Инструкция по секретному делопроизводству в органах внутренних дел

Приказ МВД России от 16.09.2019 N 625
(ред. от 08.11.2021)
«Об организации работы по оформлению допуска к государственной тайне должностным лицам и гражданам Российской Федерации в системе МВД России»
(вместе с «Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне в системе МВД России»)
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.02.2020 N 57587)

Вы можете заказать документ на e-mail

	Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 09.11.2018 № 755 «О некоторых вопросах обращения со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России» (Зарегистрирован 05.12.2018 № 52870)
	Дата опубликования: 06.12.2018 Номер опубликования: 0001201812060036

Частное учреждение
профессионального образования

Юридический полицейский колледж

Делопроизводство и режим секретности

Курс лекций

для студентов, обучающихся по специальности 40.02.02.
«Правоохранительная деятельность»

                                     

Тула – 2018

Курс лекций разработан в соответствии с
Федеральным государственным образовательным стандартом среднего
профессионального образования по специальности 40.02.02 «Правоохранительная деятельность»
по дисциплине «Делопроизводство и режим секретности».

В рамках подготовки специалистов по
специальности «Правоохранительная деятельность» курс лекций поможет студенту
выделить  главные положения в  учебном (лекционном) материале, усвоить основные
понятия дисциплины, установить связи между теоретическими положениями изучаемой
дисциплины и практической  деятельностью по составлению, оформлению документов,
соблюдению режима секретности в правоохранительных органах (ОВД) Российской
Федерации.

Для наиболее успешного усвоения учебного
материала по дисциплине  в структуру курса лекций включены теоретические
материалы по темам учебного плана, библиографический список  рекомендуемых
правовых источников и  литературы, приложения.

Курс лекций предназначен для студентов
среднего профессионального образования, обучающихся  по  специальности  40.02.02.
«Правоохранительная деятельность».

Автор:

преподаватель  кафедры правовых 

и прикладных дисциплин   ЧУ ПО
ЮПК                                                       Черникова О.А.

Оглавление

Введение……………..……………………………………………………….5

Тема 1. Понятие и значение делопроизводства в
правоохранительных органах. Порядок делопроизводства в правоохранительных
органах………………………………………………………………..7

1. Сущность, принципы и задачи
делопроизводства…………….………7

2. Понятие,
содержание и правовое регулирование делопроизводства в правоохранительных
органах (ОВД)……………………………………….…………12

3. Субъекты
делопроизводства в правоохранительных органах, их полномочия…………………………….……………………………..……………14

4.Порядок организации
делопроизводства в правоохранительных органах………………………………………………….……………………………..…16

Тема 2. Документирование
управленческой деятельности в правоохранительных органах. Основные правила и
порядок подготовки и оформления документов. Использование сведений,
содержащихся в документах…………………………………………………………….……………..……19

1. Понятие, значение
и виды документов в правоохранительных органах (ОВД)……………………………………………………………..……19

2. Реквизиты
документов и требования к их оформлению……..……..23

3.Правила оформления
отдельных видов организационно-распорядительных документов…………………………………………………………..31

Тема 3. Документооборот
в правоохранительных органах………..39

1. Понятие
документооборота и его основные стадии………….……….39

2. Организация
документооборота в органах внутренних дел……….41

Тема 4. Учет и
хранение дел и документов в правоохранительных органах………………………………………………….………………………………..49

1. Учет дел и
документов в правоохранительных органах……..…….49

2. Организация
текущего хранения документов в органах внутренних дел……………………………………………………………………………………………………50

3. Организация
архивного хранения документов в органах внутренних дел……………………………….…………………………………………………..…53

4.Порядок уничтожения
документов в органах внутренних дел…………………………………………………………………………………………..….….56

Тема 5. Организационно-правовые
основы режима секретности в правоохранительных органах………………………………………………………59

1. Понятие, сущность,
значение и правовое регулирование режима секретности в органах внутренних дел…………………………………….….59

2. Соблюдение режима
секретности в органах внутренних дел……..66

Тема 6. Понятие
государственной тайны. Сведения, составляющие государственную тайну. Порядок
отнесения сведений к государственной тайне……………………………………………………………………………..……………69

1. Понятие государственной
тайны. Полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области
отнесения сведений к государственной тайне и их защиты………………………………………………….69

2.Сведения,
составляющие государственную тайну. Порядок отнесения сведений к государственной
тайне…………………………………….…………….72

Тема 7. Порядок
засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих
государственную тайну. Субъекты защиты информации. Порядок допуска к
государственной тайне………………..76

1. Органы защиты
государственной тайны……………………….……..76

2.Порядок
засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих
государственную тайну……………………………………………..77

3. Порядок допуска к
государственной тайне………………….………..80

Тема 8. Правила
пользования и обращения с секретными документами………………………..…………………………………………….86

1. Порядок работы с
секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение,
пересылка, уничтожение секретных документов……………………………………………………………………….…..…….86

Заключение………………………………..…………………….………….89

Библиографический
список………………………………………………90

Приложения……………………………………………………….….…….92

Введение

В управленческом аппарате и в
текущей служебной деятельности сотрудники правоохранительных органов (ОВД)
постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают,
хранят, находят по запросу и т.д. В связи с этим, в управлении правоохранительными
органами особое место занимает делопроизводство и режим секретности, как
специфическое направление управленческой деятельности в правоохранительной
системе.

Делопроизводство и режим
секретности в деятельности правоохранительных органов (ОВД) приобретают особую
значимость в современных условиях развития всей правоохранительной системы
Российского государства. От того, насколько правильно будет составлен и
оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность
и правильность принятия управленческого решения.

Составление, оформление документов
(секретных документов) и организация работы с ними регламентированы
законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых
обязательны для каждого сотрудника правоохранительного органа, имеющего дело с
документами.

Организация и ведение
делопроизводства и, тем более, соблюдение режима секретности требуют
профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в правоохранительных
органах (ОВД) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства).

Документы многообразны и каждый
вид документа (приказ, протокол, устав, справка, письмо и др.)  имеет свои
особенности и свои правила работы с ними. С одной стороны, для сотрудников
правоохранительных органов (ОВД) важно оперативно работать с документами:
вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую
резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать
необходимую информацию и т.д., а, с другой  стороны, – соблюдать в соответствии
с законодательством режим секретности.

В результате изучения дисциплины
студенты должны:

знать:

-установленный порядок организации
делопроизводства, использования сведений, содержащихся в документах;

— основные правила и порядок
подготовки и оформления документов;

— организационно-правовые основы
режима секретности в правоохранительных органах, порядок отнесения сведений к
государственной тайне, порядок засекречивания и рассекречивания носителей
сведений, составляющих государственную тайну, порядок допуска к государственной
тайне;

— правила пользования и обращения
с секретными документами и изделиями;

уметь:

— правильно составлять и оформлять
служебные документы, в том числе секретные, содержащие сведения ограниченного
пользования;

— выполнять служебные обязанности
в строгом соответствии с требованиями режима секретности.

Курс лекций

Тема 1.Понятие и значение делопроизводства в
правоохранительных органах. Порядок делопроизводства в правоохранительных органах

План
лекции

1. Сущность, принципы
и задачи делопроизводства

2.Понятие, содержание
и правовое регулирование делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД)

3. Субъекты
делопроизводства в правоохранительных органах, их полномочия

4.Порядок организации
делопроизводства в правоохранительных органах

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Сущность, принципы и задачи делопроизводства

Процесс
управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел,
сопровождается значительным количеством различных документов. С развитием
компьютер­ных технологий делопроизводство становится доступным любому пользо­вателю.
При этом появилась возможность самостоятельно работать с са­мыми разными видами
документов и создавать электронные архивы инди­видуального пользования.

В
настоящее время под воздействием указанных тенденций возник новый термин — документационное
обеспечение управления (ДОУ). Характерно, что в законодательных
актах и обиходе этот термин понимается как тождественный термину делопроизводство. 

Однако
это не вполне пра­вильно, т.к., например, принципы ведения дел для
управленческой документации отличаются от дел в судопроизводстве, в
следственных органах, в нотариатах и других областях деятельности.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование
и организацию работы с официальными документами. Исходя из области циркуляции
официальных документов, обычно вы­деляют управленческое и специальное
делопроизводство.

Управленческое делопроизводство  регулируется системой законодательных актов и
осуществляет операции с управленческой документаци­ей (распорядительной,
организационной, справочной).  Систематизация документов в дела осуществляется
службами ДОУ, а перечень наименований дел в организации утверждается в
специальном документе — номенклатуре дел.

Специальное делопроизводство  регулируется законами, исполне­ние которых
связано с реализацией основной функции учреждения или организации
(правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др.).
Создание и систематизация документов в дела осуще­ствляется по специальным
правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим
делопроизводством.

Значение
рациональной организации документационного обеспече­ния состоит в том, что она
позволяет существенно повысить эффектив­ность процесса управления. При этом
существующие общие правила рабо­ты с управленческими документами, контроль над
их движением и хране­нием, информационная работа с ними, другие компоненты
делопроизвод­ства создают условия для оптимизации управленческой деятельности.

По­этому
деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогатель­ных,
обеспечивающих функций управления.

Для
усвоения знаний по делопроизводству необходимо уточнить его принципы.  К числу основных принципов
следует отнести:

1) принцип унификации предполагает приведение какого-либо объекта к единой форме,
системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной
модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками.

2)Принцип стандартизации предполагает установление и применение стандар­та как
эталона (образца), который принимается в качестве исходного для сопоставления с
ним других подобных объектов.   

Стандарт
как нормативно-методический документ — это комплекс норм, правил, требований к объекту
стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и
унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация
— это высшая степень унификации, выраженная в обяза­тельной правовой форме.

3)Принцип системности нормативно-методического регулирования
делопроизводства является
основой для установления единых требований к организации делопроизводства.
Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству
структурируются, исходя из их иерархии и компетенции. В результате образуется
система нормативно-методического обеспечения.

4)  Принцип централизации
органов контроля и методического обеспечения делопроизводства отражает
значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным
органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются
Госстандарт, а методического контроля – Росархив.

5) Принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том, что каждое министерство,
ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб
документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из
ведомственных задач. Данный принцип закреплён в Инструкции по делопроизводству.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая терминология
этого вида деятельности.
Некоторая часть терминов появилась вследствие использования компьютерной
техники в делопроизводстве.

Наиболее распространёнными являются следующие термины.

Документирование — запись информации на различных носителях по
установленной форме. Оно предполагает некую форму представления
информации, при этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение
на каком-либо твердом носителе — бумаге, полимере, оптиче­ском, магнитном
носителях и т.д.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах
независимо от формы их представления. По отношению к понятию информации главным
является её фиксация, а способ (графика, печать, магнитозапись и прочее) —
вторичным.

Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, а
также документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках,
архивах, фондах, банках данных и прочее). Формирование и использование информационных
ресурсов явля­ется сферой государственного регулирования в Российской
Федерации.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Для документа важна форма представления информации.
Эту форму обеспечивает нали­чие ряда реквизитов, совокупность которых на
документе позволяет отно­сить информацию к документам определенного вида и
назначения, т.е. идентифицировать информацию.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального
документа. Действующий стандарт для управленческой документации
указывает для реквизитов строго определённое место на документе, но только
некоторые из них являются обязательными и придают докумен­ту юридическую силу.

Официальные документы — это документы, созданные юридически­ми или
физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установ­ленном порядке.  Официальным документ становится только после его
полного оформления и удостовере­ния, т.е. после заполнения необходимых
реквизитов.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издав­шего его органа и
установленным порядком оформления. Понятие официального документа не тождественно
понятию его юридической силы. При этом только юридическая сила документа
способна передавать его распо­рядительное начало.

Так, юридическая сила документа включает в себя три обязательных
компонента: 1)
соответствие содержания закону; 2) полномочность издающего органа; 3)
оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми
к документу конкретного вида.

Документы создаются, приобретают юридическую силу и циркулируют в
структурах министерств, ведомств, учреждений, предприятий и ор­ганизаций. В целях упорядочения работы с различными
документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными
ве­домствами и учреждениями формируется структурное звено, которое при­звано
контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему
делопроизводства. Общее название этих структур — служ­бы документационного
обеспечения управления.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу
его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на
материальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и
личном архиве.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства — это об­ласть компетенции целого ряда
центральных органов государственной власти и управления. Уполномоченные органы
государственной власти устанавливают правила, норма­тивы и стандарты, которые в
совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории
Российской Федерации. Эта сис­тема должна обеспечивать:

1)
обязательность исходных принципов делопроизводства для учре­ждений, организаций
независимо от форм собственности. Например: госу­дарственный язык, на
котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере
использования информации и другие принципиаль­ные положения;

2)
установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности. Например,
создание типовых инструкций, образцов доку­ментов и т.д.;

3)
общность требований к осуществлению документирования в наи­более важных
областях государственного управления.  

Например, обороно­способность, судопроизводство,
бухгалтерский учёт, гражданское состоя­ние, сфера здравоохранения,
правоохранительная деятельность и т.д.

Особенность нормативно-методического регулирования делопроиз­водства в
системе органов внутренних дел заключается в том, что отдельные его ком­поненты входят в функции
большинства служб и подразделений.

Напри­мер, дежурная часть является самостоятельным
органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый
ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные зада­чи
делопроизводства решают специальные подразделения — секретариаты
(канцелярии).

Нормативно-методические
акты МВД России в отношении органи­зации делопроизводства не используют термин
«документационное обес­печение управления».

Единая
система делопроизводства в аппарате и под­разделениях МВД России реализуется в
процессе исполнения ими своих задач и функций.

Организация
и совершенствование системы делопроиз­водства, а также контроль над соблюдением
установленного порядка рабо­ты с документами осуществляются аппаратом
министерства.

За организа­цию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают
начальники делопроизводственных подразделений — начальники секретариатов (канцелярий). Такое
подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику
указанного подразделения непосредственно подчи­нена вся деятельность по
организации делопроизводства.

Основные задачи  секретариатов в органах внутренних дел можно
разделить на  документационные и организационные.

Документационные задачи связаны с документированием процесса
управления и организацией работы с документами, это:

—
приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;

—
предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им
резолюции;

—
передача документов сотрудникам – исполнителям;

—
контроль над сроками исполнения документов;

—
информационно-справочная работа и т.д.

Организационные задачи делопроизводства в наиболее общем виде связаны с вопросами
оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур.

К
числу организационных задач делопроизвод­ства относятся:

—
подготовка рабочего места руководителя;

-обслуживание
штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек
(автоматизированных баз данных);

—
организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя;

—
организация телефонных переговоров, выдача справок по телефо­ну;

—
подготовка служебных командировок;

-обучение
методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства
и т.д.

Вышеизложенный
перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать
в структуре секретариа­тов создание специализированных подразделений.

Сложность
выполняемых обязанностей опреде­ляется также объемом документов, циркулирующих
через секретариаты.

Вопрос 2.
Понятие, содержание и правовое регулирование делопроизводства в
правоохранительных органах (ОВД)

Документационное
обеспечение управления (делопроизводство) — это вид  служебной деятельности органов
внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и
организацию работы с документами.  Таким образом, в структуре делопроизводства
можно выделить два элемента: документирование и организацию работы е
документами.

Виды делопроизводства. Делопроизводство можно классифицировать по различным основаниям, в
частности, в зависимости от: 1) функций управления; 2) сведений, содержащихся в
документах.

Применительно к функциям управления различают
два вида делопроизводства: общее и специальное. Общее делопроизводство — это документирование общей управленческой
деятельности и организация работы с соответствующими документами (по правилам
общего делопроизводства создаются приказы, распоряжения, инструкции, директивы,
письма и т. д.). Общее делопроизводство осуществляется в любой организации, в
том числе в органах внутренних дел, по единым правилам.

Специальное делопроизводство обслуживает специальные функции управления,
внешнюю деятельность организации.

Например, оформление уголовно-процессуальных,
административно-процессуальных документов и работа с ними осуществляются по
правилам специального делопроизводства.

В зависимости от содержащихся в документах
сведений различают секретное и несекретное делопроизводство.

Секретное делопроизводство осуществляется по специальным правилам, цель
которых предотвратить случайную утрату документов и утечку сведений,
составляющих государственную тайну. Соответственно, документирование сведений и
работа с документами, не содержащими элементов государственной тайны,
осуществляется по общим правилам и называется несекретным делопроизводством.

Систему правовых и методических документов,
регламентирующих делопроизводство в органах внутренних дел, можно представить следующим
образом:

1)  Законы Российской Федерации, в частности, Федеральный закон  от 27 июля 2006
г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и
Федеральный закон от 22 октября 2004 г.  № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации».

2)  Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения
Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления.
Важнейшими из них являются постановления Правительства Российской Федерации от
15 июня 2009 г № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти»  и от 13 августа 1997
г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

3) Правовые акты и методические рекомендации федеральных органов
исполнительной власти можно
подразделить на акты межведомственного и ведомственного характера.

Документы межведомственного характера в сфере делопроизводства являются ориентиром
для ведомственного правового регулирования. К ним относятся государственные
стандарты, в частности, ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

Ведомственные правовые акты по вопросам делопроизводства разрабатываются
в каждом министерстве и ведомстве. В системе Министерства внутренних дел
Российской Федерации были разработаны и приняты следующие основные нормативные
акты, регламентирующие порядок осуществления делопроизводства в органах
внутренних дел:

— Приказ МВД России от 4 декабря 2006
г № 987 «O документационном обеспечении управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации»;

— Приказ МВД России от 22 сентября 2006
г № 750 «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе
Министерства внутренних дел Российской Федерации»;

-Приказ МВД России от 12 мая 2006
г № 340 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности
подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и
организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с
указанием сроков хранения»;

— Приказ МВД России от 24 декабря 2003
г. № 1022  «Об организации архивной работы в системе МВД России»;

— Приказ МВД России от 27 июня 2003
г. № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в
центральном аппарате МВД России»;

— Приказ МВД России от 30 июня 2012 года № 655
«Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов
внутренних дел Российской Федерации с указанием сроков их хранения»;

— Приказ МВД России от 20 июня 2012 года № 615
«Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел»;

— Инструкция по обеспечению режима секретности
в органах внутренних дел Российской Федерации» (утверждена Приказом МВД России
от 15.03. 2005 года № 015- дсп, материалы данной инструкции в учебном
процессе не используются).

4)  Правовые акты и методические документы
конкретных организаций. Важная
роль в ведомственном нормативном регулировании принадлежит инструкциям по
делопроизводству, разрабатываемым в каждом органе внутренних дел.

Вопрос 3.
Субъекты делопроизводства в правоохранительных органах, их полномочия

Субъектами делопроизводства в органах
внутренних дел являются:

— подразделения делопроизводства и режима
Департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД
России, управления (отделы, отделения, группы) делопроизводства;
делопроизводства и режима; общие отделы, секретариаты и канцелярии органов
внутренних дел;

— руководители органов внутренних дел;

— должностные лица органов внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возложены следующие обязанности:

-организация, ведение и совершенствование  документационного
обеспечения управления на основе единой технической политики и применения
современных технических средств в работе с документами;

— методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов
внутренних дел. 

Данные подразделения являются самостоятельными
структурными подразделениями органов внутренних дел, подчиненными
непосредственно руководителю органа внутренних дел. Задачи, функции, порядок
работы подразделений делопроизводства и режима регламентируются положениями о
них, утверждаемыми руководителями ОВД, а функциональные обязанности их
сотрудников — должностными инструкциями.

На подразделения делопроизводства и режима
возлагается выполнение следующих основных задач:

-прием, регистрация и распределение входящих
(поступающих) документов;

— передача документов на рассмотрение
руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю после
получения соответствующих указаний (резолюций);

-контроль за прохождением и сроками
рассмотрения документов;

-регистрация исходящих (отправляемых)
документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;

-контроль за правильностью оформления
документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел и т.д.

На руководителей органов внутренних дел возлагается
ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение
установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение
своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий
работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима.

Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

— знать и точно выполнять требования
инструкции по документационному обеспечению управления;

— не допускать нарушений, которые могут
привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;

— требовать от подчиненных своевременного
исполнения полученных документов (поручений, указаний);

— передавать документы другим сотрудникам
только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;

— при увольнении со службы или работы,
переводе на новое место службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в
командировку своевременно сдавать все документы в подразделение
делопроизводства и режима и т.д.

Сотрудники несут персональную ответственность
за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность,
а также за разглашение содержащейся в них информации.

В зависимости от того, каким образом
организована работа службы делопроизводства и режима, различают следующие
системы делопроизводства:

1) централизованная — все
делопроизводственные процессы сосредоточены в единой канцелярии органа
внутренних дел (например, канцелярия районного органа внутренних дел);

2) децентрализованная — все
делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям
структурных подразделений; применяется в крупных (например, в МВД
России) или территориально разрозненных органах.

3) смешанная — присутствуют
элементы и централизованной, и децентрализованной систем. Одна часть
делопроизводственных операций централизованна (прием, отправка, размножение
документов и пр.) и осуществляется службой ДОУ, а другая —
делопроизводственными службами структурных подразделений; применяется в ОВД со
сложной структурой, большим документооборотом (например, в УВД субъекта
Российской Федерации).

Подразделение
делопроизводства и режима — структурное подразделение органов внутренних дел, на которое
возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а так же лица,
ответственные за ведение делопроизводства в его  структурных подразделениях.

Отдел
делопроизводства и режима (сокращенное  наименование – ОдиР) является самостоятельным
структурным подразделением, осуществляющим функции по организации и ведению
делопроизводства, обеспечению режима секретности.

В структуру
Отдела входят:  группа
работы со служебной корреспонденцией; группа работы с
организационно-распорядительными документами; работа с обращениями граждан и
организаций; группа обеспечения режима секретности.

Отдел имеет печать с
изображением геральдического знака — эмблемы органов внутренних дел Российской
Федерации, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати
(штампы) и бланки со своим полным и сокращенным наименованием.

В соответствии
с Приказом МВД России  от 20.06.2012 года № 615 «Инструкция по делопроизводству
в органах внутренних дел» основными  задачами и функциями  подразделений
делопроизводства и режима в современной России являются:

— контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами,

— обеспечение
установленного в органах внутренних дел Российской Федерации режима
секретности;

— ведение секретного
делопроизводства;

-ведение
делопроизводства по жалобам и обращениям граждан;

-разработка и ведение
номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных
дел;

— формирование дел в
соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и
несекретных дел, обеспечение их сохранности и т.д.

Вопрос 4.
Порядок организации делопроизводства в правоохранительных органах

В структуре делопроизводства можно выделить
следующие элементы:

1) документирование — это
запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам,
т. е. процесс создания документа. Однако само по себе документирование не
является самоцелью, так как созданные документы всегда требуют дальнейшей
обработки в ходе их использования, а также последующего хранения в справочных
целях.

2) Организация работы с документами – это  процедурная деятельность, включающая
в себя документооборот, хранение и использование документов в текущей
деятельности органа внутренних дел.

Рассмотрим виды делопроизводства. Делопроизводство
можно классифицировать по различным основаниям в зависимости от:

1) функций управления выделяют следующие  виды
делопроизводства:

А) общее делопроизводство — это
документирование общей управленческой деятельности и организация работы с
соответствующими документами (по правилам общего делопроизводства создаются
приказы, распоряжения, инструкции, директивы, письма и т. д.). Общее
делопроизводство осуществляется в любой организации, в том числе в органах
внутренних дел, по единым правилам.

Б) Специальное делопроизводство — это специальные функции управления, которые отражают внешнюю деятельность
организации. Например, оформление уголовно-процессуальных,
административно-процессуальных документов и работа с ними осуществляются по
правилам специального делопроизводства.

2) Сведений, содержащихся в документах,
выделяют следующие виды делопроизводства:

А) секретное делопроизводство, которое  осуществляется по специальным правилам, цель которых
предотвратить случайную утрату документов и утечку сведений, составляющих
государственную тайну;

Б) несекретное делопроизводство, которое осуществляется по общим правилам,
так как документирование сведений
и работа с документами  не содержат государственной тайны.

Единый подход к
классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел.

Номенклатура
дел — это
систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, а так же
является классификационным справочником.

Одним из первых
этапов составления номенклатуры дел является изучение всех документов,
составленных в здании ОВД и поступивших из других отделов, организаций. В
номенклатуру включаются и незаконченные делопроизводственные дела, которые
поступили из других организаций для их продолжения, а также  должны быть учтены
все справочные картотеки и журналы к документам.

Документы с
грифом «ДСП» (для
служебного пользования)  и справочные картотеки, журналы учёта документов и
изданий с грифом «ДСП» подлежат обязательному включению в номенклатуру дел, для
них составляется самостоятельная номенклатура дел.

Номенклатура
дел на следующий делопроизводственный год составляется в третьем-четвёртом
кварталах текущего года. В конце текущего года проводиться корректировка,
анализируются разделы номенклатуры дел, определяется правильность формулировок
заголовков дел, проверяется соблюдение указанных сроков хранения дел, полнота
отражения в номенклатуре всего комплекса документов.

Разберемся, что же
является основным критерием для повышения качества подготовки документов и
обеспечения контроля за документационным обеспечением в органах внутренних дел
(ОВД).

Это, прежде всего,
форма организации работы с документами. Практика выработала три формы
организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

— централизованная;

-децентрализованная;

-смешанная.

В создании и
организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один
из самых сложных.

Действующие
государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму
работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы
работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и
руководства. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы
делопроизводства.

Регламентация
выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по
делопроизводству.

Передача документов и
их копий работникам других организаций допускается только с письменного
разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей, по запросу.
 Международный обмен информацией о преступлениях осуществляется по каналам
Международной организации уголовной полиции Интерпол в соответствии с
Положением о Национальном центральном бюро Интерпола.

Тема 2.
Документирование управленческой деятельности в правоохранительных органах.
Основные правила и порядок подготовки и оформления документов. Использование
сведений, содержащихся в документах

План
лекции

1. Понятие, значение
и виды документов в правоохранительных органах (ОВД)

2. Реквизиты
документов и требования к их оформлению

3.Правила оформления
отдельных видов организационно-распорядительных документов

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Понятие, значение и виды документов в правоохранительных органах (ОВД)

Документ (документированная информация) — это
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.

Носителем документированной информации может
быть любой материальный
объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

 Из определения можно сделать вывод, что основным
назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой
информации. Например, документы, составляемые в органах внутренних дел,
содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности
отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, о
скрывшихся от суда и следствия и  т.п.

Кроме того, значение документов заключается в
том, что они:

1) являются формой реализации всех функций управления. Например, планирование внешне выражено в
составленном плане работы органа; контроль заканчивается обычно составлением
акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т. п.;

2) служат одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими
органами, организациями и гражданами. Например, посредством служебных
писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и
организаций необходимую информацию, направляют им представления об устранении
причин и условий совершения правонарушений, сообщают гражданам о решениях,
принятых по их заявлениям, и т.д.;

3) юридическое значение документов состоит в
том, что они представляют собой средство
официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий,
состояний, имеющих значение для деятельности органов внутренних дел.

Например, составленный сотрудником полиции протокол об
административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение
информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя; справка о
результатах проверки работы органа внутренних дел, подразделения или его
отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния этой работы и
т. п.

Виды документов, составляемых в органах
внутренних дел классифицируются по следующим  критериям:

1) по месту возникновения и направлению движения
документов  они подразделяются
на:

— исходящие — отправляемые органом внутренних
дел в адрес других органов, организаций или граждан;

— входящие — поступающие в орган внутренних
дел из других органов (организаций, учреждений) или от граждан;

— внутренние — созданные в органе внутренних
дел и не подлежащие отправке;

2) по
количеству отражаемых в документах вопросов различают
документы:

— простые — составленные по одному вопросу;

— сложные — содержащие информацию по двум или
большему числу вопросов;

3) по
участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов:

— односторонние — составляются от имени одной стороны — органа или
должностного лица (например, рапорт, справка, постановление о
возбуждении уголовного дела и т.д.);

— двусторонние (многосторонние) — документы, в
составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких
заинтересованных сторон (например, акт о приеме одним сотрудником органа
внутренних дел от другого каких-либо ценностей; акт обследования объектов
разрешительной системы и т. д.);

4) по степени секретности содержащейся в документах
информации  делятся на:

— содержащие сведения, составляющие
государственную тайну (особой важности, совершенно секретные, секретные);

— содержащие служебные сведения, которые не
составляют государственной тайны, однако их разглашение может нанести ущерб
интересам МВД России («для служебного пользования»);

-несекретные (открытые) документы;

5) в зависимости оm их подлинности документы подразделяются на:

— подлинник — первый или единичный экземпляр
официального документа;

— дубликат — повторный экземпляр подлинника
документа, имеющий юридическую силу (обычно создается при утрате подлинника,
например, свидетельства о рождении или диплома);

— копию — документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не
имеющий юридической силы.

Помимо названных, существуют и другие критерии
классификации документов:

— по срокам хранения;

-по технике нанесения информации (письменные, кинодокументы, фотодокументы,
фонодокументы);

— по способу передачи информации (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) и
пр.

Однако в системе управления правоохранительных
органов  наибольшее значение имеет классификация документов в зависимости от направления деятельности органа
внутренних дел, в
соответствии с которой можно выделить:

1) уголовно-процессуальные,
оперативно-розыскные и административно-процессуальные документы. В них отражаются внешняя деятельность,
социальное предназначение, специальные функции управления в органах внутренних
дел: раскрытие и расследование преступлений, охрана общественного порядка и
обеспечение общественной безопасности и др.;

2) организационно-распорядительные документы, которые создаются в процессе
внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. Их задача —
организовать деятельность органа внутренних дел и поддерживать ее на должном
уровне.

Именно данную группу документов принято
называть управленческими. К ним относятся:

— приказ — правовой акт, устанавливающий управленческие
решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной
деятельности органов внутренних дел;

— положение, устав — нормативные правовые акты, устанавливающие основные
системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его
структурных и подчиненных подразделений;

— инструкция, наставление — правовой акт, детализирующий и
обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами
внутренних дел в соответствии с их компетенцией;

— правила — нормативный правовой акт, в котором формулируются
основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению;

— распоряжение — документ ненормативного характера по вопросам
оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел;

— протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов;

— акт — документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий факты и события;

— докладная записка — документ, адресованный руководителю органа
внутренних дел или вышестоящему органу внутренних дел, содержащий изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями;

— справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех
или иных фактов и событий;

— доклад — документ, содержащий изложение определенных
вопросов, выводов, предложений;

— план — документ, устанавливающий точный перечень
намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем,
временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Несмотря на различия в назначении и содержании
организационно-распорядительных документов, создаваемых в органах внутренних
дел, их составление и оформление подчиняются некоторым общим требованиям
(правилам), которые касаются содержания различных частей текста
документов, качества и формата бумаги, расположения реквизитов и пр.

Инструкция по документационному обеспечению
управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации устанавливает,
что при оформлении документов необходимо соблюдать:

-правила, обеспечивающие их юридическую силу;

-оперативное и качественное их исполнение и
поиск;

— возможность обработки с помощью средств
вычислительной техники.

При подготовке документов необходимо
руководствоваться следующими основными требованиями:

1)юридические требования к документу, которые
заключаются в том, что документ не должен противоречить законодательным и иным
нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам
МВД России. Соблюдение этого требования обеспечивает юридическую силу
документа, т. е. свойство официального документа.

Таким образом, юридическую силу имеет
документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго
соответствующий его компетенции;

2) требования информационной культуры:

— документ должен быть написан официально-деловым стилем (прямой порядок
слов в предложениях; подлежащее стоит ближе к началу предложения, сказуемое —
возможно ближе к подлежащему; длинные сложные предложения заменяются
несколькими простыми и т. д.);

-изложение содержания документа должно быть
логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

-применяемые термины должны соответствовать
терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных актах
Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в
одном и том же значении;

-документ должен основываться на фактах и
содержать конкретные и реальные предложения или указания;

— документ не должен дублировать требования,
содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах;

3) требования технической эстетики:

— в документе не должно быть помарок и исправлений;

— документирование информации в органах
внутренних дел осуществляется, как правило, с использованием технических
средств. При изготовлении документов с использованием печатающих устройств
вычислительной техники рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word,
шрифтом Times New Roman размером № 13-15 через 1-1,5 интервала.

4) Соответствие документа требованиям государственных
стандартов и инструкций по делопроизводству.  Документ должен быть оформлен в соответствии с
существующими государственными стандартами (ГОСТ-Р.6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов») и требованиями «Инструкции
по делопроизводству в органах внутренних дел», утвержденной   Приказом  МВД
России от 20 июня 2012 г. № 615,  иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального
документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов.
Государственным стандартом и дублирующими его инструкциями по делопроизводству
определено место размещения каждого реквизита на документе.

Вопрос 2.
Реквизиты документов и требования к их оформлению

Оформление документа – это  проставление необходимых реквизитов,
обозначенных правилами документирования.

При подготовке и оформлении документов в
органах внутренних дел могут использоваться следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации  (размер
17 х 17 мм) в соответствии с Федеральным конституционным законом Российской
Федерации от 25 декабря 2000 года  № 2-ФКЗ  «О Государственном гербе Российской
Федерации» в одноцветном варианте помещается на бланках федеральных органов
исполнительной власти, а значит, только на бланках документов Министерства
внутренних дел Российской Федерации, подписываемых Министром внутренних дел
Российской Федерации, его заместителями или главным государственным инспектором
безопасности дорожного движения Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации помешается
на бланках документов в соответствии с законодательством и нормативными
правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации
и внутренних войск министерства внутренних дел Российской Федерации (размер 35 х 17
мм) помещается на бланках с угловыми штампами органов внутренних дел и в иных
случаях, установленных Министром внутренних дел Российской Федерации. Эмблему
МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб
Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) проставляются в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют
по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование органа внутренних дел, являющегося
автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его
статусных документах (положении, уставе). Над наименованием подразделения
центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно
подчиненного МВД России, указывается полное наименование – «Министерство
внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках — «МВД России».

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно
закреплено в его статусных документах и помещается (в скобках) ниже полного или
после него.

09. Справочные данные об органе внутренних дел содержат
сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый
или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов, телефаксов, счетов в
банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа
внутренних дел.

10. Наименование вида документа —
это обозначение вида письменного документа (приказ, акт, справка и т. п.). Оно
регламентируется положением (уставом) органа внутренних дел и должно
соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД. В письме
наименование вида документа не указывается.

11. Дата документа — дата
его подписания или утверждения, принятия; для протокола — дата заседания
(принятия решения); для акта — дата составления. Дата документа
оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;
год — четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 февраля 2017г.
следует оформить следующим образом: «05.02.2017». Проставлять ноль в
обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.

Все служебные отметки на документе, связанные
с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или
более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую
дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

Дата акта, протокола печатается на документе
при его подготовке и устанавливает срок изготовления проекта протокола, акта
для подписания.

12. Регистрационный номер документа состоит
из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа
внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,
исполнителях и другими необходимыми сведениями.  Инструкция по
делопроизводству содержит примерный перечень нерегистрируемых документов:
периодические издания (газеты, журналы, сборники и т. д.); литературные
произведения; научные труды; плакаты, рекламные извещения, проспекты,
поздравительные письма и телеграммы, соболезнования; сообщения о заседаниях,
совещаниях, занятиях; первичные документы бухгалтерского учета; прейскуранты;
письма и рапорта о командировках и отпусках.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
обязательна и включает в
себя регистрационный номер и дату документа, на который  дается ответ. Данный
реквизит используется преимущественно при оформлении писем, которые служат
ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и др.). Сведения в ссылку
переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и
дате поступившего документа.  

14. Место составления или издания документа
указывают в том случае,
если затруднено его определение по реквизитам  «Наименование подразделения
Министерства» и «Справочные данные о подразделении Министерства». Место
составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального
деления и включает только общепринятые сокращения.

15. Адресат. В качестве адресата могут быть указаны органы
внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД
России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.  

16. Гриф утверждения документа. Документ
утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым
документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ,
его специального (воинского) звания, подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения.  При утверждении документа несколькими должностными лицами  грифы
утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть
подписан.  При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

17. Резолюция — реквизит,
состоящий из надписи на документе, сделанной соответствующим должностным лицом
и содержащей принятое им решение. Резолюция, как правило, пишется на свободном
от текста месте документа должностным лицом и включает фамилии, инициалы
исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения,
подпись и дату, например: О.
Ш. Ильину,   К. Д. Филину:  Прошу подготовить проект ответа в УМВД по Тульской 
области  к 17.07.2017. Личная подпись. 05.07.2017.

Допускается оформление резолюции на отдельном
листе либо на специальном бланке, с указанием регистрационного номера и даты
документа, к которому она относится.

18. Заголовок к тексту отражает
краткое содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида
документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

— «о чем?» («о ком?»), например: «О
создании аттестационной комиссии»;

— «чего?» («кого?»), например:
«Должностная инструкция ведущего эксперта».

Точку в конце заголовка не ставят. К тексту
документов, выполненных на бланках формата А5, заголовок не оформляется.

19. Отметка о контроле за исполнением документа означает, что документ поставлен на контроль, и, как
правило, обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляется, как правило, на русском языке. Допускается написание текста документа на
государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти,
органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в
организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской
Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде связного
текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как
правило, состоит из двух частей.  В первой части указываются причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы
распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без
пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на
основании документов других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов,
указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа
внутренних дел (организации) автор, дата, регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов
и др., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица
единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).

В распорядительных документах коллегиальных
органов от третьего лица
единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).

В совместных документах текст излагается от первого лица
множественного числа («требуем», «решили»).

В документах, устанавливающих права и
обязанности должностных лиц, а
также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

При составлении текста в виде анкеты
наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете»  или «были»,
«находились» и др.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть
согласованы с наименованиями признаков.

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала
строки через один интервал от основного текста следующим образом: Приложение:
по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в
тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При
наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Сведения
(форма 3Е), на 5 л. а 1 экз. 2. Справочные материалы по работе подразделений
тыла, на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не
указывается.

Если к документу прилагается другой документ,
также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2006 № 02-6/1 72 и приложение
к нему, №/вх. № 1345 от 10.06.2006, всего на 3
л.

Если приложение направляется не во все
указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим
образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу
пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его
даты и регистрационного номера.  Допускается выражение «Приложение №»  печатать
прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ №»), а также центрировать это выражение,
наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой
длинной строки.

22. Подпись. В состав реквизита
«Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и
сокращенное — на документе, оформленном на бланке);   личная подпись; 
расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите
«Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита. При
направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других
организации, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита
«Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ.

При подписании документа несколькими
должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей
иерархии занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами
равных должностей их подписи
располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии, специальное (воинское) звание,
инициалы, фамилия в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим
обязанности  должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую
черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись руководителя органа
внутренних дел может
проставляться, как правило, на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других
подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную
подпись соответствующего руководителя органа внутренних дел.

Порядок использования факсимильной подписи
устанавливается отдельной инструкцией, разрабатываемой органом внутренних дел, в которой
устанавливается: чья факсимильная подпись в органе внутренних дел может
использоваться как аналог собственной подписи; в каких случаях ставится
факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

23. Гриф согласования документа (внешнее
согласование, т е. согласование документа со сторонними организациями) пишется
с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова  СОГЛАСОВАНО (без
кавычек), должности лица, которым согласовывается документ (включая
наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной
подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24. Виза согласования документа  (внутреннее
согласование)  включает подпись и должность визирующего документ, специальное
(воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник отдела правового обеспечения

полковник внутренней службы

личная подпись А. Н. Колобов

04.02.2017

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Правового управления

полковник полиции

личная подпись      В. П. Сидоров

11.02.2017

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для
документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы
проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.

Для документа, подлинник которого отправляется
из органа внутренних дел,
визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра
отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном
листе согласования с указанием заголовка документа.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными
правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.

В частности, Инструкция по документационному
обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации
содержит примерный перечень документов, на которых ставится печать с
изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать):

-акты (приемки законченных строительством
объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и др.);

-доверенности (на получение
товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и др.);

-договоры (о материальной ответственности,
поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о
производстве работ и др.);

— исполнительные листы;

— командировочные удостоверения;

— нормы расхода на драгоценные металлы;

— образцы оттисков печатей и подписей
работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

— представления и ходатайства (о награждении
орденами и медалями, премиями и др.);

— положение об органе внутренних дел;

— протоколы (согласования планов поставок и
др.);

-финансово-распорядительные и бухгалтерские
документы.

26. Отметка о заверении копии. При
заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»
проставляются: заверительная  надпись «Верно», должность лица, заверившего
копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата
заверения, например: Начальник генерал-майор полиции  личная подпись Д. С. Петров Верно. Инспектор отдела кадров личная подпись А. К.
Круглов. 02.03.2017

Допускается копию документа заверять печатью,
определяемой по усмотрению руководителя органа внутренних дел.

27. Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию
исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об
исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу, например:

отп. 2 экз.

1 — в адрес

2 — в дело АД МВД России

исп. В. А. Жуков

239 03 26

07.02.2017

В левом нижнем углу лицевой стороны последнего
листа документа могут
проставляться инициалы и фамилия исполнителя, его служебный телефон и
наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении,
или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В
дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и
датируются исполнителем и начальником (заместителем начальника) подразделения
органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в орган
внутренних дел
(подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа, как правило,
на лицевой стороне, с указанием наименования органа внутренних дел, получившего
документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при
необходимости — часов и минут), количества листов основного документа и
приложений к нему.  Отметку о поступлении документа можно проставлять от
руки.

30. Идентификатор электронной копии документа — это отметка (колонтитул), проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на
машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

31. Гриф ограничения доступа к документу
является реквизитом официального документа, свидетельствующим об особом характере информации,
ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу
(«Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного
пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа.  Реквизит
может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской
Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации,
нормативными правовыми актами МВД России (например, «Лично», «Литер
«М»» и др.).

Вопрос 3.
Правила оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов

Среди организационно-распорядительной
документации следует особо выделить группу нормативных правовых актов. В
системе МВД России они издаются в виде приказов, директив, положений, уставов,
инструкций, правил, наставлений и иных нормативных правовых актов.

При их подготовке следует руководствоваться Приказом
МВД России от  27 июня 2003 г № 484, который утвердил Правила подготовки
нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России.

Приказ, директива

Приказ издается по наиболее важным вопросам функционирования
органов внутренних дел, включая определение их задач и функций, правовое
регулирование различных направлений оперативно-служебной и служебно-боевой
деятельности, прохождения службы в органах внутренних дел и военной службы во
внутренних войсках.

Директива содержит нормативные предписания, определяющие
перспективы развития органов внутренних дел и внутренних войск, основные
направления их деятельности на конкретный период времени.

В соответствии с Приказом МВД России от 27
июня 2003 года № 484 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти нормативные правовые акты, издаваемые в виде
приказа и директивы, входят следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, эмблема МВД России.

2. Наименование органа, издавшего нормативный акт. При оформлении совместного приказа
наименования органов располагаются на одном уровне.

3. Наименование вида документа (приказ, директива).

4. Дата нормативного
правового акта, изданного в системе МВД России (дата его регистрации после
подписания уполномоченным на то должностным лицом). Оформляется
словесно-цифровым способом. При написании даты вне реквизитов нормативного
правового акта используется словесно-цифровой способ с отображением после
написания цифр слова «года».

5. Номер, состоящий из
знака «№» и порядкового номера приказа (директивы). В соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству приказы нумеруются порядковой нумерацией в
пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному
составу — отдельно. Дата и номер печатаются центрованным способом.

6. Место составления документа.

7.Заголовок проекта
приказа, помещаемый внутри ограничительных рамок соответствующих бланков
установленного образца. Точка в конце заголовка не ставится.

8. Текст, отделяемый от
заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Текст печатается от левой границы
текстового поля документа, и выравнивается по ширине.  Первая строка абзаца
начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25- 1,50
см от левой границы текстового поля документа. Текст проекта нормативного
правого акта, издаваемого в виде приказа, как правило, состоит из вступительной
части (преамбулы) и распорядительной (приказной) части.

В случае если предписания нормативного
правового акта в обосновании не нуждаются, вступительная часть может
отсутствовать.

При наличии в тексте распорядительной части
поручений руководителям подразделений глагол помещается непосредственно после
указания соответствующего подразделения, инициалов и фамилии руководителя
данного подразделения.

При этом инициалы и фамилия руководителя
подразделения указываются в дательном падеже без указания специального
(воинского) звания и помещаются в круглые скобки (например, «КРУ МВД
России (И. И. Иванову)»).

Пункт проекта нормативного правового акта
должен содержать одно нормативное предписание. Несколько нормативных
предписаний помещаются в один пункт в исключительных случаях, когда это
необходимо для их правильного понимания и применения. В иных случаях такие
предписания рекомендуется излагать в подпунктах.

В пункты проекта нормативного правового акта,
содержащие нормативные предписания, действие которых не ограничивается
каким-либо сроком, не включаются предписания, имеющие временное значение.

Нормативное предписание, рассчитанное на
определенный период времени, включается в отдельный пункт проекта. При этом
указывается конкретный срок их реализации с указанием числа, месяца, квартала,
года.

Например, «до 15 ноября 2017 года», «в I квартале 2017 года».

При необходимости допускается устанавливать
срок, указывая наступление конкретного события или совершение определенного
действия, либо ограничиваться указанием периода (отрезка) времени (например, «в
двухмесячный срок», «в десятидневный срок»).

Наименование государственных органов и
организаций и их структурных
подразделений, а также должностей соответствующих лиц воспроизводится в проекте
нормативного правового акта в точном соответствии с их официальным
наименованием (полным, сокращенным или условным), предусмотренным положением
(уставом или иным официальным документом).

В проекте нормативного правового акта МВД
России допускается
использование как полного, так и сокращенного наименования подразделения
Министерства, установленного статусным (учредительным) документом данного
подразделения МВД России (положением или уставом).  В проекте нормативного
правового акта четко излагается содержание вводимых нормативных предписаний,
определяется круг подразделений МВД России, органов и подразделений внутренних
дел, органов, соединений и воинских частей внутренних войск, иных
государственных органов и организаций, должностных лиц, на которых
распространяются эти предписания.

В необходимых случаях в проекте нормативного
правового акта могут быть предусмотрены необходимые меры ответственности,
пределы которых определяются компетенцией должностного лица, издавшего
соответствующий нормативный правовой акт.

Нормативные предписания поручительного
характера, предназначенные
одному исполнителю (одним исполнителям), в тексте проекта нормативного
правового акта группируются в один пункт. Аналогичным образом группируются и
нормативные предписания, объединенные одним определяющим словом, например:
«Утвердить», «Установить, что»,  «Считать утратившими силу» и т. п.

В проекте приказа может быть установлен срок
вступления в силу данного нормативного правового акта или отдельного его
нормативного предписания. При этом могут быть применены следующие
юридико-технические формы: «Установить, что исчисление потребности органов
внутренних дел Российской Федерации в горюче-смазочных материалах в
соответствии с Нормами, утвержденными настоящим Приказом, осуществляется с 1
января 2016 года» или «Утвердить и ввести в действие с 1 января 2016 года
прилагаемую Инструкцию о…» .

В соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству в приказ  не следует включать пункт «Приказ довести до
сведения…».

Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который
исполнитель готовит вместе с текстом приказа.

9. Гриф ограничения доступа к документу. Оформление грифа секретности осуществляется в
соответствии с правилами секретного делопроизводства.

10. Подпись. Приказы
подписывает руководитель органа, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения,
подготовившего проект. При этом подпись ставится на оборотной стороне
последнего листа приложения.

11. Визы согласования. Проект
нормативного правового акта должен быть согласован с заинтересованными
подразделениями и заместителями руководителя органа внутренних дел, курирующими
деятельность данных подразделений.

Визы проставляются в нижней части оборотной
стороны последнего листа подлинника проекта нормативного правового акта путем
простановки личной подписи, ее расшифровки, указания сокращенного наименования
подразделения ОВД и даты согласования. Перечень подразделений ОВД, с
которыми согласовывается проект нормативного правового акта, определяется
головным разработчиком проекта.

Обязательному согласованию (визированию)
проект нормативного правового акта подлежит в подразделениях:

— указанных в поручении руководителей ОВД по
разработке проекта нормативного правового акта (являющихся соисполнителями в
соответствии с планирующими документами ОВД),  представители которых участвовали
в составе рабочей группы по разработке проекта нормативного правового акта;

— которым в проекте нормативного правового
акта даются соответствующие поручения;

-к компетенции которых отнесено осуществление
деятельности, регламентируемой проектом нормативного правового акта.

Замечания и предложения могут быть оформлены
как в текстовом, так и в табличном виде.

12. Гриф согласования. В
необходимых случаях после согласования проекта с заинтересованными
подразделениями и курирующими их деятельность заместителями руководителя проект
нормативного правового акта направляется на согласование в заинтересованные
государственные органы и организации. В этом случае в проекте нормативного акта
проставляется гриф согласования.

Положение, устав, инструкция, правила,
наставление

Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции,
права, порядок деятельности органа внутренних дел или его структурного
подразделения, органа управления, соединения и воинской части внутренних войск.

Устав определяет статус, цели, порядок и характер
деятельности предприятия, учреждения и организации. Положение издается также в
целях нормативного регулирования конкретных видов деятельности, осуществляемых
органами внутренних дел и внутренними войсками.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной
деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями сотрудников
(военнослужащих). Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком
порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид
деятельности. Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида
деятельности.

В наставлении излагаются
нормы о порядке действия конкретных подсистем (органов) в той или иной
ситуации, а также определяется порядок реализации и исполнения соответствующих
прав и обязанностей.

Подготовка проекта положения, устава,
инструкции, правил, наставления соответствует общему порядку подготовки
проектов нормативных правовых актов. Специфика заключается в том, что данные
нормативные правовые акты утверждаются приказами и оформляются в виде
приложения к ним.

 Каждое приложение к приказу имеет свой
порядковый номер (с написанием символа номера). Например: «Приложение №
1». В пункте проекта приказа при этом делается отсылка к
соответствующему приложению. Например: «согласно приложению № 2», «по
форме согласно приложению № 3». Единственное приложение к проекту
нормативного правового акта не нумеруется.

В верхнем правом углу на первой странице
приложения указываются номер приложения (если приложение единственное, то номер
не указывается), вид основного нормативного правового акта, к которому данный
документ является приложением, его дата и регистрационный номер.

 В угловых реквизитах приложений дата издания
нормативного правового акта оформляется цифровым способом арабскими цифрами в
такой последовательности: день месяца, месяц, год. Например:

Приложение № 2 Приложение к приказу МВД России
или к приказу МВД России от 27.06.2003 № 484
от 27.062003 № 484.

Положение, устав, инструкция, правила,
наставление, являющиеся приложениями к основному нормативному правовому акту
(приказу), также могут иметь приложения. В этом случае необходимо указывать
полное и точное наименование базового документа.

Например: Приложение к Инструкции о порядке учета материальных
средств в органах внутренних дел Российской Федерации.

Нормативные акты, издаваемые в виде положения,
устава, инструкции, правил, наставления, имеют следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа — положение, устав, инструкция, правила, наставление.

2. Заголовок. Должен
быть идентичен его названию в соответствующем пункте проекта приказа.

3. Текст устава,
положения, наставления, инструкции, правил излагается от третьего лица
единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен»,
«следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Текст устава, положения, наставления,
инструкции, правил может подразделяться на главы, пункты, подпункты, абзацы.
Нумерация глав производится римскими цифрами с точкой. Номер главы должен
состоять из одного числа, например: I; X. Нумерация пунктов и
подпунктов, абзацев — аналогично приказу. Нумерация пунктов по тексту проекта
является сквозной (сплошной) без учета разделения текста на главы.

Главы должны иметь соответствующие заголовки,
отражающие в краткой форме их содержательную часть. Заголовки глав оформляются
полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе текстового поля листа с
учетом абзацного отступа. Точка в конце заголовка главы не ставится.

Констатирующей частью устава, положения, наставления,
инструкции, правил служит раздел «Общие положения», в котором указываются
основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил и
технологий.

4. Гриф утверждения. Если
устав, положение, наставление, инструкция, правила издаются отдельно от
базового нормативного акта (приказа, утвердившего их), на первой странице
устава, положения, наставления, инструкции, правил необходимо проставить гриф
утверждения документа.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во
время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлении,
справок, проектов решений и др. Принятые решения доводятся до исполнителей в
виде выписок из протоколов.

В соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на
общем бланке органа исполнительной власти формата А4, в них включаются
следующие реквизиты:

1. Наименование организации (органа внутренних дел).

2.Наименование вида документа. Слово «Протокол» печатается от границы
верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается
по центру.

3. Дата протокола. Под
ней понимается дата заседания. Она печатается через 2 межстрочных интервала
ниже предыдущего реквизита.

4. Регистрационный номер документа. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний
коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы
совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера
протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

5. Место проведения заседания,
совещания. Указывается при оформлении протоколов в том случае, если оно
происходило не на обычном месте.

6. Заголовок. В нем
указывается вид заседания, совещания, его отделяют от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатают через 1 интервал и выравнивают по центру.

7.Текст протокола
излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили»,
«постановили»). Как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В
вводной части указываются следующие данные:  председатель или
председательствующий; секретарь; присутствовали (список присутствовавших, или
отсылка к прилагаемому списку); повестка дня; докладчики по каждому пункту
повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам
повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ —
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и
ого наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под ним указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание
выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через
1 межстрочный интервал.

Основное содержание докладов и выступлений
помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае
делается в тексте сноска: «Текст выступления прилагается».  Затем указывается
принятое по этому вопросу решение. Постановление (решение) в тексте протокола
печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. 
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только
принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.  Основная часть
протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

8. Подпись. Протокол
подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись
отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

9. При необходимости проставляется отметка об ограничении доступа к документу. Номер экземпляра печатается ниже отметки через
1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ней.

Служебное письмо. Служебные письма готовятся как ответы, как исполнение поручений, как
сопроводительные и инициативные письма.  В соответствии с Типовой инструкцией
по делопроизводству в служебном письме проставляются следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации размером 17х17 мм располагается на бланках федеральных
органов исполнительной власти.

Эмблема МВД России помещается на бланках с угловыми штампами органов
внутренних дел;

2) наименование органа внутренних дел;

3) справочные данные об органе внутренних дел;

4) дата письма — дата
его подписания;

5) регистрационный номер документа;

6) ссылка на регистрационный номер и дату документа — заполняется в том случае, если письмо является
ответом;

7) адресат;

заголовок к тексту;

9) текст письма, как
правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина или
обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся
основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

В письмах используются следующие формы
изложения:

— от первого лица множественного числа
(«просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-от первого лица единственного числа («считаю
необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа
(«министерство не возражает», «МВД России считает возможным»);

10) отметка о наличии приложения (при наличии такового);

11) подпись. Право
подписи служебных писем устанавливается в Положении, в том числе в Положениях о
структурных подразделениях и должностных инструкциях;

12) отметка об исполнителе.

Тема 3.
Документооборот в правоохранительных органах

План
лекции

1. Понятие
документооборота и его основные стадии

2. Организация
документооборота в органах внутренних дел

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Понятие документооборота и его основные стадии

Документооборот – это движение документов в организации
с момента их создания или получения до отправки или уничтожения.

 Движение документов осуществляется
посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии
документооборота:
прием и первоначальная обработка документов  (корреспонденции); регистрация
документов; исполнение документов; отправка корреспонденции; хранение
документов. Рассмотрим
подробнее указанные стадии документооборота.

1.Прием и первоначальная обработка поступающих в орган внутренних дел документов производится работниками
канцелярии, которые проверяют правильность доставки корреспонденции,
целостность упаковки секретной корреспонденции, а также целостность вложений.
Все конверты, за исключением писем в адрес общественных организаций и конвертов
с пометкой «лично», вскрываются работниками канцелярии.

2.Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение
документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения
документа на любой стадии документооборота.

Зарегистрированные документы передаются
начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть
поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при
необходимости срок и порядок исполнения документа. Так, заявления и жалобы
граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган
внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел, 
должны быть исполнены в течение 10 суток.

3.Исполнение документа  как
стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа
(например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении
(печатании, размножении); при необходимости производятся визирование,
согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем
органа.

Исполнение документов может заключаться в
выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе
предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.  

Об исполнении документа докладывается
руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на
документе производит надпись «в дело», что является свидетельством
окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию
для отправки или хранения.

4.Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистрация документа в журнале
учета исходящей корреспонденции; проставление регистрационного штампа на
отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата
его отправки; написание на конверте адреса; вложение документа в конверт;
составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи.  Все
указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками
канцелярии.

5. Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования. Систематизации исполненных
документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа
внутренних дел.  В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

Делом называется
совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению)
деятельности органа внутренних дел с указанием наименования, номера по
номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества
содержащихся в нём листов и срока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в
хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250-300 листов.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние
ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не
исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа
внутренних дел.

Исполнение некоторых документов берется на особый
(специальный) контроль: документы, поступившие из органов государственной
власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки
провести те или иные мероприятия; запросы депутатов;  повторные жалобы,
заявления граждан и т.д.

В органах внутренних дел разрабатываются и
утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на
специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении
корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа «Взято
на контроль« или индекса «К« на
левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками
канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную
картотеку.

Работники канцелярии, ежедневно просматривая
контрольную  картотеку, напоминают исполнителям за один — два дня до истечения
срока о необходимости своевременного исполнения документа. О неисполненных
документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают
руководителю органа внутренних дел.

Вопрос 2.
Организация документооборота в органах внутренних дел

Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит
движение документов в организации, учреждении.

Объем документооборота определяется общим количеством документов,
поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период. Организация
документооборота в системе органов внутренних дел основывается на требованиях
нормативных актов МВД России.

Инструкция по делопроизводству (приказ МВД РФ от 20.06.2012 г. №615 «Об утверждении инструкции по
делопроизводству в системе органов внутренних дел Российской Федерации)
устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы
с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок
рассмотрения обращений граждан.

Табель документов – это перечень форм документов, необходимых и
достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом
запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся
в табель в строго установленном порядке.

Альбом форм документов – это сборник прошедших унификацию формуляров
документов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых
приведено строго определённое расположение реквизитов, а текст выполнен в
трафаретной, анкетной или табличной форме.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, созданных
в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется при
построении информационно-справочной системы для документов, т.к. содержит
исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой
управленческий документ.  В
номенклатуре дел указывается:

— наименование
раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо
одному из направлений деятельности органа внутренних дел;

— заголовок
для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри 
дела.

Практика свидетельствует, что в настоящее
время имеется тенденция усложнения системы организации документооборота,
происходит рост объёма различных документов. В этой связи возникает очень
сложная и важная задача по сокращению объёма документооборота и его организации
на научной основе.

В делопроизводстве выработан научный подход
для правильной организации и сокращения документооборота.

Его основными правилами являются:

1. Прямоточность  движения документов (исключение потерь времени на
возвратные движения), которая обеспечивается разработкой схем прохождения
основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.

2. Ритмичность движения документов (сокращение любых «простоев»),
которая обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа.

3. Единый порядок движения однотипных документов обеспечивается
применением Табеля форм документов.

4. Выполнение стандартных документационных
операций над всеми
документопотоками (максимальное сокращение инстанций на маршруте движения
документов), которое обеспечивается организацией делопроизводства в
соответствии с ведомственной Инструкции по делопроизводству.

При организации делопроизводства необходимо
выделять информацию, касающуюся  признака документа, которая позволяет
хранить документы упорядоченно (систематизированно).

Одним из таких признаков является
документопоток. Он
образуется в процессе движения документа между двумя структурами управления.
Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке
объединяются документы разных видов. Общим для них является направление
движения документов.

Исходя из системы отношений, как правило,
выделяют три основных документопотока:

1. Исходящие документы – создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в
адрес других органов, организаций, учреждений.

2. Входящие документы – приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.п.) органа
внутренних дел.

3. Внутренние документы – не предназначены для отправки в другие организации и или учреждения.
Они служат для решения внутриорганизационных вопросов.

Отчеты по объему документооборота в органах
внутренних дел составляются ежеквартально.

Общий объем входящих, исходящих и внутренних
документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) по всем
подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригиналы управленческих
документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов не учитываются.

Входящие и исходящие документопотоки имеют
стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения
внутренних документов, которые составляют значительный объем  документооборота
и обычно не имеют постоянных маршрутов своего движения. Именно внутренние
документы более всего нуждаются в значительном сокращении.

Отчеты по объему документооборота являются
предметом анализа в органах внутренних дел (аппарате Министерства) и содержат
информацию, которая позволяет
совершенствовать управление, а именно:

1) выявлять закономерности в колебаниях объема
основных документопотоков в структуре органов внутренних дел;

2) выявлять организационные просчеты в работе
с отдельными группами документов;

3) оптимизировать маршруты движения
документов;

4) совершенствовать делопроизводство и его
отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его
персонала);

5) рассчитывать штаты отдельных
организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки.

Таким образом,  организация работы с документами включает в
себя документооборот, хранение и использование документов в текущей
деятельности учреждения.

Главным правилом документооборота является оперативное
движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени
и труда. Поэтому
рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

— движение документов должно соответствовать
процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении
функциональных обязанностей между исполнителями;

— маршруты прохождения однотипных документов
должны быть унифицированы.

Движение документов осуществляется посредством
выполнения ряда делопроизводственных операций. Причем эти операции различаются
для каждого потока документов (исходящих, входящих и внутренних). Рассмотрим их
подробнее.

Документооборот входящих документов образуется из ряда последовательных стадий: приема документов
(первичная обработка); регистрации документов; предварительного рассмотрения
документов; доклада документов руководству; передачи документов на исполнение;
исполнения документов и контроля их исполнения; приема исполненных документов,
снятия их с контроля.

1. Прием документов. Доставка
документов в органы внутренних дел осуществляется, как правило, средствами
почтовой и фельдъегерской связи, электросвязи, курьерами.

Прием документов включает:

1) проверку правильности его доставки;

2) проверку сохранности упаковки (пакета,
конверта);

3) вскрытие конвертов. Поступившая в
подразделение делопроизводства и режима корреспонденция вскрывается, за
исключением конвертов с пометкой «Лично».  Такие пакеты регистрируются без
вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику;

4) проверку правильности вложений. При
вскрытии конвертов проверяются правильность адресования и оформления,
комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера
документов с номерами, указанными на пакете.

В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а
также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов
составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении
делопроизводства и режима, второй приобщается к поступившему документу, а
третий посылается отправителю.

2. Регистрация документов — это
запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения. Значение регистрации заключается в подтверждении
факта создания или получения документа. Пока документ не зарегистрирован, не
получил своего номера, учреждение за него не отвечает, так как факт получения
не подтвержден.

Поступившие документы учитываются и
распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Инструкция по
документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел
закрепила примерный перечень нерегистрируемых документов.

К нерегистрируемым документам относятся:
периодические издания (журналы, газеты, сборники);  литературные произведения;
научные труды; плакаты; рекламные извещения; проспекты; поздравительные письма
и телеграммы; соболезнования; сообщения о заседаниях, совещаниях, занятиях;
первичные документы бухгалтерского учета;  прейскуранты; письма и рапорты о
командировках и отпусках.  В каждом органе внутренних дел разрабатывается
собственный перечень нерегистрируемых документов.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная (наиболее
распространена), карточная (распространена в странах Европы) и
автоматизированная.

3. Предварительное рассмотрение. Документы, адресованные руководству органа внутренних дел, а также без
указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно
рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются
непосредственно руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документа
проводится в целях распределения поступивших документов на потоки документов:

-требующих обязательного рассмотрения
руководством органа внутренних дел;

-направляемых непосредственно в структурные
подразделения и отдельным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется
исходя из оценки их содержания, на основании установленного в органе внутренних
дел распределения служебных обязанностей. Без предварительного рассмотрения
передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным
подразделениям или конкретным должностным лицам.

4. Доклад документов руководству. Корреспонденция докладывается руководителю органа внутренних дел, как
правило, в день ее поступления.

На данной стадии можно выделить несколько
этапов:

а) рассмотрение документов. Руководитель органа внутренних дел должен рассмотреть поступившую
корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а так же  срок и
порядок исполнения документа.  

б) Оформленue резолюций. Результаты рассмотрения документа руководитель
отражает в резолюции, которая выполняется на документе, отдельном листе либо на
специальном бланке.

в) Регистрация резолюции. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в подразделение
делопроизводства и режима. Далее сотрудник подразделения отражает в
регистрационном журнале, где зарегистрирован рассмотренный документ содержание
резолюции руководителя.

5. Передача документов на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц). Документы,
которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им
поочередно или одновременно в копиях. Служебные документы передаются
исполнителю под расписку в журнале (карточке)  учета входящих несекретных
документов с проставлением даты получения (при передаче документов с пометками
«Весьма срочно», «Срочно» проставляют
также время получения).

6. Исполнение документов и контроль их исполнения. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой
информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа
внутренних дел или структурного подразделения органа внутренних дел. При этом
исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность
информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных
сроков исполнения документов без объективных причин.

Немаловажное значение имеет контроль исполнения документов и поручений. Контроль — это совокупность мероприятий, направленных на
обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений.
Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены
сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений,
заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения поручений включает:

— систематизацию и подготовку сведений о
содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям
контрольных и учетных карточек;

— периодический сбор, обобщение и анализ
информации о ходе и состоянии выполнения поручений;

-осуществление по указанию соответствующих
руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по
ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада
руководителям;

— подготовку предложений по обеспечению
своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины,
совершенствованию организации и осуществления контроля.

Выставление контрольной карточки исключительная функция субъекта контроля.
Субъекты контроля в подразделениях  осуществляют контроль в процессе
непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России
каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы без документационным
путем.

Виды контроля за выполнением поручений:

1) промежуточный за выполнением особо значимых
мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

2) заключительный, который осуществляется по
окончании выполнения поручения в целом.

Субъект контроля в порядке промежуточного контроля
осуществляет:

— периодический сбор сведений о ходе
исполнения документа;

— анализ полученной информации, при
необходимости готовит предложения руководству ОВД по обеспечению своевременного
исполнения поручений;

— проверку фактического выполнения поручений,
с привлечением в случае необходимости сотрудников других подразделений.

7. Прием исполненных документов, снятие их с контроля. Исполненные документы сдаются в подразделение делопроизводства и
режима. При приеме исполненных документов проверяются правильность их
оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и
заверительных надписей), рассылки, направления документов в дела и наличие
фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа
документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в
документе приложений.

Прием исполненного документа подразделением
делопроизводства и режима означает окончание документооборота входящего
документа. Это
свидетельствует о том, что работа с документом окончена.

Документооборот исходящих документов. Исходящие
документы  создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или
как инициативные документы (письма, обзоры, справки, отчеты). После получения
указания на разработку документа осуществляются разработка проекта документа,
его согласование с заинтересованными лицами, корректировка по результатам
согласования. Далее исходящий документ оформляется в соответствии с
установленными правилами, подписывается и при необходимости утверждается.

Перечисленные операции являются
документированием, т.е. составлением документа. Недооформленные или неправильно
оформленные документы к отправке не принимаются и подлежат возврату
исполнителю.

После составления исходящего документа
начинается его документооборот, который складывается из следующих стадий: регистрации; упаковки; отправки (рассылка).

1. Регистрация документа. Регистрация
(учет) исходящего документа осуществляется аналогично регистрации входящего
документа, с той лишь разницей, что осуществляется в журнале или карточке учета
подготовленных несекретных документов.

2. Упаковка документа включает
в себя следующие операции: написание на конверте адреса; вложение документа в
конверт; составление реестра и сдачу корреспонденции на предприятие связи. Все
указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками
канцелярии.

3. Отправка (рассылка) документа осуществляется службой документационного обеспечения. Документы,
отправляемые органами внутренних дел, передаются почтовой связью, электросвязью
и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных (МСПД). Документы,
подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не
позднее следующего рабочего дня.

В органах внутренних дел отправка документов
нередко осуществляется отделом Государственной фельдъегерской службы при
Правительстве Российской Федерации, обслуживающим фельдъегерской связью МВД
России.

Документооборот внутренних документов.

Документирование внутренних документов осуществляется аналогично
документированию исходящих документов и включает в себя: получение указания на
разработку документа; разработку проекта документа; согласование его содержания
с заинтересованными лицами; корректировку и оформление документа.

Документооборот внутренних документов можно
представить следующим алгоритмом:
регистрация; передача на исполнение (доведение документа до сведения лиц,
которым он предназначен); исполнение и контроль за ним; прием исполненного
документа; снятие его с контроля.

1.Регистрация документа. Внутренние
документы регистрируются вместе с исходящими.

2. Передача документа на исполнение (доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен). Подготовленные
документы внутреннего обращения
(планы, справки и т. д.) передаются в другие подразделения органа внутренних
дел под расписку в реестре (разносной книге): секретные — по учетным
номерам отпечатанных документов; несекретные и для служебного
пользования без регистрации.

3. Исполнение документа и контроль его исполнения осуществляется аналогично порядку работы с входящим документом.

4. Прием исполненного документа, снятие его с контроля.

Прием исполненного документа подразделением
делопроизводства и режима означает окончание документооборота внутреннего
документа.

Тема 4.
Учет и хранение дел и документов в правоохранительных органах

План
лекции

1. Учет дел и
документов в правоохранительных органах.

2. Организация
текущего хранения документов в органах внутренних дел.

3. Организация
архивного хранения документов в органах внутренних дел.

4. Порядок
уничтожения документов в органах внутренних дел.

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Учет дел и документов в правоохранительных органах

Регистрация документов в секретариатах решает
в делопроизводстве следующие задачи:

1) учёт документов (присвоение
регистрационного номера);

2) контроль над всеми документопотоками
(отслеживание всех этапов движения документа);

3) установление срока исполнения документа;

4) справочная работа по регистрационной базе
данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.

В органах внутренних дел применяется
журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации.

Журнальная –
это наиболее простая форма. По этой форме регистрация ведется в хронологическом
порядке поступающих документов. Её недостатком является трудоемкость, а также
сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации.

Картотечная форма
основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования
нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальная
картотека (по наименованию документов); справочная картотека (из карточек
исполненных документов). Достоинством такой формы регистрации является лёгкость поиска документов по картотекам; а недостатком – сравнительно
высокая трудоёмкость заполнения карточек.

Автоматизированная форма ведётся с помощью средств вычислительной техники, которые позволяют
связывать в системе управления базами данных (СУБД) регистрационные электронные
карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном
виде).

На основе этих документопотоков работники
секретариатов (канцелярий) производят регистрацию документов по трём основным
видам учётов. В каждом из
них следует выделять также и дополнительные признаки документов. Такой
подход позволяет:

— идентифицировать
каждый документ, т.е. относить его к определённому подразделению либо участку
работы;

— группировать
однотипные документы в дело для хранения;

—проводить
быстрый поиск любого документа, который зарегистрирован в органе внутренних
дел.

Выделение подобных дополнительных признаков
документов должно производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам
документа. В противном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всех
документов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативность
делопроизводства.

Вопрос 2.
Организация текущего хранения документов в органах внутренних дел

Документы после исполнения  определенное время
хранятся в организации. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными
документами проведена в полном объеме, а с другой, — что потребность в этих
документах пока сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут вновь
потребоваться для изучения, уточнения или рассмотрения.

Подобный режим хранения получил название текущего или оперативного. Продолжительность текущего хранения с момента создания (заведения) дела
и до передачи в архив или уничтожения.

Текущее хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и
возможности последующего их использования. Для  того чтобы документы можно было
быстро находить и использовать, их группируют в дела. Дела — это документы,
относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную
обложку.

Многообразные документы, создаваемые и
поступающие в орган внутренних дел, нужно группировать по определенным
предметно-логическим признакам (например, планы работы органа и отчеты
об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и
материалы их проверок и т. п.).

Эта классификация документов в
делопроизводстве закрепляется в номенклатуре
дел. Она охватывает весь
объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел. 

Таким образом, номенклатура дел является
классификационным справочником, который используется при построении
информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел
текущего года.

Составление номенклатуры дел. Номенклатура
дел формируется на основе изучения состава, содержания и количества документов,
образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел.

В каждом органе внутренних дел составляется
сводная номенклатура дел.
В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих
самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и
места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел. Номенклатура
дел учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных
документов и хранится в течение года  у руководителя подразделения
делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение.

В структурные подразделения органа внутренних
дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для
использования в работе.

По окончании делопроизводственного года в
конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов
дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения, и дел, переходящих на
следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства
и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные
сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов.

Порядок формирования дел. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел. Таким образом, после того как документы
исполнены, они в соответствии с номенклатурой дел помещаются в дела и
систематизируются в них.

Формирование дел осуществляется согласно
следующим общим правилам:

— к делам приобщаются только исполненные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

— в дело группируются документы одного
календарного года (исключение составляют дела и документы, переходящие сроком
исполнения на последующий год);

— документы постоянного и временного сроков
хранения группируются в отдельные дела;

— в дело включается по одному экземпляру
каждого документа;

— каждый документ, помещенный в дело, должен
быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и
нормативных правовых актов МВД России; неисполненные, подлежащие возврату,
неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются;

— в делах оформляются внутренние описи
документов;

-по объему дело не должно превышать 250
листов, при толщине не более 40 мм. При наличии в деле нескольких томов индекс
и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и
далее.

Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными,
если они соответствуют заголовку номенклатурного дела. Распорядительные документы
группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним
приложениями. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела. Перспективные
планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об
их выполнении — в дела последнего года.

Порядок оформления дел. Оформление дел осуществляется сотрудниками
подразделений делопроизводства и режима и других структурных подразделений
органа внутренних дел, ответственными за ведение дел.

Оформление дел включает комплекс работ,
проводимых поэтапно: описание
дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление
внутренней описи документов, находящихся в деле; оформление заверительного
листа.

1. Описание дела на обложке. На обложке дела указываются:

— гриф секретности, соответствующий наивысшей
степени секретности документов, находящихся в нем;

— наименование органа внутренних дел и
структурного подразделения;

— номер дела и тома;

-заголовок дела (переносится из номенклатуры
дел);

-дата заведения и окончания дела. 

На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются
даты проведения первого и последнего заседаний.

На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения
(подписания), а на делах с отчетами — даты утверждения;

— срок хранения (переносится из номенклатуры
дел).

2. Приобщение документов в дело. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с
использованием скоросшивателя, а по окончании года подшиваться в дело.
Документы постоянного и долговременного хранения (10 и более лет) подшиваются и
переплетаются в обложки из твердого картона. Документы временного хранения (до
10 лет) допускается подшивать в полужесткие и мягкие обложки. Документы в дела
подшиваются прочной ниткой в 3-4 прокола или переплетаются типографским
способом.

3. Нумерация листов дела. Все
подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами.
Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого
листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим
документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов,
находящихся в деле. Листы внутренней описи документов, находящихся в деле,
нумеруются отдельно.

4. Составление внутренней описи документов, находящихся в
деле. Все документы, независимо от степени
секретности и сроков хранения, вносятся во внутреннюю опись документов,
находящихся в деле. Внутренняя опись составляется по установленной форме  и
включает в себя следующие графы: номер по порядку, индекс (номер) документа,
дату и заголовок документа, номера соответствующих листов дела, а также
примечания. Во внутренней описи указывается также об изъятии или включении
документов в дело со ссылкой на соответствующий акт. Опись подшивается в начале
дела, и в нее  вписываются данные о каждом подшиваемом документе.

5. Оформление заверительного листа. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела),
производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая
заверяется сотрудником, оформляющим дело (том дела) (например: «Всего в
дело подшито__ листов; внутренняя опись на ___листах»). Заверительный лист не
нумеруется. Одновременно с делом заводится «карточка учета выдачи дел», которая
хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела.

При сдаче в подразделение специальных фондов
карточка остается в режимно-секретном подразделении.

С момента заведения и до передачи в
подразделение специальных фондов или на уничтожение дела хранятся по месту их
формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за ведение дел, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.  Дела
размещаются в хранилищах в соответствии с нумерацией, установленной
номенклатурой дел. На корешке обложки каждого дела указывается номер по
номенклатуре дел.

Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено
ознакомление с ними, под расписку в карточке учета выдачи дел. По указанным карточкам подразделение
делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет
контроль за своевременным возвращением документов и дел.

Изъятие из дела (тома дела) документов или
перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в
исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения делопроизводства
и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель. При
изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

Вопрос 3.
Организация архивного хранения документов в органах внутренних дел

Теорией и практикой делопроизводства и
архивного дела выделены признаки группировки документов в дела: номинальный,
хронологический, предметно — вопросный, авторский, корреспондентский,
географический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело
документов одного наименования, например: приказы, протоколы, акты и
т.д.

Хронологический признак объединяет документы одного временного периода,
например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный признак предполагает объединение в одно дело
документов по одному вопросу (предмету), например: документы по
строительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский признак присутствует тогда, когда в дело объединяются документы одного автора, например:
работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа,
должностного лица и т.д.

Корреспондентский признак основан на выделении документов по переписке с
определённым корреспондентом, например: переписка с органом
материально-технического снабжения.

Географический признак указывает общность документов, соответствующих
одному административно-территориальному образованию, например: переписка
с районными подразделениями.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в
одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10лет) и
временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Законченные производством дела, журналы,
картотеки,  номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в
соответствии с Инструкцией по архивной работе в системе МВД России,
утвержденной Приказом МВД России от 24 декабря 2003
г. № 1022.

Подразделение спецфондов (архив) принимает на
хранение законченные производством:

— дела общего производства постоянного и
долговременного (10 и более лет) хранения;

— личные дела работников;

— пенсионные дела работников;

-прекращенные уголовные дела, образовавшиеся в
деятельности всех органов, дислоцированных на территории данного субъекта
Российской Федерации со сроком хранения 5 лет и более (кроме УВДТ и их
подразделений).

Дела общего производства передаются на хранение в подразделение
спецфондов не позднее чем через год после их окончания.

Пенсионные дела бывших работников органов и членов семей, выплата пенсии по
которым приостановлена или прекращена, хранятся в финансовом подразделении
органа внутренних дел в течение 5 лет, после чего передаются на архивное
хранение.

Уголовные дела, прекращенные в установленном
порядке, сдаются на хранение
в подразделение спецфондов не ранее чем через 1 год после их последнего
прекращения (при этом не подлежат архивному хранению прекращенные уголовные дела
со сроком хранения до 5 лет включительно и дела, до истечения срока хранения
которых остался 1 год и менее).

 Законченные дела, подлежащие хранению в
подразделении спецфондов,  но необходимые в практической работе органов, в деятельности которых они образовались,
сдаются этими органами в подразделение спецфондов, после чего они в
установленном порядке выдаются во временное пользование. Конкретные сроки
приема от органов документов на хранение определяются планом комплектования
подразделения спецфондов, который ежегодно утверждается руководством ГИД МВД
России, МВД, ГУВД, УВД, УВДТ.

Существует категория дел, срок хранения
которых определяет экспертная или экспертно-проверочная комиссия (ЭК или ЭПК). Перед составлением описей дел данная комиссия
соответствующего органа проверяет комплект документов дел и устанавливает
конкретный срок хранения вплоть до постоянного.

Каждое самостоятельное структурное
подразделение МВД России, МВД, ГУВД, УВД, УВДТ ежегодно составляет опись дел
общего производства постоянного (временного) хранения, на основании которых
формируется сводная опись дел общего производства.

Подразделение делопроизводства каждого органа
составляет ежегодно описи приказов, распоряжений и указаний (отдельно по
основной деятельности по грифам их секретности и по личному составу по грифам
их секретности). Кроме того, формируются описи личных и пенсионных дел
бывших сотрудников органов внутренних дел, а также описи уголовных дел,
прекращенных в установленном порядке.

В подразделение спецфондов дела передаются
специально уполномоченным сотрудником подразделения делопроизводства органа. Прием
дел  осуществляется поединично (принимается и проверяется каждое дело).

При приеме дел проверяются:

-правильность составления описи и оформления
каждого дела;

-соответствие регистрационных (учетных)
номеров и заголовка каждого дела данным, указанным в описи;

-количество и правильность нумерации листов
дела (несекретные дела допускается принимать с выборочной проверкой нумерации
листов).

Факт приема-передачи дел удостоверяется на
всех экземплярах описи подписями сдающего и принимающего сотрудников с указанием их должностей, фамилий и даты
фактического приема-передачи. Подпись сотрудника, принявшего дело, заверяется
печатью ИЦ.

Архивные документы в подразделении спецфондов
классифицируются, т.е.
группируются по архивным фондам и в пределах каждого архивного фонда в целях их
правильного учета и обеспечения использования. Разновидностью архивного
фонда служит архивная коллекция. В нее включаются разрозненные
документы, имеющие историческую, научную и иную ценность.

В подразделении спецфондов основными архивными
фондами и коллекциями являются:
фонды учебных заведений и научно-исследовательских учреждений; коллекция
прекращенных уголовных дел и уголовных дел производства внесудебных органов;
коллекция личных дел бывших работников органов и пенсионных дел; коллекция
личных дел постоянного хранения на лиц, находившихся в местах лишения свободы,
арестованных и др.  Все архивные документы, находящиеся в подразделении специальных
фондов, а также принимаемые на архивное хранение, учитываются.

Для этого ведутся следующие основные учетные
документы: журнал учета
поступления и выбытия дел; список фондов; лист фонда; карточка фонда; описи
дел; дело фонда; паспорт подразделения спецфондов; журнал регистрации учетных
документов подразделения спецфондов; акт приема-передачи документов,
оборудования, инвентаря при смене руководителя подразделения спецфондов; акт
приема и передачи на ответственное хранение архивных и учетных документов; журнал
учета выдачи (высылки) дел из подразделения спецфондов.

Для обеспечения сохранности документов и
режима секретности к помещениям подразделений спецфондов предъявляются
определенные требования,
касающиеся расположения и
оборудования этих помещений, их внутренней отделки, укрепления окон и дверей.
Пригодность помещений для хранения в них документов определяет специально
назначаемая комиссия органа внутренних дел, о чем составляется акт.  Действует
специальный режим допуска в архивохранилища.

Подразделение спецфондов в целях использования
хранящихся документов осуществляет:

— выдачу дел в читальный зал подразделения
спецфондов;

— высылку (выдачу) дел во временное
пользование;

-выдачу архивных справок, архивных копий
документов и архивных выписок из документов;

— информирование о хранящихся в подразделении
спецфондов документах, о местах хранения других архивных документов, являющихся
предметом запросов органов, учреждений и организаций, писем и заявлений
граждан.

Вопрос 4.
Порядок уничтожения документов в органах внутренних дел

Уничтожению подлежат утратившие практическое
значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания,
технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и т. п. (далее – «документальные
материалы»). С этой целью, создаваемая в органе внутренних дел экспертная
комиссия проводит экспертизу
ценностей хранящихся документов для
определения их значения и отбора для уничтожения документов, не подлежащих
дальнейшему хранению.

При проведении экспертизы ценности документов,
отборе их на хранение и для уничтожения учитываются: срок хранения, время создания, физическое состояние, подлинность и
юридическая сила документов; наличие в делах документов, имеющих постоянную и
долговременную научную, историческую, практическую и иную ценность; возможность
дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях,
воспитательной и справочной работе; указания и рекомендации Центральной
экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) МВД России; необходимость оставления на
хранение копий интенсивно используемых документов.

Уничтожению не подлежат:

— документы, образовавшиеся до 1946
г, без разрешения ЦЭПК МВД России;

— документы общего производства до утверждения
описей дел за соответствующий хронологический период;

— бухгалтерские финансовые документы, не
подвергавшиеся ревизии, без разрешения вышестоящего органа.

Документы могут быть уничтожены, только если
предусмотренный  для них срок хранения истек к 1 января текущего года, считая с
1 января года, следующего за годом окончания дела. Если в деле содержатся
документы как постоянного, так и временного хранения, то для такого дела
устанавливается постоянный срок хранения.

Уничтожение поврежденных документов
постоянного хранения производится только с разрешения ЦЭПК МВД России.

На документальные материалы, отобранные для
уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел,
правовых актов и изданий, которые подписываются членами комиссии и утверждаются
руководителем органа внутренних дел. Уничтожение документальных материалов до
утверждения соответствующим руководителем акта об уничтожении запрещается.

Документы уничтожаются специально создаваемой
комиссией в составе не менее 3 человек. В состав комиссии по уничтожению документальных
материалов включаются сотрудники структурных подразделений, имеющие
непосредственное отношение к уничтожаемым материалам.

Дела уничтожаются вместе с внутренними описями
документов, находящихся в деле, после полистной сверки
подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел и внутренними
описями документов, находящихся в деле.

Уничтожение должно производиться в возможно
короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для
уничтожения за пределы органа внутренних дел, они должны быть уничтожены в тот
же день. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех
членов комиссии, принимавших участие в их сверке.

По окончании уничтожения документальных
материалов члены комиссии производят запись об этом в акте об уничтожении и
заверяют ее своими подписями.

Сотрудники подразделения делопроизводства и
режима, ответственные за документальные материалы, которые уничтожены,
проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках)
учета с указанием номера и даты регистрации акта.

Акты об уничтожении дел, правовых актов и
изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных
материалов — в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

Тема 5.
Организационно-правовые основы режима секретности в правоохранительных органах

План
лекции

1. Понятие, сущность,
значение и правовое регулирование режима секретности в органах внутренних дел.

2. Соблюдение режима
секретности в органах внутренних дел.

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Понятие, сущность, значение и правовое регулирование режима секретности в
органах внутренних дел

В настоящее время теория и практика защиты
государственной тайны и конфиденциальной информации находятся на таком этапе
развития, когда количество накопленных знаний и опыта должно неизбежно перейти
в новое качество. В этой связи будет уместным определиться, что подлежит
защите и как защищать.

В этом контексте проблема защиты
государственной тайны и конфиденциальной информации приобретает двухуровневый
характер.

 Первый – обеспечение общества информационными ресурсами,
которые составляют потенциал государства в условиях соперничества в
информационной сфере.

Второй – создание систем защиты информационного потенциала
страны, т.е. разработка и внедрение защищенных информационных технологий и
систем с гарантированным уровнем обеспечения безопасности секретной информации.

Система защиты государственной тайны и
конфиденциальной информации призвана ограждать интересы государства, а также интересы
имущественных прав собственников информационных ресурсов от недобросовестных
владельцев и пользователей информационными ресурсами и информационными
системами, от конкурентов, разведок иностранных государств и т.п.

По общему правилу система защиты
государственной тайны в органах внутренних дел предполагает:

1)создание самостоятельных режимно-секретных
подразделений по защите информации в органах внутренних дел;

2)систематическую организацию и проведение
организационных, технических и иных мероприятий по защите средств
вычислительной техники, автоматизированных систем, других технических средств и
систем, а также проведение мероприятий по их аттестации и сертификации;

3)организацию и проведение технических и иных
мероприятий по категорированию и защите секретной информации в выделенных
помещениях должностных лиц и структурных подразделений;

4)выявление возможных внедренных на объекты и
в технические средства электронных устройств перехвата информации и т.д.

Основными целями защиты государственной тайны
в органах внутренних дел являются:

1)предотвращение утечки, хищения, утраты,
искажения, подделки информации ограниченного доступа;

2)предотвращение угроз безопасности личности,
общества и государства;

3)предотвращение несанкционированных действий
по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации
ограниченного доступа;

4)защита конституционных прав граждан на
сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных;

5)сохранение государственной тайны и
конфиденциальности документальной информации.

Сегодня информационная инфраструктура,
информационные ресурсы становятся ареной межгосударственной борьбы за мировое
лидерство. Поэтому на
государственном уровне защите подлежит любая документированная информация,
неправомерное обращение к которой может нанести ущерб ее собственнику,
владельцу, пользователю и иному лицу.

В соответствии с Федеральным законом 
Российской Федерации от  27.07.2006 года № 149-ФЗ  (в редакции от19.12.20016
года № 442-ФЗ, с изменениями, вступившими в силу с 01.01.2017 года) «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации» режим защиты
информации устанавливается:

1)в отношении сведений, отнесенных к
государственной тайне – уполномоченными органами на основании Закона Российской
Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993
г.;

2)в отношении конфиденциальной
документированной информации – собственником информационных ресурсов или
уполномоченным лицом на основании Закона Российской Федерации «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006
г.;

3)в отношении персональных данных – специально
уполномоченными на то подразделениями (службами) и должностными лицами на
основании Федерального закона Российской Федерации «О государственной защите
судей, должностных лиц правоохранительных и контролирующих органов»  и т.п.

Компьютерная информация, только та, которая
охраняется законом, также представляет собой разновидность документированной
информации,
зафиксированной на специальном машинном носителе или ЭВМ (системе ЭВМ, их сети).

На сегодняшний день система защиты
государственной тайны в органах внутренних дел должна отвечать следующим
принципам:

1)принцип ограничения доступа к информации и
их носителям. Значение
этого принципа очевидно. Основные методы его реализации – это
семантические (криптографические) методы ограничения доступа к большей части
информации и физические методы ограничения доступа к критическим информационным
ресурсам (к зонам хранения ключевой информации, используемой в
криптографических методах; к зонам, где обработка информации возможна только в
открытом виде).

2)Принцип минимальной ценности информации. Он предписывает создавать информационные
системы с наименьшим количеством секретной или конфиденциальной информации. В
идеальном варианте основная масса информации должна иметь самый низкий статус
безопасности и возможность пользования ею только в случае поступления запроса.

3)Принцип персональной ответственности
исполнителей или владельцев информации. Выполнение этого принципа позволяет снизить
вероятность угроз безопасности информации от несанкционированного доступа со
стороны внутренних субъектов.

4)Принцип тотальной, сквозной идентификации
информационных пользователей. Этот принцип определяет необходимость наличия уникальных
идентификаторов пользователей у всех информационных систем.

5)Принцип взаимного установления подлинности
информационного пользователя. Основным
направлением распространения данного принципа является применение
криптографических методов аутентификации, активизированных в рамках
информационного процесса.

6)Принцип функциональной полноты системы
защиты информации. Этот
принцип определяет необходимость наличия у информационной системы определенных
функций защиты (например, функций идентификации, аутентификации,
физической защиты или шифрования).

Все эти принципы должны учитываться при
разработке и создании защищенных информационных технологий и систем в ОВД.

Защита информации в целях обеспечения
надлежащего режима секретности и безопасности сведений ограниченного
пользования должна быть:

1.плановой.
Планирование осуществляется разработкой детальных планов защиты информации с
учетом общей цели ОВД и значимости данной информации.

2.Конкретной.
Защите подлежат конкретные сведения, разглашение или утечка которых может
причинить определенный ущерб государству, министерствам, ведомствам или же
организации-собственнику этой информации.

3.Надежной.
Методы и средства защиты должны надежно перекрывать возможные каналы утечки
секретной информации и противодействовать способам несанкционированного доступа
независимо от форм представления информации, языка ее выражения и вида
носителя.

4.Целенаправленной. Защите подлежат только те сведения, распространение которых крайне
нежелательно в интересах конкретных целей, а не все подряд.

5. Универсальной. Независимо от характера, вида и ценности информации канал утечки
необходимо перекрывать разумными и достаточными средствами.

6.Комплексной.
Для защиты информации должны применяться все виды и формы обеспечения безопасности
в полном объеме.

Характеризуя режим секретности его можно
определить как совокупность требований, правил, организационных,
технических и иных мер, направленных на сохранность сведений, составляющих
государственную тайну.

Государственная тайна — это информация, сведения, несанкционированный
доступ к которым может причинить вред интересам страны, государства. Информация
тесно связана с ее носителями — материальными объектами, в которых сведения,
составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов,
образов, сигналов, технических решений и процессов.

 Правовой основой режима секретности являются: Конституция Российской Федерации; Закон 
Российской Федерации «О государственной тайне», Федеральный законно Российской
Федерации «О безопасности», а также принятые на их основе  акты Президента РФ и
Правительства РФ.

На основании выше изложенного, выделим 
признаки государственной тайны:

 1) это очень важные сведения;

2) их разглашение может причинить ущерб
государственным интересам;

 3) перечень сведений, которые могут быть
отнесены к государственной тайне, закрепляется федеральным законом;

 4) она охраняется мерами уголовной
ответственности (ст. 275, 276, 283 УК РФ) и иными принудительными средствами;

 5) для ее охраны создан специальный административно-правовой
режим — режим секретности.

 Секретность — важное средство обеспечения государственной
безопасности. С другой стороны, засекречивание сведений — это
предусмотренное Конституцией Российской Федерации (статья 27) ограничение 
права граждан «свободно искать, получать, производить и распространять
информацию любым законным способом».

 Практика учит, что режим секретности может
быть использован для ограничения демократических институтов, усиления власти
государственного аппарата.

 Режим секретности является постоянным,
общегосударственным. Его
требования обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за
ее пределами органами власти, местного самоуправления, предприятиями и
организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы
собственности, должностными лицами и гражданами России, взявшими на себя
обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования
законодательства о государственной тайне.

Особенности режима секретности:

— контроль за деятельностью по обеспечению
сохранности государственных секретов, соблюдение требований установленного
режима секретности, который осуществляется органами государственной
безопасности;

-порядок выполнения должностными
лицами своих должностных обязанностей по сохранению государственных и служебных
тайн, по соблюдению режима секретности;

— персональная ответственность
руководителей всех рангов за организацию режима секретности в их учреждениях,
организациях и предприятиях, за проведение необходимого комплекса мероприятий,
предотвращающих утечку закрытой информации;

-единый для всех министерств,
ведомств, предприятий, учреждений, организаций порядок обращения с
государственными секретами, которые определяются высшими органами
государственной власти и управления;

-порядок проведения служебных
расследований по фактам разглашения секретных сведений;

-обязательный для всех
государственных органов и должностных лиц порядок обращения с государственными
секретами;

-порядок установления степени
секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях;

-порядок обеспечения секретности
при осуществлении предприятиями, учреждениями и организациями, где ведутся
закрытые работы, контактов с зарубежными фирмами и т.д.

 Организационно-правовые
основы режима секретности. Организационной основой режима секретности являются меры
по защите государственной тайны, которые можно разделить на группы:

1) Административно–процессуальные
меры:

— сам процесс засекречивания
сведений и их носителей;

— установление ограниченного
допуска лиц к сведениям, составляющим государственную тайну;

-установление возможности
ограничений некоторых конституционных прав для лиц, допущенных к
государственной тайне.

2) Предупредительные меры:

— установление разрешенного режима
допуска организаций к проведению работ, связанных с использованием сведений,
составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а
также с осуществлением мероприятий по защите государственной тайне;

— требование обязательной
сертификации средств защиты информации, составляющих государственную тайну.

Главные элементы режима секретности: правила засекречивания, защиты
государственной тайны, рассекречивания. Отнесение сведений к государственной тайне осуществляется в
соответствии с Перечнем сведений, составляющих государственную тайну,
определяемым  Законом, руководителями органов государственной власти в
соответствии с Перечнем должностных лиц, наделенных полномочиями по отнесению
сведений к государственной тайне, утверждаемым Президентом Российской
Федерации.

Указанные лица несут персональную
ответственность за принятые ими решения о целесообразности отнесения конкретных
сведений к государственной тайне.

Для осуществления единой государственной
политики в области засекречивания сведений межведомственная комиссия по защите
государственной тайны формирует по предложениям органов государственной власти
и в соответствии с Перечнем сведений, составляющих государственную тайну,
Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне.

В этом Перечне указываются органы государственной
власти, наделяемые полномочиями по распоряжению данными сведениями. Указанный
Перечень утверждается Президентом Российской Федерации, подлежит открытому
опубликованию и пересматривается по мере необходимости.

Органами государственной власти, руководители
которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, в
соответствии с Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне, разрабатываются развернутые перечни сведений,
подлежащих засекречиванию.

Эти перечни утверждаются соответствующими
руководителями органов государственной власти. Сведения, отнесенные к государственной тайне,
изложенные в Законе Российской Федерации «О государственной тайне», будут
рассмотрены в последующих разделах пособия.

В контексте данной темы рассмотрим Перечень
сведений, отнесенных к государственной тайне, касающийся непосредственно
деятельности МВД России. Перечень таких сведений утвержден Указом
Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года №1203 (с изменениями,
внесенными Указом Президента РФ,  от 10 октября 2016 года №536).

По данному Указу Президента РФ МВД России
наделено полномочиями по распоряжению сведениями, отнесенными к государственной
тайне, в следующих областях:

1. сведения в военной области:

— сведения, раскрывающие план применения
Вооруженных сил РФ, оперативные планы применения (планы боевого применения)
войск, содержание мероприятий, касающихся военных действий и их обеспечения,
боевого управления или перевода с мирного на военное время, а также боевые
задачи носителям ядерного оружия;

— сведения, раскрывающие планы применения
войск в мирное время в специальных (контртеррористических) операциях или
мероприятиях по обеспечению защиты государства, общества и личности от
антиконституционных действий и противоправного вооруженного насилия;

— сведения о содержании документов по
приведению войск в различные степени боевой готовности, о составе или состоянии
систем управления войсками;

— сведения, раскрывающие планы, направленность
или содержание мероприятий оперативной, боевой или мобилизационной подготовки
войск;

— сведения о содержании или результатах
выполнения целевых программ, научно-исследовательских, опытно-конструкторских
работ по созданию или модернизации вооружения, военной техники;

— сведения о тактико-технических требованиях,
тактико-технических характеристиках, возможностях боевого применения вооружения
и военной техники и др.

2. Сведения в области экономики, науки и
техники:

— сведения об использовании инфраструктуры
Российской Федерации в интересах обеспечения обороноспособности и безопасности
государства;

— сведения о содержании планов подготовки
Российской Федерации или ее отдельных регионов к возможным военным действиям;

-сведения о показателях, определяющих
подготовку экономики Российской Федерации к устойчивому функционированию в
военное время;

— сведения о степени обеспечения безопасности
населения;

— сведения о подготовке и об использовании
ресурсов единой сети связи  Российской Федерации или ведомственных сетей связи
в интересах обеспечения обороны, безопасности государства;

— сведения о достижениях науки и техники,
определяющих качественно новый уровень возможностей вооружения, военной
техники, повышения их боевой эффективности и др.

3.Сведения в области внешней политики и
экономики:

— сведения о производстве банкнот Банка России
(в натуральном или денежном выражении), о способах защиты этих банкнот (или
других изделий Федерального государственного унитарного предприятия «Гознак»,
изготавливаемых по заказу Банка России) от подделок, методах проверки их подлинности,
предназначенные только для представителей МВД России, Минфина России, Банка
России;

— сведения о методах и способах защиты
паспортов и иных изделий или полиграфической продукции, изготавливаемых по
заказу миграционных служб, от подделок, методах проверки их подлинности,
предназначенных только для представителей МВД России, ФСБ России.

4. Сведения в области разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, в области
противодействия терроризму и обеспечения безопасности лиц, в отношении которых
принято решение о применении мер государственной защиты:

— сведения, раскрывающие силы, средства,
источники, методы, планы, результаты  оперативно-розыскной деятельности, а
также данные о финансировании этой деятельности, если эти данные раскрывают
перечисленные сведения;

— сведения о лицах, изучаемых в целях их
привлечения к сотрудничеству на конфиденциальной основе, сотрудничающих или
сотрудничавших на конфиденциальной основе с органами, осуществляющих
оперативно-розыскную деятельность;

— сведения, раскрывающие принадлежность
конкретных лиц к кадровому составу подразделений, непосредственно
осуществляющих борьбу с терроризмом, организованной преступностью и коррупцией,
специальным оперативным подразделениям;

— сведения о сотрудниках, выполняющих или
выполнявших специальные задания в преступных группах;

— сведения, раскрывающие состояние,
мероприятия или результаты оперативно-мобилизационной работы и т.д.

Вопрос 2.
Соблюдение режима секретности в органах внутренних дел

Рассмотрим основные определения, необходимые
для изучения данного вопроса.

Режим секретности – это комплекс мероприятий, проводимых в целях
сохранности сведений ограниченного доступа специально уполномоченными
государственными органами.

Служебная тайна – это сведения ограниченного доступа, ставшие
известными сотруднику, в ходе служебной деятельности, распространение которых
может нанести ущерб интересам службы и государства.

Сведения, отнесенные к государственной тайне,
по степени секретности подразделяются: на сведения особой важности, совершенно секретные и
секретные.

К сведениям особой важности следует относить сведения в области военной,
внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение
которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации в одной или
нескольких из перечисленных областей.

К совершенно секретным сведениям следует относить сведения в области военной,
внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение
которых может нанести ущерб интересам министерства (ведомства) или отрасли
экономики Российской Федерации в одной или нескольких из перечисленных
областей.

К секретным сведениям следует относить все иные сведения из числа сведений,
составляющих государственную тайну. Ущербом безопасности Российской Федерации в
этом случае считается ущерб, нанесенный интересам предприятия, учреждения или
организации в военной, внешнеполитической, экономической, научно-технической,
разведывательной, контрразведывательной или оперативно-розыскной области
деятельности.

Степеням секретности соответствуют формы
допуска сотрудника к государственной тайне: Секретно (С);  Совершенно секретно (СС); Особой
важности (ОВ).

Схематично порядок допуска сотрудника к
сведениям, составляющих государственную или служебную тайну можно изложить
следующим образом:

-сотрудник принимает на себя обязательства
перед государством по нераспространению доверенных сведений;

-сотрудник дает согласие на частичное или
временное ограничение прав;

-сотрудник дает письменное согласие на
проведение проверочных мероприятий.

На носителях сведений, составляющих
государственную тайну должны быть определенные реквизиты:  о степени секретности; сведения об органе,
осуществляющим засекречивание;  о регистрационном номере; о дате или условии
рассекречивания.

Всё вышеперечисленное относится и к служебному
делопроизводству органов внутренних дел по соблюдению режима секретности.

Деятельность органов внутренних дел в
значительной мере связана с получением и использованием сведений ограниченного
доступа, разглашение которых может повлечь нарушение конституционных прав
граждан, а также снижение эффективности работы правоохранительных органов по
предупреждению, раскрытию и расследованию преступлений.

На сегодняшний день МВД России придает большое
значение мерам по защите служебной информации. Однако все
существующие недостатки в работе сотрудников ОВД, а также отсутствие
необходимой правовой базы, которая бы обеспечивала должную защиту
конфиденциальной информации служебного характера, не позволяют реализовывать
механизм устранения, имеющихся нарушений и привлечения виновных лиц к
ответственности.

В процессе осуществления своей деятельности сотрудники
органов внутренних дел получают информацию о режиме и характере работы
предприятий, расположенных на обслуживаемой территории, сведения, касающиеся
личной жизни граждан, а также иную информацию.

Данная информация, а также сведения об
отдельных методах, приемах и результатах работы органов внутренних дел
составляют служебную тайну. Разглашение таких сведений, а также утечка
информации о планируемых и проводимых органами внутренних дел мероприятиях по
охране общественного порядка и борьбе с преступностью нарушает нормальную их
деятельность и значительно снижает ее эффективность.

Умение сохранять в тайне сведения служебного
характера является важнейшим профессиональным качеством сотрудников органов
внутренних дел, необходимым для успешного выполнения стоящих перед ними задач. При этом проявление высокой бдительности
считается юридической обязанностью сотрудников органов внутренних дел,
закрепленной в законодательных и ведомственных нормативных актах.

Сохранность секретных документов
обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Должностные лица, допущенные к
конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним,
проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с
конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и
утверждается её руководителем.

Содержание служебной тайны органов внутренних
дел могут составлять не
только сведения о деятельности самих органов внутренних дел, но и иная
информация конфиденциального характера, не относящаяся к государственной тайне.

Нарушение конфиденциальности такой информации
причиняет вред или создает угрозу его причинения интересам не только ее
обладателей, но и интересам органов внутренних дел, т.к. способствует
возникновению сложности для решения поставленных перед органами внутренних дел
задач либо делает невозможным их решение, подрывает авторитет государственных
органов, доверие к ним. Нарушение конфиденциальности служебной тайны органов
внутренних дел может быть связано с причинением материального ущерба, как
обладателям этой информации, так и органам внутренних дел.

Таким образом, при разглашении сотрудником органов внутренних дел
сведений конфиденциального характера, оператором которых он является, вред
причиняется не только тем общественным отношениям, которые обусловили
формирование данной конфиденциальной информации, но и общественным отношениям в
сфере государственной службы.

Тема 6.
Понятие государственной тайны. Сведения, составляющие государственную тайну.
Порядок отнесения сведений к государственной тайне

План
лекции

1. Понятие
государственной тайны. Полномочия органов государственной власти и должностных
лиц в области отнесения сведений к государственной тайне и их защиты.

2.Сведения,
составляющие государственную тайну. Порядок отнесения сведений к
государственной тайне

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Понятие государственной тайны. Полномочия органов государственной власти и
должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне и их защиты

В Законе Российской Федерации от 21 июля 1993
года № 5485-1 «О государственной тайне» (в редакции от 08.03.2015 года №23-ФЗ)
определены следующие понятия:

1) государственная тайна — защищаемые государством
сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической,
разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности,
распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации;

2) носители сведений, составляющих
государственную тайну, — материальные объекты, в том числе
физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну,
находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических
решений и процессов;

3) система защиты государственной тайны — совокупность
органов защиты государственной тайны, используемых ими средств и методов защиты
сведений, составляющих государственную тайну, и их носителей, а также
мероприятий, проводимых в этих целях;

4) допуск к государственной тайне — процедура
оформления права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную
тайну, а предприятий, учреждений и организаций — на проведение работ с
использованием таких сведений;

5) доступ к сведениям, составляющим
государственную тайну, — санкционированное полномочным
должностным лицом ознакомление конкретного лица со сведениями, составляющими
государственную тайну;

6) гриф секретности — реквизиты,
свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе,
проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на
него;

7) средства защиты информации — технические,
криптографические, программные и другие средства, предназначенные для защиты
сведений, составляющих государственную тайну, средства, в которых они
реализованы, а также средства контроля эффективности защиты информации.

Перечень сведений, составляющих государственную тайну, — совокупность
категорий сведений, в соответствии с которыми сведения относятся к
государственной тайне и засекречиваются на основаниях и в порядке,
установленных федеральным законодательством.

Полномочия
органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к
государственной тайне и их защиты:

1. Палаты Федерального Собрания:

— осуществляют законодательное регулирование отношений в
области государственной тайны;

— рассматривают статьи федерального бюджета в части
средств, направляемых на реализацию государственных программ в области защиты
государственной тайны;

— определяют полномочия должностных лиц
в аппаратах палат Федерального Собрания по обеспечению защиты государственной
тайны в палатах Федерального Собрания;

2. Президент Российской Федерации:

— утверждает государственные программы в области защиты
государственной тайны;

— утверждает по представлению Правительства Российской
Федерации состав, структуру межведомственной
комиссии по защите государственной тайны и положение о ней;

— утверждает по представлению Правительства Российской Федерации 
Перечень должностных лиц
органов государственной власти и организаций, наделяемых полномочиями по
отнесению сведений к государственной тайне, Перечень должностей, при
замещении которых лица считаются допущенными к государственной тайне, а также Перечень сведений,
отнесенных к государственной тайне;

— заключает международные договоры Российской Федерации о
совместном использовании и защите сведений, составляющих государственную тайну;

— определяет полномочия
должностных лиц по обеспечению защиты государственной тайны в Администрации
Президента Российской Федерации;

— в пределах своих полномочий решает иные вопросы,
возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их
засекречиванием или рассекречиванием и их защитой.

3. Правительство Российской Федерации:

— организует исполнение Закона Российской Федерации «О
государственной тайне»;

— представляет на утверждение Президенту Российской
Федерации состав, структуру межведомственной комиссии по защите государственной
тайны и положение о ней;

— представляет на утверждение Президенту Российской Федерации
Перечень должностных лиц органов государственной власти и организаций,
наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, Перечень
должностей, при замещении которых лица считаются допущенными к государственной
тайне, а также Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне;

— устанавливает порядок разработки Перечня
сведений, отнесенных к государственной тайне;

— организует разработку и выполнение государственных
программ в области защиты государственной тайны;

— определяет полномочия должностных лиц по обеспечению
защиты государственной тайны в аппарате Правительства Российской Федерации и
т.д.

4. Органы государственной власти
Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской
Федерации и органы местного самоуправления во взаимодействии с органами защиты
государственной тайны, расположенными в пределах соответствующих территорий:

-обеспечивают защиту переданных им другими органами
государственной власти, предприятиями, учреждениями и организациями сведений,
составляющих государственную тайну, а также сведений, засекречиваемых ими;

-обеспечивают защиту государственной тайны на подведомственных им
предприятиях, в учреждениях и организациях в соответствии с требованиями актов
законодательства Российской Федерации;

— устанавливают размеры предоставляемых социальных гарантий
гражданам, допущенным к государственной тайне на постоянной основе, и
сотрудникам структурных подразделений по защите государственной тайны на
подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях;

— обеспечивают в пределах своей компетенции проведение проверочных
мероприятий в отношении граждан, допускаемых к государственной тайне и т.д.

5. Органы судебной власти:

— рассматривают уголовные, гражданские и административные дела о
нарушениях законодательства Российской Федерации о государственной тайне;

— обеспечивают судебную защиту граждан, органов
государственной власти, предприятий, учреждений и организаций в связи с их
деятельностью по защите государственной тайны;

— обеспечивают в ходе рассмотрения указанных дел защиту
государственной тайны;

— определяют полномочия должностных лиц по обеспечению
защиты государственной тайны в органах судебной власти.

Вопрос 2.Сведения,
составляющие государственную тайну. Порядок отнесения сведений к
государственной тайне

 Перечень
сведений, составляющих государственную тайну (статья 5 Закона РФ «О
государственной тайне»).  Государственную тайну составляют:

1) сведения в военной области:

-о содержании стратегических и оперативных планов,
документов боевого управления по подготовке и проведению операций,
стратегическому, оперативному и мобилизационному развертыванию Вооруженных Сил
Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов, об их
боевой и мобилизационной готовности, о создании и об использовании
мобилизационных ресурсов;

— о планах строительства Вооруженных Сил Российской
Федерации, других войск Российской Федерации, о направлениях развития
вооружения и военной техники, о содержании и результатах выполнения целевых
программ, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по созданию и
модернизации образцов вооружения и военной техники;

-о разработке, технологии, производстве, об объемах
производства, о хранении, об утилизации ядерных боеприпасов, их составных
частей, делящихся ядерных материалов, используемых в ядерных боеприпасах, о
технических средствах и (или) методах защиты ядерных боеприпасов от
несанкционированного применения, а также о ядерных энергетических и специальных
физических установках оборонного значения;

— о тактико-технических характеристиках и возможностях
боевого применения образцов вооружения и военной техники, о свойствах,
рецептурах или технологиях производства новых видов ракетного топлива или взрывчатых
веществ военного назначения;

-о дислокации, назначении, степени готовности, защищенности
режимных и особо важных объектов, об их проектировании, строительстве и
эксплуатации, а также об отводе земель, недр и акваторий для этих объектов;

-о дислокации, действительных наименованиях, об
организационной структуре, о вооружении, численности войск и состоянии их
боевого обеспечения, а также о военно-политической и (или) оперативной
обстановке;

2) сведения в области экономики, науки и техники:

— о содержании планов подготовки Российской Федерации  и ее
отдельных регионов к возможным военным действиям, о мобилизационных мощностях
промышленности по изготовлению и ремонту вооружения и военной техники, об
объемах производства, поставок, о запасах стратегических видов сырья и
материалов, а также о размещении, фактических размерах и об использовании
государственных материальных резервов;

-об использовании инфраструктуры Российской Федерации в
целях обеспечения обороноспособности и безопасности государства;

— о силах и средствах гражданской обороны, о дислокации,
предназначении и степени защищенности объектов административного управления, о
степени обеспечения безопасности населения, о функционировании транспорта и
связи в Российской Федерации в целях обеспечения безопасности государства;

— об объемах, о планах (заданиях) государственного
оборонного заказа, о выпуске и поставках (в денежном или натуральном выражении)
вооружения, военной техники и другой оборонной продукции, о наличии и
наращивании мощностей по их выпуску, о связях предприятий по кооперации, о
разработчиках или об изготовителях указанных вооружения, военной техники и
другой оборонной продукции;

-о достижениях науки и техники, о научно-исследовательских,
об опытно-конструкторских, о проектных работах и технологиях, имеющих важное
оборонное или экономическое значение, влияющих на безопасность государства и
т.д.

3) сведения в области внешней политики и
экономики:

— о внешнеполитической, внешнеэкономической деятельности
Российской Федерации, преждевременное распространение которых может нанести
ущерб безопасности государства;

-о финансовой политике в отношении иностранных государств
(за исключением обобщенных показателей по внешней задолженности), а также о
финансовой или денежно-кредитной деятельности, преждевременное распространение
которых может нанести ущерб безопасности государства;

4) сведения в области разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области
противодействия терроризму и в области обеспечения безопасности лиц, в
отношении которых принято решение о применении мер государственной защиты:

-о силах, средствах, об источниках, о методах, планах и
результатах разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной
деятельности и деятельности по противодействию терроризму, а также данные о
финансировании этой деятельности, если эти данные раскрывают перечисленные
сведения;

— о силах, средствах, об источниках, о методах, планах и
результатах деятельности по обеспечению безопасности лиц, в отношении которых
принято решение о применении мер государственной защиты, данные о
финансировании этой деятельности, если эти данные раскрывают перечисленные
сведения, а также отдельные сведения об указанных лицах;

-о лицах, сотрудничающих или сотрудничавших на конфиденциальной
основе с органами, осуществляющими разведывательную, контрразведывательную и
оперативно-розыскную деятельность;

— об организации, о силах, средствах и методах обеспечения
безопасности объектов государственной охраны, а также данные о финансировании
этой деятельности, если эти данные раскрывают перечисленные сведения и т.д.

Принципы отнесения сведений к
государственной тайне и засекречивания этих сведений (статья 6 Закона РФ «О
государственной тайне»).

Отнесение сведений к государственной тайне и их засекречивание
осуществляется в соответствии с принципами законности, обоснованности и
своевременности.

Законность отнесения сведений к государственной
тайне и их засекречивание заключается в соответствии засекречиваемых сведений
положениям Закона РФ «О государственной
тайне» и законодательству Российской Федерации о государственной тайне.

Обоснованность отнесения сведений к
государственной тайне и их засекречивание заключается в установлении путем
экспертной оценки целесообразности засекречивания конкретных сведений,
вероятных экономических и иных последствий этого акта исходя из баланса
жизненно важных интересов государства, общества и граждан.

Своевременность отнесения сведений к
государственной тайне и их засекречивание заключается в установлении ограничений
на распространение этих сведений с момента их получения (разработки) или
заблаговременно.

Сведения,
не подлежащие отнесению к государственной тайне и засекречиванию (статья 7
Закона РФ «О государственной тайне»).

 Не подлежат отнесению к государственной тайне и
засекречиванию сведения:

— о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих
безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных
бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

— о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии,
демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии
преступности;

— о привилегиях, компенсациях и социальных гарантиях,
предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям,
учреждениям и организациям;

— о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

— о размерах золотого запаса и государственных валютных
резервах Российской Федерации;

— о состоянии здоровья высших должностных лиц Российской
Федерации;

— о фактах нарушения законности органами государственной
власти и их должностными лицами.

Должностные лица, принявшие решения о засекречивании
перечисленных сведений либо о включении их в этих целях в носители сведений,
составляющих государственную тайну, несут уголовную, административную или дисциплинарную
ответственность в зависимости от причиненного обществу, государству и гражданам
материального и морального ущерба. Граждане вправе
обжаловать такие решения в суд.

Порядок
отнесения сведений к государственной тайне (статья 9 Закона  РФ «О государственной
тайне»). Отнесение сведений к
государственной тайне осуществляется в соответствии с их отраслевой,
ведомственной или программно-целевой принадлежностью, а также в соответствии с
Законом.

Обоснование необходимости отнесения
сведений к государственной тайне в соответствии с принципами
засекречивания сведений возлагается на органы государственной власти,
предприятия, учреждения и организации, которыми эти сведения получены
(разработаны).

Отнесение сведений к государственной тайне осуществляется в
соответствии с  Перечнем 
сведений,
составляющих государственную тайну, определяемым Законом Российской Федерации
«О государственной тайне».

Сведения, как составляющие государственную тайну, так и сведения
конфиденциального характера, подлежат защите со стороны государства.

Тема 7.
Порядок засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих
государственную тайну. Субъекты защиты информации. Порядок допуска к
государственной тайне

План
лекции

1. Органы защиты
государственной тайны.

2.Порядок
засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих
государственную тайну.

3. Порядок допуска к
государственной тайне.

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Органы защиты государственной тайны

К органам защиты государственной тайны
относятся:

1) межведомственная комиссия по защите
государственной тайны;

2) органы федеральной исполнительной власти
(Федеральная служба безопасности Российской Федерации, Министерство обороны
Российской Федерации, Федеральное агентство правительственной связи и
информации при Президенте Российской Федерации), Служба внешней разведки
Российской Федерации, Государственная техническая комиссия при Президенте
Российской Федерации и их органы на местах; 

3) органы государственной власти, предприятия,
учреждения и организации и их структурные подразделения по защите
государственной тайны.

Межведомственная комиссия по защите государственной
тайны является
коллегиальным органом, координирующим деятельность органов государственной власти
по защите государственной тайны в интересах разработки и выполнения государственных
программ, нормативных и методических документов, обеспечивающих реализацию
законодательства Российской Федерации о государственной тайне.

Органы государственной власти, предприятия,
учреждения и организации обеспечивают защиту сведений, составляющих
государственную тайну, в
соответствии с возложенными на них задачами и в пределах своей компетенции.

Ответственность за организацию защиты
сведений, составляющих государственную тайну, в органах государственной власти,
на предприятиях, в учреждениях и организациях возлагается на их руководителей. 

Защита государственной тайны является видом
основной деятельности органа государственной власти, предприятия, учреждения
или организации.

Должностные лица и граждане, виновные в
нарушении законодательства Российской Федерации о государственной тайне, несут
уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную
ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Соответствующие органы государственной власти
и их должностные лица основываются на подготовленных в установленном порядке
экспертных заключениях об отнесении незаконно распространенных сведений к
сведениям, составляющим государственную тайну. 

Контроль за обеспечением защиты
государственной тайны
осуществляют Президент Российской Федерации, Правительство Российской Федерации
в пределах полномочий, определяемых Конституцией Российской Федерации,
федеральными конституционными законами и федеральными законами.

Межведомственный контроль за обеспечением
защиты государственной
тайны в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях
осуществляют органы федеральной исполнительной власти (Федеральная служба
безопасности Российской Федерации, Министерство обороны Российской Федерации,
Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте
Российской Федерации), Служба внешней разведки Российской Федерации, Государственная
техническая комиссия при Президенте Российской Федерации и их органы на местах,
на которые эта функция возложена законодательством Российской Федерации.

Контроль за обеспечением защиты государственной
тайны в Администрации
Президента Российской Федерации, в аппаратах палат Федерального Собрания, Правительства
Российской Федерации организуется их руководителями. Контроль за обеспечением
защиты государственной тайны в судебных органах и органах прокуратуры
организуется руководителями этих органов.

Надзор за соблюдением законодательства при
обеспечении защиты государственной тайны и законностью принимаемых при этом решений
осуществляют Генеральный прокурор Российской Федерации и подчиненные ему прокуроры.

Вопрос 2.
Порядок засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих
государственную тайну

Степени
секретности сведений и грифы секретности носителей этих сведений (статья 8
Закона РФ «О государственной тайне»). Степень секретности
сведений, составляющих государственную тайну, должна соответствовать степени
тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации
вследствие распространения указанных сведений.

Устанавливаются
три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и
соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных
сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и
«секретно».

Порядок
определения размеров ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской
Федерации вследствие распространения сведений, составляющих государственную
тайну, и правила отнесения
указанных сведений к той или иной степени секретности устанавливаются
Правительством Российской Федерации. Использование
перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к
государственной тайне, не допускается.

Порядок
засекречивания сведений и их носителей (статья 11 Закона РФ «О государственной
тайне»).

 Основанием для засекречивания сведений, полученных
(разработанных) в результате управленческой, производственной, научной и иных
видов деятельности органов государственной власти, предприятий, учреждений и
организаций, является их соответствие действующим в данных органах, на данных
предприятиях, в данных учреждениях и организациях перечням сведений, подлежащих
засекречиванию. При засекречивании этих сведений их носителям присваивается
соответствующий гриф секретности.

Должностные
лица, утвердившие действующий перечень, обязаны в течение трех месяцев
организовать экспертную оценку поступивших предложений и принять решение по
дополнению (изменению) действующего перечня или снятию предварительно присвоенного
сведениям грифа секретности.

Реквизиты
носителей сведений, составляющих государственную тайну (статья 11 Закона РФ «О
государственной тайне»).  На носители
сведений, составляющих государственную тайну, наносятся реквизиты, включающие
следующие данные:

— о
степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на
соответствующий пункт действующего в данном органе государственной власти, на
данном предприятии, в данных учреждении и организации перечня сведений,
подлежащих засекречиванию;

-об органе государственной власти, о
предприятии, об учреждении, организации, осуществивших засекречивание носителя;

— о регистрационном номере;

-о дате или условии рассекречивания сведений
либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на
носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в
сопроводительной документации на этот носитель.  

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и
(или) в сопроводительной документации к нему могут проставляться дополнительные
отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с
содержащимися в этом носителе сведениями. Вид и порядок проставления
дополнительных отметок и других реквизитов определяются нормативными документами,
утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

 Порядок
рассекречивания сведений (статья 13 Закона РФ «О государственной тайне»).  Рассекречивание сведений и их носителей —
снятие ранее введенных в предусмотренном Законом порядке ограничений на
распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к их
носителям.

Основаниями для рассекречивания сведений
являются:

— взятие на себя Российской Федерацией международных
обязательств по открытому обмену сведениями, составляющими в Российской
Федерации государственную тайну;

— изменение объективных обстоятельств, вследствие которого
дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является
нецелесообразной.

Органы государственной власти, руководители которых наделены
полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, обязаны
периодически, но не реже чем через каждые 5 лет, пересматривать содержание
действующих в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и
организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, в части
обоснованности засекречивания сведений и их соответствия установленной ранее
степени секретности.

Срок засекречивания сведений, составляющих
государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот
срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите
государственной тайны. Правом изменения действующих в
органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях
перечней сведений, подлежащих засекречиванию, наделяются утвердившие их
руководители органов государственной власти, которые несут персональную
ответственность за обоснованность принятых ими решений по рассекречиванию
сведений.

Решения
указанных руководителей, связанные с изменением перечня сведений, отнесенных к
государственной тайне, подлежат согласованию с межведомственной комиссией по
защите государственной тайны, которая вправе приостанавливать и опротестовывать
эти решения.

Порядок рассекречивания носителей сведений, составляющих
государственную тайну (статья 14 Закона РФ «О государственной тайне»).

Носители сведений, составляющих государственную
тайну, рассекречиваются не позднее сроков, установленных при их засекречивании.
До истечения этих сроков носители подлежат рассекречиванию, если изменены
положения действующего в данном органе государственной власти, на предприятии,
в учреждении и организации перечня, на основании которых они были засекречены.

В исключительных случаях право продления
первоначально установленных сроков засекречивания носителей сведений,
составляющих государственную тайну, предоставляется руководителям
государственных органов, наделенным полномочиями по отнесению соответствующих
сведений к государственной тайне, на основании заключения назначенной ими в
установленном порядке экспертной комиссии.

Руководители органов государственной власти,
предприятий, учреждений и организаций наделяются полномочиями по
рассекречиванию носителей сведений, необоснованно засекреченных подчиненными им
должностными лицами. Руководители государственных архивов
Российской Федерации наделяются полномочиями по рассекречиванию носителей
сведений, составляющих государственную тайну, находящихся на хранении в
закрытых фондах этих архивов, в случае делегирования им таких полномочий
организацией – фондообразователем или ее правопреемником.

 

Вопрос 3.
Порядок допуска к государственной тайне

Порядок допуска к
государственной тайне, а также отказ в допуске,  прекращение допуска граждан и
должностных лиц, регулируется Законом Российской Федерации  от 21.07.1993 года
№ 5485-1 «О государственной тайне» (в редакции от 08.03.2015 года №230-ФЗ).  Для
сотрудников правоохранительных органов (ОВД) порядок допуска к государственной
тайне регулируется Приказом  МВД России от 20.08.2010 года № 600 «Об
утверждении Инструкции о порядке допуска сотрудников федеральных
государственных гражданских служащих и работников органов внутренних дел,
военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск МВД России к
государственной тайне».

Рассмотрим положения о допуске к государственной
тайне, установленные в Законе РФ «О государственной тайне».

 1) Основаниями для отказа
должностному лицу или гражданину в допуске к государственной тайне могут
являться (статья 22):

— признание его судом
недееспособным, ограниченно дееспособным или рецидивистом, нахождение его под
судом или следствием за государственные и иные тяжкие преступления, наличие у
него неснятой судимости за эти преступления;

— наличие у него медицинских
противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную
тайну, согласно перечню, утверждаемому федеральным
органом исполнительной власти, уполномоченным в области здравоохранения и
социального развития;

— постоянное проживание его
самого и (или) его близких родственников за границей и (или) оформление
указанными лицами документов для выезда на постоянное жительство в другие
государства;

— выявление в результате
проверочных мероприятий действий оформляемого лица, создающих угрозу
безопасности Российской Федерации;

— уклонение его от проверочных
мероприятий и (или) сообщение им заведомо ложных анкетных данных.

2)  Допуск должностного лица или гражданина к государственной тайне
может быть прекращен по решению руководителя органа государственной власти,
предприятия, учреждения или организации в случаях (статья 23):

— расторжения с ним трудового договора (контракта) в связи
с проведением организационных и (или) штатных мероприятий;

— однократного нарушения им взятых на себя предусмотренных
трудовым договором (контрактом) обязательств, связанных с защитой
государственной тайны;

— возникновения обстоятельств, являющихся основанием для
отказа должностному лицу или гражданину в допуске к государственной тайне.

Прекращение допуска должностного лица или гражданина к
государственной тайне является дополнительным основанием для расторжения с ним
трудового договора (контракта), если такие условия предусмотрены в трудовом
договоре (контракте).

Прекращение допуска к государственной тайне не освобождает
должностное лицо или гражданина от взятых ими обязательств по неразглашению
сведений, составляющих государственную тайну. Решение
администрации о прекращении допуска должностного лица или гражданина к
государственной тайне и расторжении на основании этого с ним трудового договора
(контракта) может быть обжаловано в вышестоящую организацию или в суд.

3) Должностное лицо или гражданин,
допущенные,  или ранее допускавшиеся к государственной тайне, могут быть
временно ограничены в своих правах. Ограничения могут касаться (статья 24):

— права выезда за границу на
срок, оговоренный в трудовом договоре (контракте) при оформлении допуска
гражданина к государственной тайне;

-права на распространение сведений, составляющих
государственную тайну, и на использование открытий и изобретений, содержащих
такие сведения;

— права на неприкосновенность частной жизни при проведении
проверочных мероприятий в период оформления допуска к государственной тайне.

4)
Организация доступа должностного лица или гражданина к сведениям, составляющим
государственную тайну (статья 25).  Организация
доступа должностного лица или гражданина к сведениям, составляющим
государственную тайну, возлагается на руководителя соответствующего органа
государственной власти, предприятия, учреждения или организации, а также на их
структурные подразделения по защите государственной тайны. Порядок доступа
должностного лица или гражданина к сведениям, составляющим государственную
тайну, устанавливается нормативными документами, утверждаемыми Правительством
Российской Федерации.

 В соответствие с Инструкцией о порядке допуска сотрудников
федеральных государственных гражданских служащих и работников органов
внутренних дел, военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск МВД
России к государственной тайне, утвержденной Приказом МВД России от 20 августа
2010 года № 600,  сотрудники подразделений центрального аппарата МВД России,
подразделений непосредственно подчиненных МВД России, государственных
учреждений и организаций МВД России обязаны соблюдать режим секретности при
осуществлении своей служебной деятельности.

В данной 
Инструкции используются следующие основные понятия:

— доступ
к сведениям, составляющим государственную тайну — санкционированное полномочным
должностным лицом ознакомление конкретного сотрудника со сведениями,
составляющими государственную тайну;

—
постоянное проживание за границей — проживание граждан за пределами
Российской Федерации более 6 месяцев в течение года, не связанное с исполнением
ими обязанностей государственной службы;

—
номер допуска к государственной тайне  — номер отметки о проведении
проверочных мероприятий, проставляемый органами безопасности, а при оформлении
допуска к государственной тайне без проведения органами безопасности
проверочных мероприятий — учетный номер карточки.

В соответствии
со степенями секретности сведений, составляющих государственную тайну,
устанавливаются следующие формы допуска к государственной тайне: первая форма — для сотрудников, допускаемых к
сведениям особой важности; вторая форма — для сотрудников, допускаемых к
совершенно секретным сведениям; третья форма — для сотрудников,
допускаемых к секретным сведениям.

Оформление
допуска к государственной тайне осуществляется по месту службы (работы). Оформление допуска к государственной
тайне гражданам, пребывающим в запасе и поступающим на военную службу по
контракту либо подлежащим призыву на военную службу (в том числе по
мобилизации), на военные сборы, а также гражданам, не пребывающим в запасе и
подлежащим призыву для прохождения военной службы, которым требуется допуск к
государственной тайне для исполнения служебных обязанностей, осуществляется
военными комиссариатами по месту воинского учета указанных граждан.

Основаниями для
отказа сотруднику (кандидату) в допуске к государственной тайне могут являться:

а) признание
сотрудника (кандидата) судом недееспособным, ограниченно дееспособным или
рецидивистом, нахождение его под судом или следствием за государственные или
иные тяжкие преступления, наличие у кандидата неснятой судимости за эти
преступления;

б) наличие у
сотрудника (кандидата) медицинских противопоказаний для работы с использованием
сведений, составляющих государственную тайну;

в) постоянное
проживание сотрудника (кандидата) и (или) его близких родственников за границей и (или) оформление
указанными гражданами документов для выезда на постоянное место жительства в
другое государство;

г) выявление в
результате проведения проверочных мероприятий действий сотрудника (кандидата),
создающих угрозу безопасности Российской Федерации;

д) уклонение
сотрудника (кандидата) от проверочных мероприятий и (или) сообщение заведомо
ложных анкетных данных.

Решение о
допуске к государственной тайне принимается:

а) Министром
внутренних дел Российской Федерации — в отношении первого заместителя Министра,
заместителей Министра, начальников подразделений центрального аппарата МВД
России, подразделений, непосредственно подчиненных МВД России, деятельность
которых координируется и контролируется руководством МВД России, главных
управлений МВД России по федеральным округам, управлений на транспорте МВД
России по федеральным округам, министров внутренних дел, начальников главных
управлений внутренних дел, управлений внутренних дел по субъектам Российской
Федерации;

б) начальником
Департамента кадрового обеспечения МВД России —
в отношении начальников образовательных и научно-исследовательских учреждений
МВД России;

в) начальником
Департамента тыла МВД России  —
в отношении начальников УМТС, баз и складов хранения ресурсов МВД России, а
также начальников лечебно-профилактических учреждений, непосредственное
руководство которыми осуществляет ДТ МВД России;

г) начальником
организации системы МВД России — в отношении своих заместителей и начальников
подчиненных организаций системы МВД России;

д) начальником
организации системы МВД России — заказчика работ с использованием сведений,
составляющих государственную тайну — в отношении руководителей
негосударственных организаций, осуществляющих работу в организации системы МВД
России, связанную с использованием сведений, составляющих государственную
тайну.

Оформление допуска к
государственной тайне  должностным лицам осуществляется организацией системы
МВД России, должностное лицо которой принимает решение о допуске к
государственной тайне.

Допуск
сотрудника к государственной тайне может быть прекращен по решению должностного
лица, принявшего решение о его допуске к государственной тайне, в случае:

а) расторжения с ним
трудового договора (контракта) в связи с проведением организационных и (или)
штатных мероприятий;

б) однократного
нарушения им обязательств, связанных с защитой государственной тайны;

в) возникновения
обстоятельств, являющихся основанием для отказа сотруднику в допуске к
государственной тайне.

Решение о прекращении
допуска к государственной тайне может быть обжаловано сотрудником в вышестоящую
организацию системы МВД России или в суд.  Прекращение допуска к
государственной тайне не освобождает сотрудника от ранее взятых им обязательств
по неразглашению сведений, составляющих государственную тайну. Руководители
организаций системы МВД России несут персональную ответственность за подбор
сотрудников (кандидатов), допускаемых к государственной тайне.

В случае
необходимости по запросу органов безопасности организациями системы МВД России
направляются дополнительные документы, необходимые для проведения проверочных
мероприятий.

Документы, не
соответствующие требованиям Инструкции, могут быть возвращены для доработки.  Организация
системы МВД России, проводящая конкурс, в установленном порядке направляет в
орган безопасности документы на всех сотрудников (кандидатов), допущенных к
участию в конкурсе.

Допуск к
государственной тайне не переоформляется в следующих случаях:

а) вступление
сотрудника в брак с лицом, имеющим допуск к государственной тайне, оформленный
с проведением органами безопасности проверочных мероприятий;

б) смена сотрудником
фамилии, имени или отчества в случаях, предусмотренных законодательством
Российской Федерации.

Для
должностных лиц и граждан, допущенных к государственной тайне на постоянной
основе, устанавливаются следующие социальные гарантии:

-процентные
надбавки к заработной плате в зависимости
от степени секретности сведений, к которым они имеют доступ;

-преимущественное
право при прочих равных условиях на оставление на работе при проведении
органами государственной власти, предприятиями, учреждениями и организациями
организационных и (или) штатных мероприятий.

 Особый
порядок допуска к государственной тайне (статья 21.1 Закона РФ «О
государственной тайне»).

Члены
Совета Федерации, депутаты Государственной Думы, судьи на период исполнения ими
своих полномочий, а также адвокаты, участвующие в качестве защитников в
уголовном судопроизводстве по делам, связанным со сведениями, составляющими
государственную тайну, допускаются к сведениям, составляющим государственную
тайну, без проведения проверочных мероприятий.

Указанные
лица предупреждаются о неразглашении государственной тайны, ставшей им
известной в связи с исполнением ими своих полномочий, и о привлечении их к
ответственности в случае ее разглашения, о чем у них отбирается соответствующая
расписка.  

Тема 8.
Правила пользования и обращения с секретными документами

План
лекции

1. Порядок работы с
секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение,
пересылка, уничтожение секретных документов

Лекционный
материал

Вопрос 1.
Порядок работы с секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка,
размножение, пересылка, уничтожение секретных документов

Учет секретных
документов – это
регистрация и контроль за их сохранностью.  В практической деятельности органов
внутренних дел существует две формы учета секретных документов: журнальная и
карточная.

При журнальной
системе учета
информация о секретных документах хранится в специальных журналах.   При
карточной системе учета информация хранится  на специальных карточках,
отдельно для каждого секретного документа.

При учете секретных
документов присваиваются регистрационные номера и фиксируется следующая
информация:

-гриф;

— количество листов;

— количество
экземпляров;

—  источник
поступления;

— краткое содержание;

— дата поступления.

Учету подлежат:

— секретные
документы;

— рабочие тетради;

— специальные
блокноты;

— отдельные листы
бумаги.

Хранение
 секретных документов – это установленный порядок, обеспечивающий содержание в
безопасности секретных документов  на рабочих местах и в специальных 
хранилищах, а также порядок, предотвращающий порчу секретных документов, их
утрату и несанкционированное копирование.

В рабочее время
секретные документы хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях
(папках). После окончания работы секретные документы сдаются на
хранение в режимно-секретные подразделения.

 При
обращении с секретными документами следует соблюдать следующие правила:

— секретные документы
выдаются только под личную роспись;

-работа с секретными
документами осуществляется в специальных помещениях;

-при работе с
секретными документами на рабочем столе должны находиться только необходимые в
данный момент документы;

-запрещается держать
секретные документы вместе с несекретными;

— запрещается хранить
секретные документы в рабочих столах;

-при приеме
посетителей нельзя оставлять секретные документы в положении, удобном для
обозрения;

-необходимо убирать
секретные документы в сейф при временном выходе из помещения;

-запрещается выносить
секретные документы за пределы охраняемой территории;

-при окончании работы
с секретными документами необходимо проверить наличие всех секретных
документов;

-секретные документы
разрабатываются только в специальных блокнотах, рабочих тетрадях;

-степень секретности
документа определяется в соответствии с перечнями;

— количество
экземпляров секретных документов определяется служебной необходимостью;

-в  секретных
документах должен быть представлен минимально возможный объем секретных
сведений;

-запрещается снимать
копии с секретных документов без разрешения;

-запрещается
самостоятельно уничтожать секретные документы.

 Порядок
оформления секретных документов:

Гриф;

N экземпляра;

Адрес;

Текст;

Приложения;

Подпись;

Порядок оформления
последнего листа:

Исполнители;

Гриф;

Количество листов
и экземпляров;

адреса
экземпляров;

Машинистка;

Дата.

 Размножение секретных документов. Подготовленный секретный документ
подается исполнителями для размножения в 1-й отдел РСО.

Сдаются только те
листы секретных документов, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель
получает документы и расписывается за оригинал и за каждую копию. Не
подлежат копированию секретные документы с грифом «особой важности».

 Секретные
документы пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и
подписанный секретный документ сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки.

Перед отправкой
секретный документ помещается в специальную упаковку, исключающую
несанкционированное изъятие секретных документов.

Пересылка секретных
документов в другие города осуществляется подразделениями специальной связи
Министерства Связи РФ и подразделениями фельдегерской связи МО РФ. При
пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники
РСО, исполнители.

Лица, занятые
доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача секретных документов
адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную
роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением
времени и числа.

 Уничтожение
секретных документов. Секретные документы, потерявшие свою практическую и другую 
ценность, подлежат уничтожению.  Для уничтожения секретных документов  приказом
руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х
человек.

Порядок работы
комиссии:

1) оценка ценности
секретных документов;

2) написание акта на
уничтожение секретных документов;

3) проведение сверки
представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках
учета;

4) проставление
росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;

5) уничтожение в
присутствии членов комиссии.

Акт на уничтожение
хранится в 1-м отделе. 

Заключение

Делопроизводство и режим секретности является
важнейшим направлением деятельности правоохранительных органов (ОВД),
посредством которого решаются задачи по обеспечению:

-приема, учета, отправки документации;

-контроля за своевременным и правильным
оформлением документов;

-сохранности государственной и служебной тайн,
содержащихся в документах;

-быстрого нахождения необходимой для
реализации функций органов внутренних дел информации в текущих делах и архиве и
др.

Деятельность сотрудников правоохранительных
органов (ОВД) связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых
различных документов. В науке управления в качестве документов рассматриваются
любые носители информации, которые могут обращаться в документационных
системах, подвергаясь процессам поиска, передачи, хранения.

В современных условиях развития теории и
практики управленческой деятельности совершенствование делопроизводства
является одним из важных направлений развития МВД России. Одним из путей такого
совершенствования является переход на безбумажные технологии делопроизводства
посредством автоматизации процессов управления.

Работа с документами всегда
требовала больших трудозатрат, а совершенствованию документационных операций
препятствовала низкая производительность ручного труда, преобладавшего до
недавнего времени в делопроизводстве.

Применение современных
компьютерных средств способствует развитию документационного обеспечения
управления, а также переходу информационного обеспечения в системе органов
внутренних дел на качественно новый уровень.

Библиографический
список

Нормативно-правовые
акты

1. Конституция
Российской Федерации от 12.12.1993 года (с изменениями и дополнениями на
21.07.2014 года).

2.Федеральный закон Российской Федерации «О
полиции» от 07.02.2011 г. №3-ФЗ (действующая редакция, с изменениями от
30.06.2016 года).

3. Федеральный
закон  Российской Федерации от 30.11.2011 г. № 342-ФЗ «О службе в органах
внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные
законодательные акты Российской Федерации» (в редакции от 03.07.2016 г. №
305-ФЗ).

4. Федеральный
закон Российской Федерации от 25.12.2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии
коррупции» (в редакции от 15.02.2016 г.).

5. Федеральный  закон  Российской Федерации
от  27.07.2006 года № 149-ФЗ  «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» (в редакции от19.12.20016 года № 442-ФЗ, с изменениями,
вступившими в силу с 01.01.2017 года).

6.Федеральный  закон  Российской Федерации «Об
органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации» от 3 апреля
1995 года (в редакции от 03.04.2016 года).

7.  Федеральный закон  Российской Федерации «О
государственной охране» от 27 мая 1996 года  № 57-ФЗ (в редакции от 12.03. 2014
года № 29-ФЗ, действующая редакция).

8. Закон Российской Федерации от 21.07.1993
года № 5485-1 «О государственной тайне» (в редакции от 08.03.2015 года № 230-ФЗ,
действующая редакция).

9. Указ Президента
Российской Федерации от 01.03.2011 г. № 248 «Вопросы Министерства внутренних
дел Российской Федерации (вместе с Положением об МВД РФ)» (в редакции от
30.06.2016 г.).

10. Указ Президента Российской Федерации от 30
ноября 1995 года №1203 (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ,  от 10
октября 2016 года №536) «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к
государственной тайне».

11. Постановление Правительства Российской
Федерации от 06 февраля 2010 г. № 63 «Об утверждении Инструкции и порядке
доступа должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне»
(в редакции от 18.03.2016 года № 214).

12. Приказ
МВД РФ от 20.08.2010 года № 600 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска
сотрудников федеральных государственных гражданских служащих и работников
органов внутренних дел, военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск
МВД России к государственной тайне».

13. Приказ МВД
России от 30.06.2012 года №655 «Об утверждении перечня документов, образующихся
в деятельности органов внутренних дел с указанием сроков их хранения» (в
редакции от 28.05.2013 года №296).

14. Приказ МВД
России от 20.06.2012 года № 615 «Инструкция по делопроизводству в органах
внутренних дел».

15. Приказ МВД России от 31.03.2015 N 385 «Об
утверждении Порядка организации подготовки кадров для замещения должностей в
органах внутренних дел Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте
России 12.05.2015 N 37228).

16. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов: Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ- Р. 6.30-2003.

Литература

17. Бавсун И.Г.
Основы управления и делопроизводства в органах внутренних дел. Учебное
пособие.- Омск. Омская академия МВД РФ.- 2011.- 196 с.

18. Бугель Н.В.
Обеспечение функционирования механизма управления органами внутренних дел
(правовые, методологические и организационные аспекты): Монография. СПб.: СПб
ун-т МВД России, 2013.-123 с.

19. Бугель Н.В.
Основы управления органами внутренних дел в правовом механизме Российского
государства. СПб: СПб ун-т МВД России, 2013.- 234 с.

20. Камышников А.П.,
Махинин В.И. Основы управления в правоохранительных органах. Учебник/ Отв. ред.
Б.С. Тетерин. — М.: Изд-во Московского психолого-социального института;
Воронеж: Издательство НПО «Модек», 2004. – 567 с.

21. Маркушин А.Г.
Основы управления в органах внутренних дел: учебник для вузов/ А.Г. Маркушин,
В.В. Казаков.- М.: Издательство Юрайт, 2016.- 260 с.

22. Основы делопроизводства в органах
внутренних дел: курс лекций / В.В. Казаков и др./ Нижегородская академия МВД
России. — Н.Новгород: НА МВД России, 2013. — 111 с.

23. Кузнецов И.Н. Документационное
обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н.
Кузнецов. — М.: Издательство «Юрайт», 2012. – 307с.

24. Быкова Т. А. Документационное
обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие / Т. А. Быкова, Т.
В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2012. — С. 5.

25. Дюкарев  Н. Н.
Документационное обеспечение управления в ОВД: учебное пособие / Н. Н. Дюкарев;
МВД России, ДКО. -М.: ЦОКР МВД России, 2010. — 142 с.

Приложение 1.

В соответствии с приказом МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ» и ГОСТ- Р.
6.30-2003 при подготовке и оформлении документов в органах внутренних дел
используются следующие реквизиты:

01 — Государственный
герб Российской Федерации;

02
-герб субъекта Российской Федерации (ГОСТ — Р. 6.30-2003);

03
— геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и
внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

04
— код организации;

05-
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);

07
— код формы документа;

08
— наименование организации (ОВД);

09
— справочные данные об организации (об ОВД);

10
—  вид документа;

11
— дата документа;

12
— регистрационный номер документа;

13
— ссылка на исходящий номер и дату документа;

14
— место составления или издания документа;

15
— адресат;

16
— гриф утверждения документа;

17
– указания по исполнению документа;

18
– наименование или аннотация к документу;

19
— отметка о контроле;

20
— текст документа;

21
— отметка о наличии приложения;

22
— подпись;

23
— гриф согласования документа;

24
— визы согласования документа;

25
— оттиск печати;

26
— отметка о заверении копии;

27
— отметка об исполнителе;

28
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29
— отметка о поступлении документа в организацию;

30
— идентификатор электронной копии документа.

31
– гриф ограничения доступа к документу.

Приложение 2.

Основные
термины и определения

Альбом форм документов – это сборник прошедших унификацию формуляров
документов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых
приведено строго определённое расположение реквизитов.

Аутентификация – это проверка принадлежности субъекта доступа,
предъявленного им идентификатора, подтверждение подлинности.

Входящие секретные документы – это корреспонденция, поступающая в орган
внутренних дел.

Государственная тайна – это защищаемые государством сведения в
области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение
которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Гриф секретности – это реквизиты, свидетельствующие о степени
секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом
носителе и (или) сопроводительной документации на него. Установлены три степени
секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие
этим степеням грифы секретности для носителей сведений, составляющих
государственную тайну: особой важности, совершенно секретно, секретно.

Государственная измена – это выдача государственных секретов либо иное оказание помощи
иностранному государству, иностранной организации или их представителям в
проведении враждебной деятельности.

Делопроизводство – это совокупность документирования управленческой
деятельности и документационного обслуживания.

Допуск к государственной тайне – это оформленное в установленном порядке право сотрудников на доступ к
сведениям, составляющим государственную тайну.

Доступ к сведениям, составляющим
государственную тайну
– это санкционированное
полномочным должностным лицом ознакомление конкретного сотрудника со
сведениями, составляющими государственную тайну.

Документирование — это правильное составление, оформление и печатание
документов.

Документооборот – это процесс движения документов внутри органа с одновременной их
технической обработкой (получение (прием) или издание, обработка или поиск,
исполнение, отправка или передача, хранение и уничтожение).

Исходящие секретные документы – это корреспонденция, подлежащая отправке
(рассылке) какому-либо адресату.

Коммерческая или служебная тайна – это информация, имеющая действительную или
потенциальную ценность в силу неизвестности ее другим лицам, к ней нет
свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает
меры к охране ее конфиденциальности.

Криптография – это преобразование открытого сообщения в шифротекст,
его передача по линиям связи и последующая расшифровка.

Ключевая информация – это информация, содержанием которой является
криптографический ключ (ключи).

Контроль исполнения документов — это совокупность мероприятий, направленных на обеспечение
своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений,
зафиксированных в служебных документах.

Машинописный номер – это основной учетный номер для секретных
документов внутреннего обращения.

Носители сведений, составляющих государственную
тайну – это материальные
объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие
государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов,
сигналов, технических решений и процессов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке.

Органы безопасности – это федеральные органы исполнительной
власти в области обеспечения безопасности и его управления (отделы).

Оформление документа — это  расположение необходимых реквизитов в
документе, обозначенных правилами документирования.

Пропускной режим – это совокупность правил, регламентирующих порядок входа (выхода)
сотрудников, въезда (выезда) транспортных средств на охраняемую территорию
органов внутренних дел.

Перечень сведений, составляющих
государственную тайну –
это совокупность
категорий сведений, в соответствии с которыми сведения относятся к
государственной тайне и засекречиваются на основаниях и в порядке,
установленных федеральным законодательством.

Приказ – это
правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам
оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Режим секретности – это совокупность требований, правил,
организационных, технических и иных мер, направленных на сохранность сведений,
составляющих государственную тайну.

Режимная территория – это охраняемая территория, на которой
проводятся секретные работы, и обеспечивается сохранность сведений, составляющих
государственную тайну.

Режимное помещение – это помещение, в котором проводятся
секретные работы и (или) хранятся в нерабочее время носители сведений,
составляющих государственную тайну, и обеспечивается сохранность указанных
сведений.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления
официального документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор
реквизитов. Государственным стандартом и дублирующими его инструкциями по
делопроизводству определено место размещения каждого реквизита на документе.

Разглашение сведений, составляющих
государственную тайну – это предание огласке или распространение с
нарушением установленного порядка таких сведений лицом, которому они были
доверены или стали известны по службе, работе или иным путем, если эти сведения
стали достоянием других лиц, не допущенных к такой информации.

Секретные работы – это работы, связанные с использованием сведений,
составляющих государственную тайну.

Служебная информация – это несекретная информация, касающаяся
деятельности организаций, ограничения, на распространение которой диктуются
служебной необходимостью.

Сведения особой важности – это сведения в области военной,
внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение
которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации в одной или
нескольких из перечисленных областей.

Совершенно секретные сведения – это сведения в области военной,
внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение
которых может нанести ущерб интересам министерства (ведомства) или отрасли
экономики Российской Федерации.

Секретные сведения – это все иные сведения, составляющие
государственную тайну, распространение которых может нанести ущерб интересам
предприятия, учреждения или организации в военной, внешнеполитической,
экономической, научно-технической, разведывательной, контрразведывательной и
оперативно-розыскной области деятельности.

Служебная тайна – это сведения ограниченного доступа, ставшие
известными сотруднику, в ходе служебной деятельности, распространение которых
может нанести ущерб интересам службы и государства.

Система защиты государственной тайны – это совокупность
органов защиты государственной тайны, используемых ими средств и методов защиты
сведений, составляющих государственную тайну, и их носителей, а также
мероприятий, проводимых в этих целях.

Табель документов – это перечень форм документов, необходимых и
достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел.

Утрата документов, содержащих государственную
тайну, а равно предметов, сведения о которых составляют государственную тайну – это противоправный выход (в том числе, и временный) их из владения
ответственного лица, вследствие которого наступили тяжкие последствия.

Шпионаж – это передача, собирание, похищение или хранение в
целях передачи иностранному государству, иностранной организации или их
представителям сведений, составляющих государственную тайну.