Концепция руководства временем это

Содержание

1. Многообразие форм тайм-менеджмента
2. Определение целей управления временем
3. Этапы управления временем: прежде чем начать
4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

• причину и повод управления временем;
• цель управления временем;
• ценности и принципы управления временем;
• философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

1. регистрация времени;
2. управление временем;
3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

• Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
• Оценка степени наполненности прожитого времени.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм-менеджмент — техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм-менеджмента

1. Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
2. Постановка, формулирование и определение цели.
3. Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
4. Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
5. Составление списков дел, которые необходимо сделать.
6. Фиксация времени с помощью хронометража.

Преимущества человека, планирующего своё время

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

1. Достигает поставленных целей.
2. Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
3. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
4. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
5. Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
6. Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
7. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
8. Всегда имеет четкий план действий.
9. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм-менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм-менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем — это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм-менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем — определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем — комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• нет расписания работы на день
• помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
• телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
• управляющий не умеет распределять обязанности
• работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
• работники не соответствуют своим должностям
• сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
• нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм-менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А — самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В — важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С — это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат — 15%.
2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80% капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
3. Хронометраж — этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
4. Составления списка задач — это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно… Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм-менеджмента

1. Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
2. Ведите записи.
3. Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
4. Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
5. Всегда носите с собой ручку и блокнот.
6. Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
7. Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
8. Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
9. Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
10. Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
11. Выделяйте время на самосовершенствование.
12. Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм-менеджменту

• «Результативный тайм-менеджмент». Б. Трейси
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Г. Архангельский
• «Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль». Д. Кеннеди
• «Работай меньше, успевай больше». К. Глисон
• «К чёрту всё! Берись и делай». Р. Брэнсон
• «Экстремальный тайм-менеджмент». Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• «Практический курс по тайм-менеджменту». И. Абрамовский
• «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Д. Аллен

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент, Цели и желания

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Современный человек вынужден жить в режиме стресса и многозадачности, не успевая насладиться отдыхом, общением с семьей или хобби. Темп жизни в сегодняшнем мире – это новый вызов, для принятия которого следует научиться управлять своим временем. Помогает в этом тайм-менеджмент, целая система знаний и техник, которая учит быть продуктивным и не расходовать время на ненужные занятия. Расскажем в статье, что это такое, какие методы тайм-менеджмента существуют и какие книги читать, чтобы научиться управлять временем.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Хроническая нехватка времени – бич современного человека. Мы много работаем, загружаем свой мозг, всё время спешим и всё равно ничего не успеваем. Из-за этого находимся в состоянии постоянного стресса. Если вы не можете разобраться с огромным количеством текущих дел, пора научиться грамотно управлять своим рабочим и личным временем. Для этого разработан специальный набор инструментов и технологий, получивших общее название: тайм-менеджмент.

Эффективное управление временем с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.

Скачать ЛидерТаск

Что такое тайм-менеджмент и как он работает

С английского языка «time-management» дословно переводится как «управление временем». Это научно-экономическое направление включает различные методики и способы, обучающие, как распределять дела и обязанности, чтобы всегда и всё успевать. Простыми словами это понятие обозначает совокупность действий, направленных на улучшение личной и командной результативности. То есть, свод методик, помогающих не расходовать время впустую. Применяя их в бизнесе или личной жизни, можно научиться управлять своими жизненными процессами и всегда добиваться поставленных целей.

Понятие «управление временем» охватывает разные сферы деятельности:

• постановку целей, определение миссии, стратегии;
• распределение времени;
• управление ресурсами и делегирование задач;
• приоритизацию;
• составление списков повседневных дел;
• анализ временных затрат;
• улучшение производительности труда и личной эффективности;
• формирование самодисциплины и многие другие.

Современный тайм-менеджмент делится на два основных направления:

• личный или индивидуальный(используется для достижения личных целей);
• корпоративный или организационный(преследует цели организации).

Задачи, которые поможет решить тайм-менеджмент

Используя данную технологию в работе или личной жизни, можно одновременно решить множество ключевых задач:

• Успевать больше за меньшее время. Благодаря умению планировать время, можно взять свою жизнь «под контроль», научиться быстрее справляться с серьёзными задачами, чтобы достичь лучших результатов.
• Стать успешнее во всех сферах. Данная методология даёт конкретные рекомендации по поводу повышения производительности труда, грамотной организации рабочего и личного пространства.
• Выделить время для действительно важных дел. Из-за дефицита времени у современного человека часто не хватает времени на саморазвитие, любимое хобби или общение с близкими людьми. Используя умение планировать свое время, вы научитесь эффективно расправляться с «хронофагами». Сможете избавиться от ненужных дел, чтобы заняться тем, что действительно ценно и важно. Это сделает жизнь полноценной, насыщенной и более счастливой.
• Ставить перед собой реальные цели и научиться их достигать. Каждый человек умеет мечтать. Кто-то представляет себя в кресле успешного руководителя, другой мечтает о карьере художника, но, большинство желаний и устремлений остаются нереализованными в обычной жизни. Навык грамотного планирования трансформирует абстрактные мечты в конкретные действия. Имея перед глазами чёткие цели, к ним проще и быстрее приблизиться.
• Управлять своей жизнью. Большинство людей испытывает недовольство своим жизненным укладом, но никогда не предпринимает попыток что-то поменять. В итоге жизнь превращается в «медленный дрейф по течению», который местами превращается в унылое болото. Мы выполняем работу, которая нам не нравится, находимся там, где нас не должно быть. И это существование не доставляет положительных эмоций. Но, своей жизнью можно управлять. И, тайм-менеджмент предоставляет для этого полный набор инструментов.

Грамотное планирование личного времени поможет из бесконечного потока ежедневных задач выделить важные, и потратить больше усилий на их скорейшее решение. Это даст необходимые средства и силы для полноценной жизни, учёбы или общения с семьёй.

Основные принципы тайм-менеджмента

Принципы планирования времени – это его общие правила и законы. У разных людей они отличаются. То, что хорошо и полезно одному, может быть абсолютно неважным для другого. Тем не менее, в тайм-менеджменте можно выделить несколько основных правил, без соблюдения которых его инструменты просто не будут работать:

1. Целеполагание. Чтобы что-то изменить в бизнесе или жизни, нужно ставить перед собой соответствующие цели и стремиться достичь их в установленные сроки. По времени реализации они могут глобальными (занимающими всю жизнь) или конкретными (на месяц, день или год). Чётко сформулировав цель, вы сделаете пол работы, так как будете ясно понимать, в каком направлении идти.
2. Планирование. Оно помогает любую деятельность сделать организованной и структурированной. Это – один из главнейших инструментов повышения личной эффективности, работающий в разных сферах жизни.
3. Приоритизация задач. Глобальные цели состоят из менее крупных задач. Иногда их количество столь велико, что выполнить все текущие действия одновременно физически невозможно. Поэтому среди этого бесконечного потока необходимо вычленять действительно важные и срочные дела, которые дадут лучший результат.
4. Структурирование задач. Чтобы понять, насколько успешно выполнена задача, нужно определиться, по каким критериям её оценивать. То есть любые поставленные цели, задачи, вытекающие из них действия, должны быть реально измеримы.
5. Формирование навыка самодисциплины. Это – одно из важнейших качеств организованного и успешного человека. Не выработав в себе привычки чётко и последовательно двигаться к намеченным целям, невозможно полноценно использовать тайм-менеджмент.
6. Письменная фиксация задач. Мало ставить перед собой реалистичные и достижимые цели. Их нужно фиксировать в ежедневник или специальное приложение – таск-менеджер. Это поможет разгрузить голову от ненужной информации и ничего не забыть, что будет способствовать улучшению производительности и снижению стресса.
7. Декомпозиция. Чтобы успешно выполнить масштабную, сложно достижимую задачу, её нужно разбить на более мелкие подзадачи. Тогда глобальная цель не будет казаться абстрактной и невыполнимой. Разбив все дела на отдельные действия и этапы, можно достичь лучшего прогресса в планировании.
8. Иерархия целей. Меньшие по объёму и размеру задачи должны быть своеобразными «ступеньками» на пути к достижению главной цели. Составляя план на год, нужно сопоставлять его с планом на месяц. Планируя дела на неделю, важно учитывать расписание задач на день. Так будет проще двигаться в нужном направлении к ключевой цели.
9. Устранение хронофагов («пожирателей времени»). Есть масса отвлекающих факторов, безжалостно уничтожающих наше драгоценное время. К ним относятся бесконечные разговоры по телефону, просмотр сериалов или «зависание в соцсетях». Постоянный шум в офисном помещении, визитёры, прерывающие выполнение основных задач, совещания, организующиеся без повода, также отрицательно влияют на результативность и производительность труда. А главным виновником отвлечения от выполнения намеченных целей является отсутствие самодисциплины и личная неорганизованность.
10. Борьба с мультизадачностью. Стремление сделать всю работу быстро и качественно – очень похвально и положительно. Но, когда один человек стремится одновременно выполнить огромный объём задач, зачастую никак не связанных друг с другом, это приводит к снижению продуктивности и развитию хронического стресса. Каждый момент времени нужно посвящать одному делу.

3 главных правила тайм-менеджмента:

Для того, чтобы овладеть навыком тайм-менеджмента, не нужно читать сотни книг. Нужно всегда помнить эти простые правила:

Первое — планируй, то есть запиши все свои задачи.

Второе — выделяй главное, главную задачу ставь наверх самой первой в списке.

И третье — делай только эти главные задачи, не отвлекаясь на все второстепенные вещи.

Основатель сервиса ЛидерТаск

Иван Абрамовский

Внедряя эти принципы в работу или личную жизнь, не стоит забывать о собственном развитии. Без самодисциплины и освоения навыков самоменеджмента невозможно улучшить личную эффективность.

Современные методы тайм-менеджмента

Большая часть методик управления временем базируется на умении планировать, приоритизации и структурировании задач. В нашей следующей подборке мы рассмотрим популярные и наиболее эффективные приёмы и техники тайм-менеджмента, которые можно с успехом применять в работе и повседневной жизни.

Метод 10 минут

Если вам необходимо выполнить поставленную задачу, а делать этого очень не хочется, убедите себя, что уделите ей не более 10 минут. Приступайте к выполнению сразу, не откладывая на другое время. Сосредоточившись на выполнении задания, вы завершите его с большей вероятностью.

Техника 1-3-5

Данная методика поможет использовать рабочее время более рационально и разумно. Для этого нужно составить список из 9 дел. Включить в него одну главную большую задачу, три – средней величины и пять мелких дел. Всего их получится девять. Следуя этому правилу, вы сможете быстро навести порядок в делах. Будете всё успевать и меньше утомляться.

4D

Этот метод предполагает распределение всех задач по четырём категориям. Она подходит для краткосрочного планирования, когда за ограниченное время нужно сделать много различных дел. Названия категорий могут звучать следующим образом:

• Do (сделать). Сюда войдут дела наивысшей важности, которые нужно завершить как можно скорее.
• Delegate (делегировать). Здесь будут находиться задания, которые можно делегировать помощнику, коллеге или секретарю.
• Delete (удалить). В данную категорию стоит поместить задачи, которые можно безболезненно удалить из списка без каких-либо последствий.
• Delay (отложить). Будет включать долгосрочные задачи, которые можно отложить до определённого времени. Чтобы не упустить их из виду важно установить для каждого задания конкретную дату выполнения.

Правило трёх важных дел

Данная технология, разработанная Крисом Бейли, утверждает, что в течение дня достаточно выполнять три серьёзных дела, которые дадут больший результат. Это избавит от необходимости тратить силы на пару десятков текущих задач, присутствующих в ежедневном чек-листе. Из общего списка нужно выбрать три самых главных пункта и сосредоточиться на их выполнении. На следующий день выбрать из оставшихся заданий ещё три. Так вы сможете лучше сконцентрироваться на главном, сохраните чёткость мысли и сосредоточенность.

90/30

Используя данную технологию, вы должны активно работать в течение 90 минут. Затем выделить себе полчаса на отдых. Потом цикл повторяется. Первые 90 минут нужно выделить для решения важных задач, которые необходимо выполнить в течение дня. Оставшиеся циклы стоит посвятить второстепенным задачам. Методика будет удобна людям, мыслящими временными интервалами.

Fresh or Fried

Подойдёт для людей, привыкших откладывать все дела «на потом». Из-за этого они всё время накапливаются, и в итоге человек ничего не успевает. Эта техника учит, что важные задачи необходимо выполнять с самого утра, «на свежую голову». Чтобы иметь представление, с чего начать, с вечера составляют списки дел на утро.

Съешь лягушку

Среди всех ежедневных дел нужно выбрать самое неприятное задание. С ним и стоит «разобраться» в первую очередь. Так вы избавитесь от груза ответственности и обеспечите себе позитивный настрой на всё оставшееся время. «Съесть лягушку» нужно быстро, без раздумий. И не терзаться мучениями из-за того, что рано или поздно это всё равно придётся сделать.

Блоки времени

Сколько бы задач не было в вашем списке, при его изучении сложно понять, сколько времени придётся затратить на то или иное дело. Ведь пунктам «Сделать квартальный отчёт» или «Заказать канцелярскую бумагу» в нём отводятся одинаковые строчки. Но, это совершенно разные дела по продолжительности и уровню трудозатрат. На календаре время, необходимое для решения намеченных задач, можно контролировать визуально. Для этого задачам, в зависимости от времени их выполнения, придают вид блоков. Выполнение начинают с самых сложных, не отвлекаясь на второстепенные задания.

GTD (Getting Things Done)

Эту популярную систему, основанную на доведении поставленных задач до конца, описал в своей книге бизнес-тренер Дэвид Аллен. Она строится на элементах тайм-менеджмента и методах обработки информации. Работает следующим образом:

• Все задачи фиксируют в одном месте, носящем название Inbox (входящие).
• Содержимое папки периодически сортируют, расставляя присутствующие в списке дела по приоритетности и срокам. Одинаковые по смыслу задачи объединяют в общие папки: «Работа», «Учёба», «Дом», «Путешествие» и так далее.
• По результатам регулярных ревизий выполненные или потерявшие актуальность дела вычёркивают или отправляют в архив.
• После составления плана переходят к конкретным действиям. Быстрые дела, на которые потребуется пару минут, выполняют незамедлительно. Другие делегируют коллегам, сотрудникам или перемещают в ежедневник с установкой даты выполнения.

Список должен быть конкретным, не перегруженным размытыми, абстрактными заданиями. Иметься в свободном доступе для регулярного редактирования и внесения корректив.

Kanban-доска

Эффективная методика, разработанная в Японии, наглядно визуализирующая рабочий процесс. Относится к гибким методам управления Agile, использующимся в компаниях, занимающихся разработкой программного обеспечения и выпуском новых, оригинальных продуктов.

Имеет вид таблицы из нескольких столбцов, в которых записывают задачи по категориям: «Надо сделать», «В работе» и «Сделано». Задачи, записанные на стикерах, ставят в первом столбце. По мере работы над ними записки перемещают по колонкам. Таким образом, можно наглядно отследить занятость, эффективность каждого исполнителя, работающего над задачей. Техника канбан успешно сочетается с другими инструментами тайм-менеджмента, например, с правилом временных блоков.

Метод Pomodoro

Своё оригинальное название техника получила благодаря таймеру в виде помидора, который её создатель, Франческо Чирилло, использовал для контроля времени. Другое её название: «правило 25 минут». Приступая к работе, вы ставите таймер на 25 минут. И всё это время посвящаете активной работе. Потом прерываетесь на 5 минут. По истечении этого времени возвращаетесь к решаемой задаче. Через каждые четыре цикла нужно прерваться на отдых 30 минут. Данный инструмент помогает сделать больше за ограниченное время. Актуален для трудоголиков, которым сложно выделить время на отдых в течение дня. Позволяет ощутить ценность времени, стать более успешным и результативным.

Метод айсберга

Данная методика учит, как грамотно обращаться с входящей информацией. Все электронные письма, заметки, другую важную информацию сохраняют в одном общем месте. Например, в электронном приложении-ежедневнике, таск-менеджере или другом сервисе. Потом структурируют эти данные с помощью папок, категорий и тегов. Каждые несколько недель эту информацию изучают и анализируют, что можно использовать на практике. Ненужные файлы архивируют или удаляют. Так можно сформировать личную базу знаний.

Техника ZTD

Автор методики — Лео Бабаута, автор блога Zenhabits, посвящённого личной эффективности. В расшифровке это название звучит как «Zen to Done». Представляет собой упрощённую версию метода GTD и базируется на 10 простых навыках:

1. Всю информацию нужно собирать в общей папке («Входящие»).
2. Новые файлы обрабатывают сразу при поступлении.
3. Сортируют задачи по категориям, в зависимости от их содержания и сложности.
4. Ключевые задачи планируют заранее. Если они крупные и масштабные – продумывают их выполнение на неделю вперёд.
5. Каждой задаче нужно уделить отдельное время. Не распылять внимание на кучу мелких дел.
6. Списки дел должны быть конкретными, короткими и понятными.
7. Придерживайтесь постоянного режима дня.
8. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.
9. Оставляйте в списке задач только важные и актуальные дела. Задания, присутствующие в нём, должны иметь предельно чёткую и ясную формулировку.
10. Список нужно регулярно анализировать, удаляя оттуда лишнее.

Методика подойдёт людям, испытывающим затруднения с внедрением техники GTD.

Советы по внедрению технологий управления временем

Если вы не готовы погружаться в серьёзные исследования и кардинально менять жизнь, но хотите стать результативнее и успешнее, рекомендуем взять на заметку следующие простые способы саморазвития, взятые из разных методик:

• Ежедневно решайте одну важную задачу, которая поможет приблизиться к главной цели. Этому делу нужно уделять около часа в день.
• Глобальную цель разделите на меньшие по масштабу задачи, которые можно завершить в течение месяца. Каждый месяц выполняйте одну из них. Так вы постепенно будете двигаться в правильном направлении к достижению главной цели.
• Используйте правило двух минут. Оно гласит: дела, занимающие не более нескольких минут, нужно выполнять немедленно, не откладывая на потом. Сделали – вычеркнули из списка.
• Чередуйте разные виды деятельности. Это избавит от переутомления, поможет передохнуть от однообразной, монотонной работы.
• Ставьте конкретные сроки для каждой задачи. Это будет отличным стимулом для поддержания навыка самодисциплины и поможет грамотно распределить время.
• Избавляйтесь от хлама в голове, планах и жизни. На эту тему написано немало интересных статей и книг. Пример: «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни» от Мари Кондо.

Пользуйтесь электронными планировщиками. Они помогут сэкономить время и качественно сделать рутинную работу.

Как планировать личное время в ЛидерТаске

Таск менеджер ЛидерТаск – высокоэффективный, современный инструмент для управления личным временем. Он предназначен для создания списков дел, чек-листов, постановки целей и задач, распределения обязанностей между исполнителями, контроля качества и своевременности поставленных им задач.

Приложение идеально подходит тайм-менеджерам и компаниям, использующим технологию Getting Things Done. Программу можно использовать как планер и личный ежедневник. В ЛидерТаск присутствует множество функций, полезных для делового человека. К ним относятся Заметки, Напоминания, Синхронизация с КПК, с Outlooк, импорт и экспорт любых файлов, обмен ими между сотрудниками. Приложение функционирует на всех цифровых платформах. Имеет полноценную бесплатную версию.

Заключение

Используя технологии тайм-менеджмента, проще добиться важных целей, поставленных на работе и в жизни. Научившись обращаться с таким ценным ресурсом как время, вы станете успешнее и увереннее в себе. Суть методики не в том, чтобы сделать как можно больше разнообразных дел, а в том, чтобы находить среди бесконечного потока действительно ценные и важные, которые помогут достичь нужного результата.