УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Руководителя отдела закупок
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя отдела закупок [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Руководитель отдела закупок назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании, по представлению коммерческого директора Компании.
1.3. Руководитель отдела закупок относится к категории руководителей и имеет в подчинении менеджеров по продажам.
1.4. Руководитель отдела закупок непосредственно подчиняется коммерческому директору Компании.
1.5. Руководитель отдела закупок отвечает за:
- работу службы, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению;
- исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных;
- сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Компании;
- обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях отдела.
1.6. На должность руководителя отдела закупок могут быть назначены лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее трех лет.
1.7. В практической деятельности руководитель отдела закупок должен руководствоваться:
- законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами организации (предприятия), регламентирующими работу по маркетингу, деятельность службы сбыта и отдела;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.8. Руководитель отдела закупок должен знать:
- основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компании;
- сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
- требования к качеству товаров;
- оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
- методы и порядок закупок;
- порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
- порядок расчетов по договорам;
- организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складским запасом;
- базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.9. В период временного отсутствия руководителя отдела закупок (отпуск, болезнь), его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Руководитель отдела закупок выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
2.2. Определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками.
2.3. Контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам.
2.4. Проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;.
2.5. Проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа.
2.6. Проверка количества и качества внутренних поставок.
2.7. Осуществление своевременного отбора поставщиков.
2.8. Организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации.
2.9. Участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок.
2.10. Оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров.
2.11. Управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков.
2.12. Мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг.
2.13. Составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков.
2.14. Статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям.
2.15. Анализ склада, планирование темпа закупок.
2.16. Ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами.
2.17. Принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок.
2.18. Контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики.
2.19. Организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами компании.
2.20. Контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации).
2.21. Распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела.
2.22. Осуществление руководства подчиненными сотрудниками.
В случае необходимости руководитель отдела закупок может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению руководителя Компании, в порядке, предусмотренном законодательством о труде.
3. Права
Руководитель отдела закупок имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.
3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.
3.4. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции и организовывать их выполнение подчиненными сотрудниками.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.6. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.9. Контролировать работу подчиненных сотрудников, отдавать им распоряжения в рамках их служебных обязанностей и требовать их четкого исполнения, вносить предложения руководству по их поощрению или наложению взысканий.
3.10. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.11. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Руководитель отдела закупок несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Нарушение положений законодательства, нормативно-правовых актов, а также локальных актов и организационно-распорядительных документов по вопросам коммерческой деятельности.
4.1.2. Невыполнение указаний непосредственного руководителя, касающихся организации коммерческой деятельности, деятельности службы и выполнения ею своих задач.
4.1.3. Несоблюдение требований по обеспечению сохранности информации и документов, содержащих конфиденциальные сведения.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Оценка работы руководителя отдела закупок осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих полномочий.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы руководителя отдела закупок является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Право подписи
5.1. Руководителю отдела закупок для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела закупок»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела закупок бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела закупок
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ЗАКУПОК
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела закупок _____________________________________________ (далее – «компания»). Название учреждении
1.2. Начальник отдела закупок относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела закупок должно иметь высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.
1.4. Назначение на должность начальника отдела закупок и освобождение от нее осуществляется на основании приказа генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.
1.5. Подчиняется начальник отдела закупок непосредственно коммерческому директору или лицу, его замещающему и выполняет поручения генерального директора.
1.6. Если начальника отдела закупок отсутствует, то временно его обязанности исполняет менеджер по закупкам, который несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, назначается он коммерческим директором.
1.7. Начальник отдела закупок является членом расширенного состава совета директоров компании, по поручению совета директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня совета.
1.8. Начальник отдела закупок должен знать:
— предъявляемые требования компании к качеству товаров;
— финансовую и хозяйственную практику, сложившуюся в сфере закупок;
— методы и порядок закупок продуктов питания;
— порядок заключения договор с поставщиками и контроля за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые компанией для обеспечения торгового процесса;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также компаний-конкурентов;
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания;
— организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складским запасом.
1.9. Критерии оценки деятельности:
— организация постоянной и бесперебойной работы отдела закупок;
— выполнение планов предприятия по марже;
— экономия расходов, растраченных в отделах;
— отсутствие негативных оценок от руководства компании и руководства коммерческой службы и необоснованных претензий со стороны структурных подразделений;
— соотношение ходовых позиций товаров и неходовых (оптимизация ассортимента);
— соблюдение бюджета закупок;
— выполнение плана, определяющего экономию затрат на покупку и хранение товара;
— постановка эффективной закупочной политики компании.
II. Функции
На начальника отдела закупок возлагаются следующие функции:
2.1. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на приобретаемую продукцию.
2.2. Организация и руководство закупками по всему ассортименту товара, представленного компанией.
2.3. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен компании.
2.4. Формирует ассортимент.
2.5. Устанавливает объемы закупок.
2.6. Принимает участие в ценообразовании.
III. Должностные обязанности
Начальник отдела закупок исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществляет руководство работой отдела закупок, поддерживая хорошие рабочие взаимоотношения среди сотрудников.
3.2. Осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
3.3. Выполняет поручения по работе, исходящие от руководства компании.
3.4. Выполняет операции по закупке товаров, а именно:
— определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке;
— определяет и согласовывает порядок расчетов с поставщиками.
3.5. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).
3.6. Осуществляет контроль над складскими запасами по всем ассортиментным группам.
3.7. Оптимизирует закупочную политику (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе), учитывая изменения покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
3.8. Проводит изучение маркетинговой информации, коммерческих предложений и рекламных материалов с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента компании.
3.9. Систематически анализирует статистику по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, по итогам анализа обеспечивает корректировку закупочной политики.
3.10. Осуществляет организацию взаимодействия своего отдела с остальными отделами коммерческой службы, службы генерального, финансового и исполнительного директоров.
3.11. Принимает решения о необходимых компании изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее).
3.12. Принимает решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении.
3.13. Согласует свои решения, если это необходимо с коммерческим директором.
3.14. Взаимодействуя с финансовой службой, организует взаиморасчеты с поставщиками, контролирует состояние кредиторской задолженности компании, возникшей в связи с закупками товара.
3.15. Готовит формы отчетности и сметы, которые установлены для отдела.
3.16. Контролирует правильность сведений в отчетностях и сметах, подтверждает (визирует) их достоверность, следит за исполнением смет.
3.17. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации компании с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.
3.18. Осуществляет контроль за предоставлением компании наиболее выгодных и благоприятных условий оплаты.
3.19. Рассматривает и, исходя из экономических интересов компании, утверждает предложения менеджеров отдела, по закупке закрепленных за ними товарных позиций.
3.20. Осуществляет разработку вместе с финансовой службой еженедельного графика выплат поставщикам компании, вместе ведут учет затрат компании на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).
3.21. Регулярно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.
3.22. Организует претензионную работу с производителями и поставщиками, если ими нарушены договорные обязательства, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.
3.23. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на компании распоряжений, приказов, инструкций и т.д., а так же обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела.
3.24. Занимается разработкой предложений по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела, а так же разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию сотрудников и повышению их мотивации.
IV. Права
Начальник отдела закупок имеет право:
3.1. Обращаться к руководству компании с предложениями по улучшению деятельности отдела закупок.
3.2. Обращаться к коммерческому директору с представлениями:
— о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок;
— о поощрении или наложении взысканий на работников.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.4. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений компании.
3.5. Действовать от лица компании, представлять интересы компании во взаимоотношениях с другими организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.
3.6. Обращаться лично или по поручению руководства компании к руководителям подразделений и специалистам с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для исполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Знакомиться с проектами решений руководства компании, которые касаются закупок и сбыта продукции.
V. Ответственность
Начальник отдела закупок несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
5.4. В случае допущения ошибок в процессе организации закупок, которые привели к низким показателям реализации товара, в пределах переменной части заработной платы.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДИРЕКТОРА ПО ЗАКУПКАМ
вы можете просмотреть или скачать инструкцию директора по закупкам
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела закупок относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно Директору по логистике или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора.
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее 7 лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность организации;
— сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
— требования к качеству товаров;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
— методы и порядок закупок;
— порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— организацию работы складского хозяйства, методы планирования, контроля и управления складским запасом;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
— организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту;
— формирование ассортимента, определение объемов;
— обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
2. Должностные обязанности директора по закупкам
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
— руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
— определение порядка и процедуры закупки, критериев и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
— контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
— проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, а также других необходимых факторов;
— проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
— проверка количества и качества внутренних поставок;
— осуществление своевременного отбора поставщиков;
— организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
— участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
— оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
— управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
— мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
— анализ склада, планирование темпа закупок;
— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования;
— организация взаимодействия отдела закупки с другими;
— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
— осуществление руководства подчиненными сотрудниками
3. Права директора по закупкам
3.1. Директор по закупок имеет право:
— действовать от имени организации, представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
— знакомиться с проектами решений руководства, касающимися закупок и сбыта продукции;
— вносить предложения руководству по улучшению деятельности отдела закупок;
— осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений;
— запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
— устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
— вносить предложения руководству по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
— вносить на рассмотрение руководству представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
— повышать свою квалификацию.
4. Ответственность директора по закупкам
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
— совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
1. Заработная плата менеджера по закупкам состоит из двух частей:
1.1. 80% — постоянная часть
1.2. 20% — выполнение KPI, состоящих из:
1.2.1. Обеспечение наличия ТМЦ на складе в объеме, регламентированном политикой компании
1.2.2. При работе с поставщиками-производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 3 рабочих дней.
1.2.3. При работе с поставщиками-не производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 1 рабочего дня.
2. Формула расчета KPI:
2.1. % от обеспечения на складе от общего объема.
2.2. [(количество полученных в срок подтверждений заказов)/(общее количество заказов)]*100%
Усилия закупщика шоколадной фабрики направлены на получение целевого уровня реализованной экономии.
Размер реализованной экономии, достигнутый закупщиков, подтверждается как линейным менеджером, так и топ-менеджером, после чего закупщику выплачивается премия, в качестве % к фиксированной части. Как правило, она составляет 30-40% годового оклада.
Полезные материалы по закупкам
|
[организационно-правовая форма, |
Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного [число, месяц, год] М. П. |
Должностная инструкция руководителя отдела закупок [наименование организации]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению [вписать нужное].
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];
— сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
— требования к качеству товаров;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
— методы и порядок закупок;
— порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
— организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];
— формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;
— обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
2. Должностные обязанности
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
— руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
— определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
— контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
— проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;
— проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
— проверка количества и качества внутренних поставок;
— осуществление своевременного отбора поставщиков;
— организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
— участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
— оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
— управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
— мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
— анализ склада, планирование темпа закупок;
— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;
— организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];
— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
— осуществление руководства подчиненными сотрудниками
3. Права
3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:
— действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
— знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;
— вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;
— осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];
— запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
— устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
— вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
— вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
— повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
— совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель кадровой службы
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Должностная инструкция руководителя отдела закупок
Общие положения
Общие положения1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно (Заполнить при необходимости) или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению (Заполнить при необходимости).
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];
— сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
— требования к качеству товаров;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
— методы и порядок закупок;
— порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
— организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];
— формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;
— обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
Должностные обязанности
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
— руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
— определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
— контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
— проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;
— проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
— проверка количества и качества внутренних поставок;
— осуществление своевременного отбора поставщиков;
— организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
— участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
— оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
— управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
— мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
— анализ склада, планирование темпа закупок;
— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;
— организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];
— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
— осуществление руководства подчиненными сотрудниками
Права
3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:
— действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
— знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;
— вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;
— осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];
— запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
— устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
— вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
— вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
— повышать свою квалификацию.
Ответственность
4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
— совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция руководителя отдела закупок
Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!
Общий каталог описания должностей тут: Список типовых должностей!
Управление закупками – с чего начать, что должен знать и уметь руководитель
Большая часть компаний не могут функционировать без каких-либо материальных ресурсов, средств производства и продукции. И если нет возможности их самостоятельного создания, то они приобретаются на стороне. Контролируют данное направление деятельности директор по закупкам.
Дата публикации: 17.03.2023
Время чтения: 3 мин.
Подобная позиция является одной из высших точек для достижения менеджерами этого профиля. Хорошие специалисты вполне востребованы на эту должность, хотя для этого надо быть компетентным по многим вопросам.
Cодержание
В этой статье вы узнаете:
- Cуть профессии
- Что должен уметь
- Что нужно знать
- Где учиться
- Развитие и практика
- Личные качества
- Заключение
Суть профессии
У руководителя по закупкам действительно много обязанностей. В общем же виде его обязанности можно описать так – координация закупочной деятельности. То есть он занимается организацией работы с поставщиками, управляя соответствующим отделом, развивая и направляя его. На нём же лежат и многие контрольные функции. К таковым относятся проверка договоров, качества их исполнения, поступающей продукции и мониторинг рынка в целом.
Что должен уметь специалист
В обязанности такого специалиста входят многие задачи, примерный их перечень имеет данный вид:
- управление отделом закупок
- определение потребностей компании
- планирование кратко-, средне- и долгосрочных поставок
- мониторинг рынка и выбор поставщиков
- заключение договоров
- контроль исполнения контрагентами своих обязательств
- оптимизация закупочной деятельности
Что нужно знать / изучать
В этой работе от руководителя требуется достаточно хорошая подготовка, включающая знания из этих областей:
-
Менеджмент. Для начальника любого направления эта дисциплина является профильной. Необходимо понимать в организации работы коллектива и управлении им. Вам надо понимать, как строится и действует структура управления, в отношении отдельных сотрудников и хозяйственной деятельности вкупе. Также нужно иметь представление не только о теории данного направления, но и различных его разделах. Так может пригодиться тайм-менеджмент, с его распределением задач, их грамотной постановкой, делегированием и многим другим.
-
Экономика. Определённую подготовку по этому направлению тоже стоит получить. Вам будет полезно получить представление об экономической теории, макро- и микроэкономике. Надо узнать о формировании стоимости товара/продукции и рынке, как он работает, регулируется и многом другом. Дополнительно стоит разобраться в товароведении и законодательстве, связанном с коммерческой деятельностью компаний и главное закупками.
-
Логистика. Данная область работы в сильной степени связана с этой дисциплиной. Некоторые общие знания стоит получить обязательно. Но есть в этой науке и целевое направление для изучения, это логистика закупок и отчасти запасов. С ними вам лучше всего познакомиться более подробно, изучив различные способы их осуществления и внедрения.
-
ПО. Без уверенного знания ПК сейчас в этой профессии делать нечего. При этом обязательно потребуются навыки работы и с офисным пакетом программного обеспечения. Вы должны свободно владеть Word’ом, Excel и другим ПО. Да и специализированные программы будет полезно изучить, это различные логистические комплексы и системы для закупок.
Где учиться
Самостоятельно:
-
Конечно, для подготовки в качестве начальника подготовки по книгам будет мало. Но они могут обеспечить вас крепкой теоретической базой по многим важным специалисту направлениям. Однако это обучение будет всё-таки неполным и ограниченным, именно ввиду позиции руководителя.
-
Некоторые специалисты и преподаватели по этому профилю выкладывают видео. Оно будет полезно к изучению, хотя требует уже иметь определённое представление о профессии. В общем это тоже скорее вспомогательное средство для обучения.
Курсы:
-
Более комплексно подойти к изучению профессии позволит прохождение курсов. Они не просто дают теоретическую базу, но и обеспечат знакомство со многими практическими сторонами работы. Хотя есть у курсов и минусы, хорошие подготовительные программы являются платными.
-
Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.
Список курсов: https://www.rosbo.ru/study/themes/upravlenie-zakupkami
Развитие и практика
Повышение собственной квалификации должно продолжаться всю вашу карьеру, хорошему специалисту нужно всегда активно развиваться:
-
Следите за состоянием рынка, ценами и текущими экономическими тенденциями. Это ваша область работы и вам требуется быть в курсе изменений, чтобы вовремя скорректировать закупочную политику компании.
-
Не забрасывайте дополнительное обучение. Книги, видео, лекции и иные источники знаний в области развития и совершенствования закупок и управления.
-
Цифровые технологии проникают всё в большое число сфер бизнеса, это не стала исключением. Поэтому обязательно учитесь пользоваться новыми технологиями в области закупок и логистики.
Какие качества нужно развивать
От подобного специалиста требуется выполнение многих задач и обязанностей, а для этого ему нужно обладать и определённым качествами:
-
Аналитический ум (умение рассуждать и думать логически необходимо для хорошего руководителя)
-
Многозадачность (вам редко удастся сосредоточиться только на одной задаче, зачастую ситуация обратная – это множество дел, за которыми нужно следить)
-
Коммуникабельность (важные контакты с поставщиками руководитель берёт на себя и умение выбить лучшие условия для своей компании ценятся у представителей этой профессии)
-
Лидерство (но нужно не только уметь общаться, начальник должен обладать харизмой и влиять на людей)
-
Ответственность (на вас ложится обязанность принимать важные для компании решения, зачастую делать это надо будет полностью самостоятельно)
Заключение
На позицию директора по закупкам попасть нелегко, достаточно часто её достигают менеджеры этого направления, долго работающие в компании. Однако специалисты с хорошей подготовкой и опытом вполне пользуются спросом на рынке труда.
Дальнейшее карьерный рост тут особо не предполагается, так как эта должность уже позволяет войти в руководство организации. Соответственно и заработки у руководителей по закупкам вполне достойные.
курсы по теме:
Управление закупками
На ваш выбор курсы
нескольких учебных центров!
СТАТЬИ
Большая часть информации человеку поступает посредством текста. И здесь неважно идёт речь о книге, статье в газете/интернете, описании товара или чём-то подобном. Однако восприятие текста зачастую бывает осложнено неправильными речевыми оборотами, стилистическими или же грамматическими ошибками…
Одна из основ продвижения, это текст. Неважно, читайте вы рекламную листовку/буклет, статью в блоге, просто описание товара/услуги или же просто смотрите видеоролик, там везде будет текст. Специалисты, пишущие подобные рекламные материалы, называются копирайтерами. Они работают согласно…
Для любой компании сейчас имеет большое значение репутация и её образ перед аудиторией. Подобные факторы напрямую влияют на бренд и главное его успешность на рынке. По этой причине их формирование не отдают на откуп случаю, а проводят грамотную работу с внешней средой для компании. Совокупность…
В условиях рынка одним из ключевых факторов успеха является продвижение. Без него товар или услуга просто не будут продаваться даже при хорошем качестве и не слишком высокой конкуренции. Грамотное и главное эффективное продвижение продукта является сферой работы рекламных специалистов. На основе…
Интернет пришёл во многие сферы жизни современного общества, в сильной степени он затронул и торговлю. Теперь некоторая её часть переместилась в сеть, продавцы могут продавать онлайн, разместив товар на определённых электронных площадках, типа Ozon, Яндекс.Маркет и прочих. Однако для высоких…
Во многих сферах нашей культуры используются созданные графические персонажи. Без них не обойдётся большинство мультфильмов, компьютерные игры и временами даже кино или реклама прибегают к таким героям. Воплощают их на бумаге или посредством специального графического ПО такие специалисты как…
Автопарк любой компании, это важный для неё ресурс. Ему требуется соответствующий контроль, позволяющий следить за исправностью и тем, как именно он используется. Специалисты, занятые в этой сфере труда, это контролёры технического состояния. Без них не обходится ни одна достаточно серьёзная…
Деятельность организаций в сфере проведения государственных закупок регулируется Законом от 18.07.2011 №223-ФЗ, ГК РФ и Законом от 05.04.2013 №44-ФЗ. Закон №223-ФЗ регламентирует закупки госпредприятий и органов власти, а Закон №44-ФЗ — организаций, в уставном капитале которых находится более 50% доли государства.
СодержаниеПоказать
- Какую работу выполняет отдел закупок
- Основные функции и задачи
- Цели отдела
- Какие обязанности возлагаются на руководителя отдела закупок
- Показатели эффективности
- Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия
Какую работу выполняет отдел закупок
На законодательном уровне не установлена обязанность по созданию отдельной структуры на предприятии, которая будет отвечать за закупки, но Закон №44-ФЗ предусматривает возможность создания контрактной службы (ст. 38 №44-ФЗ). Под контрактной службой понимается совокупность нескольких сотрудников организации, на которых возлагаются обязанности по проведению закупочных мероприятий.
Контрактную службу должны создавать те заказчики, которые в общей сумме за год совершают закупки более чем на 100 млн руб., но при этом отдельное структурное подразделение создавать на предприятии необязательно.
Если руководство утвердило приказ о создании специализированного отдела на предприятии, то вместе с ним создается и отдельное положение, регулирующее деятельность этого структурного подразделения. В положении прописываются следующие моменты:
- место отдела в общей организационной структуре предприятия;
- задачи и функции, которые будут выполнять сотрудники подразделения;
- порядок взаимодействия с остальными подразделениями;
- другие вопросы, связанные с функционированием отдела.
Сотрудники подразделения должны в своей работе руководствоваться не только нормативно-правовыми актами, регулирующими закупочную деятельность, но и нормами положения.
Основные функции и задачи
Перед отделом закупок руководство предприятия ставит следующие задачи:
- обеспечение исполнения законодательных требований (№44-ФЗ, 223-ФЗ) при размещении заказов на покупку товаров, работ и услуг;
- составление плана закупок;
- мониторинг деятельности;
- организация поиска исполнителей путем проведения различного рода торгов;
- предотвращение коррупционных действий при получении заказа;
- обеспечение публичности при размещении заказа на приобретение товаров, работ и услуг;
- качественная организация всех этапов проведения закупки с целью наиболее выгодного заключения договора для нужд предприятия.
Среди большого перечня функций, которые в полном объеме прописываются в положении структурного подразделения, можно выделить ряд основных. Так, отдел закупок:
- составляет план проведения торгов и размещает информацию о заказе в ЕИС;
- составляет всю необходимую документацию для проведения торгов;
- подготавливает и рассылает приглашения на участие в запланированных торгах;
- составляет и направляет ответы на поступившие от участников вопросы по разъяснению условий и требований к ним;
- организует весь процесс проведения конкурсов, аукционов и запросов котировок;
- направляет победителю документацию;
- размещает в ЕИС информацию о заключенных контрактах по итогам проведения конкурентных торгов, а также закупок у единственного поставщика;
- формирует реестр исполнителей, недобросовестно выполняющих свои обязанности;
- рассматривает дела об обжаловании результатов проведения торгов, если поступили такие заявления;
- формирует отчеты о деятельности отдела и отвечает за сохранность всего документооборота подразделения;
- другие функции, которые необходимо выполнять для эффективного и бесперебойного функционирования отдела закупок и достижения поставленных перед ним задач.
Цели отдела
Отдел закупок на предприятии формируется в следующих целях:
- повышения эффективности проведения торгов с целью заключения наиболее выгодных контрактов;
- улучшения результатов по проведению закупочных мероприятий;
- обеспечения гласности и полной прозрачности при проведении торгов;
- предотвращения развития коррупции и других противоправных действий.
Каждый сотрудник отдела вносит свой вклад в достижение поставленных целей, но максимальную ответственность за работу всех сотрудников несет руководитель подразделения.
Какие обязанности возлагаются на руководителя отдела закупок
При формировании структурного подразделения на предприятии, которое будет отвечать за проведение закупок, обязательно назначается ответственное за выполнение поставленных задач лицо — руководитель отдела. Ответственное лицо приступает к своим обязанностям на основании подписанного руководством приказа.
За руководителем закрепляется ряд обязанностей, которые прописываются в должностной инструкции.Так, основная работа начальника заключается в следующем:
- организовывает работу отдела и распределяет между сотрудниками полномочия;
- предоставляет на рассмотрение руководству предложения о назначении конкретных лиц на должности в подразделении;
- выполняет контроль за проведением закупок товаров, услуг и работ в целях эффективного использования выделенных на это денежных средств;
- контролирует составление планов проведения торгов, одобряет внесение в них изменений;
- утверждает конечный план закупочных мероприятий;
- занимается организацией различного рода консультаций с исполнителями по заказу (поставщиками) и сам принимает участие в таких консультациях;
- проводит анализ конкурентной среды поставщиков с целью поиска наиболее выгодных условий для обеспечения нужд предприятия;
- организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги;
- участвует в формировании требований к товарам, работам и услугам, для поставки которых организуются торги;
- рассматривает поступившие от участников торгов претензии по обжалованию результатов конкурса и подготавливает необходимую для работы с претензиями документацию;
- составляет проекты договоров для подписания с поставщиками (исполнителями).
Кроме этого, в обязанности руководителя входит организация взаимодействия подразделения с другими отделами предприятия, а также постоянный поиск наиболее выгодных решений с целью оптимизации закупочной деятельности.
Показатели эффективности
Чтобы определить, насколько эффективно отдел справляется со своими задачами, необходимо выделить направления деятельности подразделения и оценить показатели каждого из них.
Итак, деятельность структурного подразделения можно разделить на такие направления:
- планирование;
- конкурентность;
- экономия;
- соблюдение законодательных норм;
- формирование документооборота.
Об эффективности деятельности говорят следующие показатели:
- количество изменений, которые пришлось вносить в составленные планы;
- доля закупок, произведенных в последнем квартале года, от общего объема;
Конкурентность можно оценить по таким данным:
- количество конкурентных торгов от общего числа;
- процент несостоявшихся торгов;
- число участников, подавших заявки в конкурентных торгах.
Экономичность показывает, насколько рационально предприятие расходует бюджетные деньги. Рассчитывается этот показатель как отношение максимальной стоимости контракта (начальная цена на торгах) к цене, по которой был заключен договор.
Об уровне соблюдения требований законов можно говорить на основании следующих показателей:
- количество жалоб в контрольный орган (ФАС), которые были признаны обоснованными;
- количество изменений, которые вносились в документацию по торгам;
- результаты проведения проверок, включая внеплановые мероприятия;
- число выигранных судебных споров.
О том, насколько правильно организован документооборот, можно судить по таким сведениям:
- время, потраченное на подготовку и размещение документации о предстоящих торгах;
- срок оценки полученных от участников заявок;
- сроки заключения договоров.
Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия
Как правило, на большинстве предприятий установлена линейно-функциональная организационная структура. Отдел закупок является функционально-обособленным подразделением, поэтому для эффективного функционирования всего предприятия ему необходимо построить взаимоотношения с другими отделами.
Отдел закупок является одним из звеньев логистической системы предприятия. От него другие подразделения получают важную для осуществления своих функций информацию. Например, производственный отдел предоставляет информацию о плане выпуска той или иной продукции, а взамен получает сведения о закупках сырья и материалов.
Отдел маркетинга может интересовать от отдела закупок информация о новых поставщиках для проведения исследований рынка. Бухгалтерия отвечает за своевременную оплату счетов по договорам с исполнителями.
Подразделение находится в подчинении у генерального директора предприятия. В структуру самого отдела закупок может входить складское и транспортное хозяйства даже при наличии отдельной службы логистики.
Время чтения: 4 минут(ы)
Отдел закупок – одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь.
Содержание статьи
- 1 Чем занимается отдел закупок?
- 1.1 Функции и задачи
- 2 Структура
- 3 Какие KPI у отдела закупок?
- 4 Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец
- 5 Руководитель отдела закупок и его обязанности
- 5.1 Должностная инструкция
- 5.2 Сколько зарабатывает: зарплата
- 6 Чем занимается специалист тендерного отдела
- 6.1 Обязанности
- 6.2 Должностная инструкция менеджера отдела закупок
- 6.3 Сколько зарабатывает: зарплата
- 7 Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?
Чем занимается отдел закупок?
Функции и задачи
В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом.
Основными задачами отдела закупок заключаются в:
- обеспечении участия организации в торгах;
- участии в формировании и поддержании имиджа организации;
- привлечении новых клиентов и контрактом через систему тендеров.
Для обеспечения наиболее эффективной деятельности в данном направлении в подавляющем большинстве случаев требуется создание специального отдела с квалифицированным персоналом, замотивированным на выполнение поставленных задач.
Основные функции тендерных отделов представляют собой:
- подготовку необходимой документации и оформление электронной подписи;
- аккредитацию и переаккредитацию на федеральных или коммерческих ЭТП;
- настройку необходимого ПО для участия в аукционах;
- поиск необходимой информации о проводимых тендерах согласно специфике учреждения;
- изучение и анализ документов, технического задания;
- мониторинг итогов предыдущих торгов;
- анализ конкурентной среды;
- согласование ключевых моментов участия в закупке с вышестоящим руководством;
- подготовку документации, заполнение форм и подачу заявок;
- изучение законодательства в рамках проведения торгов;
- получение необходимых выписок и справок, их нотариальное заверение;
- взаимодействие с поставщиками (если компания является посредником);
- взаимодействие с финансовыми организациями на предмет получения тендерных займов и банковских гарантий;
- непосредственное участие в закупках;
- подготовка запросов на разъяснение документации;
- взаимодействие с организаторами закупок;
- отслеживание корректировок в извещениях о проводимых торгах;
- отслеживание результатов закупок;
- составление необходимых исков и жалоб для защиты интересов компании;
- заключение контрактов.
Структура
Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:
- руководитель отдела — связующее звено между отделом закупок и другими отделами организации, контролирует работу всего отдела;
- специалист по мониторингу и аналитике — занимается поиском информации и анализом завершенных торгов;
- специалист по торгам — занимается аккредитацией, настройкой рабочего места и подготовкой заявок, непосредственно участвует в торгах;
- юрист — отвечает за юридическую сторону оформления документации, представляет интересы организации в суде и контролирующих органах;
- курьер — занимается доставкой документов на бумажном носителе по адресу организатора торгов.
Какие KPI у отдела закупок?
В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные (экономические), но и качественные параметры. Качественными параметрами в данном случае являются такие показатели деловой активности отдела, как:
- своевременность всех расчетов;
- своевременность выполнения поставленных задач;
- мониторинг и анализ цен конкурентов;
- качественное пополнение складских запасов.
При этом наиболее популярными системами оплаты являются:
- фиксированная оплата (оклад);
- оплата за результат:
- оклад + процент от суммы выигранных тендеров;
- оклад + фиксированная плата за выполнение плана;
- процент от суммы выигранных торгов;
- фиксированная плата за каждую допущенную заявку.
Оплата за результат мотивирует работников тендерного отдела добиваться поставленных задач, а именно – заключать новые контракты и привлекать новых клиентов. В случае с фиксированной оплатой мотивация практически отсутствует.
Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец
Ознакомиться с примерами положения об отделе закупок в рамках 44-ФЗ можно по ссылке https://yadi.sk/i/GpJboAT93KxGTR или https://yadi.sk/i/zay1OwLh3KxGUB.
Руководитель отдела закупок и его обязанности
Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.
Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:
- мониторинг объявлений о закупках;
- согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
- анализ участия в торгах конкурентов;
- участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
- планирование деятельности сотрудников отдела;
- контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
- определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
- контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
- участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
- подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
- контроль отправки документации на тендеры;
- составление отчетной документации;
- информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
- предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
- отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
- руководство деятельностью подчиненных;
- предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
- содействие повышению квалификации сотрудников отдела.
Должностная инструкция
Скачать должностную инструкцию руководителя отдела закупок можно здесь: https://yadi.sk/i/biE8pg1m3KxGZ4.
Сколько зарабатывает: зарплата
На заработную плату руководителя тендерного отдела влияет множество факторов, в том числе его опыт работы, квалификация, а также масштабы компании.
Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев заработная плата руководителя отдела закупок начинается от 45 тысяч рублей. При этом некоторые организации предлагают своим сотрудникам и более выгодные условия с окладом в 90-120 тысяч рублей в месяц.
Чем занимается специалист тендерного отдела
Обязанности
Обязанности специалиста тендерного отдела могут быть возложены как на одного сотрудника, так и разделены между несколькими – в зависимости от объема работ и масштабов фирмы. Основные обязанности тендерного специалиста заключаются в:
- участии в проведении мониторинга объявлений о закупках;
- подготовке комплекта документов согласно установленным требованиям;
- оформлении предложений;
- получении финансовых данных и отчетности в бухгалтерии;
- получении справок и необходимых документов в госструктукрах;
- заполнении форм документов по поручению руководителя;
- формировании пакета документов, входящего в тендерную заявку;
- организации отправки документов на тендеры;
- контроле получения отправленной документации Заказчиком;
- выполнении курьерской функции в случае возникновения необходимости;
- структуризации сведений о торгах на бумажных и электронных носителях;
- подготовке ответов на письма и запросы в рамках собственной компетенции;
- выполнении поручений руководителя в сфере своей компетенции.
Должностная инструкция менеджера отдела закупок
Для того чтобы скачать пример должностной инструкции тендерного специалиста, необходимо перейти по ссылке https://yadi.sk/i/sWtD0ctg3KxGj7.
Сколько зарабатывает: зарплата
В подавляющем большинстве случаев заработная плата специалиста тендерного отдела является сдельной: сотрудник получает фиксированный оклад и вознаграждение по итогам проведенной работы. Именно поэтому оплата труда тендерных специалистов из разных компаний может сильно отличаться.
На просторах сети можно встретить предложения о заработной плате как в 20, так и в 100 тысяч рублей – зависит от размеров компании, объема работ, а также квалификации и опыта работы сотрудника. На практике профессиональные сотрудники тендерного отдела получают около 60-80 тысяч рублей.
Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?
Основным признаком необходимости создания тендерного отдела является намерение компании участвовать в тендерах на постоянной основе. При этом создавать сразу большой отдел – серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.
В некоторых случаях целесообразно даже не создавать собственный отдел, а передать данную часть работ аутсорсинговой компании. В таком случае организация может неплохо сэкономить на создании и обустройстве новых рабочих мест, регулярной выплате заработной платы и налогов.
Поручать при этом работу с тендерами непрофессиональным сотрудникам (бухгалтеру, юристу или секретарю) в качестве дополнительной нагрузки не стоит – в таком случае работа будет выполняться совершенно неэффективно и желаемого результата не принесет.
Однако если масштабы организации и планы руководящего состава подразумевают серьезные объемы работы и систематическое заключение контрактов с помощью тендеров, то потребуется создание полноценного отдела, в обязанности которого будет входить полное ведение закупки – от поиска торгов до заключения контракта. Кроме этого, тендерный отдел должен будет тесно взаимодействовать и с другими подразделениями организации, поэтому подбирать персонал следует особенно тщательно.
Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:
Вы уже голосовали