Для упрощения подготовки писем и посылок к отправке Почтой вы можете воспользоваться следующими услугами.
Онлайн-сервис «Отправка писем и посылок» автоматизирует подготовку документов для отправки Почтой России и ускоряет процесс сдачи отправлений в почтовое отделение.
Сервис предназначен для массовых отправителей. Ваша компания сможет сформировать в автоматическом режиме все необходимые адресные ярлыки, сопроводительную документацию и присвоить трек-номера (ШПИ) для каждого регистрируемого отправления.
Сдать письма и посылки, подготовленные с помощью сервиса, можно во всех регионах страны. Ознакомиться с сервисом подробнее можно здесь.
Сотрудник почтового отделения рассчитает стоимость пересылки, оформит, распечатает и прикрепит к отправлениям нужные бланки — вам нужно только передать сотруднику сами посылки с наклеенными трек-номерами и таблицу с данными об отправителе и получателях, заполненную по образцу.
Чтобы воспользоваться этими услугами, нужно заключить с Почтой России договор на отправку посылок. По вопросам заключения договора обращайтесь в службу поддержки по телефону 8-800-1-000-000 или к специалисту в вашем регионе.
Услуга «Предпочтовая подготовка» доступна для следующих видов внутренних отправлений:
- Посылка нестандартная;
- Посылка нестандартная негабаритная;
- Отправление EMS;
- EMS оптимальное;
- Посылка онлайн;
- Курьер онлайн;
- EMS Тендер;
- EMS РТ;
*только для отправлений в страны Таможенного Союза ЕАЭС – Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию.
Стоимость услуги — 15 ₽ без НДС (за 1 отправление)
Тарифы на дополнительную услугу «Предпочтовая подготовка для внутренних отправлений посылочного бизнеса и экспресс-доставки» (с 10.06.2022)
Услуга «Предпочтовая подготовка» доступна для оформления по следующим каналам:
-
В веб-интерфейсе Личного Кабинета сервиса Отправки
-
Посредством API-интеграции с сервисом Отправки
-
Посредством отправки запроса и xls-файла с адресными данными ответственному сотруднику Почты России по e-mail
Как подключить услугу «Предпочтовая подготовка»?
- Заключить доп.соглашение на предоставление услуги.
- Указать «Предпочтовую подготовку» при оформлении отправления.
- Упаковать отправления и подготовить транспортные документы.
- Сдать отправления в ОПС ЗТ* или ЦВПП**.
*Отделение почтовой связи закрытого типа
*Центр выдачи и приема посылок
Каждый человек хоть раз в своей жизни отправлял различные посылки и письма по почте, будь то подарок родственнику, документация по работе, бандероль, но не каждый задумывался о том, как правильно подготовить посылку к отправке, ведь обычно этот процесс осуществляется внутри компании, ответственной за процесс пересылки.
Предпочтовая подготовка (https://xn--80adin4afegem8c.xn--p1ai/uslugi/predpochtovaya-podgotovka/) — это процесс, который представляет собой подготовку почтового отправления (письма, бандероли, посылки) к отправке адресату.
Процесс включает в себя следующие важные моменты, которые обеспечивают точность доставки отправлений:
- работу с адресной базой данных;
- заполнение бланков наложенного платежа, если это необходимо;
- нанесение отличительных знаков почтовой оплаты
- персонализацию вложений (при необходимости).
Как правило, отправляют:
- письма (заказные, ценные, экспресс и стандартные);
- посылки (мелкие и крупные пакеты, посылки формата экспресс и ценные);
- бандероли (заказные, ценные и стандартные).
Предпочтовая подготовка состоит из следующих последовательных действий:
- Оформление документации на отправление, внесение информации об адресе получателя и отправителя на почтовом отправлении, конверте или наклейке.
- Проверка заполненности на предмет неточностей и данных, которые уже устарели или повторяются. Эти действия позволят сократить случаи, когда получатель оставался без посылки.
- Вручную производится упаковка писем и посылок, бандеролей и различных нестандартных отправлений. Подробнее о порядке упаковки отправлений — по ссылке.
- Исправление неправильной или неаккуратной упаковки отправителя, из-за которой могут возникнуть проблемы при отправке.
- Осуществляется упаковка отправлений в пакеты, коробы, обёртывание хрупкой тары и различной техники воздушно-пузырчатой плёнкой.
- Определение веса той или иной посылки путём взвешивания.
- Производится тарификация по стандартам и ценовым расценкам «Почты России».
- Оформление документации о проведённом платеже.
- Составление и заполнение формы 103.
Дополнительно при желании клиента могут быть оформлены услуги оповещающего формата, а именно:
- подключение смс оповещений и отслеживания посылки в формате онлайн;
- доставка курьером на удобный для клиента адрес;
- оформление услуги оповещения при помощи телефонного звонка.
Почему стоит воспользоваться услугой?
В современном мире много разнообразных почтовых компаний, которые берут на себя предпочтовую подготовку деловой корреспонденции и выполняют её на профессиональном уровне. Выбирая качественную подготовку почтовых отправлений, руководитель компании получит гарантию того, что ему не придется тратить много нервов, времени и сил, чтобы его посылка пришла в целости и сохранности на нужный адрес.
Каждый человек хоть раз в своей жизни отправлял различные посылки и письма по почте, будь то подарок родственнику, документация по работе, бандероль, но не каждый задумывался о том, как правильно подготовить посылку к отправке, ведь обычно этот процесс осуществляется внутри компании, ответственной за процесс пересылки.
Предпочтовая подготовка — это процесс, который представляет собой подготовку почтового отправления.
Процесс включает в себя следующие важные моменты, которые обеспечивают точность доставки отправлений:
работу с адресной базой данных;
заполнение бланков наложенного платежа, если это необходимо;
нанесение отличительных знаков почтовой оплаты
персонализацию вложений (при необходимости).
Как правило, отправляют:
письма (заказные, ценные, экспресс и стандартные);
посылки (мелкие и крупные пакеты, посылки формата экспресс и ценные);
бандероли (заказные, ценные и стандартные).
Предпочтовая подготовка состоит из следующих последовательных действий:
Оформление документации на отправление, внесение информации об адресе получателя и отправителя на почтовом отправлении, конверте или наклейке.
Проверка заполненности на предмет неточностей и данных, которые уже устарели или повторяются. Эти действия позволят сократить случаи, когда получатель оставался без посылки.
Вручную производится упаковка писем и посылок, бандеролей и различных нестандартных отправлений.
Исправление неправильной или неаккуратной упаковки отправителя, из-за которой могут возникнуть проблемы при отправке.
Осуществляется упаковка отправлений в пакеты, коробы, обёртывание хрупкой тары и различной техники воздушно-пузырчатой плёнкой.
Определение веса той или иной посылки путём взвешивания.
Производится тарификация по стандартам и ценовым расценкам «Почты России».
Оформление документации о проведённом платеже.
Составление и заполнение формы 103.
Дополнительно при желании клиента могут быть оформлены услуги оповещающего формата, а именно:
подключение смс оповещений и отслеживания посылки в формате онлайн;
доставка курьером на удобный для клиента адрес;
оформление услуги оповещения при помощи телефонного звонка.
Почему стоит воспользоваться услугой?
В современном мире много разнообразных почтовых компаний, которые берут на себя предпочтовую подготовку деловой корреспонденции и выполняют её на профессиональном уровне. Выбирая качественную подготовку почтовых отправлений, руководитель компании может иметь гарантию того, что ему не придется тратить много нервов, времени и сил, чтобы его посылка пришла в целости и сохранности на нужный адрес.
Подпишитесь на наши группы в соцсетях Вконтакте, Одноклассники.
1. Партионная почта — Предпочтовая подготовка
Партионная почта Предпочтовая подготовка
организации
15 августа 2017 г.
Для организаций
2. Оглавление
Установка ПП «Партионная почта»…………………….. ………………………….1
Загрузка файла — диапазона штрих кодов …………………………………………2
Работа в ПП «Партионная почта». Формирование электронного списка……3
Работа в ПП «Партионная почта. Экспорт списка в файл…………………… …4
Работа в ПП «Партионная почта. Печать ф.103 …………………… ……………5
Работа в ПП «Партионная почта. Распечатка конвертов…………………… ….6
Работа в ПП «Партионная почта». Отправка файла в ОПС…………………….7
Работа в ПП «Партионная почта». Заключение…………………………………..8
3. 1
Установка ПП «Партионная
почта»
4. Установка ПП «Партионная почта»
«Партионная почта» — программа для подготовки
регистрируемых почтовых отправлений (заказных писем,
бандеролей) к отправке Почтой России.
Ознакомиться с документацией и скачать программу можно
http://vinfo.russianpost.ru/jsp/partpost/partpost.jsp
Версия для корпоративных клиентов Версия 1.24.02.03(s)
5. Установка ПП «Партионная почта»
Выполнить Setup.exe (Версия 1.24.02.03(s)
(установить Firebird из пакета установки, для windows 7 firebird 2.1)
Сообщить по эл. почте [email protected]
данные для регистрации организации на сервере
выделения ШПИ (ИНН, КПП, Наименование, Адрес, индекс
отделения почтовой связи – куда сдаете почту). По этим
данным почта готовит базу и высылает ее в адрес
организации по указанной эл. почте.
Скопировать базу с тарифами Partpost.ib в папку
с:partpost124data
6. Установка ПП «Партионная почта»
Заказать по эл. почте [email protected]
диапазон штрих кодов для работы в программе. (файл вида
*.xml будет отправлен по указанной электронной почте).
Если техника позволяет — есть возможность распечатывать
штрих коды на конвертах. Если предполагается клеить штрих
коды на конверты, то необходимо сообщить в письме при
заказе штрих кодов о необходимости реальных штрих кодов
(наклеек)
Подгрузить файл диапазона штрих кодов в программу (см.
схема загрузки файла диапазона штрих кодов)
(консультации по установке и настройке – ОПТ тел. 47-67-09, 47-67-03)
7. 2
Загрузка файла — диапазона
штрих кодов
8. Загрузка файла — диапазона штрих кодов
Загрузка диапазона ШПИ (справочник диапазонов):
Справочники Справочник диапазонов Справочник
выделенных идентификаторов в поле «Отправитель»
выбрать наименование организации «Загрузить из
файла»
Просмотр номеров ШПИ:
Справочники Справочник диапазонов в поле
«Отправитель» выбрать наименование организации
курсор установить на требуемый диапазон дважды
щелкнуть правой кнопкой мыши по строке с диапазоном
9. 3
Работа в ПП «Партионная
почта». Формирование
электронного списка
10. Работа в ПП «Партионная почта». Формирование электронного списка
Программа предназначена для обработки только
заказных отправлений!!! Списки на письма и бандероли
формируются отдельные! Также отдельно формируются
списки на отправления с уведомлением и без!
11. Работа в ПП «Партионная почта». Формирование электронного списка
Запускаем программу — ПускПрограммыПартионная
почта24Предпочтовая подготовка (для удобства выносим
ярлык на раб.стол). Также нам понадобится в процессе
работы ярлык на раб.столе на папку c:partpost124spiski.
(Логин – sysdba, пароль – masterkey)
12. Работа в ПП «Партионная почта». Формирование электронного списка
П.м. СпискиНовый
список ф.103.
Заполняем поля.
Нажимаем «Далее».
(поля смс и номер тел.
не заполняем)
Пример заполнения
списка заказных писем с
простым уведомлением,
разрядом «Судебное» и
способом оплаты
Франкирование.
13. Работа в ПП «Партионная почта». Формирование электронного списка
В данном окне заполняем
поля согласно их
информативности, заполняя
данные по каждому
письмубандероли. Для
добавления письма к списку
используем кнопку
«Добавить» (Insert на
клавиатуре). Набиваем список
не более 35 почтовых
отправлений. По завершению
формирования списка
нажимаем «Выход».
14. 4
Работа в ПП «Партионная почта.
Экспорт списка в файл
15. Работа в ПП «Партионная почта. Экспорт списка в файл
После того как список сформирован
его необходимо выгрузить в файл
для отправки по эл. Почте в
Отделение почтовой связи.
Выбираем
П.м. спискисписки ф.103
Выбираем нужный список,
нажимаем кнопку «Экспорт
списка»экспорт ф.103.
Подтверждаем нажатием кнопки
«Экспорт». По умолчанию файл
экспортируется в папку
C:PartPost124spiski.
16. 5
Работа в ПП «Партионная почта.
Печать ф.103
17. Работа в ПП «Партионная почта. Печать ф.103
В процессе работы в ПП
«Партионная почта» список
ф.103 формируется
автоматически. Для распечатки
списка ф.103 необходимо
П.м. спискисписки ф.103
Выбираем нужный список,
нажимаем кнопку «Печать
списка»Печать формы 103 (2
экземпляра)
18. 6
Работа в ПП «Партионная почта.
Распечатка конвертов
19. Работа в ПП «Партионная почта. Распечатка конвертов
В ПП «Партионная почта»
имеется возможность
распечатать на конвертах
полную информацию
поименно по отправлениям
списка. П.м.
спискисписки
ф.103«Печать по
списку».
20. 7
Работа в ПП «Партионная
почта». Отправка файла в
отделение почтовой связи (ОПС).
21. Работа в ПП «Партионная почта». Отправка файла в отделение почтовой связи (ОПС).
Сформированные электронные списки находятся в папке
c:partpost124spiski.
Отправляем файл со списком по электронной почте в отделение почтовой
связи.
Электронный адрес ОПС типовой opsХХХХХХ@russianpost.ru, где XXXXХХиндекс опс. Например, для опс 183038 адрес электронной почты
[email protected]
22. 8
Работа в ПП «Партионная
почта». Заключение
23. Работа в ПП «Партионная почта». Заключение
Таким образом обработав список писем в ПП «Партионная почта» — имеем
автоматически сформированную ф.103 с полным перечнем всех
отправлений, пропечатанные конверты и электронный файл списка,
который по электронной почте необходимо отправить в ОПС.
Контакты для заказа файла – диапазона штрих кодов, заявки на подготовку
базы, консультации по установке направлять по электронной почте
[email protected], тел. 47-67-09, 47-67-03.
Консультации по договорам, франкировальным машинам и тарифам – тел.
45-79-89 Татарина Елена Валерьевна.
Предпочтовая подготовка
Для сдачи почтовой корреспонденции в почтовое отделение (ОПС), в том числе для
отправки партионной почты, необходимо предварительно подготовить отправления в
соответствии с ПОУПС.
Услуги предпочтовой подготовки:
-
Обработка адресных списков (проверка написания адресов, приведение к типовому
формату, верификация, индексация -исправление некорректных и восполнение
отсутствующих индексов); -
Формирование, печать и оформление вложений (печать по макетам заказчика, нанесение
дополнительных штампов, печатей, подписей, факсимиле); - Персонализация (нанесение переменных данных, печать именных вложений);
- Пересчет и сортировка вложений и готовой почты;
- Взвешивание;
- Тарификация и присвоение трек-номеров (ШПИ) для регистрируемой почты;
-
Составление сопроводительной почтовой документации (оформление списков, реестров,
накладных, уведомлений, описей, деклараций и пр.); - Оформление почтовых отправлений;
- услуги по подготовке полиграфических материалов.
- Комплектация и упаковка материалов для последующей отправки через Почту России
или альтернативные агентства доставки. - доставка и сдача почтовых отправлений о отделения почтовой связи (ОПС)
автоматизированного сортировочного центра в г.Подольск (Климовск). - сдача отправлений курьерским службам.
Пост почтовое обслуживание
- Сбор и обработка возвратных отправлений;
- Формирование отчета о возвратах с указанием причины невручения;
- Вскрытие возвратов, их сортировка, утилизация;
- Услуги аренды а/я (абонентского ящика) для сбора возвратов и входящей почты:
номерного а/я или именного а/я; - Еженедельная выемка возвратов из арендованного а/я.
- Доставка входящей и возвратной почты заказчику.
Более подробную информацию о всех работах по предпочтовой подготовке вы можете
уточнить у наших менеджеров в офисе в Москве и, при необходимости,
проконтролировать работы в нашем цехе в Московской области.
Юридическим лицам часто приходится отправлять по почте большие объемы писем, бандеролей, сопроводительных документов на адрес заказчика. На это уходит много сил и времени. Упаковка отправлений становится рутинной и долгой. Причем неправильно подобранная тара или малейшие неточности при заполнении адресата могут приводить к срыву сроков доставки, снижению репутации организации/ фирмы и даже неприятным правовым последствиям.
Специальные почтовые компании предлагают предпочтовую подготовку корреспонденции с учетом требований «Почты России». Воспользоваться их услугами намного выгоднее, нежели привлекать штатных сотрудников и переживать за возможный негативный сценарий в последующем.
Что такое предпочтовая подготовка
Это процесс подготовки почтового отправления к отправке (подробнее — по ссылке). Включает в себя до-упаковку и маркировку посылки, передачу данных или отгрузку в необходимую службу. Подготовка состоит из нескольких последовательных операций:
- Проверка баз данных для исключения повторяющейся информации, ошибок при заполнении документации, неточностей или устаревших сведений.
- Грамотное оформление бумаг на отправление: заполнение извещений и бланков наложенного платежа, персонализация вложений (при необходимости).
- Подбор специализированной упаковки (короба, пакеты), обертывание хрупких предметов воздушно — пузырчатой пленкой.
- Профессиональная упаковка содержимого стандартных/нестандартных почтовых отправлений (обычно выполняется вручную).
- Устранение неаккуратной или неправильной упаковки, исправление любых формальных/фактических ошибок отправителя.
- Фальцовка и конвертирование отправлений (включая особые и негабаритные).
- Взвешивание бандеролей, писем.
- Нанесение отличительных знаков почтового перевода. Проставление клише об оплате за пересылку.
- Составление документации о проведенном платеже после того, как клиент произведет оплату.
Сотрудники компании предлагают качественный и надежный почтовый сервис для бизнеса. По желанию заказчика они оформят услугу оповещения, чтобы клиент мог отслеживать посылки в формате онлайн с помощью смс, телефонного звонка. Также возможна курьерская доставка на адрес клиента.
Почему выгодно поручить предпочтовую подготовку профессионалам
Обращаясь в почтовую компанию, клиентам гарантируется:
- Скорость доставки. Специалисты не допустят ошибок при заполнении официальных бумаг. Все отправления и не важно, в каком количестве будут доставлены по адресу к указанному сроку, без срывов.
- Экономия средств и времени. Заказчики могут сосредоточиться на бизнесе и сконцентрироваться на решении более важных задач, не отвлекаясь на рутинные дела. Все работы по подготовке и отправлению писем профессионалы почтовой службы возьмут на себя.
- Конфиденциальность. Сведения о почтовых операциях не разглашаются третьим лицам, ни при каких условиях.
- Грамотный подбор упаковки. Специалиста почтовой компании подбирают индивидуальную упаковку для каждого товара с учетом актуальных нормативов. Тара просто обязана соответствовать требованиям почтовых служб. Иначе нарушения могут привести к тому, что отправления не будут обработаны.
- Ответственность. Сотрудники почтовой компании отвечают за возможные конфликтные ситуации с курьерскими или почтовыми службами. Заказчик же избавляет себя от забот, получает некую страховку от негативных правовых последствий.
- Быстрая обратная связь. Клиент получает профессиональные консультации или узнает статус отправления в любое удобное время.
В рамках предпочтовой подготовки профессионалы учитывают нюансы оформления сопроводительной документации, исправляют ошибки, помогают исключить любые неточности доставки писем, посылок, бандеролей, деловой корреспонденции до адресата. Руководителям ООО и бизнесменам уже не приходится тратить силы, время, нервы на задержки писем/посылок в почтовом отделении. Они могут быть уверены в том, что посылка дойдет до нужного адресата в целости и сохранности.
Как вам статья?