Письмо-вызов на совещание (приглашение) оформляют в больших организациях, когда необходимо созвать для решения каких-либо задач работников подразделений или руководителей компаний-партнеров. Разберемся, как его составить.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-вызова на совещание .docСкачать образец письма-вызова на совещание .doc
Общие сведения
Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.
Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.
Кому можно отправить такое письмо:
- Руководителям своих подразделений. Это характерно для больших организаций.
- Компаниям-исполнителям каких-либо проектов. Письмо в этом случае отправляют руководству или лицу, отвечающему за работу с заказчиками.
- Партнерам, инвесторам. Тем, кто вложил деньги в проект, и заинтересован в получении информации по нему.
Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.
Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание
Такой документ компания разрабатывает самостоятельно. Его печатают на бланке с логотипом организации.
Требования к тексту таковы: не должно быть разговорных включений, двусмысленности, текст не должен быть длинным, но его содержание должно быть понятно с первого прочтения. Необходимо пользоваться стандартными формулировками, как и для любых деловых писем: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и т.д.
В письме-вызове на совещание нужно указать такие сведения:
- Наименование организации, реквизиты, логотип. Все это будет включено автоматически, если печатать на фирменном бланке.
- Адресата письма. Указывают в правом верхнем углу.
- Наименование документа: письмо-вызов, приглашение.
- Обращение к адресату. Обычно используют формулировку «Уважаемый, …».
- Когда, в какое время и где состоится совещание. Нужно указать точный адрес, даже если место проведения встречи известно адресату.
- Информацию о том, чему будет посвящено совещание: подписание документов, обсуждение проектов и т.д.
- Просьбу посетить совещание.
- Контактное лицо. Обычно это помощник руководителя или секретарь. Он отвечает за организацию совещания.
- Телефон и другие контактные данные этого работника.
- Подпись руководителя компании.
Письмо передают с курьером, либо, если оно предназначено для работника этой же компании, передают с секретарем. Также можно отправить его с помощью электронной почты.
Образец письма
Финансовому директору
ООО «Ландыш»
Кондратьеву Н.А.
Вызов на совещание
Уважаемый Николай Алексеевич!
Согласно плану работ по застройке ЖК «Солнечный» «26» октября 2020 года в 10 ч. 00 мин. состоится рабочее совещание с участием представителей заказчика и подрядчиков. Место проведения совещания — зал для переговоров ООО «Гладиолус» по адресу г. Пермь, ул. Сосновая, д. 12, оф. 13. Продолжительность совещания — 1 ч. 30 мин. На повестке дня обсуждение порядка выполнения совместных работ до конца текущего года и подписание всей необходимой документации.
В связи с изложенной информацией просим Вас посетить данную встречу.
Контактное лицо — секретарь Смирнова Екатерина Ивановна.
Тел. 8 (342) 666-66-66, e-mail: smirnova@glad.ru»>smirnova@glad.ru
План совещания прилагается.
С уважением, заместитель генерального директора
Игорь Иванович Семенов Семенов
Письмо-вызов на совещание
Письмо-вызов на совещание является одним из множества конкретизирующих подвидов уведомлений о приглашении на те или иные мероприятия.
Файлы в .DOC:Бланк письма-вызова на совещаниеОбразец письма-вызова на совещание
Все письма-приглашения оформляются по единому образцу с той лишь разницей, что в каждом конкретном письме указывается, на какое именно мероприятие, на каких условиях, по какому поводу, в какое время и по какому адресу приглашается адресат.
Вызов на совещание
Совещание – это всегда деловое мероприятие, на проведение которого может приглашаться неопределенно широкий круг лиц с целью решения тех или иных вопросов, или для обсуждения той или иной информации. Так:
- на закрытые совещания приглашается ограниченное число лиц, имеющих право голоса при решении проблем, обсуждаемых на совещании;
- на общие собрания приглашается широкий круг лиц, имеющих отношение к организации, проводящей собрание и к вопросам, которые будут обсуждаться.
Содержание письма о вызове на совещание будет варьироваться в зависимости от специфики совещания. К примеру, совещание с внешними партнерами может сопровождаться требованиями по дресс-коду или наличию переводчика.
Вызов может оформляться на каждого приглашенного по отдельности или на всех приглашенных одним письмом. В этом случае все приглашенные указываются в списке адресатов письма.
Составление вызова
В рамках данной статьи наши пользователи могут скачать шаблон письма-вызова на совещание и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения в шаблон потребуется ввести следующие сведения:
- наименование органа, проводящего совещание;
- наименование или ФИО и адрес лица, вызываемого или вызываемых на совещание;
- место и время проведения совещания;
- основание для организации совещания;
- вопросы, планируемые к обсуждению;
- подпись руководителя, ФИО и контактные данные исполнителя.
Вручается письмо-вызов на совещание либо лично под подпись, либо направляется по почте.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Приглашение на рабочее совещание (образец заполнения)
Документ относится к группе «Приглашение». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.
--------------------------------------------------------------------------- ¦ Генеральному конструктору ¦ ¦ ЗАО "Электроника" ¦ ¦ М.А. Дальнему ¦ ¦ ¦ ¦ ПРИГЛАШЕНИЕ ¦ ¦ ¦ ¦ Уважаемый Марк Анисимович! ¦ ¦ В соответствии с планом совместных работ по созданию опытного образца¦ ¦изделия "Регина" 20 января 2012 г. в 10 часов состоится установочное¦ ¦совещание с участием представителей заказчика и разработчика изделия. ¦ ¦ Место проведения совещания - актовый зал главного корпуса¦ ¦промышленного объединения "Точмаш" (г. Малоярославец, ул. Пилюгина,¦ ¦д. 10). Предполагаемая продолжительность совещания - 2 часа 30 минут. ¦ ¦ Программой совещания предусмотрен обмен мнениями представителей¦ ¦сторон о порядке выполнения совместных работ во втором квартале текущего¦ ¦года, а также подписание соответствующих документов. По окончании¦ ¦совещания организуется бизнес-ланч, в ходе которого участники совещания¦ ¦могут продолжить обмен мнениями по проблематике выносимых на совещание¦ ¦вопросов. ¦ ¦ В связи с изложенным просим Вас сообщить до 10 января с.г. о¦ ¦возможности участия в работе совещания. ¦ ¦ Ответственный организатор совещания - помощник генерального директора¦ ¦ПО "Точмаш" Миртин Иван Эвальдович. ¦ ¦ Телефон/факс: 632-20-21,632-20-22. ¦ ¦ E-mail: mirtin@tochmash.mj.ru. ¦ ¦ ¦ ¦ Программа совещания на 1 листе прилагается. ¦ ¦ ¦ ¦ С уважением, ¦ ¦ от имени генерального директора ПО "Точмаш" ¦ ¦ Елена Резцова, шеф-секретарь ¦ ---------------------------------------------------------------------------
Источник — «Деловое письмо», «Налоговый вестник»
Письмо-приглашение на совещание (нескольким адресатам, на продольном бланке должностного лица)
Скачайте пример письма в Word и вставьте в него свои данные. Справа сбоку статьи об оформлении писем в различных ситуациях
Выбери свой вариант доступа
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Письмо-приглашение – это частный случай письма-извещения, которое используется для приглашения на некоторое мероприятие (выставку, переговоры, встречи, семинары и т.п.)
Отличается тем, что письмо-приглашение можно оформить не на фирменном бланке и иметь художественные украшения: рисунки, орнаменты и так далее.
На мероприятие
Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.
Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.
Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.
К сотрудничеству
Уважаемый Виктор Александрович,
Во время нашей встречи на семинаре «Креативный практикум», который проходил в Москве с 20-25 октября, Вы упомянули, что в рекламный отдел Вашей компании требуются новые кадры. Я знаком с человеком, который идеально подойдет на эту должность.
Мой друг Александр, с которым я неоднократно работал над общими проектами, имеет профильное образование. Он активно работает в сфере рекламы и маркетинга на протяжении нескольких лет, и среди его клиентов есть такие компании как «Металлоинвест», «МегаФон» и «Автомир». Кроме высокого профессионализма, клиенты Александра ценят его за креативное мышление и творческий подход. Зная направленность Вашей компании, могу предположить, что Александр заинтересует Вас как будущий сотрудник.
Я проинформировал его о возможности работать в Вашей компании, и Александр очень заинтересовался этим. Вы можете позвонить ему по номеру: 220-20-20.
С уважением,
Петр Иванов.
На работу
Здравствуйте, Михаил! Следуя предварительной договоренности, высылаем вам приглашение занять в компании «название компании» должность менеджера по маркетингу продукта «название продукта». Мы ожидаем вас увидеть в 14.00 одиннадцатого мая в нашем офисе. Для оформления вам необходимо взять:
ИНН;
паспорт;
военный билет;
трудовую книжку;
пенсионный полис страхования;
общий полис медицинского страхования;
свидетельство о браке и свидетельство о рождении детей;
регистрацию (в случае если вы проживаете не в Москве).
Если по каким-либо причинам на данный момент у вас нет одного из вышеперечисленных документов, не волнуйтесь, его можно будет принести в другое время, что мы в отделе кадров обсудим. Одиннадцатого мая вам предстоит посетить отдел кадров, чтобы оформиться на работу. Или например, подобное приглашение могут использовать при наличии вакансии в автосалоне работа без опыта.
После этого вас проведут на рабочее место, все покажут и расскажут. Затем, как вы немного освоитесь, вам нужно будет встретится с Вячеславом Петровым, вашим будущим руководителем.
Условия: заработная плата на время испытательного срока составит 40.000 рублей. После окончания испытательного срока – 50.000 рублей. Следует отметить, что компания награждает своих работников ежеквартальными премиями по итогам работы. В соответствии с ТК РФ, испытательный срок продлится не более трёх месяцев. График работы – с 9.00 до 17.00, переработку оплачивают согласно ТК РФ.
В случае успешного прохождения сотрудником испытательного срока, вступают в силу дополнительные условия социального обеспечения: медицинская страховка, возможность бесплатно посещать спортивный зал, 50% скидки на автострахование, бесплатная парковка на рабочем месте, возможность подключения к корпоративным тарифам, пособие по больничному листу. А также изучите примерные вопросы собеседования и ответы на них.
С уважением, Ольга Федоровна.
На выставку
Уважаемые дамы и господа!
Компания «Райское местечко» приглашает Вас посетить наш стенд на туристической выставке «Трэвелмаркет — 2014». Выставка будет проводиться 12-15 марта 2014 года в ВЦ «Кроникс» по адресу: Нижний Новгород, пр. Шуйский, 121б.
Мы будем рады представить всю информацию как о уже хорошо зарекомендовавших и пользующихся неизменным успехом маршрутах в Китай, Малайзию, Таиланд и страны Океании, так и предложить Вам новые перспективные направления в Аргентину и Перу.
Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на выставке!
За дополнительной информацией Вы можете обращаться по телефону 628-36-54 или на сайт компании www.raiskoe.ru.
Генеральный директор
компании «Райское местечко» В.И. Незабудка
На совещание
--------------------------------------------------------------------------- ¦ Генеральному конструктору ¦ ¦ ЗАО "Электроника" ¦ ¦ М.А. Дальнему ¦ ¦ ¦ ¦ ПРИГЛАШЕНИЕ ¦ ¦ ¦ ¦ Уважаемый Марк Анисимович! ¦ ¦ В соответствии с планом совместных работ по созданию опытного образца¦ ¦изделия "Регина" 20 января 2012 г. в 10 часов состоится установочное¦ ¦совещание с участием представителей заказчика и разработчика изделия. ¦ ¦ Место проведения совещания - актовый зал главного корпуса¦ ¦промышленного объединения "Точмаш" (г. Малоярославец, ул. Пилюгина,¦ ¦д. 10). Предполагаемая продолжительность совещания - 2 часа 30 минут. ¦ ¦ Программой совещания предусмотрен обмен мнениями представителей¦ ¦сторон о порядке выполнения совместных работ во втором квартале текущего¦ ¦года, а также подписание соответствующих документов. По окончании¦ ¦совещания организуется бизнес-ланч, в ходе которого участники совещания¦ ¦могут продолжить обмен мнениями по проблематике выносимых на совещание¦ ¦вопросов. ¦ ¦ В связи с изложенным просим Вас сообщить до 10 января с.г. о¦ ¦возможности участия в работе совещания. ¦ ¦ Ответственный организатор совещания - помощник генерального директора¦ ¦ПО "Точмаш" Миртин Иван Эвальдович. ¦ ¦ Телефон/факс: 632-20-21,632-20-22. ¦ ¦ E-mail: mirtin@tochmash.mj.ru. ¦ ¦ ¦ ¦ Программа совещания на 1 листе прилагается. ¦ ¦ ¦ ¦ С уважением, ¦ ¦ от имени генерального директора ПО "Точмаш" ¦ ¦ Елена Резцова, шеф-секретарь ¦ ---------------------------------------------------------------------------
На конференцию
Уважаемый Иван Иванович,
Приглашаем на международную конференцию [название].
Основные задачи конференции:
• задача 1
• задача 2
• задача 3
В программе конференции:
• мероприятие 1
• мероприятие 2
• мероприятие 3
Организационный взнос за участие в конференции составляет 37000 рублей, в т.ч. НДС 18 % (трансфер, обеды, кофе-брейки, канцелярские принадлежности).
Регламент работы конференции:
Регистрация с 8.00 до 9.00 часов.
Начало работы конференции в 9.00.
Место проведения конференции:
[Адрес]
Иногородним участникам рекомендуем размещение в гостиницах
Заявки на участие в конференции принимаются до 15.08.2013 года по форме на электронные адреса: support@delopis.ru или [адрес почты] или по факсу: [номер].
По организационным вопросам обращаться: [фамилия, имя контактного лица], тел.: [номер], электронный адрес: [адрес почты].
С уважением,
Петр Петров