Как подписать контракт в еис заказчику пошаговая инструкция

Контракт — это соглашение между заказчиком и поставщиком по итогам госзакупки. Его заключают госучреждения по правилам контрактной системы (44-ФЗ от 05.04.2013).

Напоминаем: госконтракты заключают органы власти, а договоры — организации по 223-ФЗ.

Контракты подписывают по итогам конкурсных закупок или напрямую без торгов. Госучреждения по 44-ФЗ проводят следующие тендеры:

• аукционы;
• конкурсы;
• запросы котировок.

Аукционы и конкурсы бывают закрытыми и открытыми. Закрытый тендер — это закупка, где участников приглашает сам заказчик. В открытых процедурах участвуют все желающие поставщики, а информация о них размещена в единой информационной системе (ЕИС) и на электронной торговой площадке (ЭТП).

Большинство тендеров проводят в электронном виде. Конкурсы проходят на бумаге, если сведения о заказе — гостайна. Запрос котировок размещают только в электронном виде.

Закупки у ед. источника проводят на бумаге или в электронном виде — через электронный магазин или ЭТП. Электронный магазин — это спецсервис для закупок малого объема, а электронная площадка — это виртуальное пространство для торгов. Заказчики по 44-ФЗ могут размещать заказы до 3 млн руб. у ед. источника через ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ), а некоторые закупки малого объема — в электронном магазине.

Шаг 1. Выиграть тендер

Найти подходящий тендер можно в ЕИС или с помощью сервиса Контур.Закупки. Перед подачей заявки на участие в закупке:

• Внимательно изучите требования к участникам — единые и дополнительные.
• Уточните, применяют ли в закупке нацрежим.
• Изучите описание объекта закупки, где расписаны требования к закупаемому товару, работе или услуге (ТРУ).
• Просчитайте, выгоден ли заказ. Как правило, транспортные расходы и налоги входят в стоимость.
• Оформите электронную подпись (ЭП).
• Пройдите аккредитацию в ЕИС.
• Откройте спецсчет для работы с обеспечением.
• Оформите обеспечение участия в закупке — в денежной форме или получите независимую гарантию.
• Подайте заявку на участие в закупке.

Если заказчик установил требования к опыту участника, новичку победить в тендере не удастся. Квалификационные требования применяют к поставщикам при закупках с доптребованиями по Постановлению Правительства № 2571 от 29.12.2021.

Также опыт важен в крупных заказах. В тендерах с ценой больше 20 млн работает механизм универсальной предквалификации — заказчики отсеивают неопытных участников. В конкурсах, где участников оценивают с учетом их опыта, новичку не стоит рассчитывать на максимальное количество баллов.

В запросе котировок и конкурсе участники указывают цену предложения при подаче заявки. В конкурсе можно обновить цену при переторжке. В аукционе побеждает участник, предложивший наименьшую цену в ходе торгов. Обязательное условие: его заявка соответствует требованиям заказчика и не подпадет под отклонение.

Шаг 2. Получить итоговый протокол

По итогам конкурсной процедуры выбора поставщика заказчики размещают в ЕИС итоговый протокол. Также его публикуют на сайте торговой площадки. Участники торгов сначала увидят протокол — его автоматически сформирует ЭТП. Однако победителя торгов не обязательно признают победителем аукциона. Комиссия проверит документы поставщика и примет окончательное решение — его и оформят в виде итогового протокола.

Пример протокола по итогам аукциона из ЕИС:

Результаты выбора поставщика в закупках у ед. источника по ч. 12 ст. 93 44-ФЗ через ЭТП оформляют в виде протокола, как и в конкурсных процедурах.

В электронном магазине при закупке у ед. источника заказчик не готовит итоговый протокол. Госзаказчик направляет подходящему поставщику проект контракта, минуя подведение итогов.

Шаг 3. Проверить условия контракта

После подведения итогов тендера заказчик направляет победителю проект контракта. До подписания документа проверьте, верно ли в нем прописаны условия сделки. После подписания внести изменения в контракт можно только по веским причинам, и исправление технической ошибки не входит в их число. Список оснований для изменения условий сделки закреплен в 44-ФЗ.

На что стоит обратить внимание:

• наименование и реквизиты поставщика;
• цену контракта;
• указан ли НДС;
• срок исполнения обязательств;
• характеристики ТРУ;
• иные параметры сделки.

Шаг 4. Подписать контракт

Соглашение по итогам закупки в электронной форме подписывают в цифровом формате. Контракт на покупку у ед. источника из электронного магазина заключают прямо в этом магазине. Если закупку у ед. поставщика проводят на бумаге, можно подписать бумажный контракт.

Сделки по итогам электронных тендеров проводят в ЕИС. Заказчик направляет поставщику проект контракта на сайте информационной системы, и победитель торгов подписывает его электронной подписью в своем личном кабинете.

Алгоритм и сроки подписания контракта в электронных закупках прописаны в 44-ФЗ (ст. 51 44-ФЗ):

• 2 дня отведено заказчику на подготовку проекта соглашения;
• 5 дней дано поставщику на подписание;
• 2 дня есть у заказчика, чтобы подписать контракт.

Контракты с победителем закрытого бумажного конкурса заключают по другим правилам (ст. 73 44-ФЗ):

• В течение трех рабочих дней после подведения итогов заказчик направляет проект соглашения на подписание поставщику.
• Победитель конкурса направляет подписанный им проект контракта в срок, установленный конкурсной документацией. К соглашению прикладывают документ, подтверждающий наличие обеспечения исполнения контракта.
• Заказчик подписывает проект контракта или признает поставщика уклонившимся при нарушении срока подписания соглашения.

Заключение контракта по 44-ФЗ — строго регламентированный процесс. При пропуске сроков перейти на прежний этап закупки не удастся. Исключение: отмена итогов тендера по решению контролирующих органов, но такая ситуация приведет и к аннулированию сделки.

Победителей торгов, не подписавших проект контракта вовремя, считают уклонившимся и вносят в реестр недобросовестных поставщиков (РНП), что закрывает доступ к участию в других закупках.

Чтобы избежать проблем с подписанием контракта, рекомендуем:

• При ошибках в проекте контракта со стороны заказчика не уклоняться от его подписания, а направлять госучреждению протокол разногласий. Заказчик обязан рассмотреть его и принять к сведению. Направление протокола разногласий может увеличить срок подписания контракта на два рабочих дня.
• Заранее готовить обеспечение исполнения контракта: не откладывать на последний момент оформление независимой гарантии или перечисление денег. Учитывайте: участники тендеров для СМП и СОНКО с ценой не более 20 млн рублей могут вместо оформления обеспечения предоставить заказчику подтверждение добросовестности — ссылки на контракты за последние три года (п. 1 ч. 1 ст. 30 44-ФЗ).
• Отслеживать срок действия электронной подписи и продлевать ее заранее. Также важен стабильный интернет. Если контракт придется подписывать в командировке, удостоверьтесь, что там будет доступ в сеть.

• Контракт заключают по итогам тендера или напрямую, без торгов. В большинстве случаев соглашение подписывают в электронном виде. В некоторых случаях — на бумаге.
• Изменять условия сделки по 44-ФЗ можно только по веским причинам. Рекомендуем внимательно изучить извещение о закупке до подачи тендерной заявки.
• Правила заключения контракта закреплены в 44-ФЗ. Их нарушение может привести фирму в РНП.
• Рекомендуем заранее готовить обеспечение исполнения контракта и вовремя продлевать электронную подпись, чтобы не сорвать сделку.

Статья представляет собой краткую пошаговую инструкцию: подписание контракта и его размещение по итогам проведения электронного конкурса или аукциона согласно 44-ФЗ. В статье описано, как подписать контракт и как его разместить на сайте ЕИС. Указаны основные этапы, порядок действий и сроки.

 Шаг 1.Заполнение проекта контракта:

• убрать слова: «утверждаю», «раздел №__», «проект» и т.п.
• заполнить все данные поставщика (наименование, руководителя, реквизиты и т.п.)
• заполнить номер извещения и номер протокола, цена по результатам торгов, НДС, ответственность сторон.
• дату контракта не ставить – датой подписания считается дата электронно-цифровой подписи.
• ИКЗ ставить тот, который формируется при создании проекта контракта (из плана-графика и извещения не ставить).
• при необходимости рассчитать цену за единицу товаров (работ, услуг) для спецификации.

Рассчитать спецификацию товара можно с помощью онлайн калькулятора расчета цены контракта по итогам электронного аукциона или конкурса.

Шаг 2. Направление контракта победителю для подписи в ЕИС – в течение 2 рабочих дней с даты протокола

Для перехода на страницу формирования проекта контракта (на сайте ЕИС):

• перейти в раздел «Реестры»,
• ссылка «Заключение контрактов».
• Отобразится страница «Заключение контрактов по результатам электронных процедур». Нажать на кнопку «Сформировать проект контракта» на вкладке «Подготовка проекта контракта».
• Отображается страница формирования проекта контракта на вкладке «Проект контракта». На странице заполнить обязательные поля. 
• После этого направить через ЕИС контракт поставщику для того, чтобы он подписал его электронно-цифровой подписью: нажать на кнопку «Разместить» или «Направить на контроль и разместить».

Если нет доступа для заключения контракта

• При отсутствии доступа для заключения контракта нужно перейти в раздел «Администрирование», меню «Пользователи организации».
• Выбрать действующего пользователя, вызвать контекстное меню и нажать пункт «Права доступа пользователя».
• На странице назначить соответствующие права (поставить галочки в нужном разделе).
• После этого в разделе «Реестры» горизонтального меню появится пункт «Заключение контрактов».

Шаг 3. Получение подписанного от исполнителя контракта или протокола разногласий – в течение 5 рабочих дней с даты направления ему контракта

• Необходимо проследить, чтобы поставщик (подрядчик, исполнитель) вовремя подписал контракт электронно-цифровой подписью и приложил документы, подтверждающие обеспечение исполнения контракта.
• Если НМЦК снижена на 25% и более, обеспечение должно быть увеличено в 1,5 раза.
• Если сроки нарушены, победитель считается уклонившимся от заключения контракта.

Проекты контрактов, размещенные в ЕИС и переданные поставщику для подписи, отображаются на вкладке «Подписание поставщиком».
Если Поставщик формирует и подписывает протокол разногласий, на вкладке «Подписание поставщиком» отображаются пиктограмма « ! » и подсказка «Получен протокол разногласий», подсвеченная красным цветом. В этом случае необходимо сформировать и разместить доработанный проект контракта.

3.1. При получении протокола разногласий – сроки подписания контракта:

• Срок направления контракта поставщику (шаг 2) – 2 рабочих дня,
• Срок подписания контракта поставщиком (шаг 3) – 1 рабочий день.

Шаг 4. Подписать контракт своей электронно-цифровой подписью – в течение 2 рабочих дней после подписания контракта поставщиком

Проекты контрактов, по которым были получены подписанные поставщиком документы отображаются на вкладке «Подписание заказчиком».
Сведения о контрактах заключенных по результатам электронной процедуры отображаются на вкладке «Контракт заключен». Контракт должен быть подписан Поставщиком и Заказчиком.

Если победитель аукциона не прикрепил к контракту платежное поручение, но обеспечение поступило на счет заказчику – контракт заключать. Основание: победитель к моменту заключения контракта перечислил обеспечение в полном объеме и тем самым выполнил требования закона (часть 7 статьи 83.2, части 4 и 5 статьи 96 Закона № 44-ФЗ, постановление восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30 апреля 2015 года № А07-19042/2014).

Шаг 5. Размещение подписанного контракта в реестре ЕИС – согласно 44-ФЗ ОБЯЗАТЕЛЬНО в течение 5 рабочих дней

Согласно 44-ФЗ контракт считается заключенным только после его размещения в ЕИС (Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 21 июня 2016 года № Ф05-7416/2016).

Размещение контракта в реестре ЕИС по 44-ФЗ:
Личный кабинет -> блок «Реестры» -> пункт «Реестр контрактов». Нажать кнопку «Сформировать информацию о контракте» и заполнить необходимые сведения. 

В контракте должен быть номер контракта и дата. Так как датой заключения считается дата последней электронно-цифровой подписи, то нужно в файле word поставить дату контракта и прикрепить этот документ дополнительно.

Для направления информации о контракте (его изменении) на контроль и размещение:
перейти в меню «Реестры», подменю «Реестр контрактов», вкладку  «Подготовка информации». Выбрать нужный контракт и в контекстном меню выбрать пункт «Направить на контроль» или «Направить на контроль и разместить».

Подписать контракт по результатам аукциона в электронной форме достаточно, обмен бумажными документами по желанию сторон.

Калькуляторы по 44-ФЗ

• Калькулятор НДС
• Калькулятор НМЦК (начальной максимальной цены контракта)
• Калькулятор НМЦК для охраны
• Калькулятор цены контракта по итогам электронного аукциона или конкурса
• Калькулятор обеспечения заявки и исполнения контракта по 44-ФЗ
• Калькулятор штрафов за неисполнение контракта по 44-ФЗ
• Калькулятор неустойки (пени) для 44-ФЗ
• Калькулятор объема закупок у СМП / СОНО для отчета по 44-ФЗ
• Калькулятор сроков электронного аукциона по 44-фз

Контракт в государственных торгах заключается между заказчиком и победителем закупки или, в некоторых случаях, с участником, занявшим второе место. Поскольку большая часть торгов по 44-ФЗ проходит в электронном виде, то контракт заключается в форме электронного документа, который обе стороны подписывают квалифицированной электронной подписью.

Условия, на которых заключается контракт, предусмотрены извещением и документацией закупки, а также заявкой победителя и его окончательным предложением (ч.1 ст. 34 44-ФЗ).

Этапы заключения контракта 

Всю процедуру подписания можно поделить на условные этапы:

• Заказчик дополняет проект контракта условиями исполнения, которые предложил победитель закупки, а также включает в проект сведения о победителе закупки.
• Заказчик публикует в ЕИС и на ЭТП проект контракта. 
• Победитель закупки подписывает проект контракта, предоставляет обеспечение. Подписанный контракт и документ об обеспечении публикуются в ЕИС.
• Заказчик проверяет обеспечение исполнения контракта. Подписывает контракт.

В какие сроки можно заключить контракт

Заказчик должен разместить в ЕИС проект контракта в течение 5 календарных дней с публикации протокола закупки. В течение следующих 5 календарных дней победитель подписывает проект контракта, размещает его в ЕИС и предоставляет обеспечение контракта. В течение 3 рабочих дней заказчик должен поставить свою подпись на контракте и опубликовать его в ЕИС. После этого контракт считается заключенным, в него нельзя вносить никакие изменения.

При этом заказчик и победитель не должны слишком торопиться с подписанием. Согласно ч. 9 ст. 83.2 44-ФЗ, в электронных аукционах и конкурсах контракт можно заключить не ранее чем через 10 дней с даты размещения итогового протокола закупки. В запросах котировок и запросах предложений — не раньше 7 дней с даты размещения в ЕИС протоколов.

Как составить протокол разногласий

Когда победитель не согласен с проектом контракта, который ему на подписание отправил поставщик, он может сообщить свои замечания в протоколе разногласий. В протоколе победитель обязан указать, какие именно положения контракта не соответствуют документации, извещению о закупке и его заявке на участие. Также победитель должен предложить возможную редакцию таких положений. 

Если победивший участник нарушит требования к содержанию протокола разногласий, его могут признать уклонившимся от заключения контракта. Например, участник направит не протокол разногласий, а исправленный контракт. 

Важно: Победитель может направить только один протокол разногласий в рамках одной закупки. Составлять протокол можно только в электронных торгах.

Заказчик рассматривает протокол разногласий в течение 3 рабочих дней. Он проверяет обоснованность замечаний победителя. Если замечания обоснованы, то заказчик соглашается с протоколом разногласий, дорабатывает проект контракта и без своей подписи размещает в ЕИС. Если заказчик не согласен с замечаниями, то он повторно публикует изначальную версию контракта и указывает в отдельном документе, почему отказался учесть замечания победителя. 

Когда можно вносить изменения в контракт 

Согласно ч.18 ст. 34 44-ФЗ, заказчик вправе увеличить количество поставляемого товара так, чтобы итоговая цена контракта не превышала начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Сделать это он может при двух условиях: 

• такое право предусмотрено документацией о закупке, 
• участник закупки, с которым будут заключать контракт, согласен на подобные изменения. 

При этом цена единицы товара не должна превышать цену единицы товара (определяется по формуле: ЦК/количество товара в извещении, где ЦК — цена контракта, предложенная победителем закупки).

 Для строительных контрактов можно изменить объем и срок работ не более чем на 30% от установленных документацией о закупке:

• Если контракт длится более года и его невозможно по независимым от сторон причинам закончить по установленной цене. Тогда цену контракта можно увеличить не более чем на 30%, но такое увеличение должен согласовать орган исполнительной власти соответствующего уровня.
• Если контракт не был исполнен по вине подрядчика или по независящим от сторон обстоятельствам, возможно, из-за внесения изменений в проектную документацию. Тогда можно один раз увеличит срок исполнения контракта на срок, не превышающий первоначального. 

Размер и условия обеспечение контракта

До подписания контракта участник закупки должен внести обеспечение исполнения контракта. Сделать это он может одним из двух способов, на свое усмотрение:

• Перечислить деньги на расчетный счет заказчика. Счет указан в документации закупки. Необходимую сумму нужно перечислить полностью.
• Оформить банковскую гарантию. Гарантию должен выдать банк из перечня Минфина. Сведения о ней должны быть включены в единый реестр банковских гарантий, а сама гарантия должна отвечать требованиям документации закупки и 44-ФЗ. Если банковская гарантия не соответствует хотя бы одному из требований, заказчик не примет ее в качестве обеспечения и может признать победителя уклонившимся от заключения контракта.

Документ, подтверждающий внесение обеспечения, поставщик должен прикрепить в ЕИС до того, как подпишет контракт. В первом случае это будет платежное поручение, во втором — банковская гарантия. 

Размер обеспечения варьируется от 5 до 30% от начальной максимальной цены контракта (НМЦК), но не меньше аванса. Если НМЦК больше 50 млн рублей, то обеспечение составляет от 10 до 30% от НМЦК. Точную сумму заказчик указывает в документации закупки и проекте контракта. 

Если в ходе закупки НМЦК была снижена на 25% и более, то к победителю применяются антидемпинговые меры — размер обеспечения контракта увеличивается в полтора раза от установленной в документации закупки. Исключение составляет случай, когда НМЦК не больше 15 млн рублей, и победитель может подтвердить свою добросовестность — показать три контракта из реестра контрактов, которые он исполнил за последние три года до даты подачи заявки. При этом цена одного из таких контрактов должна составлять не менее 20 % от НМЦК текущей закупки.

Обеспечение контракта для малого бизнеса

Требования к обеспечению контракта мягче в закупках для субъектов малого предпринимательства (СМП) и социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО):

• Обеспечение устанавливается в виде процента от цены, предложенной победителем закупки, а не от НМЦК. Это исключает ситуации,  когда СМП обязан предоставить обеспечение в размере, превышающем стоимость самого контракта.
• СМП может совсем не предоставлять обеспечение, если подтвердит свою добросовестность — три контракта из реестра контрактов, которые он исполнил за последние три года до даты подачи заявки. При этом контракты должны быть исполнены без штрафов и их сумма должна быть не менее НМЦК текущего контракта.

 Можно ли приостановить подписание контракта 

Подписание проекта контракта может быть приостановлено при следующих условиях:

• есть принятые судом акты либо обстоятельства непреодолимой силы, препятствующие подписанию контракта одной из сторон в установленные сроки;
• другая сторона уведомлена о том, что есть такие акты или обстоятельства в течение одного дня.

Тогда подписание контракта приостанавливается на срок исполнения судебных актов или действия обстоятельств, но не более чем на 30 дней.

Когда победителя признают уклонившимся

Победитель электронной закупки признается уклонившимся от заключения контракта, если в установленный срок не направил заказчику подписанный проект контракта и надлежащее обеспечение исполнения контракта.

Также уклонившимся может быть признан участник торгов на поставку товара, необходимого для нормального жизнеобеспечения (продовольствие, средства для оказания скорой медицинской помощи, лекарства, топливо): если в такой закупке НМЦК снизилась на 25% и более, а победитель не предоставил обоснование предложенной цены.

Поставщик, уклонившийся от подписания контракта, включается в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) на два года. В течение этого срока он не может участвовать в закупках по 44-ФЗ и части закупок по 223-ЗФ. 

Решение о включении в РНП можно оспорить в ФАС и в суде. Для этого нужно предоставить доказательства, что контракт не удалось заключить по обстоятельствам непреодолимой силы.

Также поставщика признают уклонившимся от заключения контракта, если он не соответствует предъявляемым к участникам требованиям 44-ФЗ либо предоставил недостоверную информацию о своем соответствии, что позволило ему выиграть. В таком случае заказчик отказывается заключать с ним контракт. 

В случае отказа от заключения контракта:

1. Заказчик оформляет протокол, в который включает время и место составления, данные победителя, основания отказа и реквизиты документов, которые подтверждают факт-основание для отказа.
2.  Возвращает участнику обеспечение контракта.

Протокол об отказе в заключении контракта размещается в ЕИС не позднее одного рабочего дня с даты, когда будет установлено, что победитель не соответствует требованиям.

Подписание контракта с участником, занявшим второе место

Заказчик может подписать контракт с участником, занявшим второе место, если победитель аукциона признан уклонившимся от заключения контракта. Для этого заказчику необходимо:

• Получить согласие второго участника. Его можно подтвердить документом в произвольной форме.
• Составить проект контракта с условиями, предложенными вторым участником.
• Разместить проект в ЕИС не позднее 10 дней с даты признания победителя аукциона уклонившимся.
• Заключить контракт по стандартному сценарию. 
• В течение 3 рабочих дней с даты заключения направить в РНП сведения об уклонившемся от подписания победителе. 

Второй участник имеет право отказаться от заключения контракта. Он может просто не подписать проект контракта или не направить протокол разногласий в течение 5 дней после того, как заказчик опубликует проект контракта. Тогда участника не внесут в РНП. Однако, если поставщик составит протокол разногласий, но потом не подпишет контракт, либо не предоставит обеспечение, то его признают уклонившимся и внесут в РНП. 

Если второй участник откажется от контракта, то заказчик не сможет заключить контракт с участниками, занявшими третье место.