Процесс руководства действиями направленными на достижение поставленных целей это

Руководство
и лидер­ство являются частью управления,
в которой различные управлен­ческие
вопросы решаются воздействием на
подчиненных.

Управление
—
процесс руководства действиями,
направленны­ми на достижение
поставленных целей.

Руководство
—
интеллектуальная и физическая деятельность
с целью выполнения подчиненными
предписанных им действий и решение
определенных задач.

Лидерство
—
процесс, с помощью которого один человек
ока­зывает влияние на другого человека
или группу.

Понятия
«руководство» и «лидерство» различны.
Р. С. Филонович дает следующий перечень
отличительных особенностей руко­водителя
от лидера:

В
зависимости от официального положения
в организации, наличия прав и обязанностей
понятия «руководитель» и «лидер»
различаются по следующим параметрам:

Параметры
руководителя и лидера по отношению друг
к другу определяются А. А. Романовым и
А. А. Ходыревым:

Руководитель
должен обладать лидерским влиянием для
эф­фективного руководства.

Лидерство
— это
порожденный
системой неформальных отно­шений
процесс
воздействия на людей. Руководство
реализуется через четко определенные
формальные (официальные) Отношения.

Лидерство
формируется стихийно, на уровне
интуитивных пси­хологических отношений.

Руководство
и лидерство имеют и общие черты:

• полная
  подчиненность принятым в организации
  целям;

• постоянное
  общение с людьми, объединенными в
  группы;

• воздействие
  на членов группы для достижения целей;

• мотивирование
  персонала;

• реализация
  социального влияния на рабочие группы.

Выделяют
три типа лидеров: вожак, лидер в узком
смысле сло­ва, ситуативный лидер.

Вожак
— самый
авторитетный член группы, обладает
даром внушения и убеждения. Может влиять
на членов группы словом, жестом, взглядом.

Американский
исследователь Р. Стогдилл предложил
следую­щий перечень качеств
руководителя-вожака:

1. физические
   качества — активный,
   энергичный, здоровый, сильный;

2. личностные
   качества —
   приспособляемость, уверенность в себе,
   авторитетность, стремление к успеху;

3. интеллектуальные
   качества —
   ум, умение принять нужное решение,
   интуиция, творческое начало;

способности
— контактность,
легкость в общении, тактич­ность,
дипломатичность.

Лидер
— пользуется
меньшим авторитетом, чем вожак; побуж­дает
к действию не только внушением и
убеждением, но и лич­ным примером.

Ситуативный
лидер —
носитель личностных качеств, имею­щих
значение только в какой-то конкретной
ситуации (торжествен­ное собрание,
юбилей, поход и т.п.).

Лидеры,
активно влияя на социально-психологический
кли­мат в коллективе, составляют
резерв на выдвижение, но вместе с тем
могут стать источником конфликтов.
Неформальных лидеров можно «классифицировать»
на: деловых, эмоциональных, авто­ритарных,
демократических, позитивных, негативных.

Руководитель,
являясь формальным лидером, должен
иметь пол­ное представление о
неформальной структуре коллектива.

С
точки зрения масштабов деятельности
выделяют три типа лидерства:

1. бытовой
   — в
   школьных, дружеских компаниях,
   студенчес­ких группах, в семье;

2. социальный
   —
   на предприятии, в общественном движении;

3. политический
   — государственные,
   политические деятели.

Руководитель
направляет и координирует деятельность
испол­нителей, которые должны
подчиняться ему в обязательном по­рядке
и выполнять все его требования в рамках,
определенных полномочиями.

В
соответствии с уровнями
управления можно
выделить: руково­дителей высшего
звена,
руководителей среднего
звена,
руководите­лей низового
звена
(табл. 5.1).

Типы
руководителей могут определяться в
зависимости от на­правленности их
деятельности и способов достижения
поставлен­ных целей.

В
зависимости от
направленности деятельности руководителей
на развитие производства или заботу о
людях и формирование спло­ченного
коллектива можно
выделить 81 вариант типов.

Классификация
типов руководителей под названием
«управ­ленческая решетка» была
предложена английскими учеными Р.
Блейком и Дж. Моутон. «Управленческая
решетка» — это двух­мерная схема, где
по оси X
(горизонтальная
ось) отражается ори­ентация руководителя
на выполнение производственного задания,
а по оси Y
(вертикальная
ось) — ориентация на отношения между
людьми. Авторы выделяют пять ключевых
вариантов сочетаний минимальной, средней
или максимальной степени проявления
той и другой направленности (рис. 10).

В
зависимости от предпочитаемого характера
действий руково­дители делятся на
две группы (пассивные и активные), в
каждой из них присутствуют разные
варианты действий:

Вопрос
№ 8.
Структура
личностно-деловых характеристик
руководи­теля. Совокупность
личностно-деловых качеств, присущих
руко­водителям, можно разделить на
три группы: профессиональные, личностные
и деловые.

Профессиональные
качества:

• компетентность
  в соответствующей и смежных профес­сиях
  на основе высокого уровня образования,
  опыта, зна­ния соответствующей и
  смежной профессий, широты взглядов,
  эрудиции;

• постоянное
  стремление к самосовершенствованию,
  при­обретению новых знаний;

• поиск
  и внедрение новых форм и методов работы
  с пер­соналом, помощь окружающим в
  обучении;

• умение
  действовать по плану.

Личностные
качества:

• высокие
  этические нормы;

• физическая
  и психологическая выносливость, умение
  нейтрализовать последствия стресса;

• высокая
  внутренняя и внешняя культура;

• формула
  «три Д» — доступность, доброжелательность,
  добропорядочность;

• визуальная
  привлекательность.

Деловые
качества:

• умение
  организовать деятельность и выполнять
  основные функции управления;

• здоровое
  честолюбие, стремление к власти,
  лидерству, независимости при любых
  обстоятельствах, завышенный уровень
  самооценки, активность, напористость
  в движе­нии к цели, умение отстаивать
  свои права;

• коммуникабельность,
  обаятельность, умение получить кредит
  доверия, убедить и повести за собой;

• инициативность,
  оперативность в реше­нии задач, умение
  определить приоритетные направле­ния
  деятельности, сконцентрироваться на
  них или легко перестроиться;

• самообладание,
  самоконтроль, планирование рабочего
  времени, управление взаимоотношениями
  с окружаю­щими;

• стремление
  к инновациям, готовность идти на
  обосно­ванный риск, умение увлекать
  за собой подчиненных.

Профессиональные
и личностные качества, присущие
руково­дителю, мало чем отличаются
от качеств других работников. Одна­ко
существуют качества, без которых
руководитель не может выс­тупать в
роли человековеда-организатора и
руководителя социаль­ной структуры.

Гражданское
мировоззрение руководителя включает
следующие компоненты:

• признание
  самоценности человеческой жизни и
  здоровья, отношение к каждой личности
  как к индивидуальности;

• бережное
  обращение с природой и ее животным
  миром, активная экологическая
  деятельность;

• неукоснительное
  соблюдение общечеловеческих нравствен­ных
  норм, незыблемость демократических
  прав и свобод;

• законопочитание
  и законопослушание, уважительное
  от­ношение к правопорядку;

• постоянное
  стремление к овладению научными
  знаниями, укрепление своих умений в их
  разумном техническом при­менении;

• стремление
  к самоутверждению, вера в себя и людей,
  не­иссякаемость жизненного оптимизма.

Профессиональное
мировоззрение руководителя включает
следую­щие постулаты:

• личное
  достоинство каждого неприкосновенно;

• постоянно
  изучать людей, знать их нужды и интересы;

• главное
  в общении — завоевать доверие людей;

• справедливость
  и совесть в союзе с волей — гаранты
  чело­веческой и дедовой порядочности;

• умение
  раскрывать интеллектуальный потенциал
  людей — высший показатель управленческого
  мастерства;

• личный
  пример в непрерывности духовного и
  профессио­нального совершенствования
  — свидетельство ресурсной перспективности
  руководителя.

Вопрос
№ 9.
Психологические
проблемы, возникающие при выполнении
стратегической функции управления

1. Проблема
сохранения и соблюдения ценностей
высшего руководства, которая
проявляется в выборе типа управления
и целей организации. Руководитель,
устанавливая цели, наделяет их рядом
характеристик, обеспечивая психологическую
готовность подчиненных к производительному
труду и учет их интересов. Цели должны
быть:

• конкретными
  и измеримыми (например, повышение
  зара­ботной платы на 15% в течение
  года);

• ориентированными
  во времени в отношении человеческих
  ресурсов (установление краткосрочных,
  среднесрочных и долгосрочных целей
  обеспечивает психологическую уверен­ность
  работников в завтрашнем дне);

• достижимыми,
  что обеспечит стремление работников
  к успе­ху, повышению мотивации и
  стремления к вознаграждению;

• взаимно
  поддерживаемыми (этим обеспечивается
  слажен­ная, бесконфликтная работа
  всех подразделений организа­ции и
  должностных лиц).

1. Проблема
   принятия решения —
   выбор между индивидуаль­ным и
   коллективным способом принятия решения.
   Опыт передо­вых западных компаний
   показывает целесообразность включения
   персонала (начиная от подсобных рабочих)
   в процесс обсуждения и разработки
   решений.

2. Проблема
   дефицита времени. Руководитель
   для преодоления дефицита времени
   должен:

• четко
  планировать рабочий день;

• регламентировать
  временные затраты на каждый вид
  дея­тельности;

• предусматривать
  резерв времени на сверхплановые дела;

• делегировать
  полномочия (создание резерва времени
  для соб­ственно руководящих дел, рост
  самооценки подчиненных).

4.
Проблема инновационной активности,
сопротивление иннова­циям. Инновационная
активность — внедрение чего-то нового,
передового, прогрессивного.
К. Девис выделил 3 вида причин
со­противления инновациям:

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Деятельность любой компании основана на бизнес процессах. Они предназначены для решения задач на коммерческих и некоммерческих предприятиях. С помощью них распределяются и оптимизируются внутренние контакты работников для достижения поставленных целей. Инструмент обеспечивает и налаживание внешнего рабочего процесса с покупателями, потребителями и поставщиками, поэтому является универсальным механизмом для решения проблем.

Что такое основной бизнес процесс простыми словами

Business Process (в переводе «Бизнес процесс») – это постоянно повторяющаяся в определенное время последовательность (цепочка) действий сотрудников, которая выстроена, в соответствии с политикой компании, и направлена на достижение поставленных целей.

Описанием и управлением процессами занимается предприниматель или специальный менеджер, который несет ответственность за полученный результат (с ним заключается соглашение, в соответствии с политикой конфиденциальности). Если этот результат был хорошим и отвечал намеченным целям, деятельность предприятия признается эффективной.

Понятие процесса управления и качества его описания – это индикатор профессионализма организации.

История появления термина

Впервые термин «бизнес процессы» появился давно — в 70-х г. г. XX века. Именно тогда предприятия стали переходить к информационным системам и информатизации производственного процесса. Возникла потребность в четкой организации управления предпринимательством и трудовыми ресурсами.

Инструктирование работников стало осуществляться по схеме «человек – человек» и «человек – машина». Все нормы были стандартизированы. Так, нужны были команды, которые бы распознал и человек, и машина.

Первая нотация была создана американскими военными. Постепенно методику стали перенимать и организации. Скоро она стала популярна и в области маркетинга, и среди бизнесменов.

Зачем нужны бизнес процессы

Если компания стремится к качественной системе менеджмента, основанной на стандарте ISO 9001, разработка, описание, внедрение и оптимизация процесса – обязательное условие. В этом случае у предприятия появляется сильное преимущество на конкурентном рынке.

С помощью описания процессов достигают и иные задачи:

• установка единых требований, стандартов и регламентов к выпускаемому продукту, на которые будут ориентироваться все участники процесса;
• производство качественного товара;
• снижение себестоимости продукта и издержек;
• ускорение основного процесса;
• автоматизация труда на предприятии;
• обеспечение эффективного управления над различными подразделениями;
• донесение сложной информации в упрощенном и понятном виде;
• обеспечение прозрачности всех производственных этапов;
• понимание специфики производства и разработка способов его совершенствования;
• оптимизация расходов;
• реализация намеченных целей с использованием установленных стратегий;
• повышение имиджа компании и ее инвестиционной привлекательности;
• оперативное нахождение проблем и их решение;
• равномерное распределение ответственности между руководителями разного звена, вместо сосредоточения контроля на одном уровне;
• проектирование дополнительных путей для развития компании;
• минимизация рисков при потере кадров (увольнение, отпуска, больничные);
• оперативное обучение персонала, которые будут пользоваться готовыми схемами;
• мотивация сотрудников.

Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов

Бизнес процессы отличаются от других процессов, протекающих в компании. В их организации участвуют только люди. Если включается, например, автоматизированная система, речь идет о технологическом процессе.

В основных процессах управления всегда участвует несколько человек. Даже если представитель организации будет один, он все-равно взаимодействует с покупателем или поставщиком, которые тоже – участники.

Процессы могут существовать и в некоммерческих организациях, которые не преследуют цели заработка.

Кто описывает бизнес процессы

Описанием основных процессов занимается персональный квалифицированный сотрудник. Обычно это приглашенный со стороны консультант. Но один специалист не будет разбираться одинаково хорошо в специфике деятельности разных компаний, поэтому он привлекает помощников.

Специалист должен уметь описывать процессы и:

• подробно знать бизнес-анализ и основы работы с нотациями;
• обладать информацией о процессах внутри предприятия;
• уметь оптимизировать работу компании, в соответствии с поставленными задачами и устранять ошибки (по согласованию с руководителем).

Характеристики описания основных бизнес процессов

Описание процессов характеризуется такими параметрами:

1. Наименование и цель. Обычно это одно и то же. Все участники должны будут их знать и понимать. Например, название – «Продажа первой партии нового товара». Цель звучит так же.
2. Исполнитель или владелец инструмента. Это ответственное лицо, которое будет подробно составлять план, доносить его до сотрудников, вести и контролировать процесс его выполнения.
3. Ресурсы, которые используются для достижения поставленных целей.
4. Вход – это те ресурсы, которые поступают извне, сырье.
5. Выход – это произведенные товары или оказываемые услуги. Иногда может получиться не то, что было запланировано, тогда цель на этом этапе меняется.

Еще есть и другие параметры описания, но не обязательны:

• другие участники;
• последовательный порядок операций;
• контрагенты, поставляющие ресурсы;
• конечные пользователи;
• эффективность деятельности;
• уровень риска.

Уровни основных бизнес процессов

Процессы имеют многоуровневое строение:

1. Самый верхний – внешнее воздействие, благодаря которому будут решаться стратегические задачи (например, распределение ресурсов между подразделениями предприятия). Иногда здесь задействованы организационные единицы.
2. Внутреннее воздействие для достижения тактических задач, например, продажа продукции.
3. Процессы внутри структуры, например, когда будет создаваться рабочий проект.
4. Процессы по исполнению задач внутри определенной структуры, например, когда будет разрабатывается план по обслуживанию клиентов.

Классификация бизнес процессов

Классификация основных процессов осуществляется по разным признакам:

Специфика работы:

• процесс производства, когда на выходе будет получаться осязаемый продукт;
• процесс услуг.

Сложность:

• монопроцесс — это такой вид процесса, когда все действия будут односложны и цикличны;
• вложенный процесс — когда монопроцессы будут протекать в определенной последовательности;
• связанный процесс — когда для выстраивания последовательности монопроцессов будет использоваться предварительный план.

Структурное место на предприятии:

• горизонтальное – канал взаимодействия равноправных сотрудников;
• индивидуально-горизонтальное – исполнение функций отдельными лицами;
• межфункционально-горизонтальное – коммуникация сотрудников разных подразделений;
• вертикальное – совместная деятельность работников разного уровня (начальника и подчиненного);
• интегрированное – одновременное горизонтальное и вертикальное взаимодействие работников.

Функции отдела:

• управления;
• распределения финансов;
• организации работы склада;
• логистики;
• производства.

Детализация или комплексность:

• микропроцесс – вид процесса с производством элементов готового продукта, например, стержней для шариковых ручек;
• макропроцесс – выпуск готовой продукции, например, шариковых ручек.

Исполняемость:

• выполняемые, направленные на автоматизацию деятельности;
• невыполняемые, предназначенные для изучения нюансов работы организации и повышения эффективности взаимодействий на разных уровнях.

Описание бизнес процесса

Основные процессы обязательно должны быть подробно описаны. В противном случае они не могут существовать. Для описания процесса нужно расписать определенные действия, которые должны выполнять работники на предприятии для достижения целей.

Для качественного описания руководитель должен точно понимать конечный итог и задачи коллектива. Перед тем как приступить к описанию и реализации проекта, нужно донести эту информацию до всех участников.

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Основные виды бизнес процессов

Все процессы делятся на 6 групп:

1. Основная, представляющая полезную ценность для потребителей.
2. Вспомогательная, обеспечивающая существование основных процессов, но не имеющая ценности для потребителей.
3. Управляющая, предназначенная для контроля над основной и вспомогательной группой процессов и над процессом исполнения целей.
4. Сопутствующая – вспомогательный вид процессов, которые будут приносить дополнительный доход.
5. Группа развития, предназначенная для увеличения производительности и доходов предприятия.
6. Категория совершенствования, направленная на улучшение рабочего процесса, повышения его качества.

Еще есть такие виды процессов: внутренние и внешние, в зависимости от формы решаемых задач, а также структурные (оптимизируют рабочий процесс) и функциональные (направлены на решение текущих задач).

Правила описания основных бизнес процессов

Описание процессов в разных организациях имеют свою специфику, в зависимости от особенностей производства. Однако есть общие правила описания, которые необходимо будет соблюдать на всех предприятиях:

1. Законченность, т.е. любая деятельность должна будет иметь собственную цель, конечный итог (иногда в ходе работы цель может измениться).
2. Краткость. Инструкции должны быть изложены лаконично с обозначением основных этапов работы и задач сотрудников без лишних деталей и сложных терминов. Это обеспечит быструю и слаженную работу всех отделов.
3. Использование общепринятых, типовых обозначений по стандартам IDEF3, BPMN 2.0, BPMN (для преобразования задач в наглядные схемы и таблицы есть специальные программы), чтобы любой участник процесса описания смог прочитать инструкцию и верно истолковать ее.
4. Указание конкретных участников процесса описания и ответственных лиц с четким распределением задач между ними.

Описание процессов начинается с моделирования схем. Подробно описываются только те процессы, которые уже были сформированы в компании.

Уровни анализа

Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет описан основной бизнес-процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:

1. Операции. Это самый детализированный уровень, когда будет требоваться перечислять каждое действие.
2. Действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность.
3. Процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей.
4. Базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников.
5. Направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько процессов.

Этапы описания

Составление описания бизнес процесса будет осуществляться пошагово в 11 этапов:

1. Определение цели описания. Процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно будет сформулировать, зачем данному процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.
2. Определение целей описания основного процесса – конечного результата, который нужно будет получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Обоим варианта необходимо описание.
3. Привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения.
4. Донесение информации до сотрудников, которые будут максимально эффективно выполнять задачи. Важно сформулировать их четко, ясно.
5. Расставление приоритетов. Все задачи и действия будут делиться на первостепенные и менее важные. При этом учитывается основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы при описании.
6. Фиксация начала и конца процесса при описании, их четкое выделение среди прочих элементов.
7. Определение ключевых точек, которые будут влиять на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, для каждого из которых необходимо описание.
8. Создание черновика предварительного описания, который должны будут получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты.
9. Согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса описания.
10. Презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством).
11. Оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами.

Форматы описания бизнес процессов

Описание процессов может быть в 3 форматах:

1. Текстовом, когда информация изложена, в основном, в виде текста. Это самый распространенный вид описания.
2. Табличном – наглядном виде. Но здесь есть сложности с подготовкой шаблонов.
3. Графическом – самом удобном и понятном варианте в виде моделей и схем.

Каждое описание процесса из них имеет свои плюсы и минусы.

Схема описания бизнес процессов

Когда обработка процессов осуществляется графическим способом, демонстрация информации будет осуществляться с помощью схемы. Так, наглядно можно проследить весь механизм.

Для построения схемы по описанию процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:

1. Фиксация границ – начальной и конечной точки основного процесса описания.
2. Выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности.
3. Внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий.
4. Распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей.
5. Добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем и пр.
6. Внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса описания.
7. Обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей.
8. Внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата.
9. Моделирование процесса с учетом всех полученных сведений при описании.

Схема описания отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования (нотации).

Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии

В ходе создания процессов систематизируются все элементы производственного процесса: ресурсы, информация, пространство, время, техники и пр. Для качественного выполнения этой задачи нужно будет:

• оценить те процессы, которые уже протекают на предприятии, и описать их модели по принципу «как есть»;
• оставить и обновить существующие модели до формата «как быть должно»;
• обеспечить контроль над процессами.

Анализирование

Сначала всегда необходимо проанализировать существующие процессы, выявить дублирующиеся элементы, оптимизировать задачи. Это необходимо, когда:

• есть жалобы от клиентов на качество обслуживания или товара;
• заявки не исполняются к установленному сроку;
• процессы состоят из длинного цикла действий (больше, чем три или пять);
• у предприятия слишком крупные расходы на обслуживание склада и логистики;
• часть помещений пустует;
• загруженность мощностей на максимальном пределе;
• внедрение нового товара или модернизация технологий требуют слишком крупных трат.

Чтобы проанализировать текущие процессы, необходимо их описать. Это требуется, если:

• компания – крупная (у нее есть филиалы, много заявок, покупателей);
• производственный процесс имеет сложную многоэтапную структуру;
• происходит расширение задач организации, открытие дополнительных филиалов, увеличение штата;
• меняется руководство или оформляется франшиза;
• обслуживанием заказов начинает заниматься другой производственный участок;
• сотрудники вынуждены несколько раз выполнять одни и те же операции;
• в рабочий процесс внедряются новые информационные системы.

Процессы можно не описывать в небольших организациях или на только что открывшихся предприятиях.

Пошаговое описание

Описание текущего бизнес процесса строится поэтапно:

1. Собирается команда участников этого процесса, включая руководителей.
2. Происходит сбор всей необходимой информации о наличии ресурсов, мощностей, требований к качеству продукта, времени для выполнения заявок и пр.
3. Формулируется конечный итог.
4. Организуется интервью с работниками для определения этапов производства.
5. Создается текстовое или графическое описание.

Управление бизнес процессами

Для реализации потенциала предприятия в полном объеме нужно будет правильно выстроить управление бизнес процессами (BPM). Оно состоит из 4 ступеней:

1. Этап моделирования, когда происходит определение и описание процессов. Также здесь устанавливается ответственность руководителей.
2. Выполнение указанных в описании задач.
3. Контроль работы персонала и движения финансов. Сотрудник на руководящей должности следит за исполнением сроков, качества продукции, равномерной загруженностью кадров, переработками, премированием и штрафами сотрудников.
4. Анализ выполненной работы, сравнение полученного результата с поставленными задачами, выявление ошибок и оптимизация управления процессом.

Качественное управление деятельностью компании определяется бизнес процессами. Если правильно описать и распределить задачи, проконтролировать их выполнение, показатель эффективности будет высоким.

Зарождение BPM

По мере роста и развития компаний стала появляться необходимость в выстраивании правильного контакта отделов. Причем эта потребность возникла как в малом бизнесе, так и на крупных предприятиях.

Прогресс не стоял на месте, в рабочий процесс стали внедряться технологии, предназначенные для облегчения и автоматизации организационной деятельности, повышения ее эффективности и гибкости. Постепенно они переросли в полноценное управление BPM.

Модель зрелости BPM

Зрелость системы управления отражается в модели описания процессов BPM. В ней отображены стадии управленческого процесса. Чем выше уровень, тем более детального и качественного построения управления процессами можно добиться. На низких уровнях наблюдается хаотичность и неуправляемость.

Моделирование бизнес процессов

С помощью построения модели процессов организуется их максимально точное и полное описание. Оно бывает 3 видов:

1. Структурное, которое позволяет исследовать текущие и будущие системы. Оно может быть:
   • функциональным (последовательное построение схемы с использованием конкретных ресурсов);
   • имитационным (учитываются временные интервалы, внутренние и внешние условия);
   • информационным (отображается связь объектов и их характеристики).
2. Ориентированное на объекты без детализации – любые преобразуемые предметы в рабочем процессе.
3. Интегрированное – сочетающее несколько моделей, т.е. комплексное.

Нотации моделирования

В процессе моделирования используются специальные технические условные обозначения (нотации) – единые по всему миру:

В чем разница между нотациями

Все нотации имеют свои особенности и используются в разных ситуациях. Какие из них выбрать, решает менеджер в процессе моделирования. Обычно используют BPMN или ARIS.

BPMN имеет особенности:

• развитость семантики;
• использование логических событий, операторов;
• подходит для описания специфических процессов;
• позволяет имитировать процесс;
• отражает, как действие может прерваться.

Нотацию ARIS выбирают с учетом ее характеристик:

• отражение статуса документа;
• демонстрация событий, происходящих до операции и после нее;
• использование логических операторов;
• поддержка корректной имитации процесса;
• построение крупных диаграмм;
• трудоемкость процесса моделирования;
• ограниченность семантики.

На практике использовать BPMN удобнее, так как она поддерживает больше инструментов. С ее помощью можно построить схему как отдельного процесса, так и целой серии.

Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания и описания модели бизнес процесса

Моделирование процессов осуществляется в специальных программах. Самые популярные и удобные из них:

Как рассчитать стоимость бизнес процесса

Перед тем как приступить к управлению и оптимизации процессов, необходимо будет проанализировать предстоящие расходы поэтапно:

1. Собрать первичные данные о процессе, сделать его описание, определить, какие операции, как часто и кем будут выполняться. Данные обычно заносятся в таблицу MS Excel с названием столбцов: «Наименование операции», «Коэффициент использования» (частота повторения данной операции), «Исполнитель».
2. Проанализировать, сколько времени будет требоваться на выполнение каждой операции. Для этого можно использовать методы фотографирования (фиксация процесса выполнения операции каждым сотрудником), экспертной оценки персонального бизнес-аналитика, анализа данных с помощью информационной системы (на основе прошлого опыта). На практике часто применяются комбинированные способы. Полученные данные заносятся в таблицу в графу «Время исполнения операции».
3. Подсчет стоимости ресурсов. Для этого рассчитывается, сколько стоит 1 минута работы данного сотрудника (исходя из размера его заработной платы). Затем это значение умножается на время исполнения операции. Полученное значение заносится в таблицу в графу «Стоимость ресурсов за 1 мин». Для получения полной картины стоимости процесса необходимо добавить все остальные статьи расходов: арендную плату, закупку расходных материалов и пр., но без излишней детализации, так как этот этап может затянуться.
4. Подсчет стоимости всего процесса с учетом полученных данных. Для этого необходимо рассчитать, во сколько обходится выполнение одной операции (стоимость минуты времени работника умножается на длительность выполнения задачи). Эти данные нужно занести в таблицу в графу «Стоимость 1 операции», а затем заполнить столбец «Стоимость операций за месяц». Путем сложения значений в последнем столбце можно получить стоимость всего процесса. При этом нужно учитывать, что подобный расчет может иметь большие погрешности.
5. Анализирование стоимости процесса. Когда цена каждой операции будет наглядно отображена в таблице, у руководства обычно появляется желание ее удешевить. Сделать это можно с помощью полного исключения данной операции из процесса (нужно проанализировать, насколько она необходима для получения результата), использования более дешевых ресурсов или менее квалифицированных кадров, ускорения выполнения операций, упрощения рабочего процесса.
6. Анализирование нагрузки на работников. Для этого учитываются не только операции данного процесса, но и все остальные функции сотрудников. Расчеты помогают понять, насколько та или иная операция трудозатратная, а также распределить нагрузку равномерно между участниками.

Внедрение бизнес процессов

Внедряемый процесс может быть как новым, так и уже существующим, но в обновленном виде. В любой ситуации эта процедура происходит поэтапно:

1. Знакомство персонала с новой системой, чтобы они могли ориентироватся не результат.
2. Презентация преимуществ, выгоды и эффективности использования системы.
3. Тестовый запуск программы на одном сотруднике или в одном отделе.
4. Проведение обучения других сотрудников при положительных результатах тестирования.
5. Полноценный запуск процесса.
6. Управление процессом, осуществление контроля над работой персонала и соблюдением алгоритмов новой системы. Этим занимается руководитель или специальный менеджер.

Еще на этапе внедрения нужно, чтобы каждый сотрудник работал по новой схеме.

Оптимизация бизнес процессов

После того как бизнес процесс внедрен, его нужно будет оптимизировать для четкой и слаженной работы всех подразделений. Оптимизация производится 2 методами:

1. «Здравый смысл», когда:
   • удаляются дублирующиеся операции;
   • исключается лишний контроль;
   • автоматизируются часто повторяющиеся операции;
   • равномерно распределяются ресурсы;
   • корректируются все составляющие процесса: материалы, технологии и пр.;
   • процесс максимально упрощается;
   • все операции стандартизируются;
   • назначается параллельное выполнение задач, процесс ускоряется;
   • продолжительность операций и расходов на них сокращаются.
2. «Бережливое производство», когда:
   • минимизируются паузы в рабочем процессе (простой машин, согласование заказа и пр.);
   • исключается производство излишков;
   • нерациональные действия сотрудников сводятся к минимуму;
   • сокращаются перемещения работников для сохранения времени;
   • выпускаемая продукция страхуется на предмет появления возможных дефектов;
   • обеспечивается достаточный объем ресурсов.

Оптимизация процесса происходит вскоре после его внедрения.

Автоматизация бизнес процессов

Чтобы оптимизировать внедренный процесс, часто требуется его автоматизация – использование специального ПО для ускорения, упрощения и облегчения выполнения задач.

Автоматизация помогает при:

• сборе информации;
• формировании отчетов;
• передаче информации между отделами;
• снижении расходов на ресурсы;
• оперативном информационном обмене между заказчиками и исполнителями;
• повышении эффективности рабочего процесса.

Для автоматизации используются различные программы (CRM с поддержкой звонков клиентам прямо из системы, ERP). Руководство делает выбор на основе поставленных задач.

Плюсы внедрения процессного управления

Управление процессами и их автоматизация имеет преимущества:

• непрерывное получение данных;
• оперативное выполнение однотипных операций;
• замена человека на компьютер, когда это возможно;
• повышение качества и скорости работы сотрудников;
• быстрый обмен данными между сотрудниками;
• высокая точность операций;
• параллельное выполнение нескольких задач;
• быстрое принятие решений по алгоритму;
• быстрое формирование документов и отчетов.

Реинжиниринг и постоянное совершенствование

Реинжиниринг – это кардинальная перестройка бизнес процессов.

У каждой организации своя специфика и свой порядок этой процедуры, но есть 5 основных шагов:

1. Определение потребностей организации, выявление слабых мест.
2. Формирование группы ответственных специалистов из своих или персональных привлеченных работников.
3. Планирование основных процессов на основе проблем, потребностей клиентов, задач предприятия.
4. Смена подхода для улучшения рабочего процесса.
5. Подключение сотрудников к тестированию процессов и его полноценному запуску.

Реинжиниринг позволяет осуществлять качественное управление бизнес процессами на предприятии, оперативно решать проблемы по мере их поступления. Так, можно будет оптимизировать до 20% всех процессов в компании.

В ходе постоянного совершенствования происходит последовательная и одновременная проработка большого числа процессов. Такой подход характеризуется:

• непрерывными изменениями;
• постепенным внедрением новой системы;
• командной деятельностью;
• широким охватом всех отделов предприятия;
• минимизацией дефектов с работой на опережение.

Так можно будет осуществлять постоянное управление процессами без глобальных трансформаций.

Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов

На предприятии по производству молочной продукции был проведен анализ управления процессами. В ходе него были выявлены проблемы:

• долгая доставка до прилавков магазинов, продукция доходила до потребителей несвежей, что изменило отношение покупателей к бренду;
• простой производственного цеха из-за задержек поставки молока.

После этого были сформулированы задачи:

1. Уменьшить срок доставки товара до 5 ч.
2. Обеспечить своевременную доставку молока в цеха.

Оптимизация процесса позволила предпринять меры:

1. Сменить поставщика молока.
2. Приобрести дополнительные автомобили для оперативной отправки продукции и нанять водителей.

Ошибки при внедрении систем управления

При внедрении системы управления следует учитывать возможные ошибки:

1. Неправильная формулировка цели и задач.
2. Отсутствие согласованности между подразделениями.
3. Иррациональные желания, не соответствующие возможностям.
4. Чрезмерная детализация процесса.
5. Описание всех операций и процессов на предприятии.
6. Игнорирование общепринятых условных обозначений с использованием своих нотаций.
7. Желание получить прибыль от каждого процесса.
8. Формирование идеальной схемы процесса.

Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать

Обычно описание процессов требуется, когда компания только создается. Но иногда и длительно существующий бизнес нуждается в трансформации:

1. Резкий рост объемов производства. В период развития возрастает нагрузка на предприятие, нанимаются новые сотрудники, расширяется ассортимент. При наличии описанных процессов все эти действия упорядочены и доступны для всех новых работников. Управление осуществляется более эффективно.
2. Производство, требующее сложных, многоэтапных действий. Каждое из них должно быть четко описано.
3. Открытие новых филиалов по франшизе. Без описания процессов это сделать нельзя, у партнеров должны быть четкие инструкции с полной детализацией рабочего процесса, чтобы применять его на практике.
4. Оптимизация финансов, уменьшение расходов на выпуск товаров, выявление ненужных трат.
5. Подготовка к дальнейшему развитию предприятия, его расширению.

Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы

Каждое успешное предприятие должно подстраиваться под меняющиеся экономические условия. По мере изменений спроса, климата, финансирования, открытия конкурентов важно вовремя корректировать рабочий процесс, оптимизировать управление бизнес процессами.

Оптимизация позволяет повысить эффективность деятельности компании и еще поднять на новую ступень систему управления. Она обеспечивает гибкость в изменчивой внешней и внутренней среде, а значит, предприятие всегда будет функционировать.

Если в процессе развития компании применяют прежние способы управления, со временем руководитель заметит, что они стали неэффективны. Это происходит, когда расширяется ассортимент продукции, меняется структура или объемы производства.

Помимо этого оптимизация требуется, когда нужно:

• улучшить уже существующую систему управления процессами;
• расширить производство;
• снизить производственную мощность;
• улучшить сервис;
• повысить качество товара;
• сократить штат без потери качества;
• повысить конкурентоспособность;
• повысить эффективность отдельных подразделений.

Где можно обучиться управлению бизнес процессами

Бизнес процессами занимается персональный бизнес-аналитик. Получить профильное образование можно различными способами:

1. Непрофильные вузы с направлениями «Экономика», «Менеджмент».
2. Профильные учебные заведения со специализацией «Предпринимательство».
3. Курсы с государственной поддержкой, т.е. бесплатные для слушателей. В каждом регионе есть свои представительства.
4. Курсы от «Сбера» и Google – лучший бесплатный вариант для получения образования по бизнесу в интернете. Бонусные уровни открываются после прохождения тестирования на сайте. А в блоге постоянно публикуются полезные статьи по теме.
5. Платные онлайн-курсы от «Синергия», Skillbox.ru, «Нетологии» и пр. с получением официального сертификата по e mail.

Заключение

Успех деятельности предприятия, во многом, зависит от грамотного применения и управления бизнес процессами. При запуске новой организации или для решения текущих проблем нужно правильно описать процессы, внедрить их и обеспечить контроль над выполнением поставленных задач. Каждый процесс должен двать четкий ответ на поставленный вопрос.

Отзывы о бизнес процессах

«У меня небольшое мебельное производство. Сначала я стабильно получал прибыль, но потом случился кризис. Доходы становились все меньше и меньше. Самостоятельно обнаружить проблему не удавалось. После того как был приглашен персональный бизнес-аналитик и было организовано управление процессами, ситуация сразу изменилась. Так, были повышены цены на готовую продукцию, организована перестановка кадров (уволены низкоквалифицированные работники и наняты хорошие специалисты), расширен ассортимент, открыта новая точка продаж»

Александр, 40 лет (Санкт-Петербург)

«5 лет назад я открыл свое кафе. Расположение удачное, хорошая проходимость потенциальных клиентов, продуманное меню, но особой прибыли дело не приносило. Решил попробовать описание и внедрение бизнес процессов. Так, была максимально автоматизирована работа персонала. Все функции были внесены в компьютер, тщательно продумано рабочее место официантов, поваров, кассиров, сделан упор на качество и свежесть продуктов. Увеличилась скорость обслуживания клиентов, что позволило нам привлечь большое количество посетителей во время бизнес-ланчей, трансляции спортивных мероприятий и т.д. Прибыль вышла на новую ступень»

Алексей, 35 лет, (Уфа)

«Я всегда хотел открыть свой бизнес, но самостоятельно не решался это сделать, боялся рисков. Решением стала покупка франшизы логистической фирмы. Благодаря четкому описанию процессов, предоставленных головным офисом, открытие и запуск компании состоялся быстро и с минимальными финансовым издержками»

Сергей, 32 года, (Москва)

Полезные книги

1. Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0
2. Бизнес процессы. Инструменты совершенствования (Б. Андерсен)
3. Управление бизнес процессами. Практическое руководство по реализации проектов (Д. Джестон, Й. Нелис)
4. Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности (М.Ротер, Д.Шук)

Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:

1. Критическая цепь (Э. Голдратт)
2. Серия «Цель» (Э. Голдратт)
3. Дао Тойота (Д. Лайкер)
4. Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга (Г. Нив)
5. Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний (М. Имаи)

Книги про оптимизацию:

1. Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов (М. Хаммер)
2. Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация (Д. Харрингтон)
3. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов (М. Робсон, Ф. Уллах)
4. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе (М. Хаммер, Дж. Чампи)
5. Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.
6. Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.

Книги о системном мышлении:

1. Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности (С. Карпентер)
2. Искусство системного мышления (Д. О. Коннор)
3. Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса (Дж. Гараедаги)
4. Ключевые показатели менеджмента (К. Уолш)
5. Азбука системного мышления (Д. Медоуз)

Книги о применении процессов:

1. Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию (У. Детмер)
2. Найти идею. Введение в ТРИЗ (Г. Альтшуллер)
3. Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг (Майкл Джордж)
4. Теория ограничений в действии (Э. Шрагенхайм)
5. Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль (Д. Кендалл)

Оскар Уайльд устами одного из своих персонажей сказал: «Не нужно делать ничего такого, о чём нельзя поговорить за завтраком». Это рецепт на все времена и для любой профессии.

По мнению автора, суть руководства, в конечном счете, сводится к балансу двух понятий: власть и ответственность. Мы – то, что мы делаем. Наш характер, устремления, отношение к жизни, к окружающим – все это проявляется в наших действиях. В конце концов, самое главное для человека — стать хозяином самому себе, научиться властвовать собой. Иначе этим охотно займутся другие.

В ходе многочисленных психологических исследований установлено, что в управленческой деятельности руководителей разных рангов есть ряд совпадающих характеристик. Многим из нас интуитивно ясно, хотя, и не всем удается с первой попытки, разделить по смыслу такие родственные (близкие) понятия, как «руководство», «управление», «лидерство». Уточним их значения.

Управление – процесс руководства действиями, направленными на достижение поставленных целей.

Руководство – интеллектуальная и физическая деятельность с целью выполнения подчиненными предписанных им действий и решение определенных задач.

Лидерство – процесс, с помощью которого один человек оказывает влияние на другого человека или группу.

Совокупность личностно-деловых качеств, присущих руководителям, можно разделить на три группы: профессиональные, личностные и деловые.

Профессиональные качества:

·         Компетентность в соответствующей и смежных профессиях на основе высокого уровня образования, опыта, знания соответствующей и смежной профессий, широты взглядов, эрудиции;

·         Постоянное стремление к самосовершенствованию, приобретению новых знаний;

·         Поиск и внедрение новых форм и методов работы с персоналом, помощь окружающим в обучении;

·         Умение действовать по плану.

Личностные качества:

·         Высокие этические нормы;

·         Физическая и психологическая выносливость, умение нейтрализовать последствия стресса;

·         Высокая внутренняя и внешняя культура;

·         Формула «три Д» _ доступность, доброжелательность, добропорядочность;

·         Эмпатичность, рефлексивность;

·         Визуальная привлекательность.

Деловые качества:

·         Умение организовать деятельность и выполнять основные функции управления;

·         Здоровое честолюбие, стремление к власти, лидерству независимости при любых обстоятельствах, завышенный уровень самооценки, активность, напористость в движении к цели, умение отстаивать свои права;

·         Коммуникабельность, обаятельность, умение получить кредит доверия, убедить и повести за собой;

·         Креативность, инициативность, оперативность в решении задач, умение определить приоритетные направления деятельности, сконцентрироваться на них или легко перестроиться;

·         Самообладание, самоконтроль, планирование рабочего времени, управление взаимоотношениями с окружающими;

·         Стремление к инновациям, готовность идти на обоснованный риск, умение увлекать за собой подчиненных.

Ваше благополучие зависит от ваших собственных решений.

Каждое право предполагает ответственность, каждая счастливая возможность предполагает обязанность, обладание предполагает долг.

Материал подготовила психолог — консультант по управлению персоналом — Зиборова Елена.

1. Смысл и характерные черты лидерства
2. Принципы и задачи руководства
3. Схожесть и принципиальные различия руководства и лидерства

Смысл и характерные черты лидерства

Лидерство, как понятие, достаточно многогранно. В расхожем смысле, это положение индивида в общественной группе, дающее ему возможность влиять на остальных членов группы, направляя их деятельность для достижения определённых целей. В сфере менеджмента предприятия под лидерством понимается способность руководителя организовать коллектив и вести его к выполнению поставленных задач силой своего авторитета.

Лидерство двойственно по своей природе. Оно разделяется на две сферы:

• Деловую или формальную, подразумевающую должностной статус;
• Сферу межличностных отношений или неформальное лидерство.

Обе сферы неразрывны как социально-экономические и организационно-технические аспекты менеджмента.
Деловое лидерство является руководящим, а неформальное возникает в процессе личных и ситуативных отношений.

Принципы и задачи руководства

Руководство – процесс организации и управления коллективом людей или предприятием, направленный на достижение поставленных задач. Включает оно в себя и контроль за ходом работы коллектива или компании. В сфере менеджмента руководство представляется механизмом, направляющим усилия одной или нескольких личностей на достижение цели посредством воздействия на их потребности.

Деловой лидер назначается вышестоящим руководством и воплощает собой менеджмент компании. К главным чертам формального лидера относятся:

1. Ответственность за вверенный объект или программу;
2. Наличие подчинённых;
3. Обладание правом принятия управленческих решений;
4. Ответственность за результаты принятых решений.

Обязанности руководства являются функциями менеджмента, главные из которых: планирование деятельности, организация и контроль за ходом процесса и мотивация подчинённых. Таким образом, принципы и смысл руководства сводятся к формированию задач и их эффективному решению.

Схожесть и принципиальные различия руководства и лидерства

В сегодняшнем мире, лидерство – основа руководства любой компании. Без него не возможен менеджмент ни одного предприятия.

Хотя лидерству и принадлежит основополагающая роль в менеджменте, следует отметить, что не все достаточно сильные лидеры являются высокоэффективными руководителями. Рассмотрим главные различия официального руководителя и неформального лидера. Лидер:

1. Управляет личностными и ситуативными отношениями;
2. Избирается стихийно;
3. Не имеет официальных полномочий;
4. Имеет нестабильное положение, зависящее от настроений в группе.

В тоже время, менеджер-руководитель:

1. Управляет официальными отношениями;
2. Назначается вышестоящим руководством;
3. Имеет право и санкции на принятие управленческих решений;
4. Положение зависит от распоряжений вышестоящих органов.

Положение официального менеджера более стабильное, а его действия регулируются правилами.
Ещё одно существенное отличие в том, что неформальное лидерство присуще небольшим группам, а деловой менеджмент – элемент системы общественных отношений.

Можно сформулировать 4 основных постулата отличия лидерства от руководства:

1. Руководство осуществляется в организованных общественных структурах, а лидерство зачастую стихийно;
2. Выбор лидера и руководителя происходит разными способами;
3. Лидер, в отличии от менеджера, имеет последователей;
4. Руководство и лидерство различны по сути.

Это означает, что лидеры могут существовать в стихийных группах, а руководители управляют чётко организованными структурами, многие из которых функционируют на протяжении довольно долгого времени. Примерами таких структур являются промышленные предприятия, финансовые организации, учебные и дошкольные учреждения и пр.

Принципиально различаются они и по принципу назначения. Лидер выдвигается коллективом, а руководитель назначается вышестоящими органами. Таким образом, первый получает общественное признание, а второму коллектив вынужден подчинится. 

Таким образом, руководитель становится представителем управленческой организации с делегированными полномочиями. Лидер же становится стихийно выбранным представителем группы.

Следует также понимать, что лидерство несколько шире, чем формализм менеджмента. Оно основано на движущей идее и личных качествах неформального лидера Его свобода действий и решений не ограничивается официальными рамками. В тоже время, руководство – это строго регламентированные управленческие функции, возложенные на человека в приказном порядке.