Как начать письмо руководству

Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.

Как начать деловое письмо. Начало делового письма.

Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».

Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».

Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.

После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части.

В этой части письма обычно принято: 1) приветствие; 2) анонс о чем пойдет речь далее (без приветствия); 3) или представление себя (если адресат письма не знает вас).

Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.

1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.

Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____

Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________

2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.

Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________

Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.

с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________

3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.

Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________

Уважаемый Имя Отчество,

Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за внимание к нашей просьбе и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением,
___________________________________________________________

Общие рекомендации, выводы

Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).

Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:

— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.

Как лучше всего начать письмо? При написании письма в профессиональных целях необходимо соответствующее приветствие. Ваше приветствие задает тон вашему письму или электронной почте и является показателем ваших письменных коммуникативных навыков.

Варианты начала письма

Решая,  какое приветствие использовать, вы должны подумать, знаете ли вы этого человека и насколько хорошо. Ответ определит, с чего вы начнете свое письмо. Если вы плохо знаете получателя письма или электронного письма, важно использовать официальное и профессиональное приветствие.

Личное приветствие

Когда использовать имя человека: если вы пишете кому-то в профессиональном качестве, с которым знакомы лично в течение многих лет, целесообразно использовать только его имя.

Профессиональные приветствия

Когда использовать профессиональное приветствие: если вы плохо знаете человека, лучше всего использовать  мистер, мисс или доктор в качестве  подходящего приветствия в деловом письме. Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, какое приветствие вам следует использовать, проявите осторожность и используйте более формальный стиль обращения.

Используйте формальное приветствие

Сохраняйте формальность: постарайтесь избежать соблазна начать свое профессиональное письмо неформальными приветствиями, такими как «Привет», «Приветствую», «Привет!» Или «Доброе утро», если вы не знаете имя своего контактного лица.

Хотя эти неформальные приветствия подходят для обычных электронных писем друзьям или даже для более официальных электронных писем, которые вы можете отправлять группам людей, в профессиональном письме вам необходимо использовать личное приветствие с использованием имени и / или фамилии («Уважаемый Мистер Доу «) или название должности (» Уважаемый менеджер по найму «).

Пунктуация

Также не забудьте включить точку после «Mr.» и «Мисс» и после приветствия поставьте двоеточие (например, «Уважаемая мисс Доу:»).

Примеры профессионального письма-приветствия

Все эти приветствия подходят для профессионального общения.

Когда хорошо знаешь человека:

• Дорогая Синди
• Привет Питер
• Привет Боб

Когда вы знаете имя человека:

• Уважаемый господин / госпожа. Фамилия; например, «Уважаемый мистер Долан» или «Уважаемая мисс Батлер».
• Уважаемый господин / госпожа. Имя Фамилия; например, Уважаемый г-н Мартин Хейнс или Уважаемая г-жа Мелисса Тандор.
• Уважаемый Имя Фамилия; например, Дорогой Майкл Кэрнс

Когда вы не знаете пол человека:
если у вас есть имя, но вы не уверены в том, какой пол человека, которому вы пишете, допустимо опустить почетный знак и использовать только имя и фамилию. Например:

• Дорогой Робин Миллер
• Дорогой Джеймисон Кавано

Попробуйте найти контактное лицо

По возможности используйте контактное имя, когда пишете. Это делает ваше письмо более личным и создает непосредственные отношения с читателем. Если у вас нет контактного имени, проведите небольшое исследование, чтобы найти  человека, которому можно адресовать свое письмо.

Иногда имя будет на веб-сайте компании или вы сможете найти нужного человека в LinkedIn. Возможно, кто-то из ваших коллег или знакомых знает, кто может быть подходящим человеком. Вы также можете позвонить в офис неизвестного человека, которому вы пишете, и спросить у администратора, как его зовут, объяснив причину своего звонка.

Например:  «Я подаю заявление о приеме на работу в вашей компании. Не могли бы вы назвать мне имя вашего менеджера по найму, чтобы я знал, кому адресовать мое сопроводительное письмо?»

Когда у вас нет контактного лица

Иногда, несмотря на все ваши усилия, вы просто не можете найти имя, которому адресовали бы письмо. В этом случае у вас есть множество вариантов, каждый из которых является профессиональным и уместным.

Чем больше у вас информации о том, куда вы отправляете письмо, тем лучше. (Например, отдел кадров компании или менеджер отдела, связанный с вашим запросом.) Таким образом, вы можете сделать более конкретный выбор при выборе приветствия.

Если у вас нет контактного лица, есть несколько вариантов на выбор:

• Уважаемый менеджер по найму
• Уважаемый менеджер по персоналу
• Уважаемая команда по подбору персонала
• Уважаемый [Название компании] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер компании ABC
• Уважаемый [Название отдела] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер службы поддержки ИТ
• Уважаемая команда [Название отдела]! например, Уважаемый специалист по подбору персонала
• Привет
• Уважаемый сэр или мадам (это устарело, по возможности избегайте)
• Кому это может быть интересно (используйте, если у вас нет других подходящих вариантов)

Привет, которого следует избегать

Следующие приветствия не подходят для официальных писем или сообщений электронной почты:

• Добрый день
• Доброе утро или день (вы не знаете, когда они получат письмо или сообщение электронной почты)
• Привет
• Всем привет
• Привет
• Привет

Советы по написанию и отправке письма

Приветствие

Начните свое письмо с соответствующего приветствия, как указано выше.

Первый параграф

После приветствия начните свой первый абзац, который обычно представляет собой введение, которое позволяет читателю узнать, кто вы и о чем пишете. Если у вас есть общий знакомый, который направил вас к читателю, вам следует  упомянуть их сейчас.

Тело письма

Тело вашего письма обычно состоит из параграфа или двух текста. Здесь вы можете подробно остановиться на теме вашего письма и предоставить дополнительные сведения по теме.

Будьте внимательны, но не повторяйтесь и не говорите о неважных деталях.

Вывод

Далее вам нужно подвести итоги своего письма. Ваше резюме должно включать благодарность человеку за его или ее время и внимание. Если вы планируете связаться с ним позже, вы также можете предоставить подробную информацию о том, когда и как вы с ним или с ней свяжетесь.

Варианты закрытия

Завершите свое профессиональное письмо заключительным словом, например «С уважением» или «С уважением». Если вы планируете отправить письмо почтовой службой, после вашей подписи должно быть указано ваше имя.

Если вы отправляете электронное письмо, после вашего набранного имени должна быть указана ваша контактная информация, которую вы можете ввести вручную или сделать это автоматически. Вот как настроить автоматическую подпись электронной почты.

Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.

Содержание статьи:

• Что такое деловое письмо?
• Виды корреспонденции
• Как начать, закончить и оформить письмо?
• Примеры и образцы деловых писем
• Где учиться писать письма?
• Общие правила переписки

• Как писать электронные деловые письма?

Что такое деловое письмо?

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).

Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:

Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.

Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:

• Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).

• Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.

Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.

Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).

Виды деловых писем

1. Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, HR-менеджер пересылает заказчику резюме кандидатов или специалист коммерческого отдела – образец договора).
2. Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
3. Коммерческое предложение. Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
4. Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
5. Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
6. Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
7. Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или оферту, конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
8. Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
9. Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
10. Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
11. Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
12. Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
13. Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.

14. Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Примеры деловых писем

Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:

Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.

Где учиться писать письма?

Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.

Правила деловой переписки

С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: ИП, фрилансер, самозанятый, граждане действуют от собственного лица.

• Письмо от имени организации, адресованное первому лицу, либо оферту подписывает руководитель компании.
• Если составил документ и будет работать по нему другой человек, то ниже слева он указывается как исполнитель.

• Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.

Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.

Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.

Как писать электронные деловые письма?

1. Электронная переписка между организациями ведется с корпоративного адреса фирмы или сотрудника. В ряде российских компаний действуют запреты на рассмотрение сообщений, поступающих с «неофициальных» адресов.
2. Фрилансеру или самозанятому также стоит придать электронному адресу «деловой» вид.
3. Отправлять письмо с незаполненным полем «Тема» – глубочайшее нарушение деловой этики.
4. Если сообщение носит официальный характер, то важно настроить подтверждение получения его адресатом.

5. Формируя ответ, полезно убедиться, что в нем сохранена история переписки. Рекомендуется избегать автоматического обозначения ответа в теме (Re:…). Лучше отобразить содержание (например, «Ответ по срокам выполнения проекта офиса»). У адресата могут быть сотни сообщений. Найти нужную информацию среди всех «Re:…» — затруднительно.

Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.