Как описать свой функционал руководству

При описании своей трудовой биографии важно упоминать о том, какие обязанности у вас были в период работы. Должностные обязанности — это повседневные задачи, которые человек решал на рабочем месте. Стоит отличать обязанности от достижений. Достижения в резюме — это конкретные факты выполнения рабочих обязанностей. К примеру, обязанность: «консультирование клиентов об услугах компании». Достижение — «за 2019 год я проконсультировал 200 клиентов». Обязанность — это конкретная задача работника, а не общая. Общая задача — это функция. К примеру, функция бухгалтера — работа с документацией. А обязанностей у него больше: расчёт зарплаты работников, учёт материально-технической базы предприятия и т. д.

В резюме можно писать об обязанностях и достижениях. Чаще всего пишут об обязанностях для того, чтобы работодатель подробнее узнал об опыте работы соискателя, его навыках и способностях. О достижениях пишут в том случае, если соискатель хочет доказать свою продуктивность, и за время своей работы он смог добиться необычных результатов. К примеру, менеджер по продажам напишет, что в 2017 году он совершил 100 холодных звонков, десять из которых стали успешными (у фирмы появились новые клиенты).

Чтобы вы лучше понимали о чём идёт речь, мы сделали конкретные примеры должностных обязанностей для разных профессий. Если вы работали по одному из перечисленных ниже направлений и выполняли аналогичную работу, то этот список вам поможет составить хорошее резюме.

Менеджер — это человек, который управляет определённым кругом сотрудников и контролирует происходящие в рамках его полномочий процессы. По сути, менеджер является начальником из младшего, среднего или высшего звена. Функция менеджера одинаковая в любой компании, но должностные обязанности могут везде отличаться — всё зависит от таких факторов, как профиль компании (фирмы), количество сотрудников, ранг менеджера и т. д.

Обязанности менеджера:

1. Планирование рабочих процессов на текущую неделю.
2. Контроль сотрудников по факту выполненных работ.
3. Мотивация сотрудников (назначение премий, отпусков).
4. Создание ежемесячных отчётов для совета директоров.

Продавец — человек, который занимается отпуском товара или услуги в магазине. Также есть понятие об «активном продавце» — речь идёт о человеке, который ещё и занимается поиском клиента (в телефонном режиме посредством звонков или иным образом), а не только отпускает товар.

Обязанности продавца:

1. Отпуск товара покупателям.
2. Консультирование клиентов (о товаре, услуге).
3. Создание отчётных документов (чеков).
4. Ведение учёта доходов и расходов.
5. Предоставление отчётности руководителю.

Бухгалтер — это человек, который работает с документами компании, занимается счетоводством, аудитом. Также бухгалтер составляет отчёты, которые предоставляются государственным органам (налоговые, производственные и другие).

Обязанности бухгалтера:

1. Ведение бухгалтерского учёта.
2. Расчёт заработной платы и иных выплат.
3. Создание налоговых отчётов.
4. Расчёт налоговых выплат.

Кассир — человек, который занимается приёмом, передачей, хранением и учётом денежных средств в магазине или организации. Также кассир занимается инкассацией (передачей денежных средств уполномоченному лицу).

Обязанности кассира:

1. Учёт и контроль наличных и безналичных денег.
2. Работа с денежными операциями (передача и приём выплат).
3. Создание отчётов.

Продавец-консультант — работник, занимающийся отпуском товаров или услуг и консультацией клиентов по поводу их качества, устройства, способа использования. Он занимается выкладкой товаров в торговом зале, встречает клиентов и помогает им подобрать нужный товар исходя из их потребностей.

Обязанности продавца-консультанта:

1. Приём и сортировка товара.
2. Консультирование клиентов.
3. Поддержание чистоты на рабочем месте и в магазине.
4. Ведение отчётности.

Администратор управляет учреждением или организацией и несёт ответственность за его работу и работу сотрудников. Он отчитывается перед вышестоящим руководством о результатах своей работы и результатах работы подчинённых ему сотрудников. У администратора может быть вверенная ему документация, которую он обязан вести и хранить, а также создавать на её основе специальные отчёты.

Обязанности администратора:

1. Контроль за работой сотрудников.
2. Консультация клиентов.
3. Выполнение служебных поручений руководителя.

Менеджер по продажам занимается продвижением товаров или услуг среди клиентов, консультирует вероятных покупателей и заключает с ними сделки. Его задача — рассказать клиенту о всех особенностях товара, его достоинствах и недостатках, и таким образом — убедить клиента купить товар или услугу. Менеджер по продажам сотрудничает с оптовыми и розничными клиентами. Есть менеджеры по продажам, которые работают из офиса, но в основном специфика профессии такова, что менеджер находится в постоянных разъездах и на деловых встречах.

Обязанности менеджера по продажам:

1. Консультирование клиентов.
2. Поиск вероятных клиентов.
3. Ведение отчётности перед руководством.
4. Заключение сделок.

Директор занимается руководством материально-технической, финансово-хозяйственной базой организации. Он несёт ответственность за работу каждого сотрудника. Директор занимается изучением отчётов и подводит ежеквартальные итоги исходя из которых принимает управленческие решения. Также директор занимается повышением сотрудников в должности, награждением, выдачей премий и отпусков. У директора есть полномочия на выбор дальнейшей стратегии развития организации или предприятия.

Обязанности директора:

1. Управление персоналом.
2. Управление материально-технической базой организации.
3. Принятие решений, связанных с деятельностью организации.
4. Ведение отчётности.

Воспитатель — педагог, который занимается обучением и воспитанием детей младшего возраста (до 7 лет), в том числе их всесторонним развитием. Воспитатель обучает детей важнейшим бытовым навыкам, развивает их устную и письменную речь, учит детей рисовать. Воспитатель развивает у детей разные виды мышления: логическое, абстрактное, творческое и т. д. Он занимается подготовкой мероприятий для детей и даёт им возможность активно принимать в них участие.

Обязанности воспитателя:

1. Формирование мировоззрения у ребёнка.
2. Обучение навыкам устной и письменной речи.
3. Организация досуга детей в учреждении.
4. Обучение детей бытовым навыкам.

Оператор — человек, который управляет специальным техническим оборудованием, обслуживает и настраивает его, помогает другим сотрудникам управлять техникой.

Обязанности оператора:

1. Управление техникой (машиной, аппаратурой).
2. Обслуживание и ремонт техники в организации.
3. Создание отчётов.

Водитель — тот, кто управляет транспортным средством, следит за его техническим состоянием и исправностью, занимается обслуживанием и мелким ремонтом автомобиля.

Обязанности водителя:

1. Управление транспортным средством.
2. Самостоятельное устранение мелких поломок.
3. Регулярное обслуживание и заправка транспортного средства.

Официант — человек, который встречает гостей в заведении общественного питания и обслуживает их: принимает и выдаёт заказы, консультирует по поводу меню и блюд, выносит клиентам счёт и принимает деньги.

Обязанности официанта:

1. Приветствие посетителей.
2. Обслуживание гостей, принятие и выдача заказов.
3. Поддержание зала в чистоте и порядке.
4. Наличный и/или безналичный расчёт клиентов.

В заключение хочется отметить, что нужно правильно указывать свои должностные обязанности в резюме с предыдущих мест работы. При этом необходимо упоминать только те обязанности, которые помогут рекрутеру определить, подходите ли вы под описание открытой вакансии или нет. Мы надеемся, что подготовленные нами примеры помогут вам в этом.

Знаете ли вы, что такое функциональные обязанности? В данной статье, мы постараемся подробно ответить на этот вопрос. Вы узнаете определение термина “функциональные обязанности”, а также роль его правильного понимания в мотивации сотрудника. Рассмотрим все на примерах.

Что такое функциональные обязанности 

Функциональные обязанности – это перечисление желаемых работодателем результатов от работника, итог его деятельности. 

Так, для инспектора, который занимается делами несовершеннолетних, функциональной обязанностью станет снижение уровня детской преступности на той территории, где он работает. Для библиотекаря такой обязанностью может стать организация и увеличение массива среди читательских билетов. 

Важно отметить, что четкого перечисления действий в данном случае не будет. Они закрепляются в должностной инструкции работника. По-другому они называются его должностными обязанностями. Выходит, что функциональные обязанности указывают на цели конкретного работника, которые занимают свое определенное место в общей структуре всех целей организации, где человек работает. 

Функционал сотрудника – что это значит? 

Также вы скорее всего слышали еще один очень похожий термин – “функционал работника”. Что же он означает? В первую очередь, важно отметить, что сам термин достаточно широкий. Он включает в себя сразу несколько определений, а именно прогнозируемый, идеальный и ожидаемый результаты деятельности сотрудника, который помогает в достижении цели компании. 

Также функционалом работника можно назвать категорию или поле деятельности человека, которые обозначают весь смысл его основных действий на рабочем месте. Очень важно, чтобы работник понимал не только свои основные обязанности и что он должен делать на рабочем месте, но и то, для чего он все это делает. Ведь это поможет работнику лучше понимать суть работы и миссию всей организации, где он работает. Скорее всего это улучшит его мотивацию.

Если же у человека нет информации об актуальных трудовых целях компании, то он будет халатно относиться к своим обязанностям, ведь тогда повседневных труд превратится для него в рутину. 

Чем отличаются должностные обязанности сотрудника от функциональных? 

Начнем с того, что обратимся к трудовому законодательству Российской Федерации. К сожалению, там нет определения, чем различаются между собой должностные и функциональные обязанности сотрудников. Однако все же очень важно понимать между ними разницу. 

В первую очередь, должностные обязанности сотрудника – это непосредственно те действия, которые сотрудник выполняет для реализации  своей трудовой функций. Что касается функциональных обязанностей,  то это более емкое и широкое понятие, определение которого мы уже рассмотрели выше. Также оно включает в себя и должностные обязанности работника.

А вот на практике очень часто выходит, что оба термина могут быть использованы как синонимичные, хотя в данном случае это является серьезной ошибкой. 

Примеры функциональных обязанностей работника

Для понимания предлагаем вам рассмотреть функциональные обязанности работника на примере бухгалтера. Обратимся для начала к профстандарту, где указаны и функции данного специалиста. Одна из них – это ведение для организации ее финансовой отчетности. Для реализации этой цели прописаны в должностной инструкции несколько действий, которые относятся к должностным обязанностям. Так, это могут быть:

• логические и счетные проверки различных показателей;
• написание пояснительных записок к документам;
• подписание документов у руководителя компании;
• отслеживание сохранности отчета. 

Если должностные обязанности выполняются добросовестно, то из них и будет сформировано исполнение функциональных обязанностей. 

Рассмотрим еще один показательный и более подробный пример – это функциональные обязанности HR-директора. Так, одной из них является формирование кадровой политики всей организации, где он работает. Для этого руководителю необходимо будет участие в совете директоров, а также возможность разрабатывать для компании различные бизнес-планы и должностные инструкции. Помимо этого, у HR-директора должна быть возможность постоянно анализировать потребность компании в персонале. Все вышеперечисленное, конечно же, относится к его должностным рабочим обязанностям. 

В каких именно документах закрепляются функциональные обязанности 

Функциональные обязанности закрепляются работодателем в самом общем понимании непосредственно в трудовом договоре каждого сотрудника. По сути формулировать и отражать трудовые функции сотрудника, которого нанимают, должна его должность. Также очень важно учитывать, что если работа предполагает получение различных компенсаций, льгот или же, наоборот, имеет какие-либо ограничения, тогда наименование должности должно быть указано четко по ЕТКС. Далее подробнее все функции работника будут раскрыты уже в его должностной инструкции. В тех ситуациях, когда сотрудник начинает выполнять иные функциональные обязанности по обоюдному согласию с руководством, в трудовом договоре в дополнительном соглашении это должно быть отдельно закреплено. 

Совет. Очень важно отметить, что когда вы составляете трудовой договор, вы должны для начала описать около четырех основных функциональных обязанностей работника, которые суммарно занимают как минимум 50% от его рабочих часов. Далее стоит упомянуть об остальных обязанностях в порядке убывания по затраченному на их выполнение времени. В тех случаях, когда для должности есть какой-либо профстандарт, рекомендуем использовать его и брать формулировки оттуда. 

Отличие должностной инструкции от производственной

При составлении инструкций их часто делят на такие категории как должностная, и производственная. Какие именно отличия существуют между данными категориями? Давайте рассмотрим. В тех случаях, когда на работу нанимают специалистов или руководителей, то инструкции, которые для них разрабатываются, называются должностными. А если же речь идет о рабочих профессиях, то чаще всего, для такого вида работ утверждаются, непосредственно, производственные инструкции. Также иногда такие инструкции могут называться рабочими. Получается, что отличие рабочей и должностной инструкций состоит исключительно в категории работников, в отношении которых и будет разработана такая инструкция. 

Важно отменить, что на данный момент такое деление является все же достаточно условным. Ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику четкое понимание того, какую именно работу на этой должности ему в будущем предстоит выполнять.

Противоречия между должностными обязанностями и функциональными

В некоторых случаях возникают такие ситуации, когда рассмотренные ранее в инструкциях должностные обязанности, могут вступить в противоречия с основными функциональными обязанностями, которые были закреплены в трудовом договоре. Такие ситуации возникают нечасто, однако могут сильно демотивировать многих сотрудников организации и даже вызвать среди них недоумении. 

Рекомендуем проводить опросы среди коллег, чтобы узнать, как сотрудники относятся к своим “негласным” обязанностям. В тех случаях когда несостыковка документальных обязанностей с фактическими является демотиватором для сотрудников, советуем зафиксировать это в отчете и далее уже в тандеме с вашим непосредственным руководителем или руководителем данных сотрудников решать, как можно в лучшую сторону изменить ситуацию. Так, например, можно изменить должностную инструкцию или поменять название должности. 

Важно учитывать! Очень важно обратить внимание на следующий нюанс. В тех ситуациях, когда вам возможно нужно поменять обязанности сотрудника, может потребоваться получить согласие от двух сторон в данных трудовых отношениях, а именно и работодателя, и сотрудника. 

В тех ситуациях, когда меняются технологические или же организационные условиях работы, наниматель вправе самостоятельно поменять трудовые функции по своей же инициативе. Но для этого ему важно соблюдать строго тот установленный порядок, который указан в 74 статье Трудового кодекса Российской Федерации. 

В общем же, если какие-либо незафиксированные ранее обязанности начинают положительно влиять на результат работы подчиненных и организации в целом, тогда приведите нормативные документы — правила или должностные инструкции в соответствие с этими обязанностями. 

Вывод 

Так чем же отличаются функциональные обязанности от должностных? В первую очередь тем, что функциональные определяют деятельность каждого отдельно взятого сотрудника. А уже должностные обязанности — определяют конкретный набор действий работника, которые он должен выполнить в рамках осуществления своей трудовой функции в организации. 

Также функциональные обязанности являются более емким и широким понятием, определение которого включает в себя и должностные обязанности работника.

Многие употребляют термины “должностные обязанности” и “функциональные” как синонимичные, но это неправильно. 

Общая формулировка обычно используется именно при определении функционала работника. Она берется из трудового договора в соответствии с занимаемой им должностью. Рекомендуем отдельно закреплять в особом разделе договора конкретные вид трудовой деятельности. Или же для этих целей вы можете составить отдельную должностную инструкцию для каждого работника.

Предыдущий цикл статей, посвященных управлению процессами, мы завершили идентификацией процессов.

Теперь, опираясь на результаты структурирования и идентификации процессов, мы перейдем к разработке должностных обязанностей сотрудников.

Исходными данными для этого служат спецификации процессов, которые содержат всю необходимую нам информацию:

• Исполнитель процесса,
• Краткое описание процесса,
• Цель процесса,
• Результаты процесса,
• Показатели процесса.

Теперь для составления должностных обязанностей сотрудника нам достаточно просмотреть все спецификации и выбрать те из них, в которых он указан как исполнитель.

Вряд ли нужно говорить, что должностные обязанности составляются не для личности сотрудника а для должностной позиции, которую могут занимать разные личности.

Отобрав, таким образом, нужные нам спецификации, мы получаем весь набор процессов, в которых участвует сотрудник, занимающий рассматриваемую должностную позицию. Его рабочие функции – это функции исполнителя данных процессов. Нам остается только их описать.

Описание должностных обязанностей удобно сделать в форме таблицы, заполняя ее информацией, получаемой путем копирования данных из спецификаций процессов.

Для каждого процесса, в котором участвует сотрудник, указываем цели процесса, его результаты и показатели – все эти данные есть в спецификации соответствующего процесса. Для описания функций сотрудника также используется информация из спецификации, но при этом могут потребоваться некоторые уточнения и дополнения.

Для примера рассмотрим должностные обязанности менеджера, отвечающего за развитие сети станций технического обслуживание, привлечение в нее новых станций.

Обязанности этого сотрудника описаны точно и конкретно. Указано в каких процессах он является исполнителем, какие функции выполняет, какие цели должен достигать, что является результатом его работы и по каким критериям они оцениваются. Это описание принципиально отличается от размытых и пустых документов, которые обычно составляются на большинстве предприятий и называются “Должностными обязанностями” или “Должностными инструкциями”.

Кстати, о названии. По нашему мнению правильнее называть рассматриваемый здесь документ “Должностными обязанностями”, имея в виду, что он достаточно полно определяет круг обязанностей сотрудника. Инструкция – это документ другого уровня. Она описывает порядок выполнения операций в тех или иных процессах. Инструкции для исполнителей нужно составлять после разработки регламентов бизнес-процессов, поскольку они детализируют описание работы исполнителей процессов. Инструкций может быть множество – столько, сколько различных операций выполняет сотрудник.

Обычно здесь возникает вопрос о полноте должностных обязанностей. Не упустили ли мы из виду какие-то функции сотрудника? Это исключено. Полноту описания должностных обязанностей обеспечивает методика их составления. Вспомним, что мы прежде всего выявили структуру процессов верхнего уровня, и убедившись, что ничего не упустили, выделили второй и, возможно, третий уровень. Таким образом, все бизнес-процессы учтены, “пробелов” быть не может. Затем мы составил спецификации всех процессов, и только после этого перешли к описанию функций сотрудников в форме должностных обязанностей.

Как видно, составление должностных обязанностей не сложная задача, если это делается на правильной методической основе. К тому же ошибки при таком подходе исключены.

Внедрить процессный подход Вам поможет электронный учебный курс “Как построить систему управления процессами в вашей компании”.