Коммуникативные методы руководства

В России популярность набирают гибридные модели работы и поэтому коммуникация внутри команд становиться актуальной темой. Социальные исследования показали, 80% россиян считают, что общение является ключом к созданию доверия на работе, но опрос показал, что только 13% руководители практикуют и развивают эффективное общение на рабочем месте.

Как улучшить коммуникацию на рабочем месте?

Одна из стратегий, которую следует выбрать — это улучшение ваших коммуникативных навыков на рабочем месте как таковых. Это поможет вам завоевать доверие своих коллег по работе, повысить продуктивность рабочего процесса и в целом продвинуться по карьерной лестнице. Эти 14 простых советов помогут Вам улучшить коммуникацию на рабочем месте.

Методы повешения эффективности коммуникации на работе

1. Обеспечьте эффективный процесс адаптации

Начать новую работу может быть непросто, особенно для тех, кто работает удаленно. Сейчас как никогда важно иметь подробные учебные материалы и документацию, чтобы быстро освоиться новым сотрудникам. Чем проще вы сделаете людям доступ к важной информации с самого начала, тем лучше будет общение на рабочем месте. Полезно закрепить за новым сотрудником наставника на время адаптации.

2. Четко относитесь к рабочим процессам и устраняйте препятствия

Знаете ли вы, что 57% сотрудников говорят, что им не дали четких указаний на работу? Вы можете улучшить эту статистику, четко указав шаги, необходимые для выполнения каждой задачи и проекта.

Точно так же у вас должен быть пошаговый чек-лист для преодоления препятствий, если они возникнут. Это установит ожидания относительно того, что нужно делать, как делать это правильно, и будет способствовать улучшению коммуникации на рабочем месте.

3. Установите доверительные и открытые отношения с коллегами

Установление доверия требует времени, но его стоит постоянно укреплять, так общение на рабочем месте выводится на совершенно другой уровень. Доверие укрепляет ваши отношения с коллегами, позволяя вам лучше взаимодействовать и преуспевать в команде. Постарайтесь узнать интересы, симпатии и антипатии друг друга, чтобы выстраивать комфортное общение.

4. Регулярно проводите встречи тет-а-тет

Регулярное общение с коллегами обеспечивает продуктивную работу и помогает более эффективному общению на рабочем месте. Найдите время, чтобы обсудить проекты, собрать отзывы сотрудников и участвовать в беседах на отвлеченные темы.

Когда ваши сотрудники работают удаленно важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс. Полезно использовать программы для трекинга задач, чтобы понимать сколько времени застрачивают сотрудники на выполнение задач по проектам.

Формат общения тет-а-тет может быть более комфортной средой для честного обсуждения. Эффективное общение на рабочем месте важно, но нельзя упускать из виду и честность. Если вы руководитель удаленной команды, вот несколько полезных советов:

5. Слушайте и обращайте внимание — это важно для эффективного общения на рабочем месте

Слушать — это гораздо больше, чем просто слышать. Только 7% общения является вербальным, тогда как колоссальные 55% общения на самом деле является языком тела. Обратите внимание на выражение лица, тона и язык тела, чтобы понять, какое сообщение передается. Оттачивая навыки общения на рабочем месте, чтобы уловить невербальное и вербальное общение, вы, несомненно, сможете стать более эффективным коммуникатором.

Быть активным слушателем также означает, что вы должны уделять все свое внимание, когда кто-то говорит. Задавайте вопросы, оставляйте отзывы и старайтесь быть активным участником каждого разговора на работе.

6. Будьте открыты как для положительных, так отрицательных мнений

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на работе, — это быть открытым для обратной связи — как положительной, так и отрицательной.

Обратная связь всегда будет эмоционально приукрашенной, но она позволит увидеть ваши сильный и слабые стороны. Нужно в комфортной атмосфере внимательно выслушать всех желающих выразить свои мысли без каких-либо последствий.

Отличное решение, предоставить сотрудникам возможность оставлять анонимные отзывы, чтобы им было проще выражать свои мысли.

Вы можете собирать отзывы двух типов:

7. Сохраняйте политику «открытых дверей»

Политика «открытых дверей» важна для укрепления коммуникации на рабочем месте и построения доверия внутри организации, но это не всегда легко.
Поощрение ваших сотрудников к честному разговору со своим начальством — это чистая польза для вашей компании, но некоторые могут не решаться поделиться своими умозаключениями. Нужно донести до сотрудников, что выражать свои мысли — это нормально, и это, является основой эффективного общения на рабочем месте.

8. Проводите командные мероприятия, чтобы поднять моральный дух

Чтобы избежать выгорания в вашей команде, дайте себе и другим необходимое время для восстановления персонала. Организуйте веселые мероприятия, которые не только помогут снизить стресс, но и позволят вашей команде сблизиться друг с другом и создать приятные воспоминания.

Общий опыт улучшает взаимоотношения друг с другом в вашей команде, что способствует более тесному общению на рабочем месте.

9. Используйте современные инструменты для унифицированного общения

На вашем рабочем месте, вероятно, используется множество форм связи: телефоны, приложения для обмена сообщениями, электронная почта, инструменты для видеоконференций и т. д. При таком большом количестве каналов сообщения могут легко теряются в информационной среде. Нужно выбрать простой в использовании инструмент коммуникации, который удовлетворяет все потребности ваших бизнес-процессов.

Досконально изучите инструменты управления бизнес проектами, чтобы отслеживать эффективность их выполнения вашей командой от начала до конца. Это позволяет находить узкие места в бизнес-процессах и искать решения для их оптимизации.

Если вы уже используете различные инструменты и платформы управления проектами, изучите возможность интеграции приложений, это положительно влияет на продуктивность и позволяет улучшить общение на рабочем месте.

10. Научитесь разнообразию, равенству и инклюзивности

Согласно научным исследованиям, сотрудники поколения Z и миллениалы сейчас больше заботятся об усилиях по обеспечению разнообразия, равенства и инклюзивности, чем предыдущие поколения, и им нужны доказательства того, что компанией предпринимают шаги к повышению инклюзивности рабочего пространства.

Обязательно изучите себя и свою команду на предмет DEI. Это должно вызвать критические разговоры и откровенные дискуссии, которые будут способствовать лучшему общению на рабочем месте и сделать его более инклюзивным.

11. Научитесь лучше разговаривать по телефону

Коллегам всегда приятно общаться с хорошим собеседником, умеющим расположить к разговору оппонента по телефону. Не у каждой компании есть новейшее коммуникационное программное обеспечение или инструмент для совместной работы. В крупных компания большая часть комуникации по-прежнему ведется по телефону.

Телефонные разговоры могут быть непростыми, потому что невозможно увидеть выражение лица или язык тела собеседника.
Если вы смените тон на соответствующий, это поможет вам более эффективно излагать свои мысли.

12. Научитесь лучше писать электронные письма

Помимо других навыков общения на рабочем месте, обратите отдельное внимание к написанию электронных писем. Электронная почта была и будет важной частью общения на рабочем месте. Таким образом, важно научиться выражать свои мысли в удобной для восприятия форме. Написание лаконичных и понятных электронных писем упростит вашей команде понимание их обязанностей и проектов, а также сэкономит всем время и энергию, которые можно потратить на другие задачи.

Не торопитесь, используйте маркированные списки, избегайте неоднозначных фраз. Кроме того, вы всегда можете отменить отправку электронного письма и подкорректировать его, потратив дополнительное время.

13. Практикуйте публичные выступления

Публичные выступления — один из наиболее важных навыков общения на рабочем месте. Если вы не можете четко говорить перед группой людей, вам будет сложно передать свои мысли и результаты эффективно.

Если вам интересно, как улучшить коммуникативные навыки на работе, публичные выступления — это один из способов. Начните с выступления перед людьми, с которыми вам комфортнее всего, чтобы постепенно обрести уверенность в себе.

14. Понять сильные и слабые стороны друг друга

У каждого есть области, в которых он преуспевает, и области, в которых можно улучшить скилы. Выявляя сильные и слабые стороны друг друга, вы также можете настроить свой рабочий процесс и общение на рабочем месте. Обмен информацией в данном ключе, даст вашей команде синергетический эффект и плодотворно повлияет на продуктивность.

Общение на рабочем месте зависит от каждого в команде

Наладить хорошее общение на рабочем месте — это командная работа, которая требует достаточно времени. Реализуйте указанные 14 стратегий, и это позволит Вам получить больше информации о том, что происходит в рабочей среде, узнать новые идеи и какие форматы коммуникации предпочитает ваша команда.

Многие собственники бизнеса испытывают сложности с выстраиванием коммуникации внутри команды. Руководителю нужно давать прямую обратную связь и четкие указания, правильно делегировать задачи, хвалить коллег за хорошие идеи и грамотно критиковать, не убивая мотивацию. Все это может даваться непросто.

Чтобы не создать в компании хаос своими же руками, важно понять, как можно решить проблему с неэффективной коммуникацией сотрудников, повысить их заинтересованность в работе и продуктивность.

В этой статье мы разберем основные коммуникативные принципы, правила построения структуры сообщения в рабочих чатах, способы оценки эффективности взаимодействия в команде и инструменты, которые помогут упростить процесс на каждом этапе.

Основные правила коммуникации

Мы выделили несколько правил, которых стоит придерживаться, если вы хотите улучшить коммуникацию внутри вашей команды:

1. Простота и лаконичность. Если вы хотите максимально точно и эффективно донести свою мысль, используйте простые слова и короткие предложения. Старайтесь, чтобы в тексте было больше конкретики и минимум «воды». Если писать длинные замысловатые фразы, суть ускользает. Это только усложняет задачу для коллег, важные детали теряются, как и драгоценное время.
2. Сразу переходите к сути. Много вводных слов, вступлений и прочих условностей только засоряют эфир. Лучше поздороваться и сразу перейти к делу. Например, можно коротко описать сложившуюся ситуацию, объяснить, что нужно сделать, задать вопросы.
3. В одном сообщении — только одна задача. Известный психиатр Тео Компернолле уверен, что многозадачность утомляет. Если мгновенно переключаться между разными делами, наши мыслительные способности истощаются. Из-за этого сотрудники испытывают сильный стресс, теряют продуктивность и креативность. Поэтому возьмите за правило по разным проектам писать отдельные сообщения и создавать отдельные задачи. Складывать все в один текст не нужно — так вы перегружаете письмо смыслами. Также не рекомендуется разбивать задачу на несколько сообщений, так как после каждой порции информации формируется определенная картинка в голове и возникают уточняющие вопросы. Лучше в одном сообщении емко изложить все важные вводные.
4. Не критикуйте коллегу, а оценивайте работу. Иногда приходится указывать на ошибки других. Но здесь нужно действовать осторожно, чтобы не перейти на личности. В текстовом сообщении любая запятая может быть носителем эмоций и не так передать посыл. Выбирайте формулировки, которые не лишают мотивации и помогают улучшиться.
5. Иногда лучше воздержаться от переписки и дать себе время. В коллективе могут возникнуть неприятные ситуации, но решать их нужно не на эмоциях. Когда все на пределе, даже конструктивное сообщение может быть прочитано с искаженной интонацией и воспринято неправильно. В напряженной ситуации попробуйте перечитать свой текст и убедитесь, что вы корректны в формулировках. Иногда лучше воздержаться от переписки, пока эмоции не улягутся.
6. Давайте обратную связь. Бывает, что кто-то из коллег не понял задачу, в чем-то не смог разобраться. Здесь важно проявить терпение и понимание.
7. Просить совета у коллег, а не спрашивать мнение. Взгляд может замылиться, поэтому разумно просить коллег взглянуть на проект со стороны, чтобы не упустить важную деталь. Но лучше не просить людей поделиться мнением, так как это побуждает дать оценку, а не предложить новые идеи. Намного эффективнее просить совета. Тогда человек будет ориентирован на поиск новых решений и сможет поделиться своими навыками.
8. Не перебивайте. Не так важно, в каком формате происходит общение — в переписке, онлайн в видеорежиме или офлайн. Важно уважать себя и остальных участников встречи. Не перебивайте, а дослушивайте коллег до конца. Также избавляйтесь от привычки заканчивать мысль за других.
9. Не спешите с ответом. Даже, если ваш оппонент ждет реакции на его сообщение, дайте себе время подумать, чтобы ответить рационально без лишних эмоций. Особенно этот совет актуален, когда обсуждаются провокационные вопросы.
10. Следите за тоном голоса и жестами. В сообщении интонацию можно додумать, при личном общении ничего не скрыть. Важно не только правильно подбирать слова, но и следить за манерой речи. Язвительность или пренебрежительный тон голоса точно не улучшит коммуникацию в команде. Даже такой простой жест, как скрещенные на груди руки и потупленный в пол взгляд, могут говорить вашему оппоненту, что вы не уверены в себе или не согласны с собеседником.
11. Используйте разные местоимения. Во время обсуждения задачи с коллегами можно говорить исключительно о себе, о проблеме или о вопросе и о собеседниках. Если вы хотите показать свою заинтересованность и повысить вовлеченность коллег, используйте местоимения «мы» и «вы».
12. Давайте короткую обратную связь в ходе разговора. Если хотите избежать недоразумений, после того, как ваш оппонент высказался, коротко повторите его ключевую мысль своими словами. Так вы убедитесь, что говорите об одном и том же.
13. Активное слушание. Формирование навыка коммуникации стоит начать с работы над тем, как вы слушаете. Навыки активного слушания здорово помогают продемонстрировать свою вовлеченность в беседу. Перебивать не нужно, а вот дать понять, что вы здесь и вовлечены в процесс — обязательно.

Мы рассмотрели базовые правила уважительного и эффективного обмена мыслями внутри команды. Но остается вопрос, какой канал коммуникации использовать, чтобы всем было комфортно и не страдала эффективность обработки задач. Этот вопрос обсудим дальше.

Как выбрать правильный канал коммуникации

Если вы ошиблись с выбором канала коммуникации, в лучшем случае вас не смогут понять и придется все объяснять заново. В худшем — сотрудник сделает так, как понял, в результате придется все переделывать в ущерб качеству или срокам проекта. Также можно попасть в нелепую ситуацию — вы отправили на почту письмо, а коллега его так и не прочитал, так как письмо попало в спам. Опять же, проблема — в неверно выбранном канале. Другая ситуация — вы подробно описали задачу в сообщении, но оно затерялось среди других сообщений в рабочем чате. По мнению многих управленцев, мессенджеры — не лучший способ для постановки задач. Нужны специальные инструменты, где можно поставить задачу, четко сформулировать дедлайны и требования. Об одном из таких инструментов мы расскажем в завершении этой статьи.

В целом, каждый руководитель компании должен подумать, какие каналы коммуникации подойдут для постановки задач, обсуждения стратегий, обмена информацией.

Вот, несколько рекомендаций от опытных управленцев:

• личные встречи хорошо использовать для построения стратегии, мозгового штурма и обсуждения проблем;
• если нужно обсудить что-то чуть дольше по времени, эффективнее созвониться, чем долго обмениваться сообщениями;
• если вы отправляете информацию, которую нужно сохранить, используйте единое информационное пространство в вашей компании, например, облако;
• если речь идет о конфиденциальных вопросах, не используйте электронную переписку;
•  не нужно отправлять сообщение с одинаковой информацией разными способами (на почту, в мессенджер);
• если для обсуждения нужно больше часа, лучше организовать встречу.

Эффективная коммуникация нужна для продуктивной работы всей команды. Наряду с личными встречами очень часто используются текстовые сообщения — это хороший формат, если нужно уточнить быстро какой-то вопрос или поставить небольшую задачу, но важно использовать правильную структуру обращения. Об этом поговорим дальше.

Структура сообщения для постановки задачи

При написании сообщения с задачей для исполнителя важно уделить время структуре. Мы предлагаем использовать модель SMART, что поможет сделать любую задачу конкретной, достижимой, уместной, измеримой и со строгим дедлайном.

Пример структуры:

• S — Specific — конкретность. Четко обозначаем для исполнителя, чего нужно достичь по факту исполнения этой задачи.
• M — Measurable — измеримость. Конкретно показываем, как будет измеряться результат. Для количественного показателя обязательно указываем единицу измерения, для качественного — эталон отношения.
• A — Attainable — достижимость. Указываем, за счет каких шагов можно достичь целей.
• R — Relevant — уместность. Поясняем, что вышеперечисленные шаги действительно помогут добиться намеченной цели.
• T — Time-bound — ограниченность во времени. Ставим четкий срок выполнения задачи.

На первый взгляд может показаться, что придерживаться такой структуры сложно и это только занимает время. Но многие опытные руководители проектов подтверждают, что, если держать в уме такую структуру и стараться расписать все блоки, то сообщение получается четким и понятным. Это особенно важно, когда вы работаете над проектом вместе с новичками.

Оценка эффективности коммуникаций в команде

Для оценки эффективности коммуникации внутри компании можно провести тестирование, организовать проверку, собрать обратную связь от руководителей отделов, но все это будет субъективная оценка. Ситуация осложняется тем, что оценивать нужно не просто коммуникативный уровень конкретного сотрудника, а целой команды. Проследить за всеми крайне сложно, да и применять ко всем одинаковые критерии эффективности не получится.

Как вариант, можно использовать симуляции. Это короткие адаптивные игры, разработанные специально под конкретную команду бизнес-тренером компании с учетом ключевых задач, возможностей и проблем конкретного бизнеса. Также можно использовать стандартизированные симуляции, которые позволяют моделировать типовые бизнес-процессы.

Бизнес-симуляция — это современная технология оценки, основанная на моделировании реальных бизнес-процессов компании. При симуляции создаются условия работы, максимально приближенные к реальным, перед сотрудниками ставятся задачи, решая которые, они могут показать свой опыт и раскрыть потенциал. Проводить симуляцию можно в компьютерном формате с использованием специального ПО или же в настольном интерактивном формате, где участники активно взаимодействуют друг с другом.

Такой способ оценки эффективности коммуникации внутри команды позволяет каждому из участников примерить на себя любую деловую роль, решить ряд сложных задач, достигнув определенных показателей. Достигается высокая вовлеченность участников, которые погружаются в игровую среду и стремятся достичь общей цели. Это помогает проявить всем участникам лидерские, коммуникативные навыки и организаторские способности, а руководителю — оценить уровень коммуникации внутри вашей команды.

Выстраивай коммуникации вместе с «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Улучшить обмен мыслями внутри вашей команды поможет использование специальных инструментов, например, КСК.Service&Teamwork. Это разработка компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ», облачное решение для автоматизации бизнес-процессов, создания единого пространства для общения, работы над задачами и проектами.

КСК.Service&Teamwork состоит из четырех модулей, функционал которых нужен каждому бизнесу, где коммуникация важна для достижения целей.

Особенности модулей:

• Корпоративный портал — единое информационное пространство для общения членов команды. Здесь можно обмениваться идеями по проекту, новостями, файлами. Удобно, что на портале можно вести большую базу знаний. Также на портале каждый сотрудник может изучить структуру компании, найти нужную информацию о коллегах. Для быстрого взаимодействия и обмена сообщениями предусмотрен чат.
• Аналитика — удобный модуль для ведения отчетности и контроля выполнения задач. Руководитель может отслеживать работ специалистов, например, как им удается укладываться в сроки. Чтобы собирать обратную связь от коллег, можно использовать опросники, наглядные дашборды.
• Teamwork — модуль с функционалом для управления задачами и общения сотрудников по каждому из проектов. Есть все необходимое для делегирования задач и выполнения, контроля и аналитики.
• Service — модуль для предоставления услуг внутри компании. Есть все необходимое для автоматизации сервисов и услуг любого подразделения.

Используя новую разработку КСК.Service&Teamwork, вы сможете вывести коммуникацию внутри команды на новый уровень. Все сотрудники смогут быстро находить нужные задачи, расставлять их в порядке приоритетности, легко обмениваться файлами и иметь доступ до обсуждений по проекту.

Мы разработали несколько пакетов для старта. Запросите бесплатную консультацию у менеджера «КСК ТЕХНОЛОГИИ» и мы подберем продукт, который будет соответствовать вашим запросам и поможет повысить эффективность коммуникации внутри компании.

«Кадровик. Кадровый менеджмент», 2011, N 8

КОММУНИКАТИВНАЯ ФУНКЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Автор статьи рассматривает способы реализации коммуникативной функции руководителя.

Каждый из руководителей организации ограничен во времени, в знаниях и умениях, а также максимальным количеством решений, которые находятся в допустимом диапазоне эффективности. Коммуникативная функция руководителя подразумевает реализацию межличностных контактов трех типов:

1) отношения руководителя с конкретным подчиненным;

2) отношения руководителя с двумя и более подчиненными;

3) отношения между подчиненными.

При увеличении количества подчиненных в арифметической прогрессии число потенциально возможных межличностных отношений между руководителем и подчиненными возрастает в геометрической прогрессии. Опережающий рост числа контактов руководителя по сравнению с ростом числа подчиненных потребовал ограничения масштаба управляемости и контроля.

Так, В. Грейкюнас еще в 1933 г. определил, что руководитель в состоянии иметь не более 12 контактов первого типа и 28 — второго типа. Считается, что для руководителей высшего уровня управления число подчиненных не должно превышать семи, но на низших уровнях управления это число может быть увеличено до 20 — 30. Это объясняется тем, что коммуникативные функции руководителей сильно различаются на разных уровнях управления как по содержанию реализуемых прав, так и по характеру информационного обмена. Практика управления свидетельствует, что руководитель, по сути, начинает осознавать свою коммуникативную роль только на третьей ступеньке вертикально восходящей служебной карьеры: например, мастер, начальник участка, заместитель начальника цеха. На четвертой ступеньке в роли начальника цеха руководитель в полной мере испытывает коммуникативное давление.

Масштабы управляемости

Оптимальность организационной структуры находит свое отражение в масштабах управляемости и контроля. Ограничения по масштабу управляемости способствуют постоянному росту числа уровней управления, приводящему в конечном случае к снижению общей эффективности функционирования коммуникативной сети. Выделение двух типов масштабов управляемости — узкого и широкого — не исключило полностью недостатки иерархических коммуникационных сетей. Для узкого масштаба управляемости характерна минимизация количества подчиненных у одного руководителя. Это облегчает коммуникации и повышает их качество. Однако многоуровневые коммуникации становятся громоздкими, дорогими и протяженными. В таких коммуникациях ярко проявляется действие закона расщепления управленческой информации, согласно которому степень искажения управленческой информации по мере прохождения по уровням управления прямо пропорциональна числу участков передачи информации.

Широкий масштаб управляемости характеризуется максимально возможным числом подчиненных у одного руководителя и минимальным количеством уровней иерархии управления. Это вынуждает руководителя делегировать часть своих властных полномочий подчиненным, что способствует созданию сильной, сплоченной и квалифицированной команды. Однако такой подход к созданию коммуникативного пространства зачастую не учитывает возможностей руководителя, приводит к нарушениям коммуникативной сети и потере контроля над подчиненными.

Психологически масштаб управляемости ограничен 100 — 150 подчиненными, которых руководитель способен знать по именам, и 800 — 1000 подчиненными — ориентируясь на знание подчиненных в лицо. Этого правила придерживается современная отечественная и зарубежная практика проектирования функциональных стратегических единиц бизнеса.

Типы коммуникаций

Средствами реализации коммуникативной функции являются все основные функции управления (планирование, организация, мотивация, контроль). Собственная эффективность коммуникативной функции тем выше, чем менее она представлена как самостоятельная и чем в большей степени она реализуется за счет других функций. Критерием оптимальности в данном случае является степень содействия существующей коммуникативной сети достижению целей организации. Эта функция требует пристального внимания руководителя в проблемных ситуациях, когда существующая структура взаимодействий снижает эффективность. По этой причине до 90% своего рабочего времени руководитель тратит на коммуникации.

Коммуникативная функция характеризуется множеством типов и форм, способов, методов и приемов реализации. Во внутриорганизационных взаимодействиях выделяют вертикальные и горизонтальные коммуникации.

Вертикальные коммуникации — это обмен информацией между соподчиненными (иерархическими) уровнями структуры управления организацией. Такие коммуникации могут быть нисходящими и восходящими. В нисходящих коммуникациях руководитель реализует свои управленческие воздействия: приказы, распоряжения, предписания, рекомендации и т. п. Восходящие вертикальные коммуникации — это обратная связь между подчиненными и руководителем. Такие коммуникации обеспечивают передачу информации различного функционального назначения: сигналы о возникновении проблемной ситуации на подчиненном уровне управления, официальные отчеты, неформальные сообщения и т. п.

Горизонтальные внутриорганизационные коммуникации — это коммуникации между паритетными подразделениями, взаимодействие исполнителей и коммуникации между паритетными руководителями в общей плоскости управления. Несмотря на особую значимость вертикальных коммуникаций, реализующих иерархический принцип построения структуры управления организацией, горизонтальные коммуникации обеспечивают не менее важный принцип координации профессиональной деятельности. Лишь сочетание обоих видов коммуникаций образует каркас всей коммуникативной сети организации.

Коммуникации принято делить на подтипы, что позволяет выделить:

— коммуникации вида «руководитель — подчиненный» как индивидуальный процесс межличностного общения, главной особенностью которого является сочетание принципа субординации и непосредственного контакта партнеров по общению (специфическим подтипом такого вида коммуникаций является взаимодействие руководителя высшего уровня с руководителем нижележащего подчиненного уровня управления);

— коммуникации вида «руководитель — руководитель», включающие в себя две разновидности: между руководителями паритетных подразделений и между руководителями различных организаций-партнеров.

Все коммуникации объединяет один общий признак — индивидуальный характер непосредственного контакта партнеров по организационному взаимодействию. Взаимодействие в профессиональной деятельности может осуществляться по каналам формальных и неформальных коммуникаций. Формальные каналы задает структура управления организацией, а неформальные коммуникации реализуются помимо формальных коммуникационных каналов, а именно — через:

— неформальные связи между рядовыми сотрудниками;

— аналогичные связи между руководителями и подчиненными;

— неформальные связи между руководителем и внешней средой.

Особую роль в обеспечении неформальных связей играют члены малых неформальных групп с ролевой функцией «связной», аккумулирующие и распространяющие слухи. Слухи в значительной степени формируют социальную микросреду организации, во многом определяют общественное мнение, влияют на деятельность членов организации, их статус и репутацию. Несмотря на стойкое предубеждение о недостоверности такого рода коммуникативного явления, социальные исследования свидетельствуют, что в действительности слухи достоверны и справедливы не менее чем в 80% случаев, а в вопросах внутриорганизационного управления этот показатель стремится к 100%.

Обратная связь

Особую роль в реализации процесса коммуникации играют обратная связь (информация от получателя к отправителю, служащая для индикации степени понятности сообщения) и коррекция (изменения, вносимые в первоначальную информацию отправителем с целью повышения ее понятности получателю). Обратная связь и коррекция обеспечивают замкнутый контур общения, который важен как организационно, так и психологически. Благодаря ему осуществляется контроль за эффективностью коммуникации и повтор общения, т. е. всего коммуникационного цикла при низкой результативности его первой реализации.

Неэффективная обратная связь является одним из источников ошибок коммуникаций, а потеря информации в коммуникативных циклах характерна для вертикальных нисходящих коммуникаций в иерархических структурах управления. Практика свидетельствует, что лишь 63% информации от совета директоров доходит до вице-президентов компании; 40% — до начальников цехов и лишь 20% — до исполнителей.

Восходящие вертикальные коммуникативные потоки страдают фальсифицированными ошибками участников коммуникативного процесса. Нижележащие уровни коммуникации, как правило, не преследуют своих корыстных целей, но редко заинтересованы в объективности передаваемой выше информации. Наиболее типичным является предоставление вышестоящему должностному лицу информации, благоприятной по форме и содержанию как для адресата, так и для отправителя. Фальсифицированные ошибки являются одной из главных причин недоверия руководителя к осведомительной информации, что зачастую приводит к возникновению зоны отчуждения между ним и подчиненными.

Нисходящий вертикальный поток управленческой информации всегда сбалансирован восходящим самоорганизующим потоком «снизу». В зависимости от степени влияния нисходящего потока информации возможны два типа организации коммуникативного пространства: с максимальной централизацией управления и крайне ограниченной неуправляемой сферой; с расширенной неуправляемой сферой, когда процессы управления протекают спонтанно, но по ранее установленным «правилам». Нарушение таких правил дезорганизует коммуникативное пространство.

Подводя итоги

В формирующейся деловой культуре российского менеджмента отмечается ярко выраженное стремление к западному индивидуализму, но с сохранением ориентации на групповые ценности. Самоорганизацию коммуникаций на социальной основе обеспечивает принятие корпоративной философии, общих целей, групповых представлений о приемлемых нормах поведения и санкций за их нарушения. В результате намечается единая система ценностных ориентаций, обеспечивающая корпоративный контроль «изнутри». Это создает индивидуальный настрой на максимальное использование личностных ресурсов для достижения групповых успехов. Оптимизация управления как раз и направлена на создание такого коммуникативного пространства, где централизация постепенно уступала бы место игре по правилам. Серьезным препятствием для создания такого типа коммуникаций является отсутствие российского кодекса корпоративного управления.

Библиографический список

1. Зигерт В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. Пер с нем. М.: Экономика, 1990.

2. Красовский Ю. Д. Организационное поведение. М.: ЮНИТИ, 2000.

3. Андреева Г. М. Социальная психология. М.: Аспект Пресс, 1998.

С. Капустин

К. э. н.,

доцент,

проректор

Института менеджмента

и маркетинга АНХ

при Правительстве РФ

Подписано в печать

08.07.2011

Практически все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией. Коммуникация выполняет жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Что сделать, чтобы улучшить процесс коммуникации на работе?

Рассмотрим несколько советов от компании Business Result Group.

1. Создайте благоприятное для общения пространство
Ваша задача, как менеджера — убедиться, что в вашей команде всегда есть четкий и непрерывный процесс обмена информацией. Выражение своих чувств или обмен идеями никогда не должен быть табу. Напротив, необходимо поощрять это. Вы работаете с людьми, а не с роботами.
Держите дверь в свой кабинет открытой. Политика открытых дверей не дает сотрудникам забыть, что они могут говорить с вами, когда им необходимо
Вместо того чтобы устраивать ежегодные или квартальные встречи для общения со своими подчиненными, планируйте ежемесячные индивидуальные встречи, чтобы вы могли быть в курсе того, на какой стадии развития находятся ваши сотрудники, как они себя чувствуют и что им может понадобиться от вас.

2. Начните с себя
Станьте инициатором новых привычек, способствующих эффективной коммуникации на работе. Например, в начале рабочего дня, говорите «доброе утро» вашей команде, чтобы поднять настроение и получить ответ. Задавайте вопросы, бросайте вызов идеям, сообщайте свои чувства и т. д.
Поощряйте социальные взаимодействия: побуждайте и воодушевляйте сотрудников к общению между собой. Например, следите, чтобы при возможности обеденный перерыв проходил совместно и подальше от рабочих мест.

_____________________________________________________________________

Предлагаем  оценить эффективность персонала, провести обучение руководителей и сотрудников, оценку, онлайн оценку персонала, командообразование и бизнес-симуляции.

Алексей Широкопояс — эксперт по развитию персонала, основатель портала КОМПЕТЕНЦИИ /hr-media.ru/  a.shirokopoyas@bis-db.ru; 8-926-210-84-19 

________________________________________________________________

3. Предусмотрите анонимные отзывы
Некоторые сотрудники могут стесняться высказывать свои чувства или жалобы открыто, поэтому продумайте технологию анонимного сообщения. Это может быть как и обычная урна для подобных писем, так и дополнительная функция на компьютере.

4. Сделайте общение двусторонним
Общение никогда не должно быть исключительно исходящим, или только одним способом. Всегда просите своих сотрудников делиться своими мыслями, предлагать отзывы и участвовать в обсуждении.

Например, на собрании попросите своих сотрудников дать обратную связь по поводу эффективности вашей работы в качестве менеджера. На эти отзывы вы также сможете среагировать. Суть в том, чтобы сделать общение разговором, а не улицей с односторонним движением.

5. Используйте лучшие каналы связи
Существует большое количество коммуникационных инструментов, которые упрощают и ускоряют процесс передачи информации.
Например, чат для выражения публичного признания и похвалы за хорошо выполненную работу или чат, в котором высшее руководство может передавать большие новости в менее формальном режиме. Вся информация быстро доходит до сведения всей компании. Это централизует общение, поддерживает положительную атмосферу, позволяет каждому быть всегда на связи, а иногда даже повеселиться.

Создайте «офисный язык», соответствующий вашей корпоративной культуре. Придумайте аббревиатуры или акронимы, которые делают общение по этим каналам еще более интересным

6. Общайтесь лицом к лицу
Использование коммуникационных инструментов достаточно эффективно, однако важно помнить, что общение лицом к лицу имеет большую ценность. Мы говорим о человеческом взаимодействии, поэтому лучше говорить вместо того, чтобы печатать. Это будет иметь больший эффект среди ваших сотрудников.
Также, не забывайте о том, что общение не должно мешать рабочему процессу, а поддерживать его, создавать дружелюбную атмосферу на рабочем месте.

7. Следите за языком своего тела
Невербальная коммуникация также важна для лидеров. Невербалика оказывает огромное влияние на окружающих людей. Убедитесь, что ваш язык тела открыт и доступен.

При общении:

• Уберите телефон и другие гаджеты.
• Находитесь на одном уровне с собеседником (сидя/стоя)
• Улыбайтесь.
• Не скрещивайте руки или ноги.
• Поддерживайте контакт глазами.

8. Соблюдайте баланс
После окончания рабочего дня сведите количество сообщений, отправляемых сотрудникам, до минимума. Ваше общение, конечно, очень важно, но, скорее всего, оно может подождать до следующего дня.
В идеальном мире люди знают, что по окончанию рабочего времени нужно выключить компьютер и перестать проверять свою электронную почту. Однако, правда в том, что большинство из нас так зависимы от работы и технических устройств, что не могут отложить их совсем. Если вы хотите поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью, не стоит так делать.

 Как техники групповой модерации позволяют обмениваться опытом решения задач

9. Слушайте
Мы должны слушать больше, чем мы говорим. Когда человек чувствует, что кто-то действительно слушает, он, скорее всего, начнет говорить. Отражайте эмоции другого человека не только в устной форме, но и в выражениях лица. Старайтесь волноваться, когда человек, которого вы слушаете, взволнован. В таком случае вы еще до начала разговора вы найдете «общий язык».

Эффективная система внутренних коммуникаций позволяет не только быстро обмениваться информацией, но создает атмосферу доверия и вовлекает сотрудников в общекорпоративные дела, позволяет сделать реальными понятиями ценности компании и мессию, объединяет сотрудников.

 3 отличных способа повысить эффективность сотрудника