Инструкция по подбору персонала в организации образец

Общество с ограниченной ответственностью «Тригора»

ООО «Тригора»

УТВЕРЖДАЮ

05.09.2011 г. № 25                                                                                                              Генеральный директор

Москва                                                                                                                                   Красков В.В. Красков

01.09.2012 г.

РЕГЛАМЕНТ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Подбор персонала в компании ООО «Тригора» (далее — Компания) направлен на активное привлечение трудовых ресурсов различной квалификации, имеющих не только базовое профильное образование, но и практический опыт в сфере бизнеса, который ведет Компания.

Основной целью подбора персонала является своевременная комплектация Компании эффективно работающим персоналом в нужном количестве для достижения стратегических и тактических целей предприятия.

Подбор персонала в Компании проводится для поддержания бизнеса, реализации ее стратегических целей и для решения следующих задач:

• повышения качества профессиональных и личностных компетенций Компании;
• создания позитивной репутации Компании как работодателя и бизнес-партнера;
• реализации бизнес-программ и стратегий в целях привлечения прибыли в Компанию.

Процесс подбора и найма персонала призван обеспечить Компанию достаточным количеством компетентного персонала. Подбор кандидатов на вакантные должности в организации находится в ведении отдела подбора персонала. Обязательством Общества о принятии на работу является заявление о приеме на работу, оформленное в соответствии с трудовым законодательством. Также обязательством о приеме на работу Компания признает на основе внутренних корпоративных актов предложение о работе, оформленное на официальном бланке компании, заверенное печатью и подписью генерального директора (Job-offer).

Подбор персонала осуществляется на вновь вводимые в структуру Компании должности или при замене увольняющегося/увольняемого сотрудника.

1. Назначение регламента

Настоящий документ (далее — Регламент) предназначен для установления норм, правил и требований к качеству системы подбора персонала Компании. Регламент является основным документом, которым должны руководствоваться все участники процесса подбора, осуществляющие поиск и найм персонала, представляющие интересы Компании на рынке труда и перед соискателями на свободные должности.

1. Нормы, руководствуясь которыми составляются локальные документы по подбору персонала

Локальные документы, такие как Регламент, заявки на подбор, предложение о работе, документы для оценки соискателей, профессиональные тесты, которые необходимы для реализации качественного процесса подбора персонала, оформляются в соответствии с нормами гражданского, трудового, административного законодательства в части соблюдения прав о личной информации, причинении морального вреда, соблюдения условий приема на работу и других.

Также локальные документы составляются в соответствии с корпоративной политикой и на основе ранее разработанных корпоративных положений, устанавливающих нормы корпоративной культуры, внутренних коммуникаций, правил поведения в Компании.

1. Принципы подбора персонала

С целью соблюдения норм и правил корпоративных положений в Компании устанавливаются следующие принципы подбора персонала:

• планирование количества персонала осуществляется таким образом, чтобы заблаговременно учесть потребности бизнеса в росте персонала требуемой квалификации;
• планирование найма персонала происходит на долгосрочной и краткосрочной основе;
• долгосрочная потребность определяется бизнес-планом, краткосрочную потребность определяют руководители подразделений в ходе оперативного мониторинга распределения ресурсов по бизнес-проектам и наполняемости рабочих мест;
• Компания осуществляет подбор персонала с использованием открытых источников информации;
• в процессе подбора и найма соблюдается принцип независимости и равных условий отбора в отношении сотрудников, конкурирующих компаний;
• подбор осуществляется с соблюдением принципов непредвзятости в отношении кандидатов.

Раздел 2. ТЕРМИНОЛОГИЯ

Подбор персонала — процедуры, включающие поиск, профессиональную оценку, отбор, найм новой рабочей силы для Компании.

Методы подбора — способы, которые применяет рекрутер для поиска отбора и первичной оценки кандидата на открытую вакансию.

Источники подбора — ресурсы рынка труда, которые содержат информацию о потенциальных претендентах и соискателях на замещение должности.

Рекрутер — сотрудник отдела подбора персонала Компании, в должностные обязанности которого входят функциональные задачи по подбору персонала и адаптации новых сотрудников в первые дни пребывания в Компании.

Заказчик — Компания в лице генерального директора и руководителей подразделений, которые уполномочены составлять заявки на подбор персонала.

Раздел 3. ПОРЯДОК РАСЧЕТА ПОТРЕБНОСТИ В НОВЫХ СОТРУДНИКАХ

Потребность Компании в персонале определяется на основе данных о развитии бизнеса организации, бизнеспланов подразделений и прогнозируется на год. В соответствии с планами развития подразделений руководители устанавливают новые должности. Расчет потребности в новых должностях осуществляется совместно с ответственным специалистом отдела персонала. Директор по персоналу утверждает потребность в новых сотрудниках и передает данные в отдел кадров. Каждая новая должностная единица вносится в штатное расписание.

1. Данные для расчета потребности в персонале

Для расчета потребности в новых сотрудниках учитываются следующие данные:

• текучести персонала в Компании и в среднем по отрасли;
• сезонных изменений рынка труда, снижения и увеличения активности на рынке труда;
• предложений вузов;
• сезонных эпидемий вирусных заболеваний;
• декретных отпусков;
• по времени отсутствия сотрудников, находящихся в длительных командировках;
• увеличения рабочих мест в соответствии с расширением производства;
• освобождения должностей в результате реализации программы индивидуальной карьеры и повышения сотрудников на позиции руководителей;
• ротацииуправленческого персонала в филиалы и дочерние предприятия.

1. Расчет нагрузки отдела подбора персонала

Отдел по подбору персонала производит расчет средней численности открытых вакансий на месяц. Из расчета среднего числа потребности в новых сотрудниках рассчитывается рабочая нагрузка специалистов отдела подбора персонала. Менеджер по персоналу распределяет нагрузку между рекрутерами и представляет ежемесячный отчет Директору по персоналу.

Раздел 4. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЗАЯВОК НА ПОДБОР ПЕРСОНАЛА

Заявку на подбор персонала подает руководитель подразделения. Заявка оформляется на отдельном бланке установленного образца (Приложение 1). Каждая заявка оформляется на подбор одной штатной единицы с наименованием должности и подразделения. Если в подразделении возникает потребность в двух и более сотрудниках с идентичной должностью, то заявки оформляются отдельно на подбор каждой новой единицы.

Заявка подается на имя директора по персоналу Компании с указанием желаемого срока выхода нового сотрудника на работу.

После подтверждения Директором по персоналу заявки передаются в отдел по подбору персоналу менеджеру. Менеджер по подбору распределяет заявки между специалистами по подбору.

Специалисты по подбору персонала согласовывают требования по заявкам с руководителями подразделений в течение двух дней после получения заявки.

1. Профиль кандидата

Заявка на подбор нового сотрудника составляется в соответствии с требованиями к образованию, квалификации, опыту, которые установлены в профессиональном профиле.

Профиль кандидата (профессиональный профиль) разрабатывается отделом подбора персонала совместно с представителями подразделений компании. Для повышения качества подбираемого персонала профиль кандидата применяется при поиске и отборе соискателей на должность.

Профиль кандидата должен содержать полную информацию об образовании, опыте, квалификации, личностных компетенциях идеального работника на соответствующей должности. Эти данные являются основой первичной оценки кандидатов при отборе. Профиль кандидата разрабатывается в соответствии с формой установленного образца (Приложение 2).

1. Порядок согласования заявки отдела по подбору с производственным подразделением

В случае возникновения необходимости замещения вакантной должности руководитель структурного подразделения формулирует требования к соискателю и условия его занятости, излагая их в форме стандартного бланка Заявки на подбор персонала, подписывает ее и передает в отдел подбора персонала.

После оформления заявки и передачи ее в отдел подбора персонала рекрутер, которому поручают подбор соответствующего работника, может уточнять требования к кандидату в случае необходимости у руководителя подразделения, от которого поступила заявка. Форма и время согласования и уточнения требований к кандидату на должность устанавливается сторонами самостоятельно.

При необходимости служба персонала проводит мониторинг рынка труда и сообщает среднюю заработную плату по данной вакансии руководителю структурного подразделения, заполняющему заявку.

В ситуации, когда подается заявка на должность, не предусмотренную действующим штатным расписанием, руководитель соответствующего подразделения готовит письменное обоснование введения новой должности, в котором указывает сумму компенсационного пакета, описание основных задач и функций сотрудника, изменения, которые необходимо внести в должностные инструкции существующих работников, взаимодействующих с новой штатной единицей.

На основе этого обоснования и в случае признания его целесообразности директор Компании утверждает приказ о введении новой должности в штатное расписание предприятия.

Днем принятия заявки в работу является дата утверждения заявки директором Компании. Общий срок конкурса не должен превышать одного месяца со времени появления вакансии. Для позиций высшего управленческого уровня срок подбора определяется индивидуально в каждом конкретном случае.

Подбор персонала проводится на конкурсной основе.

Раздел 5. МЕТОДЫ ПОИСКА ПЕРСОНАЛА

Метод поиска новых сотрудников выбирается в зависимости от сложности процедуры подбора, уровня квалификации, места должности в структуре управления Компанией.

В Компании приняты следующие правила выбора метода подбора персонала.

1. Массовый подбор персонала

Применяется для подбора большого количества сотрудников с низкой квалификацией. Отдел по подбору персонала проводит подбор специалистов самостоятельно без помощи сторонних подрядчиков.

1. Простой поиск

Направлен на привлечение основной массы специалистов операционного уровня. Отдел по подбору самостоятельно осуществляет поиск и подбор специалистов средней и высокой квалификации по заявкам руководителей подразделений.

1. Executive search

Используется для поиска редких специалистов и/или управленцев среднего звена. Ответственность за подбор уникальных специалистов и руководителей несет менеджер отдела подбора персонала. В случае необходимости менеджер по подбору персонала обращается в кадровые агентства, с которыми Компания состоит в договорных отношениях по оказанию услуг поиска и подбора персонала.

Менеджер по подбору персонала готовит письменное обоснование для обращения в агентство по подбору персонала и подает его директору по подбору персонала. В письменном обращении указываются следующие данные:

• наименование должности в структуре управления Компанией;
• наименование кадрового агентства, которое будет выполнять заказ на подбор;
• сроки поиска, в соответствии с заявкой руководителя подразделения компании;
• обоснование причин, по которым отдел по подбору персонала не может самостоятельно выполнить заказ на подбор данного сотрудника.

1. Источники поиска персонала

Служба персонала организует подбор персонала, используя различные источники поиска, зависящие от уровня и требований, предъявляемых к вакантной должности.

1. В качестве основных источников поиска и подбора персонала в Компании принимаются:

• поисковые системы Интернет, с которыми Компания заключает договор на оказание услуг (HeadHunter, Superjob);
• открытые поисковые системы, которые предоставляют право пользования информацией о соискателях без заключения договора;
• базы данных кадровых агентств, с которыми Компания заключила договор подряда или договор на оказание услуг;
• центры труда и занятости, в которые Компания обращается для поиска персонала в регионах и покрытия потребности персонала в центральном офисе;
• средства массовой информации, периодические издания, публикующие объявления частных лиц и работодателей о поиске и предоставлении работы, которые приобретаются Компанией каждый месяц по мере обновления публикаций;
• компании, работающие в идентичном секторе бизнеса.

1. В Компании не рекомендуется применять следующие источники поиска:

• рекомендации сотрудников Компании, состоящих в дружеских или родственных отношениях с работником, предлагаемым на открытую вакансию. Приоритетным считать профессиональное тестирование;
• рекомендации работодателя, Компанию которого покинул нанимаемый работник. Для того чтобы избежать субъективной оценки и не полагаться только на предыдущий опыт сотрудников, в Компании не рекомендуется обращаться к предыдущему нанимателю работника. Вместо этого отделу персонала рекомендуется проводить испытание сотрудников на выявление потенциальных способностей кандидатов.

1. Внутренний набор персонала

Внутренний набор персонала предполагает в качестве источника поиска анализ внутренних ресурсов среди сотрудников.

Внутренний поиск осуществляется в случаях:

• необходимости сокращения расходов на поиск и упрощения процедуры подбора;
• реализации программы профессионального развития сотрудников.

Для внутреннего поиска персонала отдел по подбору персонала информирует сотрудников об открытии вакансии. Получив заявления сотрудников, желающих пройти конкурс, уполномоченный специалист отдела подбора персонала собирает и анализирует информацию о сотрудниках.

После выбора кандидатов, наиболее соответствующих требованиям профессионального профиля, специалист направляет анкетные данные о работниках руководителю подразделения, для которого осуществляется подбор.

Претендент на должность проходит собеседования в обычном, установленном порядке с должностными лицами Компании (представителем Службы персонала, руководителем структурного подразделения, в котором существует вакансия, директором и др.).

Принятие окончательного решения о приеме кандидата на вакантную должность в случае внутреннего подбора осуществляется в обычном порядке, принятом для отбора соискателей на открытую вакансию.

1. Поиск с помощью базы данных о соискателях

Поиск с помощью базы данных предполагает выявление претендентов на замещение вакансии из числа уже имеющихся кандидатов в базе.

В случае если освобождается вакансия, для которой был создан резерв соискателей, то эта вакансия заполняется по возможности из тех соискателей, которые отмечены в базе как удачно прошедшие собеседование, но не принятые в Компанию в силу различных обстоятельств на тот момент.

Раздел 6. БАЗА ДАННЫХ О СОИСКАТЕЛЯХ

1. Наполнение разделов базы данных о соискателях

В целях повышения качества процедур подбора персонала, хранения и пользования данными о подборе в Компании ведется База данных о соискателях.

Информацию о кандидате в Базу данных заносит специалист отдела подбора персонала, у которого эта вакансия в работе. Либо специалист отдела, который первым получил резюме от соискателя или по другим каналам. Информация о кандидате должна содержать фамилию и имя, дату занесения информации в базу, резюме кандидата, данные об источнике, где было найдено резюме, также название должности, на которую претендует кандидат, информацию о контактных данных. В случае если резюме поступило от кадрового агентства без указания контактной информации, то в базу вносятся данные о кадровом агентстве и контактом лице, с которым будет вестись работа по данному кандидату.

По каждому соискателю в базу систематически вносится информация о том, на какой стадии находится работа рекрутера с кандидатом. В случае если с кандидатом не ведется работа более пяти дней и нет никаких пометок о том, какие договоренности имеются с данным соискателем, менеджер отдела подбора персонала должен устранить недочеты в работе с базой данных, выяснить у соискателя и рекрутеров отдела, какая работа проводится и какие действия запланированы. Вся полученная информация вносится в базу данных. Информация о соискателях носит конфиденциальный характер и должна храниться соответствующим образом.

1. Публикация вакансии

При публикации вакансии в СМИ или на специализированных сайтах информация об этой публикации должна быть внесена в Базу данных. Эта информация должна содержать сведения о дате открытия вакансии, дате окончания срока публикации, уникальный код вакансии, название самого СМИ или веб-сайта, где публикуется вакансия, а также указание на рубрику или раздел, в котором она опубликована. В базу данных эту информацию заносит сотрудник отдела, осуществляющий публикацию вакансии.

Описание вакансии в базе данных составляется специалистом, ведущим работу по закрытию вакансии для заказчика. Информация о заказчике должна содержать: условное наименование подразделения, полное официальное наименование подразделения, а также список контактов лиц с обязательным указанием фамилии, имени и должности контактного лица.

Раздел 7. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНТЕРВЬЮ В ОТДЕЛЕ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

С целью повышения качества подбираемого персонала в Компании проводится несколько этапов интервью.

1. Порядок проведения телефонного интервью

Целью проведения телефонного интервью является:

• уточнение информации, предоставленной соискателем в резюме;
• отбор кандидатов, наиболее соответствующих требованиям, указанным в заявке, для приглашения на собеседование в Компанию или передачи лицу, ответственному за заявку.

На основании информации, полученной от соискателя, интервьюером формируются результаты проведения интервью или характеристика кандидата (Приложение 3).

1. Порядок проведения интервью в отделе подбора

Первое интервью проводит специалист отдела подбора, который принял соответствующую заявку в работу. В ходе интервьюирования рекрутер:

• рассматривает представленные соискателем документы, делает предварительные выводы о соответствии заявленных в резюме данных;
• оценивает деловые качества соискателя и результаты его профессиональной деятельности на предыдущем рабочем месте;
• заслушивает сообщения соискателя о профессиональной деятельности на предыдущем месте работы;
• проводит объективное и доброжелательное обсуждение профессиональных успехов и недостатков деятельности претендента;
• задает соискателю сопутствующие вопросы, касающиеся профессиональной деятельности, образования, опыта и прочих данных;
• проводит презентацию Компании перед соискателем, раскрывает последующие возможности кандидата на должность после выхода его на работу в Компанию.
• целью очного собеседования является окончательный отбор соискателей для представления к рассмотрению лицу, ответственному за заявку.

1. Профессиональное тестирование

С целью получения более полной информации о соискателе практикуется тестирование. Выбор тестовых методик осуществляется индивидуально на основании требований, указанных в заявке, к профессиональным и личностным особенностям соискателя.

Заполненные бланки тестовых методик, количественные результаты носят конфиденциальный характер и хранятся в отделе подбора персонала соответствующим образом.

Характеристика результатов тестирования излагается в виде общего заключения в форме результатов тестирования с целью передачи лицу, ответственному за заявку. Характеристика результатов тестирования служит источником дополнительной информации к результатам собеседования, а не наоборот.

По результатам проведенного собеседования интервьюер заполняет форму «Характеристики кандидата» или вносит коррективы в уже заполненную по итогам телефонного интервью характеристику.

Интервьюер проводит анализ анкеты, результатов тестирования, собеседования и принимает решение о допуске кандидата на собеседование с лицом, ответственным за заявку.

Данные кандидата (резюме, анкета, результаты тестирования, характеристика кандидата), прошедшего отбор в отделе персонала, комментируются и представляются на рассмотрение руководителю подразделения, ответственному за заявку.

Раздел 8. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНТЕРВЬЮ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Специалист отдела подбора персонала организует собеседование кандидата с руководителем подразделения или его представителями, ответственными за заявку.

Представители подразделения, ответственные за заявку, в трехдневный срок сообщают о результатах собеседования в отдел по подбору персонала.

Заключительный этап собеседования и принятие решения о приеме на работу осуществляется директором Компании, после чего кандидату делается предложение о работе и совместно с ним определяется дата его выхода на работу, которые фиксируются в приказе после заявления соискателя о принятии на работу.

Заполнение кандидатом анкеты, знакомство с документацией кандидата, тестирование, собеседования, проверка представленных данных кандидатом, прохождение стажировки не являются гарантией приема на работу.

Если кандидат по ряду причин не выдерживает конкурс, он заносится в банк данных соискателей (в резерв соискателей).

Раздел 9. КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1. Ответственность директора по персоналу

Директор по персоналу Компании несет ответственность за надлежащую организацию работы по обеспечению кадрами Компании.

1. Ответственность руководителей подразделений

Руководители структурных подразделений несут ответственность в части предоставления всей необходимой информации, корректности заполнения заявки и соблюдения процесса подбора персонала согласно данному Регламенту.

1. Ответственность руководителя отдела по подбору персонала

Менеджер отдела подбора персонала несет ответственность за организацию качественной работы отдела подбора персонала.

1. Ответственность специалиста отдела по подбору персонала.

Специалист отдела по подбору персонала несет ответственность за качественное и своевременное выполнение процедур подбора персонала, проведения тестирования, организации и проведения собеседования с кандидатами на вакантную должность, предусмотренных настоящим Регламентом.

Пример положения об организации подбора персонала в Компании.

Данное положение очень важно для внедрения единого стандарта подбора персонала в Компании, в которым описаны процедуры подачи заявок от подразделений, описание инструментов и источников поиска кандидатов, процедур собеседования и оценки кандидатов, сроков поиска, отчетности и ответственности сторон.

Внимание примерная форма!

Скачать образец положения об организации подбора персонала >>>

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «_________»
______________ ФИО
«___» ___________ 2021 г.

Положение об организации подбора персонала в Компании

1. ОБШИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ
3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
4. ПОРЯДОК ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
5. ОТЧЕНОСТЬ
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1 ОБШИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящее Положение определяет единые стандарты подбора персонала в Компании.
1.2 Данным Положением, должны руководствоваться лица, которые участвуют в процессе подбора персонала во всех подразделениях Компании.
1.3 Основной целью подбора персонала является своевременное и максимально эффективное удовлетворение потребности Компании в обеспечении человеческими ресурсами.
1.4 Основными задачами системы подбора являются:
— поиск и отбор кандидатов, максимально соответствующих требованиям к должности;
— формирование и постоянное пополнение базы внешнего резерва кандидатов;
— анализ эффективности мероприятий по подбору, с последующей корректировкой при необходимости.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ
2.1 Подбор персонала – процесс привлечения кандидатов соответствующей квалификации для замещения определенной должности.
2.2 Заявка – стандартизированная форма, которая фиксирует потребность в персонале.
2.3 Инициатор заявки – лицо, подающее заявку на подбор персонала (чаще всего руководитель подразделения, в которое осуществляется подбор).
2.4 Исполнитель – лицо ответственное за поиск и подбор персонала.
2.5 Кандидат / претендент на замещение вакантной должности – лицо, участвующее в конкурсе на замещение вакантной должности.
2.6 Компетенция – поведенческая характеристика, необходимая сотруднику для успешного выполнения рабочих функций, отражающая необходимые стандарты поведения
2.7 Знание – обладание проверенной информацией, которая используется при выполнении работы.
2.8 Навык – знание и умение, необходимые для выполнения работы на определенной должности для достижения результата.
2.9 Компетентность – совокупность компетенций необходимых для эффективной деятельности.
2.10 Профиль должности — описание компетенций, опыта и анкетных данных, необходимых для выполнения определенной работы в организации на определенной должности.
2.11 Стоп — лист – перечень компаний (корпораций, организаций и т.д.), из которых не рассматривают кандидатов на вакансию/Ф.И.О. кандидатов, которые по каким-либо причинам не рассматриваются на определенную вакансию.
2.12 Предложение работы (Job-оффер) – в письменной форме, которое закрепляет за работодателем готовность принять на работу сотрудника, в нем указывается позиция, оклад и срок выхода на работу, могут быть указаны размеры материального поощрения и наличие/отсутствие социального пакета.

3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
3.1 Основными принципами подбора персонала являются:
— осуществление подбора только на должности, существующие в штатном расписании подразделения при наличии штатной единицы;
— осуществление подбора только при наличии заявки, профиля и должностной инструкции;
— осуществление подбора на конкурсной основе;
— преимущественное право на замещение вакансий сотрудниками предприятия (Кадровый резерв) при условии соответствия требованиям, указанным в заявке/профиле должности;
— закрытие вакансий на основании утвержденных плановых сроков, которые зависят от уровня должности вакантной позиции;
— соответствие кандидата на замещение вакантной должности критериям должности, которые указаны в профиле должности;
— распределение ответственности за закрытие вакансий на основании принадлежности к подразделению.
3.2 Лицами ответственными за подбор персонала, являются специалист по подбору и адаптации персонала, а также менеджеры по персоналу, которым руководитель Службы персонала передал данные полномочия.

4. ПОРЯДОК ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
Процесс подбора персонала включает в себя следующие этапы:
— подготовительный этап;
— поиск кандидатов;
— предварительный отбор кандидатов;
— окончательный отбор кандидатов;
— сроки закрытия заявки;
— прекращение поиска кандидатов.
4.1 Подготовительный этап
4.1.1 Основанием для открытия вакантной должности может быть:
— увольнение сотрудника, ранее занимавшего данную должность;
— плановая замена сотрудника занимающего должность;
— перевод сотрудника на другую должность;
— введение в штатное расписание новой штатной единицы.
4.1.2 Требования к кандидату формируются на основании утвержденного профиля должности, утвержденной должностной инструкции по Ф2, и согласованной заявки на подбор персонала.
4.1.3 Руководитель подразделения, в котором открылась вакантная должность, заполняет стандартную форму — Заявка на подбор персонала (приложение 1), создает служебную записку, в которой необходимо выбрать образец заявки на подбор — заполняет поля (приложение 2), прикладывает профиль должности и должностную инструкцию (Ф2) и отправляет одновременно по сценарию на ознакомление лицу, ответственному за подбор персонала.
4.1.4 Процесс согласования Заявки всеми ответственными лицами контролирует и несет ответственность инициатор заявки на подбор.
4.1.5 После согласования заявки всеми ответственными лицами подбор персонала осуществляется на основе Алгоритма подбора персонала (приложение 3).
4.1.6 Если для инициатора заявки на подбор вакансия не является срочной (в исключительных случаях), то она не ограничивается утвержденным сроком закрытия.
4.1.7 Днем принятия заявки в работу является дата заполнения стандартного бланка и его передачи в службу персонала, которая отмечается подписью руководителя Службы персонала.
4.1.8 Исполнитель фиксирует дату подачи заявки в регистрационном журнале базы 1С (приложение 4) и приступает к поиску кандидатов на замещение данной вакантной должности.
4.1.9 Исполнитель осуществляет закрытие вакансий в порядке очередности поступления Заявок на поиск персонала от инициаторов, согласно установленным срокам закрытия вакансий.
4.1.10 Инициатор заявки на подбор персонала, после согласования заявки обязан проверить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места нового сотрудника. В случае необходимости, обеспечить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места за 3 дня до выхода сотрудника на работу с обозначенным испытательным сроком.
4.2 Поиск кандидатов
4.2.1 Исполнитель проводит переговоры с инициатором, с целью определения для себя взаимодействия по Заявке. Уточняет график встреч и готовность руководителя принимать участие в предварительном просмотре резюме потенциальных кандидатов на данную вакансию. Инициатор может отклонить резюме кандидата на замещение вакантной должности с обязательным комментарием причины.
4.2.2 В случае, если инициатор имеет перечень компаний/кандидатов, из которых/ которые не могут рассматриваться на данную вакансию, то он может сформировать «стоп-лист» для исполнителя, который предоставляется в виде списка.
4.2.3 Ответственный за подбор персонала организует поиск кандидатов, используя различные источники, зависящие от уровня и требований, предъявляемых к вакантной должности. Главными критериями при выборе источника поиска кандидатов являются: эффективность источника и стоимость его использования.
4.2.4 Возможные источники поиска:
— размещение вакансии на корпоративном портале в разделе «Вакансии»
— использование баз данных резюме / контактов кандидатов.
Выявление претендентов на замещение вакансии из числа уже имеющихся кандидатов из внешнего резерва в базе (электронной/1С);
— информация от соискателей о других специалистах;
— информация о потенциальных кандидатах от сотрудников, представителей партнеров, конкурентов и др.;
— использование специализированных сайтов сети Интернет, например таких, как:
а) hh.ru
б) rabota.ru
в) zarplata.ru
г) avito.ru и.др.
— использование печатных/теле/видео источников. Размещение объявлений в СМИ.;
— распространение листовок на улицах, в магазинах, общественном транспорте;
— вузы и профильные учебные заведения;
— заявки в кадровые агентства, центры занятости;
— участие в «ярмарках вакансий», выставках, презентациях;
— использование социальных сетей, например таких, как:
а) www.linkedin.com;
б) vk.com;
в) facebook.com;
— прямой поиск соискателей.
Осуществляется посредством поиска информации о компаниях и потенциальных кандидатах; сбора рекомендаций; установления контакта с интересующими кандидатами.
4.2.5 Информация, предоставляемая на рынок труда для привлечения кандидатов, должна содержать следующие сведения:
— специфика организации;
— характеристика должности (описание круга задач, возможность карьерного роста и т.д.);
— профиль требований к кандидату (набор необходимых профессиональных, личностных, корпоративных и управленческих компетенций, опыт и др.);
— особенности условий труда.
4.2.6 Исполнитель анализирует эффективность использования того или иного источника поиска кандидатов на конкретную должность. Если источник неэффективен, его необходимо заменить.
4.2.7 Исполнитель на постоянной основе формирует, пополняет и использует базу 1С «Управление персоналом» резюме кандидатов из внешнего резерва (приложение 6).

4.3 Предварительный отбор кандидатов
4.3.1 Исполнитель осуществляет тщательный отбор поступивших резюме, на соответствие требованиям указанных в профиле, должностной инструкции и заявке.
4.3.2 При первичном телефонном общении с кандидатами, заинтересованными в вакансиях, исполнитель выявляет соответствие формальным требованиям и степени заинтересованности кандидата (возраст, уровень притязаний, желаемые условия труда и т.д.).
4.3.3 В случае выявления соответствия первичным требованиям по итогам телефонного интервью, происходит приглашение кандидатов на собеседование. Если у кандидата нет развернутого резюме, ему необходимо заполнить анкету. Цель собеседования: определить степень соответствия кандидата предполагаемой должности, получить информацию о личностных качествах, мотивах и целях кандидата. Также необходимо проверить кандидатов на соответствие корпоративным компетенциям.
4.3.4 Стандарт проведения собеседования включает в себя следующие этапы:
— установление контакта (приветствие кандидата, создание благоприятной атмосферы – 5 мин.);
— интервью с кандидатом (30-40 мин.);
— вопросы кандидата (информация о компании, презентация вакансии 5-7 мин.);
— завершение собеседования (договоренность о дальнейших действиях).
4.3.5 После прохождения собеседования, кандидатам необходимо оговорить конкретный срок, когда они могут узнать ответ о результате прохождения собеседования.
4.3.6 При не соответствии Кандидата должности сделать предложение о другой вакансии более подходящей Кандидату, при наличии других вакансий или оставить резюме в Кадровый резерв Компании.
4.3.7 Проводить собеседование с кандидатом необходимо таким образом, что даже в случае не соответствии Кандидата должности, у Кандидата должно остаться положительное впечатление о Компании.

4.4 Окончательный отбор кандидатов
4.4.1 Прошедшие предварительный отбор 2 — 3 наиболее вероятные претенденты на замещение вакантной должности, рекомендуются к собеседованию с инициатором заявки. Лицо, ответственное за подбор, предоставляет резюме кандидатов со своими комментариями. После согласования кандидатур, исполнитель уточняет у инициатора удобное время для встречи и приглашает кандидатов на повторное собеседование. Цель данного собеседования – оценка профессиональных навыков кандидатов.
4.4.2 Инициатор заявки на подбор персонала в течение одного дня обязан предоставить ответ в виде комментариев, по каждому кандидату, с которым состоялась встреча.
4.4.3 Отобранный кандидат направляется на прохождение собеседования с руководителем Службы персонала.
4.4.4 В случае, если руководитель Службы персонала согласовал отобранного кандидата, кандидата направляют на прохождение собеседования с сотрудником департамента безопасности. Для этого исполнителю необходимо предоставить на кандидата следующий пакет документов:
— анкета;
— резюме;
— ксерокопия паспорта;
— копия ИНН;
— копия диплома.
4.4.5 Специалист департамента безопасности (ДБ) обязан в 3 (трех) дневный срок сделать заключение о кандидате, и предоставить информацию в письменном виде.
4.4.6 Сотрудник ДБ имеет право отказать кандидату в трудоустройстве в следующих случаях:
— наличие уголовной или административной ответственности у кандидата либо у ближайших родственников (муж/жена, отец, мать, брат, сестра, мачеха, отчим, опекуны, сын, дочь, гражданский муж/жена), в зависимости от степени тяжести и характера проступка /преступления;
— предоставление заведомо ложной информации о себе либо о ближайших родственниках (муж/жена, отец, мать, брат, сестра, мачеха, отчим, опекуны, сын, дочь, гражданский муж/жена);
— получение негативной информации с предыдущих мест работы, решение об отказе в трудоустройстве принимается коллегиально с непосредственным руководителем кандидата и ответственными лицами;
— наличие кредитных или иных не выполненных финансовых обязательств;
— выявление связи кандидата с силовыми структурами, в зависимости от специфики служебных обязанностей в Компании;
— если ближайшие родственники работают в компаниях, которые являются прямыми конкурентами Корпорации, решение об отказе в трудоустройстве принимается коллегиально с непосредственным руководителем кандидата и ответственными лицами;
— если кандидат попадает под прямое или непосредственное подчинение ближайшего родственника (муж/жена, отец, мать, брат, сестра, мачеха, отчим, опекуны, сын, дочь, гражданский муж/жена), либо сам будет прямым или непосредственным руководителем ближайшего родственника.
4.4.7 По запросу руководителя Службы персонала, в случае принятия отрицательного решения по кандидату, специалист СБ обязан сообщить причину отказа.
4.4.8 При положительном заключении департамента безопасности, при необходимости, заключительный этап собеседования и принятие решения о приеме на работу может осуществляется Генеральным директором.
4.4.9 При согласовании кандидатуры в случаи необходимости, кандидату делается предложение о работе с разъяснением условий оплаты и труда и совместно с ним определяется дата его выхода на работу.
4.4.10 Для кандидатов 1 — 3 уровня управления должности рекомендовано составление письменного предложения о работе, который отправляет исполнитель на электронный адрес от лица руководителя либо вручается ему лично.
4.4.11 Ответственность за составление предложения о работе для кандидатов 1-3 уровня управления должности несет инициатор заявки на подбор.
4.4.12 Для кандидатов 4 — 7 уровня управления должности рекомендуется делать устное предложение о работе, которое может звучать следующим образом, пример:
«Мы рады предложить Вам данную вакансию, ждем Вас в понедельник (другой день) в 9:00 (либо другое время). Хотим поблагодарить Вас за то, что вы остановили выбор на нашей компании. В первый рабочий день, Вам необходимо иметь с собой следующий пакет документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка, диплом об образовании, 2 фотографии 3х4».
4.4.13 В случае, если между днем договоренности и фактической датой выхода сотрудника на работу продолжительность периода больше 1 (одной) недели, исполнитель должен поддерживать связь в телефонном режиме с периодичностью 1 (один) раз в неделю. Если период от 1 (одного) месяца и более — рекомендуется созваниваться не реже 2 (двух) раз в месяц.
4.4.14 После принятия окончательного решения по кандидатуре на должность, все кандидаты которые встретились с исполнителем на должности 1 (первого) уровня управления должности, и по которым приняты отрицательные решения, должны получить вежливый отказ о приеме на работу, пример:
«Большое спасибо за потраченное Вами время. На сегодняшний момент наши задачи, не смогут эффективно задействовать Ваш потенциал. В случае, если мы сможем предложить для Вас достойную вакансию, Наши специалисты обязательно с Вами свяжутся и предложат достойную позицию».
4.4.15 После принятия окончательного решения, кандидаты на должности 2 — 6 уровней управления должности которые встретились с исполнителем, и по которым приняты отрицательные решения, должны получить вежливый отказ о приеме на работу.
Исполнителю рекомендуется оставлять свою визитную карточку с контактным номером телефона и определить четко оговоренный промежуток времени, позвонив по которому в установленное время, кандидат может узнать принятое решение по его кандидатуре.
Пример:
а) «Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме, и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»;
б) «Большое спасибо за потраченное Вами время. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Ваше резюме будет сохранено в нашей базе данных и, возможно, мы вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность».
4.4.16 Информацию о не принятых на работу кандидатах в день принятия решения о закрытии вакансии исполнитель заносит в базу данных кандидатов 1С с подробной информацией о каждом кандидате и результатах контактов.
4.4.17 В день выхода нового сотрудника на работу его оформление проводится согласно Положению о порядке приема, перевода, увольнения сотрудников Компании.
4.5 Сроки закрытия заявки на подбор
4.5.1 После получения Заявки, исполнитель обязан провести подбор кандидатов в сроки, установленные настоящим Положением, в зависимости от уровня должности подбираемого персонала для работы в Корпорации.

4.5.2 Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр заявки на подбор, с корректировкой сроков закрытия, в случае, если: количество предоставляемых финальных кандидатов превышает 5 человек (при условии, что они все соответствуют критериям профиля и Заявки) и ни один из них не был выбран (без аргументированной причины отказа).
Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр сроков закрытия соответственно количеству дней, в которые руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал, в случае, если:
— руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в командировке, более 5 дней;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в отпуске;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте по болезни, более 5 дней;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте без пояснения причин, более 5 дней.
Для этого исполнитель должен составить служебную записку, с обоснованием причины продления срока закрытия вакансии. Служебную записку в обязательном порядке должны согласовать:
— руководитель структурного подразделения, в котором открыта вакансия;
— руководитель службы персонала.
4.5.3 В случае, когда кандидат по поданной заказчиком Заявке подобран, утвержден и приступил к выполнению своих обязанностей в установленный срок, но впоследствии по каким-то причинам отказался от работы на предприятии, то дата исполнения Заявки по подбору кандидата фиксируется повторно со дня наступления событий, и процесс подбора повторяется по пунктам 4.1.9-4.4.16.
4.5.4 В случае, если в течение работы по заявке инициатор меняет основные требования (опыт работы, наличие специальных знаний и навыков) либо допускает ошибку в основных требованиях, то заявка аннулируется и составляется новая с учетом изменившихся требований, соответственно исполнителю устанавливаются новые сроки закрытия вакансий согласно ее уровню.
4.5.5 В случае, если от даты подачи заявки, прошла половина установленного срока на закрытие вакансии и исполнитель не предоставил на рассмотрение инициатору ни одного кандидата, то инициатор имеет право подать запрос в виде служебной записки на имя руководителя исполнителя, с целью провести анализ причины ее неисполнения.
4.6 Прекращение поиска кандидатов
4.6.1 В случае, если необходимость в подборе теряет актуальность, инициатор заявки, немедленно сообщает об этом руководителю исполнителя (с указанием причины) для прекращения работы над данной Заявкой в виде служебной.

5. ОТЧЕТНОСТЬ
5.1 С целью оперативного обмена информацией, лицо, ответственное за подбор направляет следующую отчетность на согласование руководителю Службы персонала.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1 Инициатор заявки на подбор несет ответственность за:
— предоставление всей необходимой информации и корректности заполнения Заявки на подбор;
— проверку профессиональных качеств кандидатов;
— соблюдение процесса подбора персонала согласно данному Положению;
— принятие решения о найме кандидата на работу;
— подготовку Предложения работы;
— своевременную подготовку оборудованного рабочего места.
6.2 Исполнитель несет ответственность за:
— соблюдение стандартов подбора персонала регламентирующего данным положением;
— качество предоставляемых кандидатов (требования в заявке должны совпадать с профессиональными и личностными качествами кандидата);
— соблюдение сроков на закрытие вакансий;
— своевременное предоставление отчетов перечисленных в разделе 5.
6.3 Начальник отдела подбора и развития несет ответственность за:
— организацию и управление процессом подбора в рамках Управляющей компании;
— предоставление сводных отчетов перечисленных в разделе 5.
6.4 Руководитель службы персонала
— организацию и контроль процесса подбора в разрезе должностей.
6.5 Специалист департамента безопасности несет ответственность за:
— своевременную и качественную проверку биографических данных кандидатов;
— предоставление информации о причинах отказа по кандидатам, в случае запроса директора департамента управления персоналом.

Приложения и формы содержатся в образце для скачивания.