Информация будет передана руководству

Дорогой руководитель, спасибо Вам за важные принятые решения, поддержку и доброту. Вы всегда понимаете, уважаете сотрудников и профессионально подходите к делу. От всей души хочется поблагодарить такого замечательного человека, как Вы.

***

Спасибо Вам за то, начальник, что Вы такой чуткий, внимательный и компетентный директор! Мне очень повезло с Вами. Надеюсь, что наше сотрудничество будет эффективным, продуктивным и продолжительным.

***

Директор, благодарю Вас за мудрость в принятии решений, чуткость в делах, верность своей профессии. Хочется сказать Вам спасибо за работу и пример, как надо добиваться поставленных целей. Пускай Вас ждут новые проекты и невероятные высоты!

***

Начальник, спасибо Вам! Пускай Вам удается все, что Вы захотите! Желаю покорения любых вершин! Благодарность Вам за то, что вы любите свою работу и всегда находите время для общения с сотрудниками.

***

Начальник, весь коллектив гордится Вами! И я, в том числе! Спасибо за полезные советы и профессионализм. Сердечная Вам благодарность и пожелание ярких, счастливых достижений!

***

Директор, моя Вам благодарность! Спасибо, что Вы всегда грамотны в делах, сердечны — к сотрудникам и компетентны в любых вопросах. Без сомнения, Вы — мастер своей профессии и хороший человек.

***

Начальник, благодарю Вас за труд, умения, профессиональный подход к делу. Спасибо, что научили нас многим моментам в деле и показали как нужно относиться к работе, которую ценишь и любишь.

***

Дорогой директор! У Вас есть много наград, званий и достижений. Но самое главное, что Вы — прекрасный человек с доброй душой, открытым сердцем и дружелюбным отношением ко всем. Спасибо Вам за то, что научили нас многому и продолжаете это делать день ото дня.

***

Начальник, спасибо Вам за многолетний труд и тот вклад, который Вы внесли в наше общее дело. Пускай служебные задачи решаются легко и оперативно, в жизни будет стабильность, дух всегда остается бодрым, а оптимизм — неиссякаемым. Благодарность и низкий поклон.

***

Директор, хочется сказать слова благодарности и почтения за Ваш профессионализм. Благодарю за помощь, которую вы оказываете в деле и компетентность в вопросах проектов. Пускай Вас всегда радует работа сотрудников и их стремление к лучшему!

***

Начальник, хочется от всего сердца поблагодарить Вас за все! Я удивляюсь, как для Вас нет неподъемных проблем и нерешаемых задач! Вы — наш ориентир, пример и образец! Пускай Ваши дни будут продуктивными, а выходные — душевными!

***

Начальник, я безмерно благодарен Вам за кропотливый, добросовестный труд. Каждый раз удивляюсь, как человек может быть предан своему делу и профессии. Вы — талант и мастер, который всегда будет эталоном для коллектива.

***

Начальник, спасибо, что искренне преданы своему делу и умеете найти подход к каждому сотруднику предприятия. Вы ответственны, трудолюбивы, компетентны. Иногда Ваш творческий подход к решению задач нас приятно удивляет.

***

Начальник, пускай удача сопутствует любым Вашим делам. Я от лица коллектива хочу выразить Вам свое почтение, уважение и благодарность. Пускай всегда дело спорится, а число наград увеличивается.

***

Благодарим Вас, начальник, за всегда теплый подход к сотрудникам! Вы способны понять и решить любую трудную задачу и направить нас в грамотном направлении. Приятно работать с тем, кто любит свою профессию и радеет за дело всей душой.

***

Директор, хочется сказа Вам теплые слова за Ваш профессионализм, доброту к сотрудникам и уважение к непростому труду подчиненных. Вы — великий начальник, который знает, как важно дружно работать в команде и поддерживать друг друга в любых проектах.

***

Выражаем Вам благодарность, наш директор, за профессионализм в деле, консультацию в процессе выполнения проекта и уважение к нам. Приятно сотрудничать с честным, компетентным, умным человеком, как Вы. Надеемся на дальнейшие новые совместные проекты.

***

Директор, спасибо, что всегда внимательны и честны к нам, сотрудникам. Признательность и огромная благодарность Вам за труд и опыт. Добрые пожелания, теплые слова в Ваш адрес! Ваш труд почтенен и труден, но Вы никогда не забываете помочь коллегам.

Сила слова руководителя

Многие руководители думают, что «сила слова» зависит от таких вещей, как: насколько сдвинуты у него брови (как у Ивана Грозного), или от того, как руководитель выглядит, насколько у него дорогой костюм или крутое кресло, автомобиль, или от того, что он может себе позволить периодически заорать и ударить по столу так, что тот начинает трещать.

В действительности, «сила слова» зависит от личности руководителя: насколько он является примером в работе. Когда человек сам достиг в какой-то области очень хороших результатов, то его «сила слова» сразу увеличивается в несколько раз. Есть такая тенденция в обществе – слепо верить мнению «авторитета», прислушиваться к нему, воспринимать его, как мнение «эксперта». Что значит эксперт? Это человек с великолепным образованием? Возможно. Но намного важнее результаты этого эксперта — чего он достиг сам. К примеру, эксперт дает советы по здоровью, по семье или по бизнесу — важно обратить внимание на то, как у него самого со здоровьем, с семьей, с бизнесом? И зачастую бывает так, что человек принимает советы от того, у кого самого в этой области результаты, мягко говоря, незначительны.

Отнесем вышеописанное с руководителем. Что должен знать руководитель, чтобы обладать «силой слова»? Во-первых, руководитель может воздействовать на персонал с помощью слова только тогда, когда у него самого хорошие результаты. Во-вторых, для эффективного управления очень важен вопрос дисциплины. Руководители, которые поддерживают высокий уровень дисциплины в своей группе и применительно к себе, пользуются уважением среди подчиненных. Часто можно встретить ситуацию, когда сотрудники, благодаря этому фактору, больше прислушиваются к нижестоящему руководителю, чем к вышестоящему.

Так почему же одни и те же слова, просьбы, приказы воспринимаются от одних гораздо более адекватно, чем от других? Да потому, что личность руководителя слабая. А сила слова слаба, когда у человека проблемы с этикой, дисциплиной, то есть он не является для своих подчиненных личным примером или перестал им быть. Бывает и такое: человек был когда-то примером и до сих пор живет этими воспоминаниями, но в настоящее время у него во всех делах бардак, из-за чего он и теряет влияние, авторитет. В этой связи могу дать такой совет: ищешь в ком-то или чем-то проблему – подойди к зеркалу. Мысль не новая, но почему-то многие руководители забывают о том, что им в первую очередь нужно постоянно расти, обучаться и совершенствовать свои навыки управленца.

Количество общения и эффективность управления

Существует мнение, что неэффективный руководитель пытается компенсировать это количеством общения, то есть если руководитель действительно эффективный, ему необходимо минимально общаться, люди действуют сами. Это миф, в действительности я этого не наблюдал нигде, хотя география работы моей компании — более 70 городов и 7 стран. У меня есть друг, руководитель компании со штатом более 5 тысяч человек, которая входит в ТОП-300 богатейших компаний России и в пятерку крупнейших в своем сегменте, его базовый принцип управления, кроме остальных инструментов, это своевременное и достаточное количество общения с топ-менеджерами, руководителями направлений.

Что касается моего опыта, то всегда, когда я своевременно и в нужном количестве общаюсь со своей командой, все хорошо, как только сокращаешь количество общения с группой, начинаются какие-то проблемы: что-то не выполняется, а что-то выполняется, но не так, как нужно. Иными словами, сразу «съезжает» дисциплина. Но нужно не забывать о том, что количество слов с качеством общения мало связано. При этом, с одной стороны, это должно быть общение, а с другой, использование инструментов управления. Потому что мы не можем каждый раз, управляя большой компанией, любую проблему решать с помощью «ручного управления»: вызывать всех к себе в кабинет и объяснять что-то. Но руководитель должен быть способен своевременно общаться: проводить планерки, координации, собрания.

Количество слов не прямо пропорционально качеству, общения и управления, но руководитель должен быть готов пообщаться с любым сотрудником, который находится у него в непосредственном подчинении, и оперативно решить какие-то проблемы. Потому что все проблемы управления и взаимодействия с людьми связаны, так или иначе, с общением, которое может осуществляться как очно, так и письменно.

Важнейший компонент в общении с подчиненными, который часто упускают руководители

На самом деле таких компонентов можно выделить очень много, но, пожалуй, самым важным является так называемая «сила согласия». То есть самое важное при общении с людьми быть с ними в одной реальности. Сила согласия заключается в том, что руководитель транслирует что-то, с чем команда согласна. Проблема заключается в том, что часто руководитель не всегда знает какими словами нужно донести до группы ту или иную реальность. И рассуждает по принципу – «что непонятного в том, что я сказал?». А корень этой проблемы как раз в недостатке общения. Соответственно, у руководителя своя реальность, у подчиненных своя. Итог: на командной линии нет согласия (имеется в виду линия, по которой движутся приказы и задачи от руководителя сотрудникам. И отчеты об исполнении от сотрудников к руководителю).

Что такое несогласие на командной линии? Несогласие на командной линии создает проблемы руководителю, потому что, если сотрудник не согласен с поставленной задачей или не понимает её, то он может ее не выполнить или выполнить не до конца или не в срок. С чем это связано? Конечно, с общением, ведь общаться можно по-разному. Можно дать задачу, но не прояснить ее, а значит, человеку она будет непонятна, и он выполнит ее как-то по-своему. Или можно поставить задачу, с которой у сотрудников не будет согласия, а значит, и действия. Соответственно, один из важнейших компонентов при общении с подчиненными – это согласие.

Я не говорю о том, что руководитель должен добиваться согласия с каждым, тем более что в каждой компании всегда есть сотрудники, которые в принципе всегда со всем несогласные. Но люди должны понимать, что вы от них хотите. Ведь когда человек понимает и саботирует задачу – это одна ситуация, а когда человек совершенно ничего не понимает в задаче и поэтому ее не выполняет – совсем другая. Так вот, хорошая новость заключается в том, что уже затертый до дыр закон Парето здесь действительно работает. И согласно ему, 80% людей не делают что-то не потому, что они специально это не делают, а потому, что они этого не понимают или они с этим не согласны, что на самом деле практически одно и то же. Потому что, когда у человека есть согласие, у него есть и понимание. А следовательно за этим идёт действие, то есть выполнение.

Наиболее сильное влияние на людей оказывают фразы…

Для меня то, что есть специальные фразы, которые оказывают влияние на людей, – это миф. Что действительно актуально – это своевременность сказанных слов. Когда сотрудник, неэффективен, а его хвалят, то, конечно, эта похвала на него имеет демотивирующее воздействие. Любой человек помнит, когда его незаслуженно хвалили. Это не радует. Как в анекдоте, когда покупатель возвращает в магазин шарики под предлогом, что они бракованные. А продавец у него спрашивает: «Что не так? Они дырявые, не надуваются, лопаются?», а он отвечает: «Нет, все нормально. Просто, не радуют».

Фразы оказывают воздействие только тогда, когда они своевременные и искренние. В последнее время я часто встречаю такое мнение, что нельзя говорить отрицаниями, говорить «нет» и задавать вопросы, на которые получишь ответ «нет». На самом деле, следование этим правилам – это желание перекинуть ответственность на воздействие каких-то фраз, на какие-то магические подсознательные вещи, но к счастью, все гораздо проще. Если в разрезе мотивации, то на человека мотивирующе действует своевременная похвала, а не своевременная – демотивирующее. Это необязательно должны быть публичные аплодисменты (хотя в некоторых случаях и это неплохо), а может быть просто хлопок по плечу со словами «ты молодец!» – это дорогого стоит. Те, кто считает, что это не работает, что лучшая похвала это деньги, ошибаются. Но и денежное вознаграждение не исключается. Главное, чтобы это было своевременно, то есть за отличные результаты. А вообще, лучшие фразы – это те, после которых у сотрудника есть понимание того, что ему сказали, и что ему теперь делать. Именно поэтому многие успешные руководители умеют очень просто, на пальцах, объясняться со своими подчиненными.

Многие руководители не любят проводить собрания, координации, а также выступать публично, хотя это является частью их работы

В данном случае все дело в так называемой «зоне комфорта». Можно провести аналогию с продавцами – продавец никогда не подойдет к руководителю и не скажет: «Шеф, вы знаете, я продажи провалил потому, что мало звонил. А знаете, почему я мало звонил? Я просто очень стесняюсь ». Обычно в такой ситуации говорят: наша цена не проходит, трубку не берут, товар никому не нужен и прочие подобные причины.

Что касается руководителя, то это те же самые барьеры работы с людьми. Но это не значит, что он стесняется людей. Руководитель тоже человек и ему может быть просто некомфортно, например, когда идет скрытое или открытое несогласие от некоторых сотрудников во время проведения собрания. Конечно, некоторые руководители могут со мной не согласиться, ссылаясь на то, что у них все нормально и они «летучки» проводят каждый день. Но суть здесь в том, что проблема не в частоте их проведения, а в качестве.

Я знаю очень мало команд, которые радуются, когда им говорят о том, что будет собрание. Почему? Да потому, что сам формат собрания неправильный. Часто собрание превращается в разжевывание проблем и того, с чем и кто не согласен, то есть – проблемы, проблемы, проблемы. И при этом многие руководители выбирают достаточно жесткий стиль проведения собраний, и, соответственно, персонал просто сидит задавленный, после чего у них еще и спрашивают: «У кого-нибудь есть вопросы?».

И так каждую неделю или месяц. Таким образом, эти собрания становятся стрессом и для команды, и для самого руководителя, из-за чего они и не любят проводить эти «летучки», хотя это распространенный способ больше общаться с командой.

Существует небольшой нюанс: собрания нужны исключительно для подведения итогов, а «летучки», планерки – для координации действий, разбора проблем, нахождения путей решения этих проблем. Соответственно, на собрании этого не должно быть. Собрание – это подведение итогов, подведение итогов решенных проблем и озвучивание планов на будущее. Такой формат собраний более эмоционально легок для команды и руководителя. А значит, для того, чтобы проведение собраний стало более легкой и задачей, надо поправить формат и просто выходить из зоны комфорта и делать это.

Рекомендации, которые помогут руководителям легче проводить координации и собрания

Первое – «отделите мухи от котлет»: собрания — для подведения итогов, планерки – для координации действий и разбора проблем.

Второе: на собраниях давать слово тем, кто с чем-то справился, достиг больших результатов или нашел какие-то хорошие решения. Благодаря этому собрание будет больше «пропитано» позитивом, а значит, и люди будут больше тянуться к собраниям, потому что это будет подзарядка для команды.

Третье: рекомендация по координациям– разделяйте тех, кто выполнил планы, и тех, кто не справился. Это должны быть отдельные группы, для каждой из которых отдельная планерка и отдельный формат планерки.

Четвертое: рекомендую руководителям не игнорировать собрания – «клин клином вышибают». Если это не нравится делать, значит над этим надо работать, а сделать это можно только посредством практики. Практика – чудодейственная вещь, она разбивает барьеры при одном условии: если мы двигаемся не в центр зоны комфорта, а, наоборот, за её пределы.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

«Мы разработали сервис, который автоматически, точно и с учетом персональных особенностей оценит риски заболеваемости человека и обеспечит индивидуальный подход по его допуску к работам», — рассказал корреспонденту «Российской газеты» советник по цифровизации президента компании-производителя Александр Заверзаев.

Сервис назван «цифровой аватар». Это модульная платформа по сбору медицинских данных из различных источников — исследования, периферийное и лабораторное оборудование, носимые устройства — и формированию объективной картины о состоянии здоровья пациента.

Отмечается, что искусственный интеллект поможет врачам в принятии решений на основе данных электронной медкарты пациента и данных, поступающих в режиме реального времени с дистанционных устройств контроля здоровья и носимых устройств.

Как пример, одно из таких носимых устройств, по словам Александра Заверзаева, в ходе испытаний в столичном ГБУ «Автомобильные дороги» помогло вовремя выявить у водителя серьезное заболевание — фибрилляцию предсердий. Автомобилист был оперативно снят с маршрута, ему оказали медицинскую помощь, и сейчас его здоровью ничего не угрожает.

Вот только применяемое ранее портативное устройство постоянного мониторинга крепилось к телу водителей ремнями вокруг груди. И многие из них жаловались, что гаджет вызывает неудобства и дискомфорт. Тогда и было принято решение сделать наручное устройство — в виде браслета наподобие популярных сейчас электронных смарт-часов. Оно гораздо удобнее и смотрится презентабельно.

С помощью таких медицинских смарт-браслетов врачи смогут удаленно отслеживать все параметры здоровья водителей, пока они на маршруте.

По словам разработчиков, гаджет может даже выявить употребление алкоголя водителем на маршруте. Поскольку спиртное влияет на различные медицинские показатели — давление, пульс и другие. И врачи на основе изменения этих данных смогут распознать, выпивал ли водитель.

При этом передать браслет, допустим, супруге, а потом в конце рейса забрать его — не удастся. Специалисты поясняют, что по ранее полученным медицинским характеристикам человека можно определить, что гаджет надел другой человек.

Гаджет сможет даже выявить, что водитель выпил алкоголь, и вовремя просигнализировать об этом

В настоящее время новинка проходит апробацию на водителях компании-производителя, специализирующейся на производстве дорожно-коммунальной техники. На прошлой неделе «цифровой аватар», в том числе и наручные медицинские браслеты, были представлены в Калуге на юбилейной встрече профессионалов дорожно-коммунальной отрасли «Дороги и решения».

В дальнейшем новинку планируется предложить автопаркам различных служб и ведомств, таксопаркам, водителям общественного транспорта и работникам особо опасных объектов.

Такая особенность работы персонального ассистента руководителя, как многозадачность, обуславливает необходимость составлять документы, затрагивающие деятельность не только организации, но и интересы самого руководителя. Зачастую помощник может получить задание найти интересующую руководителя информацию по личным вопросам или касательно его увлечений, поездок и т.п. Для исполнения таких поручений большое значение имеет предоставление материала в соответствующей профессиональной и максимально удобной для восприятия форме.

Рейтинг

Рейтинг – одна из форм подачи и предоставления информации по тем вопросам, при рассмотрении которых требуется провести анализ и на основании имеющихся данных произвести отбор.

Рейтинг станет надежным помощником ассистента руководителя в отображении информации:

• о спортивных клубах и развлекательных учреждениях;
• о лучших отелях в городе, который руководитель планирует посетить с целью делового визита, направляясь на отдых;
• о лучших или худших работодателях, поставщиках, производителях;
• о средствах массовой информации, газетах, журналах, в которых планируется, например, разместить информацию или рекламу о деятельности компании.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: найти комфортный отель в Вене, 4 или 5 звезд, желательно с фитнес-клубом или бассейном, в центре города.

Ход исполнения задачи помощником руководителя.

На основании имеющихся критериев необходимо сделать запрос на сайте по бронированию отелей, например, www.booking.com. За основу можно взять рейтинг посетителей и систематизировать информацию о расположении, преимуществах и недостатках отеля (см. таблицу).

В некоторых случаях рейтинги посетителей на сайтах не являются достаточными, поскольку у руководителя есть индивидуальные пожелания к расположению отеля и оказываемым услугам. Поэтому ассистенту необходимо на основании полученной в ходе сбора информации доработать рейтинг под запросы директора.

Так, например, с учетом пожелания о том, чтобы персонал говорил на русском языке, рейтинг для руководителя необходимо переработать так:

1 место – отель Best Western Premier Kaiserhof Wien**** (русский язык, рейтинг 9,3);
2 место – Grand Hotel Wien***** (русский язык, рейтинг 9,0);
3 место – Le Méridien Vienna***** (рейтинг 8,2, есть бассейн);
4 место – Hotel de France Wien***** (рейтинг 8,4).

Для наглядности можно использовать творческий подход и дополнительные средства отображения информации, например диаграмму (Пример 1).

Для того чтобы создать такую диаграмму в текстовом документе, достаточно выбрать Вставка — Диаграмма, определиться с наиболее подходящим шаблоном и внести имеющуюся информацию.

На заметку

При подготовке рейтинга и создании диаграмм существенное значение имеют как критерии, по которым структурируется информация, так и запрос максимальных значений и их расшифровка.

Узнать больше

Новость

Ассистент руководителя ежедневно использует предоставление информации руководителю в виде новостей. Новость – это краткое сообщение, недавно полученное известие. По сути, информация о том, кто звонил руководителю и по каким вопросам, кто планирует провести с ним встречу, какие текущие вопросы сотрудников требуют его участия или решения, является новостной.

Новость может быть озвучена помощником руководителя устно или оформлена в письменном виде – бумажном или электронном. Новости, направляемые руководителю по электронной почте или предоставляемые ему ежедневно в начале или в течение рабочего дня в печатном виде, могут существенно облегчить персональному ассистенту донесение руководителю значимой актуальной информации. Это сообщения, которые не требуют от руководителя каких-либо действий и предоставляются исключительно для ознакомления, чтобы он был всегда в курсе событий, происходящих внутри компании и за ее пределами:

В организации-партнере ООО «СтройСнаб» сменился генеральный директор.

С 1 января 2016 г. ожидается повышение налоговых ставок для юридических лиц.

У начальника производства Коровина Л.Б. родился сын.

На этой неделе празднуют дни рождения следующие сотрудники: …

«Вопрос–ответ»

Предоставление сведений в форме «вопрос–ответ» удобно с точки зрения простоты отображения интересующих вопросов или текущих процессов. Такая форма окажется полезной помощнику руководителя:

• при подготовке отчетов о собственной работе или работе других сотрудников;
• при изучении какого-либо вопроса, которым заинтересован руководитель;
• для фиксации текущих рабочих или личных задач руководителя;
• для контроля нерешенных вопросов;
• при планировании дел и задач.

Для подачи информации в форме «вопрос–ответ» существует множество способов, например: создание таблицы, оформление списком и др.

Задача, поставленная руководителем своему помощнику: собрать общую информацию о компании – потенциальном партнере.

Ход исполнения задачи ассистентом руководителя.

1. Для начала необходимо ознакомиться с сайтом организации, поскольку это самый доступный и наиболее информативный источник. Далее на основании полученных данных следует составить список.

Наименование компании: ООО «СтройПлит»
Год основания компании: 2009
Руководитель: генеральный директор Макаров Петр Валентинович
Сфера деятельности: производство и продажа строительных и отделочных материалов
Производство: собственное производство в Московской области
Продукция: сухие смеси, тротуарная плитка, керамогранитная плитка и др.

2. В случае если руководитель интересуется более подробной информацией об организации, ассистент руководителя может воспользоваться дополнительными источниками для получения информации, например данными сайта www.nalog.ru или другими ресурсами, на которых публикуются данные об учредителях, видах деятельности и руководителях российских компаний.

3. Дополнив имеющийся список вопросов и ответов более подробной информацией (см. п. 2), помощник руководителя может составить информационную справку о компании.

Информационная справка об ООО «СтройПлит»
Компания была зарегистрирована в 2009 г. Ее генеральным директором и учредителем является Макаров Петр Валентинович. За время деятельности организации учредители и руководители не менялись. Уставный капитал составляет 500 000 руб., численность компании – 128 человек. Задолженностей по уплате налогов компания не имеет. Является владельцем производства в Московской области, располагает современной лабораторией. Основной вид деятельности – изготовление и продажа строительных материалов. Офис компании находится в г. Москве, есть представительства в других городах России. Продукцию реализовывают как оптом, так и в розницу.

Список представляет собой универсальную форму подачи информации для перечисления:

• документов и вещей, которые необходимо взять в дорогу;
• задач и дел, которые необходимо выполнить;
• организаций, подобранных в соответствии с определенными критериями (например, список поставщиков воды для офисов);
• гостей, заявивших о желании участвовать в церемонии открытия нового завода;
• сотрудников, которым необходимо пройти повышение квалификации.

Список может быть оформлен в текстовом или excel-документе, а также с использованием графических элементов (Пример 2).

Инструкция и памятка

Инструкция как форма подачи информации руководителю станет незаменимой для получения ясного, точного понимания прохождения какой-либо процедуры, например: по замене заграничного паспорта, регистрации юридического лица, бронированию билетов или отелей, получения визы, а также в других ситуациях. Она должна быть составлена на основании точных данных, с опорой на системность, логичность и понятность порядка действий.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: составить инструкцию по замене заграничного паспорта.

Инструкцию по процедуре замены заграничного паспорта на новый помощнику руководителя рекомендуется составить на основании официальной информации УФМС. Дополнить инструкцию рекомендуется адресом УФМС по месту жительства руководителя, часами работы и другими значимыми данными.

Инструкция для получения заграничного паспорта нового образца

1. Заполнить заявление о выдаче заграничного паспорта в двух экземплярах (бланк заявления прилагается).

2. Заполнить бланк – сведения о трудовой деятельности (бланк и образец прилагаются).

3. Оплатить госпошлину (квитанция прилагается).

4. Сделать две фотографии 3,5×4,5 на матовой бумаге в анфас черно-белые или цветные.

5. Предоставить документы, в т.ч. общегражданский паспорт и действующий заграничный паспорт, в отдел УФМС по месту жительства (адрес и график работы прилагаются) (Пример 3).

Памятка отличается от инструкции тем, что не предполагает разъяснения о правилах прохождения какой-либо процедуры, однако представляет собой «шпаргалку» с наставлениями или краткими сведениями о том, как действовать в той или иной ситуации.

Наглядными примерами для применения памятки могут быть памятка туриста, о подключении/отключении услуг мобильной связи, о действиях в случае получения травмы в поездке и способами связи со страховой компанией и др. (Пример 4).

Памятка может быть дополнена любыми полезными для руководителя данными, например: телефон такси, адрес химчистки, аренда автомобиля и мн.др. в зависимости от потребностей.

Интервью

Одним из способов получения ответа на вопросы является проведение интервью. Результаты беседы могут быть отображены помощником руководителя в четком системном виде «вопрос–ответ», или интегрированы в какой-то текст, или пересказаны в устной форме руководителю.

В случае, если персональный ассистент получил задание от руководства провести очную встречу или телефонные переговоры с целью выяснения конкретной информации, то для отображения результатов встречи или переговоров может быть использовано интервью. Предварительная подготовка и формулирование вопросов к собеседнику облегчат помощнику руководителя задачу проведения встречи или переговоров и последующей обработки результатов.

Пример вариантов отображения результатов проведения телефонных переговоров об условиях поставки продукции.

В виде интервью, прямая речь:

В виде пересказа, косвенная речь:

Поставка нашего товара планируется на начало ноября, точную дату нам смогут озвучить во второй половине дня.

«Вопрос–ответ»:

Дата поставки продукции – 3–5 ноября, точная информация ожидается.

Анализ данных и таблица

В работе ассистента руководителя часто возникает необходимость проанализировать ту или иную информацию и предоставить ее в системном виде. Таблица является наиболее удобной и наглядной формой для отображения собранных данных (Пример 5).

При необходимости в таблицу могут быть добавлены критерии сравнения, в зависимости от того, какую задачу руководитель поставит перед персональным ассистентом (Пример 6). Такая форма сбора, отображения и анализа информации может быть удобна при выборе поставщиков продукции, для оказания деловых услуг подрядчиками, компаний по осуществлению ремонта помещений и во многих других случаях, например, при выборе ресторана для проведения мероприятия.

К таблице или рисунку может быть прикреплен комментарий ассистента руководителя, содержащий дополнения, пояснения или рассуждения по какому-либо вопросу, например:

• комментарий-дополнение:

• комментарий-рассуждение:

Календарь и расписание

Составление календаря или расписания является наиболее наглядным способом отображения сведений о предстоящих событиях, культурных и развлекательных мероприятиях, запланированных делах или встречах и другой информации (Пример 7).

При отсутствии технической возможности создания документа в программе Visio расписание или календарь можно оформить в виде обычной таблицы в документе MS Word или Excel.

Резюме, биография, досье

Запрос резюме у соискателя при поиске новых сотрудников, равно как составление его для характеристики личности в качестве специалиста в определенной области, является обязательным. В резюме указываются личные и контактные данные, сведения о трудовой деятельности и опыте работы, полученном образовании, знании иностранных языков и прочая информация, касающаяся характеристики лица с точки зрения его профессионализма.

Биография представляет собой более полный с точки зрения содержания информации о жизни человека документ, в котором указываются также данные о родителях, их профессии, переездах и других значимых событиях.

Досье, как правило, содержит в себе и биографию, и резюме, а также другие документы, которые затрагивают жизнь и деятельность определенного субъекта.

В отличие от резюме и биографии досье может быть не только заведено на человека, но касаться определенного вопроса, темы или дела. Представляет собой совокупность определенных документов.

Чтобы после получения задания найти необходимую информацию и провести ее предварительный анализ, секретарю нужно определиться с формой ее подачи для максимальной ясности, точности и удобства изучения данных директором. В зависимости от вида информации, наличия или отсутствия фото-/видеоматериалов, аналитических данных, цифр или каких-либо показателей могут быть представлены в любой уместной для определенного содержания форме. Творческий подход к работе и знание различных типов документов помогут ассистенту руководителя подавать информацию в удобном, креативном и наиболее эффективном виде.

Ассистент может составить и оформить документ самостоятельно или запросить необходимый документ у соответствующей компании. Готовые документы можно также найти в Интернете. Так, если руководитель интересуется политикой и просит найти рейтинги политических лидеров, то документ можно поискать в СМИ.