Руководитель – это мозг большой команды, мотор всего коллектива и капитан организации. JCat.Работа поможет разобраться, как разнообразие обязанностей лидера помещается в его должностную инструкцию, какие признаки «выдают» хорошего начальника.
Содержание
- Кто такой руководитель?
- Должностные обязанности руководителя организации
- Функции руководителя
- Должностная инструкция руководителя учреждения
- Должность руководителя может быть вакантной?
- «Маркеры» хорошего руководителя
Кто такой руководитель?
Для начала нужно разобраться, чем в глобальном смысле занимается управленец высшего уровня. В этом вопросе важно стереть из головы традиционный образ страшного и своенравного начальника, который постоянно требует от подчиненных невозможного. Также большое заблуждение заключается в том, что работают только «низы», а «правящая верхушка» только пожинает плоды их работы. Управление – это тяжелый труд, полный ответственности и подводных течений, часто лишенный выходных и времени, когда не нужно срочно решать задачи по работе.
Главный менеджер организации управляет всеми аспектами ее деятельности, начиная от постановки целей, заканчивая реализацией плана их достижения.
Руководит организацией обычно директор предприятия. Он несет ответственность за материальные, кадровые, корпоративные вопросы. Главный управленец обеспечивает максимальную эффективность работы коллектива для достижения поставленных перед компанией целей.
Должность одновременно и привлекательная, и сложная, поэтому кандидаты на это место проходят особо тщательный отбор. Способы определения «профпригодности» для руководящей должности – это повод для отдельной статьи, поэтому сегодня мы обсуждаем только специфику работы уже принятого на работу руководителя.
Должностные обязанности руководителя организации
Несмотря на четкое описание задач директора компании, на практике его работа во многом зависит от особенностей компании.
Если говорить обобщенно, сфера полномочий руководителя включает в себя:
- надлежащее выполнение своих задач;
- контроль выполнения работы сотрудниками;
- формирование эффективной корпоративной культуры и позитивной рабочей атмосферы в коллективе;
- работа над материальным обеспечением предприятия, контроль хозяйственной деятельности;
- обеспечение выполнения поставленных задач в соответствии с планом работы;
- отчет перед советом учредителей о состоянии дел в организации и соответствии реальных результатов ожидаемым;
- решение кадровых вопросов – своевременное обучение, оценка эффективности работы, изменения кадрового состава;
- решение текущих проблем и предупреждение проблематичных ситуаций в будущем;
- принятие сложных решений с полной ответственностью за их последствия;
- делегирование полномочий, справедливое распределение задач между подчиненными.
Должностные обязанности руководителя организации можно объединить в 6 пунктов:
- Организация. Чтобы работа была сделана качественно, вовремя и с ожидаемым результатом, особое внимание нужно уделить процессу ее планирования и выполнения. Руководителю важно упростить дело до уровня простых заданий и грамотно распределить их между подчиненными. При этом следует учитывать внешние и внутренние условия и постараться предупредить все возможные факторы риска. В идеале нужно организовать работу так, чтобы оптимально использовать ресурсы компании, обеспечить положительный результат в ближайшей и долгосрочной перспективе.
- Распределение обязанностей. Этот пункт органично вытекает из предыдущего, поскольку для организации большинства процессов нужно грамотно распределить ответственность за выполнение задач. Также важно помнить, что неумение делегировать полномочия – одна из главных причин неэффективности менеджера. Важно уметь быстро сориентироваться и понять, какие обязанности руководителя организации можно поручить другим сотрудникам. Это следует делать с учетом задачи, способностей и возможностей выбранных подчиненных. Четкая постановка целей и формирование благоприятных условий для их достижения – важная миссия любого менеджера.
- Обеспечение продуктивного взаимодействия. Предугадать все варианты развития сюжета при решении корпоративных вопросов невозможно. Различные факторы, которые возникают на пути к достижению целей команды, влияют на работу коллектива. Поэтому важно наладить эффективные средства связи и механизмы взаимодействия сотрудников. Подчиненные должны договариваться на «горизонтальном» уровне внутри подразделения, отделы – согласовывать свои действия между собой. Руководитель становится главным звеном в этой коммуникационной цепи.
- Контроль. Важно, чтобы у директора было достаточно времени, опыта, знаний и желания контролировать выполнение работы подчиненных. Этот пункт не о проверках и «разборе полетов», а об анализе состояния работы, соответствующих выводах и улучшении деятельности компании. Методы и степень контроля зависят от конкретной ситуации: сложности задачи, дисциплины в коллективе, корпоративной культуры.
- Формирование межличностных отношений. Взаимоотношения в коллективе влияют на организацию: «человеческий фактор» решает многое. Однако изменчивые условия климата в коллективе не должны диктовать условия работы всей компании. Также заблуждением выступает тот факт, что в дружном коллективе продуктивнее решаются рабочие вопросы. Излишне теплое общение может стать причиной менее требовательного отношения сотрудников друг к другу. Поэтому руководителю необходимо поддерживать в коллективе «золотую середину» между сотрудничеством и соперничеством. Управлять этими категориями сложно, однако при правильном подходе здравая конкуренция не повлияет на отношения сотрудников, а только улучшит показатели эффективности их работы.
- Анализ. Управленцу важно не просто анализировать конечный исход, но и оценивать промежуточные результаты. Данные анализа нужно фиксировать: только так можно оценить соответствие «ожиданий» и «реальности».
- Аудит. Оценка эффективности процессов – также стандартный «ритуал» управленца. Анализировать необходимо все технологии, от которых зависит эффективность работы организации. Аудит не заканчивается на этапе оценки и анализа: управленец должен подобрать конкретные предложения о решении проблем и закреплении успехов.
Функции руководителя
Известны различные подходы к определению управленческих функций. Наиболее популярной в классическом менеджменте считается классификация американского профессора Г. Минцберга. Согласно его представлением, директор в ежедневной деятельности выполняет такие группы функциональных обязанностей руководителя организации, как:
- Межличностные. Происходит формирование образа «символа власти» и системы коллективного взаимодействия, налаживание взаимоотношений между менеджерами.
- Информационные. Руководитель становится «приемником», «передатчиком» информации. Кроме того, с помощью информационных сообщений он обеспечивает формирование позитивного имиджа учреждения во внешней среде.
- Решающие. «Предприниматель», «ликвидатор нарушений», «распределитель ресурсов», «посредник во время переговоров» – эти и другие должностные роли также становятся привычными для руководителя.
Современные и упрощенные классификации выделяют такие ключевые функции директора:
- руководящая – непосредственное управление подчиненными;
- организационная – создание конкретных способов достижения целей компании;
- функция контроля – проверка работы предприятия на всех уровнях;
- анализ и синтез – оценка полученной информации и формирование предложений по улучшению работы;
- защитная – обеспечение безопасных и благоприятных условий работы для подчиненных.
Функции управленца определяют его должностную инструкцию, которая фиксирует круг полномочий и спектр обязанностей.
Должностная инструкция руководителя учреждения
Несмотря на то, что список полномочий и должностных обязанностей руководителя организации гораздо обширнее, для этой должности составляется такая же инструкция, как и для любого наемного работника.
Большая сила – это большая ответственность, поэтому у директора этот документ, пожалуй, в несколько раз объемнее, чем у остальных сотрудников.
Основные разделы должностной инструкции руководителя включают в себя:
- Перечень документов и нормативно-правовых актов, которые регламентируют его деятельность.
- Список знаний, умений и навыков, которые нужны для работы.
- Сведения о необходимости повышения квалификации с указанием конкретных временных рамок.
- Полномочия, которые дают возможность регулировать процессы внутри учреждения и представлять интересы организации во внешней среде.
- Виды ответственности за несоблюдение должностной инструкции и недобросовестное отношение к своим обязанностям.
Кроме того, деятельность менеджера регламентируют также нормы действующего законодательства.
Должность руководителя может быть вакантной?
Часто у сотрудников возникает вопрос о возможности существования фирмы без директора.
Да, в некотором смысле подобные примеры есть. Однако в таком случае его функции берет на себя другой человек: невозможно представить себе организацию, в которой нет главного управленца. Основные ситуации, в которых директорское кресло может пустовать:
- Руководство передано управляющему. Единоличным исполнительным органом компании в таком случае становится юридическое лицо или сторонний человек.
- Период поиска кандидата. При уходе из компании директора обычно рекомендуют на свое место заместителей, поэтому кадровый вопрос закрывается быстро. Однако иногда случаются ситуации временного назначения – исполняющего обязанности. Право управления в таком случае обычно возлагается на одного из заместителей бывшего директора. Обычно и. о. получает практически полный объем полномочий руководителя, однако в процессе принятия стратегически важных или материально ответственных решений он обязан согласовывать действия с учредителями. Не исключено, что именно этот человек в будущем займет вакантную должность.
«Маркеры» хорошего руководителя
Конечно, лидер не может быть хорошим для всех: некоторые методы управления вызывают негативную реакцию, и это нормально. Однако при более детальном изучении можно рассмотреть объективно положительные черты даже в самом «плохом» начальнике.
Список основных признаков, по которым можно отличить достойного управленца:
- Умение вести за собой. Лидерство – это не про доминирование и способность горячо доказывать свою правоту. Настоящий лидер отличается внутренней силой, энергетикой, умением принимать решения и брать на себя ответственность. Обычно это ощущается даже во время короткого разговора с человеком: подчиненные осознают, что они работают под надежной защитой и стараются тянуться за руководителем.
- Способность ставить глобальные цели. Получение прибыли – это не самое важное в работе хорошего управленца. Если главный человек в компании не способен сформулировать цели организации, то и коллектив будет работать бесцельно.
- Человечность. Речь идет не о том, что «хороший» директор всегда должен «войти в положение» сотрудника. Этот пункт – о глобальных общечеловеческих ценностях, которые отличают порядочных людей. Правильные принципы жизни у лидера обязательно позитивно влияют на коллектив. В результате подбирается команда единомышленников, которые разделяют эти ценности.
- Эмоциональная стабильность. Конечно, у начальника тоже может быть плохое настроение, а большая ответственность только увеличивает груз проблем. Однако если человек не способен мыслить трезво, поддается эмоциям (преимущественно негативным), а сотрудники не знают, чего ожидать от руководителя, вряд ли такой стиль управления можно считать подходящим.
- Знания в сфере деятельности. Новое поколение «эффективных менеджеров» часто стремится занять руководящие должности, не представляя специфику работы организации. Однако знания по менеджменту и администрированию не помогут глубоко понять все потребности и мотивы подчиненных. Даже если изначально у директора нет опыта в выбранной сфере, со временем он должен постичь тонкости работы коллектива на всех уровнях.
- Результативность. Если большинство идей лидера останавливаются на этапе реализации или не приносят конкретных достижений, скорее всего, он не способен к стратегическому планированию или не нацелен на достижение результата. Конечно, бывают поражения, и предугадать все обстоятельства во время планирования нельзя. Но задача хорошего руководителя – в случае ошибки сделать правильные выводы, исправить недочеты и успешно реализовать новый план.
- Отношение к сотрудникам как к ценному ресурсу. Хороший лидер не жалеет средств и времени на развитие подчиненных, формирование системы мотивации, поощрения инициативности и энтузиазма.
- Близость к команде. Отстраненность от общих дел вызывает у работников ощущение несправедливости и существенно снижает мотивацию к работе. Важно, чтобы руководитель был членом команды, ее лидером и тренером, а не «спонсором», которого интересует исключительно результат работы.
Хороший руководитель должен наладить работу так, чтобы «все работало само»? Это один из мифов, который способен сыграть злую шутку с молодыми управленцами.
Без постоянного закрепления успехов, адаптации и модернизации, формирования корпоративной культуры, мотивационной системы и другой важной работы организация перестанет развиваться и существовать. Безусловно, часть обязанностей управленца выполняет его команда, однако главный управленец должен быть связан с общим делом непосредственно. Это важно для предупреждения непредвиденных проблем, а также для формирования здоровых отношений между коллективом и руководством.
Помните: отстраненность от общего дела – верный путь к потере доверия со стороны работников.
Литературы на тему должностных обязанностей руководителя организации и «секретов» хорошего менеджера очень много. В книгах собраны легкие для чтения истории успехов и поражений, примеры и лайфхаки. Например, в книге Максима Батырева «45 татуировок менеджера: Правила российского руководителя» собраны выводы из его личного опыта и наблюдений за другими моделями поведения руководства. Главы книги креативно представлены в виде «татуировок», поскольку эти принципы должны раз и навсегда отпечататься в сознании управленца. Из них можно выделить такие тезисы:
- важно искать сильных личностей в свою команду;
- не стоит делать работу за подчиненных;
- всегда нужно следовать своим принципам;
- «воспитывать» коллектив эффективнее своим примером;
- основной капитал – это люди, поэтому не стоит бояться «выращивать» сильных подчиненных;
- важно не бояться рисковать и действовать.
Руководитель – такой же человек, который может ошибаться, у него не всегда есть под рукой четкий план действий. Однако права, обязанности и ответственность руководителя организации подчеркивают его долг перед коллективом. Именно это должно мотивировать его каждый день становиться лучше, увереннее, сильнее. Руководитель ежедневно прикладывает все свои усилия ради достижения общей цели, чтобы доказать всем и самому себе, что он заслуженно занимает свое место в команде.
Руководитель это… Человек, который ничего не делает, пока остальные работают? Надзиратель, пристально наблюдающий за всеми? Или эксперт, который сам выполняет самые сложные задачи? Зачастую на управленческие должности приходят люди, которые имеют смутное представление о функциях и обязанностях руководителей.
Кто такой настоящий руководитель
Если рассматривать бизнес, как единый механизм и систему взаимосвязанных элементов, у каждой детали есть своя функция. Например, одни отвечают за продажи, другие производят продукт, а третьи оформляют документы. Каждый выполняет свою работу. Чтобы все детали работали слаженно, нужен «дирижер» — человек, который стоит во главе всей команды, видит полную картину и своевременно предпринимает необходимые действия.
Руководитель, управляющий, директор, начальник… Так много слов, чтобы описать главу компании или отдела. Что они означают:
- «Руководитель» буквально означает «водить за руку» сотрудников.
- «Управляющий» и «менеджер» происходят от слова «управлять».
- «Директор» происходит от dirigere «выстраивать в прямую линию, направлять» и от director «проводник, руководитель».
- «Начальник» идет от глагола «начало», а точнее «быть под началом», то есть под чьей-то властью.
Итак, кто такой руководитель?
Руководитель — это человек, который отвечает за эффективность компании или отдела. Его основная задача управлять людьми и добиваться от них высокой производительности. Личный результат руководителя — это результат работы всей команды. Должностные обязанности руководителя отдела локализованы его подразделением.
Как руководитель влияет на результаты команды
Руководитель управляет эффективностью сотрудников — это его основная роль в организации. Подчиненные будут эффективны, если знают что им делать и в каком количестве, как это делать и зачем. Поэтому в первую очередь руководитель занимается планированием — ставит цели и рабочие планы, которые соответствуют миссии компании. Затем он распределяет задачи между сотрудниками в соответствии с планом. Чтобы объяснить подчиненным как правильно выполнять работу, руководитель пишет инструкции и обучает по ним сотрудников. На следующем этапе поддерживает высокий уровень мотивации подчиненных, чтобы они хотели трудиться. И наконец, контролирует результаты работы и анализирует эффективность.
Таким образом, выделим и рассмотрим основные функции руководителя. Их семь:
- Транслировать корпоративную культуру компании
- Ставить цели и планировать работу
- Распределять ресурсы: время, финансы, люди
- Создавать стандарты и регламенты
- Обучать и развивать команду
- Мотивировать сотрудников
- Контролировать и оценивать эффективность
Чтобы справляться с этими функциями, нужно знать основные инструменты управления людьми и уметь применять их. Успешным начальником редко становятся по интуиции. Руководитель — это профессия, и ей нужно учиться. Аналогично тому, как менеджер учится эффективно продавать, так и начальник обучается инструментам управления.
Функция 1. Транслировать корпоративную культуру компании
Многие думают, что основная функция директора организации — отдавать распоряжения и добиваться их исполнения. На самом деле успешные управленцы начинают с того, что объединяют сотрудников вокруг общей идеи, и стараются удержать их внимание в едином направлении. Миссия и ценности формируют единую философию компании и ложатся в основу корпоративной культуры.
Руководители должны олицетворять ценности компании и показывать пример подчиненным. Бывает, что главы отделов устанавливают свои личные правила и ценности в подразделениях. Тогда есть риск получить команду, лояльную своему боссу, а не компании в целом. Такие люди скорее всего будут бесполезны без этого руководителя или уйдут вместе с ним.
Читайте по теме:
— Как создать корпоративную культуру
— Как сформулировать миссию
— Ценности компании
Функция 2. Ставить цели и планировать работу
На основе философии компании топ-менеджер ставит общие цели — в каком направлении движется команда и какие приоритеты в работе, какие результаты и за какой срок ожидают получить. Если в компании нет планирования и четких приоритетов, результаты команды будут определяться внешними обстоятельствами и чужими приоритетами.
Выделяют три уровня планирования, за которые отвечает руководитель:
- Стратегическое. Стратегия задает общее направление развития и долгосрочные цели. Например, на год, три года, пять лет. Как правило, стратегические цели для всей компании ставит генеральный директор. А руководители подразделений могут совместно с ним декомпозировать эти цели по отделам. Пример: увеличить объем продаж на 30% за два года.
- Тактическое. Тактические планы детализируют стратегию и формируют среднесрочные цели. Пример: открыть 2 филиала за квартал.
- Оперативное. Позволяет спланировать деятельность на короткий срок — поставить конкретные задачи на месяц, неделю или на один день. Пример: подобрать помещение для нового филиала и нанять персонал.
Деятельность руководителя заключается в постановке реалистичных планов и распределении задач по коллективу, учитывая компетенции работников.
Функция 3. Распределять ресурсы: время, финансы, люди
Подход директора к работе существенно отличается от подхода специалиста. Ключевое отличие — это управление людьми. Когда рядовой сотрудник видит задачу, он думает о том, как сделать ее наилучшим образом. А когда такую же задачу видит руководитель, он думает кто из сотрудников лучше справится с этой задачей. В идеале он не выполняет работу подчиненных своими руками, а распределяет функциональные обязанности и дает инструкции.
Неумение делегировать полномочия – одна из главных причин низкой эффективности руководителя. Он берет на себя слишком много, и количество задач только растет. Считается, что управленец успешно справился с функцией делегирования, если он освободил свое время, а у подчиненных не возникает вопросов «Кто и как должен это делать?». Как руководитель распределяет ресурсы:
- Формирует структуру отдела или предприятия, устанавливает иерархию подчиненности и зоны ответственности.
- Подбирает оптимальных людей для выполнения работы. Для этого нужно знать компетенции всех сотрудников. Пример некорректного подбора исполнителя — когда дорогостоящий специалист выполняет простые задачи, не требующие особых навыков.
- Обеспечивает коммуникации между сотрудниками и отделами. Каждый член команды должен знать к кому, по какому вопросу и в какой форме можно обращаться.
- Оценивает необходимость в привлечении новых людей в компанию. Руководитель просчитывает кого выгодней привлечь — штатных сотрудников или внешних подрядчиков. Контролирует процесс отбора, найма и адаптации.
Читайте по теме:
— Как создать организационную структуру
— Как правильно делегировать полномочия
— Как нанимать эффективных сотрудников
Функция 4. Создавать стандарты и регламенты
Любой повторяющайся бизнес-процесс должен быть описан. Стандартизация процессов и создание инструкций — это одна из важных функций начальника. Эта работа непрерывна, поскольку любой процесс можно оптимизировать.
Стандарт, регламент или инструкция — это шаблон действий, который должен повторяться в будущем, чтобы задачи выполнялись правильным образом и не требовали дополнительных усилий руководителя. Речь не про формальные должностные инструкции, которые написаны сложным языком и которые невозможно применить. А про понятное практическое руководство. Чтобы описать правильные действия и важные нюансы для получения результата, нужно на практике выработать эту успешную последовательность. Не получится сделать инструкцию по тем действиям, которые еще не проверили в работе.
Когда у сотрудника перед глазами есть инструкция, он понимает как выполнять работу и как избежать ненужных ошибок. А директор может быть спокоен, что сотрудники знают правильную технологию работы.
Читайте по теме:
— Как писать понятные инструкции
— Как создать должностную инструкцию
Функция 5. Обучать и развивать команду
Стандартизация работы позволяет накапливать базу знаний компании. Корпоративное обучение не обязательно должно быть большим и сложным. Можно начать с малого — с коротких памяток как действовать в той или иной ситуации. В любой компании есть повторяющиеся процессы, по которым можно составить инструкции.
Обязанность ответственного руководителя — обновлять и распространять правильные технологии работы на подчиненных. Например, один менеджер по продажам придумал эффективный скрипт для обработки популярных возражений. Начальник должен узнать об этом и распространить на весь отдел.
Все больше управленцев переходят на онлайн-обучение сотрудников. Специальные платформы для корпоративного обучения позволяют разместить инструкции и с помощью инструментов статистики проконтролировать, что сотрудники изучили материал. А различные практические задания показывают как хорошо сотрудники поняли и усвоили материал, готовы ли они применить ее на практике.
Читайте по теме:
— Как организовать обучение сотрудников
— Как создать план развития сотрудников
Функция 6. Мотивировать сотрудников
Если сотрудники мотивированы, руководителям приходится прикладывать минимум усилий для получения результата. А если человек не хочет работать, он будет экономить силы, упускать возможности и избегать лишних усилий. Внутреннее побуждение работать и производить результат есть примерно у 20% людей. Результаты остальных 80% зависят от управленческих усилий начальников — сумеют ли они организовать команду и создать интерес к работе.
Мотивация к работе может быть внешней и внутренней. Чтобы влиять на внутреннюю мотивацию сотрудников, нужно чаще рассказывать им про цели и миссию организации. Сотрудники выполняют работу лучше, когда чувствуют, что они не просто зарабатывают деньги, а решают проблемы клиентов и делают важный вклад в общество. Внешняя мотивация сама по себе не так эффективна, но она отлично дополняет внутреннюю — например, руководитель составляет планы вертикального или горизонтального карьерного роста, хвалит подчиненных за хорошие результаты, использует материальные стимулы и вознаграждения.
Читайте по теме:
— Как мотивировать сотрудников
— Как составить план карьерного роста
— Система грейдов в компании
Функция 7. Контролировать и оценивать эффективность
Контролировать — это не значит ходить с указкой и бить подчиненных за ошибки. К контролю следует относиться не как к желанию наказать сотрудника, а как к проявлению внимания к нему. Руководитель выполняет следующие действия по контролю:
- На этапе планирования устанавливает качественные и количественные показатели эффективности работы. Например, в месяц нужно выполнить 30 сделок.
- Оценивает результаты работы и компетенции сотрудника. Для оценки результатов чаще всего используют KPI и отчетность. А оценить компетенции сложнее — проводят тестирования, метод 360 градусов, систему тайный покупатель, деловые игры, ассессмент-центр.
- Выясняет причины отклонений результатов от плана и старается устранить их в дальнейшем. Например, в отчете видно, что менеджер не выполняет план продаж. Глава отдела прослушал его звонки и выяснил, что тот проводит слабую презентацию продукта. В результате руководитель назначил сотруднику дополнительное обучение по продукту.
Читайте по теме:
— Как оценить эффективность сотрудников
— Как провести аттестацию и проверить знания
— Как работает метод оценки 360 градусов
Итог: Каким должен быть руководитель
С точки зрения бизнеса эффективный управленец — тот, кто без эмоций оценивает ситуации, принимает решения и берет на себя ответственность, хорошо оперирует цифрами и статистикой. Но с точки зрения команды важна эмоция. Руководитель заботится о сотрудниках, вдохновляет их, показывает пример и мотивирует работать ради высокой цели.
Как стать руководителем? Найти баланс между эффективностью и человечностью.
Три главных навыка хорошего руководителя:
- Разбирается в функциях своего отдела. Некоторые думают, что можно не вникая в дела компании управлять командой. На самом деле руководитель должен иметь представление о том, чем занимаются его подчиненные и способен сам выполнять эту работу. В противном случае будет сложно добиться результата от подчиненных.
- Умеет общаться и улаживать конфликты. Директору важно находить общий язык со своими сотрудниками и координировать их коммуникации. При возникновении разногласий он должен быть способен не вовлечься в эмоции, понять точку зрения каждого, договориться и привести всех к общему согласию.
- Развивается. Важная обязанность руководителя — повышать свою компетентность. Нужно собственным примером задавать в компании тенденцию развития. Изучать и применять новые способы управления, узнавать новые тренды.
Эти качества помогут лучше всего выполнять функции руководства.
Читайте по теме: Темы для обучения руководителей.
Вам будет интересно
«Какая цель существования у вас и вашего бизнеса?» — обзор книги Джона Стрелеки
Как законченная работа сотрудника освободит время руководителя
Какую программу выбрать: сравнение облака и коробки
Перейти на главную блога
- →
Функции руководителя организации
Чем в идеале должен заниматься руководитель организации? На этот вопрос отвечают по-разному:
- выполнять самые сложные задачи;
- ничего не делать, чтобы компания работала сама по себе;
- контролировать.
Кто прав? Какие функции у руководителя организации? Чем он должен заниматься, а что — делегировать, чтобы компания росла и развивалась? Рассмотрим дальше.
Образ идеального руководителя компании
Образ идеального руководителя компании очень размыт, он напоминает черный ящик, который каким-то образом должен преобразовывать ресурсы в результаты.
И поскольку сформулированного списка функций у собственника нет, он приходит к тому, что «завязывает» на себе большинство процессов и тонет в операционке.
Результат: компания упирается в финансовый потолок, не развивается, недополучает прибыль.
Чтобы руководить не интуитивно, а сознательно, нам нужно выяснить роль руководителя компании и его функции. Задумайтесь, какую роль вы выполняете?
- Если вы продаете — вы менеджер по продажам.
- Если нанимаете людей — HR-менеджер.
- Если настраиваете рекламу — таргетолог.
А какая роль предпринимателя? Давайте разбирать.
Роль руководителя компании
Роли, которые выполняет руководитель компании, можно условно разделить на 3 категории:
✅ межличностные: связанные с общественной деятельностью и представительскими функциями;
✅ информационные: передача знаний/опыта подчинённым;
✅ решающие: распределение ресурсов, планирование, координирование и др.
4 функции руководителя организации
Функция 1: Стратегическая
Основные управленческие функции руководителя организации — это постановка целей и сознательное движение к ним. Здесь у него 3 основные задачи: определить цель, путь к ней, и запланировать необходимые действия.
Цель (куда мы хотим прийти?)
Если у вас в компании нет цели, значит, каждый сотрудник приходит со своей целью — заработать. В итоге люди работают сами по себе для своей выгоды, чтобы получить деньги, и проект им не сильно интересен.
И наоборот, если вы знаете, к чему стремитесь, если у вас есть путеводная звезда, то вы можете планировать действия и идти к ней. Идти всей командой, с энтузиазмом — потому что цель объединяет и мотивирует делать вклад в общее дело и достигать результатов компании и своих личных.
Цель в моей компании — квантовый скачок в экономике страны. И ваша задача как предпринимателя обдумать свою цель и транслировать ее (на плакатах в офисе, в чате, на планерках).
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Путь к цели — это метод ее достижения. Некий навигатор, который помогает нам не сбиться с курса.
Прописать путь к цели — тоже функция руководителя организации, поскольку все дальнейшие решения сотрудников будут приниматься с опорой на него. Для чего это нужно? Чтобы в погоне за быстрыми деньгами не потерять позиции на рынке и не проиграть конкурентам.
Путь к цели (как мы хотим прийти к ней?)
Планирование (что конкретно делать, чтобы прийти к цели)
Процесс планирования можно условно разделить на 2 этапа: разработка стратегии и определение тактики.
Стратегическое планирование — это определение основных направлений развития компании.
Операционное (определение тактики) — это управление теми действиями, благодаря которым достигается результат деятельности организации. Обычно «операционка» состоит из повторяющихся задач, и нужно просто контролировать, чтобы каждый сотрудник работал по технологии и достигал результата своего труда.
Операционное управление входит в задачи исполнительного директора, а стратегией должен заниматься собственник. В обязанности последнего входит:
✅ анализ текущей ситуации: сильные и слабые стороны компании, оценка резервов;
✅ формулирование миссии;
✅ формулирование стратегических целей (например, увеличение доли рынка на 20%);
✅ планирование бюджета, приоритетных направлений развития, утверждение стратегического плана (составлять стратегический план может исполнительный директор или один из ТОПовых руководителей).
Функция 2: Административная
Административные функции делятся на несколько подфункций: организационная, направляющая, кадровая и контрольная.
В эту функцию руководителя компании входят:
- разработка организационно-функциональной схемы;
- разработка регламентов (общие создает собственник, а остальные — сотрудники по своим функциям);
- описание бизнес-процессов;
- постановка задач;
- обеспечение компании ресурсами, которые ей нужны (люди, материалы, сырье и т.д.).
Это координация работы руководителей отделов/департаментов:
- распределение и постановка задач;
- установка зон ответственности;
- определение точек контроля.
Основные направления кадровой работы:
- формирование кадровой политики, направленной на реализацию стратегических задач компании: качественный и количественный состав сотрудников, зарплатная политика, выбор стиля управления, предоставление оптимальных условий труда;
- участие в подборе персонала (в некоторых случаях, когда требуются сильные ТОПовые специалисты);
- выбор формата обучения новых сотрудников (в идеале, чтобы новички обучались по уже ранее созданным регламентам).
Это анализ результатов деятельности организации и корректировка плана:
- Внедрение показателей. Определить, какими показателями вы будете измерять движение к цели.
- Определение нормы на неделю, месяц и год.
- Участие в координациях. Это совещания, на которых вы анализируете показатели, корректируете план в случае необходимости, обсуждаете стратегические идеи, ставите новые задачи.
Грамотный контроль — контроль ключевых показателей, результатов, а не «операционки». Руководитель организации не должен напоминать о задачах, переделывать работу за кем-то или следить за выполнением мелких поручений. Это низкоквалифицированная функция. С ней справится коммуникатор.
Коммуникатор — это сотрудник, который контролирует исполнение задач. Он следит, чтобы все выполнялось вовремя, и в случае нарушений связывается с сотрудником и возвращает его внимание на задачу.
В РУС «Квант» мы предоставляем компаниям такого коммуникатора, и он освобождает время собственника от «операционки». Вы можете поручить контроль своему штатному сотруднику или воспользоваться нашей системой, расскажу о ней немного позже.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Функция 3: Коммуникативно-регулирующая
Основная цель этой функции — обеспечить эффективные коммуникации между сотрудниками и отделами. Для этого как минимум нужно выполнить 3 действия.
Создать организационно-функциональную схему
Более подробно о том, как ее создать, можете прочитать в этой статье.
ОФС облегчает и ускоряет коммуникации: каждый сотрудник знает свое место в компании, результат, который он производит, и который производят его коллеги. Когда понятно, кто за что отвечает, не возникает вопросов, к кому обращаться в нестандартных ситуациях.
Благодаря этому инструменту сотрудники будут приходить к вам не с проблемами, а с решениями. В случае, когда появился какой-то вопрос, требующий коммуникации с вами, призывайте обращаться к вам с документом, в котором заполнены 3 поля: ситуация, данные, предлагаемое решение.
Это не только освободит ваше время, но также сделает сотрудников более ответственными.
Внедрить инструмент «Принятое решение»
Создать единую среду для коммуникаций
Одно из правил эффективных коммуникаций: договоренности должны фиксироваться в письменной форме и в единой среде.
Нужно его придерживаться, чтобы избегать конфликтов и не сталкиваться с ситуацией, когда один поставил задачу в Telegram, другой в Trello, третий по телефону, в итоге она потерялась.
Нереализованные идеи тормозят развитие компании.
Функция 4: Социальная
К социальной функции относятся:
1. PR-функция. Частично эту функцию берет на себя PR-отдел или маркетолог, при этом делегировать полностью ее нельзя. Чтобы формировать положительный имидж, вам нужно выступать в роли эксперта, участвовать в подготовке экспертного контента, поддерживать отношения с лидерами мнений в вашей сфере, формировать у сотрудников точку зрения на то, как действовать в конфликтных ситуациях с клиентами и пр.
2. Партнёрские отношения. Сотрудничество эффективнее конкуренции. Поэтому задача руководителя — коммуницировать с потенциальными партнёрами, предлагать идеи для коллабораций своей команде и ставить задачи по их реализации.
Задачи руководителя отдела
Теперь рассмотрим, какие задачи у руководителя отдела. Если обобщить, то в большинстве случаев это:
✅ Организация работы отдела, контроль и коррекция результатов
✅ Оптимизация процессов
✅ Распределение задач между сотрудниками (между руководителями рангом ниже или непосредственно исполнителями)
✅ Определение зон ответственности персонала
✅ Определение требований к должностям
✅ Организация работы персонала (отбор, мотивация, адаптация, обучение)
✅ Подготовка плана, утверждение у собственника
В некоторых компаниях эти функции выполняет собственник. Если к вам это тоже относится, но нужно делегировать эти задачи руководителям отделов. Но это возможно при одном условии.
При каком условии руководитель компании может заниматься своими функциями?
Помню, я как-то принял решение делегировать операционные задачи и начал искать себе в компанию исполнительного директора. Но оказалось, это не так просто. В большей степени потому, что я руководил компанией интуитивно, не мог передать рычаги управления, потому что их не было…
Когда дело начало расширяться, я по большей части тушил пожары. Решал вопросы маркетинга, продаж, производства. В случае конфликтов примирял сотрудников, иногда делал их работу. Сил практически не оставалось. Потом я пришел к тому, что компанию нужно систематизировать.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
В системной компании определены роли, описана каждая из них, есть алгоритм управления, который приводит организацию к результатам.
Это позволяет каждому сотруднику, неважно это уборщица или руководитель отдела, заниматься своими функциями. А владельцу делегировать операционные задачи и заниматься стратегией и развитием компании.
Систематизируйте компанию в РУС «Квант»
Приходите на бесплатную онлайн-экскурсию
Познакомьтесь с РУС «Квант» и:
- узнайте о системе, в которой выполняется 5 тысяч задач в месяц;
- наведите порядок в компании и масштабируйте её;
- управляйте бизнесом из одного окна.
Оставьте заявку на онлайн-экскурсию
И узнайте, как систематизировать ваш бизнес
Функции руководителя: особенности и группы
В настоящее время, к функциям современного руководителя принято относить:
- Стратегическую. Она включает в себя постановку целей организации, планирование деятельности и разработку стратегии достижения целей. В нормальных условиях данная функция является важнейшей.
- Экспертно-инновационная (имеет тесную связь со стратегической). Необходима для определения вектора в процессах разработки и внедрения новых видов услуг и продукции. Способствует созданию необходимых условий для консультирования подчиненных и организационных преобразований.
- Административная. Выполняет ряд задач: контроль (оценивание результатов работы, проведение необходимых корректировок в деятельности); организацию (распределение задач, ресурсов, полномочий, проведения инструктажа); придание направления (координация деятельности исполнителей); работу с кадрами (подбор, распределение, развитие персонала); стимулирование (мотивация и убеждение работников, их наказание и поощрение).
- Коммуникационная. Заключается в налаживании внешних и внутренних связей, проведении переговоров, совещаний, приема посетителей, ответы на телефонные звонки и письма, распространение необходимой информации, представительство.
- Социальная. Заключается в создании в компании благоприятных морально-психологических условий для работы, поддержании существующих поведенческих норм и формирование новых норм; оказание помощи подчиненным в разрешении их сложностей. Реализация данной функции необходима в контексте возрастающего значения человеческого фактора в жизни предприятия.
В случае несоответствия управленческой функции функциям объекта, ее принято признавать несвойственной и передают иным исполнителям, либо упраздняют.
В случае выполнения функции другими работниками, для них она становится дублирующей, а ее выполнение связано с увеличением затрат, поскольку она признается бесполезной.
Затраты на процессы управления могут существенно возрастать в случае выполнения вредной функции, которая, в отличие от бесполезной функции, может снижать работоспособность исполнителя.
Резюмируя вышеописанное, можно сделать вывод о том, что современный руководитель может быть рассмотрен в трех статусах:
- Профессионал – автор планов, стратегий и решений.
- Организатор – автор создания необходимых условий для эффективной работы исполнителей, реализующих работу на практике.
- Начальник – раздает подчиненным необходимые задачи, которые являются обязательными к исполнению.
Согласно позиции известного американского исследователя в сфере менеджмента Г. Миниберга (1939 год), в области реализации своих повседневных обязанностей и коммуникации с персоналом, на сегодняшний день, руководителем выполняются следующие функции:
- Межличностная. Менеджер выступает в качестве символа власти, лидера, который мотивирует работников на выполнение необходимых функций и «связующего звена» в управленческой команде.
- Информационная. Менеджер является «приемником», который концентрирует информацию и распространяет ее среди своих подчиненных. Он является представителем команды, который передает информацию другим подразделениям.
- Решающая. Менеджер выступает в качестве предпринимателя, который планирует и начинает организационные изменения, ликвидирует нарушения, корректирует работу в нестандартных условиях, распределяет ресурсы и является посредником, проводящим переговоры.
С учетом позитивных и негативных факторов, описывающих положение руководителя организации и обеспечивающих специфику его трудовой деятельности, связанной с выполнением обозначенных выше функций, руководитель должен обладать рядом специфических качеств, которые будут описаны ниже, а также владеть определенными средствами стимулирования деятельности персонала.
Профессиональные, личностные и деловые качества руководителя
Некоторые авторы выделяют свыше 200-т необходимых для руководителя качеств. Данную совокупность качеств можно разделить на три группы: профессиональные, личностные и деловые.
К области профессиональных качеств принято относить те характеристики, которые подходят под описание любого специалиста. Их наличие у человека является предпосылкой для эффективной реализации профессиональной деятельности. Среди этих качеств:
- Высокий уровень профессиональных компетенций, опыта, образования в соответствующей области.
- Эрудированность, широта взглядов, глубокие знания в своей и в смежных профессиональных областях.
- Тенденция непрерывного самосовершенствования, критического восприятия и переосмысления окружающей реальности.
- Поиск новых методов и форм работы, содействие окружающим в овладении необходимыми навыками, совместно с их обучением.
- Способность рационального использования времени, а также планирования собственной работы.
К категории личностных качеств руководителя относят те же характеристики, которые присущи всем работникам, которых уважают и с мнением которых считаются. В данную область относят: физическое и психологическое здоровье, высокие моральные стандарты, внутренняя и внешняя культура, честность, справедливость, отзывчивость, доброжелательность к окружающим, заботливость, уверенность в себе и оптимизм.
Наличие данных качеств является только предпосылкой для осуществления эффективного руководства, поскольку руководителем становится человек, обладающий не только профессиональными и личностными, но также и деловыми качествами.
Систему деловых качеств личности руководителя составляют:
- Способность организовывать собственную деятельность и рационально распоряжаться ограниченным и невосполнимым ресурсом – временем, поскольку для руководителя время обладает особой ценностью.
- Способность организовывать деятельность подчиненных, совместно с созданием для этого всех необходимых условий: постановка и распределение заданий, координация и контроль за их выполнением.
- Наличие высокого уровня притязаний и честолюбия, совместно со стремлением к лидерству, власти и независимости в любых условиях. Это предполагает также наличие смелости, решительности, напористости, воли и бескомпромиссности.
- Наличие высоких коммуникативных навыков, контактности, умения располагать окружающих к себе, а также убеждать в правоте своей точки зрения (согласно мнению экспертов, 80% знаний менеджера должны составлять представления о психологических особенностях человека).
- Наличие инициативности, оперативности в решении определенных проблем, способности концентрации на важных моментах.
- Способность самоконтроля, регуляции собственного поведения и отношений с окружающими.
- Понимание необходимости и реализация нововведений, преобразований, готовности к риску, а также увлечению за собой подчиненных.
На различных управленческих уровнях, требования к качествам руководителей являются различными.
Так, на низшем уровне, наиболее ценными качествами является коммуникабельность, решительность, определенная агрессивность, компетентность в профессиональной области, производственный опыт, способность оказания помощи подчиненным в совершенствовании их профессионального мастерства.
На среднем уровне, наибольшую ценность в качествах руководителя составляют: умение грамотного выстраивания коммуникации, способность организации работы подчиненных, а также обеспечение их необходимыми для работы условиями, умение постановки задач и реализации контроля за их выполнением.
На высшем уровне, важнейшими качествами руководителя принято считать способность к стратегическому мышлению, оценка ситуации, постановка новых целей, навыки планирования, реализация преобразований, организация творческих процессов у подчиненных.
Так как руководитель на любых уровнях занимается не только организацией и направлением деятельности подчиненных, но, в некоторых случаях воздействует на их поведение (иногда и внеслужебное), он должен обладать педагогическими и психологическими навыками.
В различных странах требования к руководителям имеют отличия. В таблице ниже представлены данные оценки качества руководителей, которые были получены в ходе опросов ведущих менеджеров (требования расположены в порядке убывания):
| Ранг | Россия | Страны запада |
| 1 | Личные достоинства | Лидерство |
| 2 | Личные связи | Эффективность управления |
| 3 | Лояльность | Видение перспективы |
| 4 | Предприимчивость | Достижение согласия |
| 5 | Лидерство | Предприимчивость |
Отдельно следует отметить специфику выражения лидерских качеств у женщин. Как правило, они хуже мужчин могут адаптироваться на руководящей должности, что обусловлено следующими причинами:
- Прежде всего, женщины обладают меньшей психологической устойчивостью, независимостью и смелостью, а также самоконтролем, в отличие от мужчин.
- Чаще всего, большие рабочие нагрузки они сочетают с необходимостью выполнения домашних и родительских обязанностей. Исходя из этого, они зачастую предпочитают занимать средние руководящие посты, либо руководят небольшими подразделениями (организациями), в которых присутствует простая управленческая структура.
В политической сфере, женщины на руководящих постах имеют большие успехи (И. Ганди, М. Тэичер), а также могут потеснить мужчин даже в мусульманских странах. Причиной этого, видимо, являются особенности государственного и политического руководства, которые по многим параметрам имеют принципиальные отличия от хозяйственного.
Необходимость наличия и преобладания определенных качеств у руководителей на разных управленческих уровнях обусловлена особенностями функций менеджеров на различных звеньях.
Руководство
— умственная и физическая деятельность,
целью которой является выполнение
подчиненными предписанных, им действий
и решение определенных задач.
Руководитель
— это должность, которая позволяет
человеку иметь определенные полномочия,
использовать данную ему власть. Чтобы
эффективно управлять организацией,
руководитель должен обладать лидерским
влиянием, определенными личностными
качествами. Однако руководитель не
становится лидером только благодаря
этим качествам.
Современный
руководитель (менеджер) является
одновременно:
1)
управляющим, наделенным властью;
2)
лидером, способным вести за собой
подчиненных (используя свой авторитет,
положительные эмоции, высокий
профессионализм);
3)
дипломатом, устанавливающим контакты
с партнерами и властями, успешно
преодолевающим внутренние и внешние
конфликты;
4)
воспитателем, обладающим высоким
нравственными качествами, способным
создать коллектив и направляющим его
развитие в нужное русло;
5)
инноватором, понимающим роль науки в
современном мире бизнеса, умеющим
оценить и незамедлительно внедрить в
производство «ноу-хау», изобретения,
рациональные предложения;
6)
просто человеком, обладающим глубокими
знаниями, неординарными способностями,
высоким уровнем культуры, честностью,
решительностью характера, сильной
волей, но в тоже время, рассудительностью,
способностью быть образцом во всех
отношениях.
Есть
5
классических функции руководителя
(их называют также классическими
функциями менеджмента,
которые сформулировал один
из основоположников научной теории
менеджмента — Анри
Файоль
в 1916 году.
Француз
Анри Файоль (1841–1925) более 30 лет управлял
горно-металлургическим синдикатом
и вместе с Фредериком Тэйлором,
Генри Фордом и другими специалистами
создал научную теорию управления.
Классические
функции руководителя:
-
Планирование
(«прогнозирование
и планирование») —
это функция руководителя № 1.
Руководитель должен знать цели своей
организации, своего подразделения.
Для этого ему необходимо знать ответы
на вопросы: где
мы находимся сейчас? Куда хотим идти?
Как это сделать? -
Организация —
в эту функцию руководителя входят
разработка организационной структуры,
создание необходимых регламентов,
прописывание бизнес-процессов, постановка
задач, обеспечение предприятия
необходимыми ресурсами (людьми,
материалами, сырьем). -
Руководство
(в разных источниках используются
также термины «сопровождение»,
«распределение»,
«мотивация«) —
это функция руководителя, включающая
в себя распределение и постановку
задач, закрепление зон ответственности,
побуждение сотрудников к работе. -
Координация —
это функция, обеспечивающая достижение
согласованности в работе всех звеньев
организации путем установления
оптимальных коммуникаций между ними
(это могут быть отчеты, интервью,
собрания, компьютерная связь, передача
документации). -
Контроль —
это проверка людей и их работы
для обеспечения выполнения плана.
Благодаря этой функции руководитель
получает ответы на вопросы: чему мы
научились? Что в следующий раз следует
делать иначе? В чем причина отклонений
от запланированных показателей?
Последнее
время часто вместо 5-ти выделяют 4
классических функции руководителя,
а именно: планирование, организация,
мотивация и контроль.
В
работах ряда отечественных психологов
при рассмотрении функций руководителя
в соответствии с этапами управленческого
цикла дается более расширенный перечень
этих функций. Ю.
А. Тихомиров
относит к этим функциям организацию
управляющей системы, выбор целей,
прогнозирование, планирование,
информацию, решение, организационную
и массовую деятельность, контроль,
оценку эффективности управления.
В.
Г. Афанасьев
называет следующие управленческие
функции: выработка
и принятие управленческого решения;
организация; регулирование и
коррегирование; учет и контроль; сбор
и преобразование информации.
Роли
руководителя
по В.И.
Викторову:
1.
Наставник
В
этой роли руководитель должен быть
чутким, открытым, внимательным, охотно
идущим навстречу, готовым помочь. Играя
эту роль, руководитель выслушивает и
выполняет законные просьбы, выставляет
оценки, раздает комплименты. Он
воспринимает людей как ресурсы, которые
можно развить с помощью доверия,
сочувствия и заботы. Он дает возможность
и помогает людям строить планы по их
собственному индивидуальному развитию.
2.
Фасилитатор
Он
должен воспитывать в коллективе
стремление к согласию, улаживать
межличностные конфликты. Ожидаемое
поведение включает посредничество в
личных спорах, использование новых
технических приемов в разрешении
конфликтов, развитие согласия и морали,
принятие участия в решении проблем
коллектива.
3.
Продюсер
От
него ожидают сосредоточения на работе,
большой заинтересованности, энергии и
движущей силы. Руководитель вдохновляет
подчиненных принять на себя ответственность,
ставить задачи и добиваться высокой
продуктивности. Это обычно помогает
членам коллектива лучше выполнять
поставленные задачи.
4.
Директор
Ожидается,
что он будет четко определять направление
работы на основе продуманной постановки
целей и рационального планирования. Он
должен быть решительным инициатором,
который разъяснит проблемы, выборы и
альтернативы, распределит роли и задачи,
установит правила, оценит производительность
и даст инструкции.
5.
Координатор
От
координатора ожидают поддержания
структуры и ясной системы. Человек в
этой роли покладист и вызывает доверие.
Поведение включает стремление к
целостности, избегание расколов, занятие
работой с документами, изучение и оценку
отчетов, планов и предложений.
6.
Контролер
Предполагается,
что он знает обо всем происходящем в
коллективе, следит за тем, как люди
соблюдают установленный порядок и
насколько коллектив соответствует
своим задачам. Контролер должен быть
способным к рациональному анализу, быть
внимательным к мелочам, к работе с
рутинной информацией, к техническим
проблемам организации работы.
7.
Новатор
От
руководителя-новатора ожидают изменений,
облегчающих работу. В отличие от роли
Контролера, для которого главное —
порядок и дисциплина, Новатор — это
творческий мечтатель, который смело
экспериментирует, отходя от принятых
стандартов.
8.
Посредник
От
руководителя ожидают политической
проницательности, убедительности,
влиятельности и силы. Как посредник, он
должен встречаться с людьми, находить
рынок сбыта, быть представителем,
действовать как связной и изыскивать
ресурсы.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #