для любого начальника является помощь со стороны сотрудников, которые готовы поддерживать и выполнять указания. Для этого вам необходима сплоченная и мотивированная команда. Смотрите мою уникальную технологию объединения коллектива и применяйте.

Организация рабочего дня руководителя

Я предлагаю вам рассмотреть несколько важных правил эффективного планирования рабочего дня, которых стараются придерживаться начальники по всему миру. Что является основой для планирования рабочего времени:

1. Старайтесь просыпаться и начинать работу в одну и то же время. Настроенные биологические часы — залог успешного начала дня. Если ложиться и вставать всегда в разное время, организм начинает истощаться и куда быстрее уставать.
2. Вставайте заранее, чтобы собраться без спешки, сбивающей весь рабочий настрой.
3. Группируйте стоящие перед вами задачи по тому или иному принципу. Например, по размер или по скорости приближения дедлайна.
4. Распределите время на работу, домашние дела и отдых, что нужно для снижения частоты переключения внимания.
5. Устанавливайте для команды чёткие даты. Они помогают избежать пустой траты ресурса и мотивируют.
6. Применяйте правило Парето, гласящее, что лишь 20% самых крупных и сложных задач составляют 80% от результата. Поэтому вместо того чтобы  день работать на пределе, сосредоточьтесь на самом важном.
7. Не забывайте про перерыв. Отдых обязательно должен присутствовать, так как работа на износ приводит лишь к негативным последствиям.
8. Свободное время старайтесь занять чем-то полезным, но в то же время доставляющим удовольствие: чтением книги, прогулкой.
9. Не забывайте про принцип делегирования обязанностей. Руководитель не должен самостоятельно выполнять абсолютно все поставленные задачи. Делегировать можно: небольшие и рутинные дела, задачи, не требующие для их решения специальных навыков, срочные дела и др.
10.  В конце рабочего дня сверяйте полученные результаты с ожидаемыми, проводите работу над упущениями и планируйте то, что предпримете завтра.

Кроме советов от исследователей, существуют несколько методов распределения времени. Они представляют собой упорядочение дня с помощью соблюдения определённых техник. Методов существует более двадцати, но нами будут рассмотрены те, что доказали свою работоспособность на практике.

Как правильно распланировать свой рабочий день

Важнейшим правилом разработки рабочего расписания на день, неделю, месяц является концентрация управленца на выполнении каждой задачи с максимальной проработкой, чтобы не «оставлять хвостов». Выделяю следующие приниципы ведения рабочего расписания:

• каждый день/неделя/месяц должны заканчиваться планирование следующего
• проверяйте актуальность задач и если она потеряна, вычеркивайте ее
• устанавливайте измеримые сроки
• расставляйте приоритеты
• выделяйте ключевые направления деятельности

Примеры планирования рабочего дня руководителя

Чтобы рассматривать планирование рабочего дня руководителя с примерами нужно сказать, что в тайм-менеджменте очень важна специфика вашей должности. У кого-то работа связана с офисом и телефоном в более менее спокойном режиме, а у кого-то с постоянными разъездами и решением конфликтных ситуаций или нахождением на опасном производстве с риском для здоровья. Это накладывает отпечаток на общую картину составления графика и должна быть вами самим скорректирована, учитывая предлагаемые ниже методики тайм-менеджмента. Давайте для начала обсудим планировщик дня в виде вот такого бланка, который позволяет:

• составить хронологию выполнения дел
• учитывать временные ресурсы на звонки, совещания и поездки
• увидеть на что более всего уходит время
• скорректировать и более грамотно расставить приоритеты

Матрица Эйзенхауэра

Давайте выделим типы задач при планировании рабочего дня, которые принято использовать в тайм-менеджменте. Диверсификация целей была оформлена в виде матрицы президентом США, предложившим делить все дела и задачи на четыре группы:

• Срочные важные. Согласно теории, эти задачи могут на многое повлиять, поэтому «закрывать» их необходимо в первую очередь, причём независимо от размера. Так, например, покупка билетов на самолёт может отнять у вас всего 10 минут, но откладывать подобную задачу, если у вас деловая встреча в другому городе, точно не стоит
• Срочные не важные. Дела, дедлайн которых ещё не поджимает. Рекомендуется  и претворять в жизнь постепенно и постоянно отводя им время в своем расписании;
• Несрочные важные — старайтесь делегировать сотрудникам;
• Несрочные неважные. Дела,  не приносят никакой пользы. Сюда относится рутинная работа, просмотр телевизора, социальных сетей и прочего. Их Эйзенхауэр рекомендует вычеркнуть из списка вовсе.

Соблюдение матрицы помогает верно расставить приоритеты.

Методы «Альпы»

Получил данный метод управления временем своё название за метафоричное сравнение крупных задач с горами Альпами. Согласно данному методу, необходимо разбить одно большое дело на несколько задач. При этом большую часть — 60% — уделить необходимым делам, а остальную часть оставить внезапным и непредвиденным. Метод предполагает соблюдение следующего плана действий:

• — выбор наиболее приоритетной задачи;
• — составление прогноза;
• — её включение в расписание;
• — разделение задачи на несколько задач поменьше и прогнозирование сроков их выполнения;
• — отслеживание выполненных пунктов.

  Оставлять место для решения задач рекомендуется с небольшим запасом.

ABC- или АБВ-анализ

Анализ — матрица Эйзенхауэра, соединённая с принципом Парето. В этом случае дела делятся на три группы:

1. Приоритетные задачи, не приносящие организации 65% от достижения цели.
2. Важные задачи, занимающие около 20% от планов. Часть таких задач рекомендуется делегировать.
3. Несрочные и маловажные дела, значимость которых составляет не более 15%.

Как находить время с помощью жесткого тайм-менеджмента

Помните, что ошибки бывают у всех, но есть правила, которые позволяют улучшить личный тайм-менеджмент и сократить «тушение пожаров»:

1. Оставляйте запас минут на непредвиденные обстоятельства. Попытка перевыполнить план и сделать как можно больше задач в короткие сроки. Даже если в теории всё складывается отлично, непредвиденные обстоятельства могут кардинально поменять ваш план действий. В итоге останутся невыполненными все задачи: и срочные, и те, что менее важны.
2. Относитесь к себе более строго. Выполнение несрочных задач откладывается на долгий период. Не стоит допускать подобную ошибку, так как невыполнение подобных заданий повлечёт за собой последствия, которые могут нарушить дисциплину и утянуть вас в «болото» операционки из которого сложно выбраться.
3. Не ждите пока все начнут работать идеально. Отсутствие налаженной коммуникации с сотрудниками. Не позволяет делегировать обязанности и наладить коммуникацию в команде. Для улучшения отношений в коллективе необходимо применять техники формирования команды, тимбилдинги и давать возможность подчинённым проявлять себя, чтобы команда работала, как механизм и могла пережить даже кризисные времена.

Вывод:

Использование методик тайм-менеджмента позволяет организатору не только быть эффективным, но и не перегружать мозг запоминанием большого количества  задач. Методичное управление временем помогает рассчитать дедлайны и справиться со всем в более короткие сроки, сохраняя при этом продуктивность. Использование перечисленных советов и техник позволит вам научиться грамотно распределять задачи и достигать целей куда быстрее и продуктивнее, чем раньше. Удачи!