Современный человек вынужден жить в режиме стресса и многозадачности, не успевая насладиться отдыхом, общением с семьей или хобби. Темп жизни в сегодняшнем мире – это новый вызов, для принятия которого следует научиться управлять своим временем. Помогает в этом тайм-менеджмент, целая система знаний и техник, которая учит быть продуктивным и не расходовать время на ненужные занятия. Расскажем в статье, что это такое, какие методы тайм-менеджмента существуют и какие книги читать, чтобы научиться управлять временем.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент (time management) – это управление временем, если переводить данное слово дословно. Однако его понимание намного шире: термин можно определить как способ достичь большей эффективности, продуктивности, добиваться лучших результатов и расходовать на это меньше времени. Благодаря тайм-менеджменту улучшается организация труда и повышается продуктивность – как личная, так и работы всей организации.
Под названием «тайм-менеджмент» понимается научный подход к организации времени, умение планировать каждый день и распределять время с максимальной эффективностью. Эти навыки позволяют иметь более насыщенную жизнь, проводить меньше времени на работе, но при этом получать максимальную отдачу. Учитывая, что современный человек вынужден работать в условиях постоянного цейтнота, управление временем необходимо не только руководителям, но и всем, кто стремится повысить личную эффективность.
Существует немало техник и инструментов, помогающих достичь этих целей. Они направлены на умение выделять приоритеты, управлять ресурсами, делегировать, ставить задачи людям и планировать действия для их решения. Главное, для чего они используются – научить работать не больше, а продуктивнее, за меньшее количество времени.
История развития
Наука управления временем начала развиваться еще в древности. Историю ее исследования и развития можно разделить на несколько периодов:
- Донаучный. Древнеримский философ Сенека разделял время на хорошее и плохое: первое – то, которое тратится с пользой, а второе бесполезное. Именно он стал одним из первых письменно вести учет времени. Большой вклад в науку внес Бенджамин Франклин, который создал собственную технику постановки долгосрочных целей и их достижения («пирамида Франклина»).
- Тейлоризм – этим термином называют теорию организации труда на предприятиях, разработанную Фредериком Тейлором.
- Классический этап, охватывающий вторую половину XX века. Если тейлоризм был ориентирован на повышение эффективности физического труда, то новая эпоха потребовала разработки методов увеличения производительности труда интеллектуального. Подход был основан на предположении, что человек сам способен управлять своей эффективностью, однако он не учитывал личные качества.
- Современный подход считает, что каждый человек – личность со своими интересами и особенностями, которые учитывает тайм-менеджмент. На продуктивность работы в современных условиях влияют также состояние окружающей среды, используемые инновационные технологии, которые позволяют повысить эффективность каждого сотрудника и команды в целом.
Зачем использовать тайм-менеджмент
Время – самый дорогой ресурс сегодня, и управление им позволяет:
- Снизить уровень стресса.
- Контролировать выполнение промежуточных заданий на пути к цели.
- Эффективно организовывать свою работу.
- Освоить основы правильной расстановки приоритетов для достижения целей.
- Работать, не отвлекаясь на посторонние вопросы.
- Избегать ненужных ошибок в работе.
- Справляться с делами быстрее коллег и при этом поддерживать дружелюбную атмосферу в коллективе.
- Преодоление личной эффективности и прокрастинации.
- Успевать больше за то же время.
- Находить время для важных дел и встреч – как рабочих, так и личных.
- Развиваться в профессиональной и творческой сферах.
- Получать максимальный результат от работы.
- Уделать достаточно времени своему хобби и отдыху.
В конечном итоге, тайм-менеджмент позволяет контролировать собственную жизнь, ощущать себя ее хозяином и не зависеть от переменчивых внешних обстоятельств.
Принципы тайм-менеджмента
Существует несколько подходов к управлению временем, в каждом из них предлагаются определенные принципы, следование которым позволяет эффективно работать. Перечислим наиболее важные среди них.
Мотивация
Практически каждый сталкивается с ситуацией, когда одни задачи решаются легко и быстро, а заставить себя работать над другими очень сложно. Возможно, причина этого – в отсутствии мотивации. Почему появляются сложности, несколько вариантов:
- Дело кажется бессмысленным, ненужным.
- При решении задачи включаются отрицательные эмоции.
- Отсутствуют необходимые для выполнения знания и навыки.
- От работы постоянно приходится отвлекаться.
- Появляются более срочные задачи.
Мотивация придет, если использовать вдохновляющие картинки и цитаты. Попытайтесь научиться благодарить себя за хорошо выполненную работу, отмечать успехи, делать себе приятные подарки. Еще один хороший способ искать мотивацию – поделиться своими планами с другими, после нарушить их будет стыдно.
Планирование
Основа планирования в теории тайм-менеджмента – это цель, к которой нужно идти, а пункты плана – шаги на пути ее достижения. При этом самые глобальные дела на день базовые, а остальные – второстепенные, причем каждое из таких необязательных дел должно занимать не более 15 минут. Сложности могут возникнуть по следующим причинам:
- Нет привычки составлять планы, это кажется бессмысленным занятием.
- Некоторые дела кажутся неважными, несущественными.
- Нет желания становиться «машиной», которая может действовать исключительно по плану.
- Использование планирования как цели, в то время как оно является лишь средством.
Чтобы выработать умение планировать и уже скоро начать видеть результаты, стоит придерживаться следующих правил:
- Планируйте только письменно.
- План на день нужно составлять ежедневно: доказано, что это повышает эффективность на 25%.
- Важно отказаться от мультизадачности: в конкретный момент времени необходимо заниматься только одним делом.
- Не стоит бояться необходимости менять планы в течение дня: обстоятельства порой вынуждают проявлять гибкость.
- Если какую-то задачу можно без проблем оставить на завтра – стоит сделать это, отдавая предпочтение только тем, которые в значительной степени должны быть решены именно в данный день.
Структурирование
Чтобы проще было справиться с решением сложных и больших задач, каждую из них нужно разделить на несколько мелких и выполнять их последовательно и пошагово. Главное – изначально определить очередность таких задач, установить время на решение каждой из них. Очень удобно пользоваться таймером, который позволяет укладываться точно в отведенное время.
Приоритеты
Все задачи, которые необходимо выполнить, нужно ранжировать в порядке важности и срочности. При этом сначала лучше сделать несколько микрозадач, далее самое сложное. Можно использовать принцип «АБВ», в котором «А» — это наиболее важные и значимые дела, их нужно выполнять первыми. Кроме того, при расстановке приоритетов применяется SMART-проектирование, которое помогает определить цели. Они должны быть:
- конкретными;
- измеримыми;
- достижимыми за нужное время;
- актуальными;
- имеющими определенный срок.
При расстановке приоритетов нужно следовать «закону Парето», согласно которому обычно 80% результата можно получить, приложив лишь 20% усилий. Таким образом, расставив приоритеты, можно выявить именно эти 20%.
Рационализация привычек
Не исключено, что достижению целей мешают привычки, поэтому нужно проанализировать на основе следующих параметров:
- Вредные, от них нужно избавляться. Это, например, курение, стремление просматривать новости в соцсетях в телефоне перед сном, вследствие чего возникает недостаток сна, и другие.
- Полезные, которые стоит завести, если они отсутствуют. Среди них, к примеру, навык планирования, в том числе с помощью специальных мобильных приложений, или вести семейный бюджет.
Делегирование
Если правильно расставить приоритеты, часть дел, являющихся второстепенными, можно поручить другим, а самому сфокусироваться на главном. Например, если потек кран в ванной, для его починки можно вызвать сантехника, а не заниматься этим самому.
Анализ
Особенно важно анализировать собственный опыт, выделять ошибки и исправлять их. Кроме того, необходимо оценить ситуации, когда время было потеряно, потрачено даром, выясняя причины, почему так произошло. Это поможет выявить «хронофаги» — ситуации, обстоятельства, явления, которые поглощают время и приводят к низкой продуктивности деятельности (например, просмотр социальных сетей).
Планирование отдыха
Даже самые ответственные сотрудники имеют право на отдых. Его необходимо планировать не менее тщательно, чем рабочие задачи, никогда не пренебрегая им. Оставаться на пике своих возможностей и ресурсов можно, только регулярно пополняя их с помощью отдыха и времени, проведенного с семьей и детьми.
Кроме того, отдых позволяет человеку прислушаться к своим биоритмам, принимать их и работать в соответствии с ними. Например, если немало людей, для которых наиболее продуктивное время – раннее утро, поэтому они легко встают с восходом Солнца и успевают до традиционного начала рабочего дня разобраться с множеством важных задач. Но при этом во второй половине дня они чувствуют усталость – на этот период лучше оставлять второстепенные темы, требующие меньшей концентрации.
Популярные техники тайм-менеджмента
Ниже будут описаны некоторые проверенные методы, опробованные экспертами и доказавшие свою эффективность. Благодаря их использованию можно научиться управлять своим временем и быть более работоспособным ежедневно. Рассказываем о самых популярных техниках.
Техника Эйзенхауэра
34-й президент США говорил: «То, что срочно, редко бывает важным, а то, что важно, редко срочное». На основе этой фразы бизнес-тренер Стивен Кови разработал технику разбивки задач на 4 отдельные группы, которую называют «матрица Эйзенхауэра»:
- Важные и срочные – выполняются прямо сейчас.
- Важные несрочные – выполняются позже.
- Срочные неважные – чаще всего это перерывы в работе, отнимающие время.
- Несрочные неважные – дела с минимальной ценностью.
Важно уделять внимание 1 группе, но не упускать 2, дела из которой несложно встроить в расписание.
Метод ABCDE
Ранжирование всех дел по нескольким разделам в зависимости от их приоритетности, где А – самые важные и срочные задачи, которые необходимо решать в ближайшее время. Можно оформить список с подпунктами (например, А1, А2).
Принцип Парето
Техника соответствует знаменитому принципу Парето: 80% работы можно сделать, потратив 20% усилий. Чтобы ее использовать, необходимо понять, как действия приносят максимальный результат, и пытаться выполнять их в первую очередь. Можно применять эту технику вместе с АВС, начиная работу с выполнения задач из списка А, которые можно решить быстрее остальных.
Pomodoro
Создатель практики – программист Франческо Чирилло. Предполагается, что человек в течение 25 минут должен сконцентрироваться на задаче, после чего можно сделать перерыв на 3 минут.
При следующем цикле перерыв будет дольше, как и период продуктивной работы – он составит 100 минут. Специально для использования этой методики ее автор создал таймер Tomato Timer.
18 минут
Автор – Питер Брегман, который предлагает:
- Утром тратить 5 минут на правильное планирование.
- Одну минуту в час анализировать, насколько продуктивно он использован.
- 5 минут после завершения работы – анализируйте то, что происходило за день, и составляйте краткий отчет.
Домино
Автор Амит Оффир рекомендует сосредотачиваться на выполнении тех действий, которые максимально окупаются. Такой деятельностью может быть, например, написание книги, которая приносит доход от каждой продажи.
GTD (Getting Things Done)
Методика Дэвида Аллена, предполагающая доведение до конца любого дела. Состоит из нескольких шагов:
- Собрать все бумаги и стикеры, засоряющие пространство и голову, перенести в ежедневник информацию с них.
- Просмотрите эти записи каждый час, делайте это каждый час.
- Упорядочить задачи из списка – убрать совсем или добавить в календарь.
- Всегда заканчивать дела из списка, которые были выбраны.
Timeboxing
Работая над проектом или задачей, обязательно устанавливать дедлайн – как финальный, так и промежуточные. Методика может использоваться в личной или коллективной деятельности.
POSEC
Методика, построенная по аналогии с пирамидой потребностей Маслоу.
Включающая следующие пункты:
- Расстановка приоритетов.
- Организация рационального выполнения повседневных действий.
- Оптимизация и упрощение всех дел.
- Вычеркивание из списков несрочных задач.
- Жертвуйте бессмысленными действиями, не приносящими пользы обществу.
COPE
Методика от эксперта Пегги Дункана, который рекомендует следующие шаги:
- Обозначить цели (Clear).
- Организовать действия (Organized).
- Расставить приоритеты (Productive).
- Работать над приоритетными задачами (Efficient).
Сортировка
Все задачи нужно разделить на три группы:
- Важные, но не срочные.
- Пустая трата времени.
- Необходимые срочные действия, к которым нужно приступить немедленно.
10 минут
Метод используется для задач, выполнять которые человек не хочет, но это необходимо. Важно обозначить себе, что на это дело вы потратите всего 10 минут. Это своеобразный психологический настрой – значит, после него будет легче втянуться в работу.
4D
Сортировка задач на несколько категорий:
- Do – важные дела, которые нужно сделать самостоятельно.
- Delegate – работа, которую можно делегировать.
- Delete – неактуальные задачи.
- Delay – дела, которые часто можно безболезненно отложить.
Fresh or Fried
Основа – выполнение основных дел утром. Именно утреннее время, по мнению создателей этой методики, является наиболее рабочим.
Zero Inbox
Техника разрабатывалась для работы с электронной почтой. Согласно ему, папка «Входящие» остается пустой. Все письма, которые попадают в нее, нужно распределить по отведенным местам – например, ответить на них, удалить, отправить в корзину или в спам.
Автофокус
Включает следующие действия:
- Записать все задачи.
- Отметить самые важные и срочные.
- Оставшиеся делать постепенно, фокусируясь на каждой из них.
Закон Паркинсона
Основа этого метода – жесткий дедлайн. Это означает, что задача выполняется ровно столько времени, сколько на нее отведено, и необходимо сосредоточиться на задачах, чтобы решить их в поставленный срок.
Хронометраж
На протяжении двух недель записывайте все дела, на выполнение которых уходило более 5 минут. Последующая рефлексия поможет понять, сколько времени тратится на нецелевые действия.
Канбан
Визуализация рабочего процесса с помощью доски задач, которая делится на несколько блоков – например, «Необходимо выполнить» или «В процессе выполнения». Это помогает контролировать имеющиеся задачи и отслеживать рабочий процесс.
Интеллект-карты
Методика визуализации процесса, представляющая собой создание огромной карты, напоминающей генеалогическое древо. Его ствол – это цель, от которой ответвляется несколько задач, которыми нужно заняться, чтобы достичь цели. Позволяет взглянуть на деятельности со стороны.
90/30
Работа выполняется в течение 1,5 часов, после чего 30 минут отводится на отдых. Первые циклы в этом чередовании нужно посвятить выполнению самых сложных дел. Варианты сочетания труда и отдыха могут быть разными – например, 56 и 14. Подобный вариант подойдет тем, кому трудно работать без перерыва 90 минут.
Девять дел
Техника предлагает за день сделать девять дел:
- Одно большое.
- Три средних.
- Пять маленьких.
Последний пункт – это, как правило, несложные бытовые дела, выполнять их нужно регулярно, чтобы они не накапливались.
Три дела
Альтернатива девяти делам – всего лишь три, но самые важные. Попробуйте ежедневно скорее выполнять эти три задачи, только потом переходить к остальным.
Временные блоки
Методология основана на главном принципе тайм-менеджмента, который определяет всю его систему – планировании. Главное условие заключается в том, что нужно не просто написать полный список дел, а посмотреть на каждое из них и сделать распределение их по времени, отводя на каждую задачу определенные интервалы.
ZTD
Аббревиатура расшифровывается как Zen to Done. Это аналог GTD, но упрощенный. Суть техники – сделать так, чтобы перечисленные действия могли войти в привычку:
- Вся поступающая информация собирается в одном месте.
- Информация сразу же обрабатывается.
- Сделайте сортировку всех заметок по категориям (например, «Дом» или «Работа»).
- Каждый день заранее планируются самые важные задачи, которые обязательно нужно сделать.
- Необходимо сосредотачиваться на одном деле.
- Списки дел, которые вы пишете, понятные и короткие.
- Составить режим дня и соблюдать его.
- Заниматься надо лишь тем, чем хочется.
- Записи нужно регулярно просматривать, убирая лишнее.
Система Тима Ферриса
Система тайм-менеджмента, придуманная экспертом по продуктивности Тимом Феррисом, основана на двух правилах:
- Принцип Парето. Для решения 80% задач требуется только 20% усилий.
- Работа должна выполняться в отведенное для нее время.
Таким образом, делается вывод, что нужно не отдавать больше времени, а максимально сосредоточиться при ее выполнении. Рабочий период должен быть не более 20% дня, но концентрация в это время высокая.
Тайм-драйв
Создатель системы – эксперт в области тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он предлагает, например, уделять время полноценному качественному отдыху, а также ежечасным небольшим перерывам для расслабления. Еще один принцип теории – развитие мотивации, для которого автор предлагает следующие методики:
- Швейцарский сыр. Разбитие задачи на несколько подзадач (так называемая декомпозиция), которые можно делать в произвольном порядке.
- Съесть лягушку. Лягушки, которых нужно съесть, в данном случае – это необходимые, но неприятные дела. «Съедать лягушку» нужно каждый день, то есть ежедневно выполнять одно дело из этой категории. Слоны же – это важные, интересные и крупные задачи, для решения которых требуется разделить их на несколько мелких.
- Таблица ежедневных дел – способ фиксировать «слонов» и «лягушек».
Структурирование хаоса
Основные шаги, в соответствии с этой теорией тайм-менеджмента:
- Спланировать все задачи, перенеся их на один носитель.
- Сгруппировать их по направлениям.
- Сформулировать цели.
- Выделить приоритеты.
- Визуализировать ход работ с привязкой к датам и времени – показать все задачи на графике или интеллект-карте.
- Не забыть проанализировать сделанное, скорректировать приоритеты.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — Метод представляет собой графическое отображение всех операций, которое используется в основном для планирования и анализа совместной работы.
Анализ временных затрат
Предполагается ежедневный анализ достигнутых показателей и итогов тайм менеджмента на основании следующих критериев:
- полезность;
- продуктивность;
- эффективность;
- делегирование;
- главный результат.
Таймблокинг
Организация времени благодаря отведению на каждое важное дело определенного периода – блока. В течение данного периода нужно максимально концентрированно работать над задачей.
Bullet journal
Запись всего важного и необходимого в один блокнот. В нем должны содержаться не только планы на неделю или на месяц, но также рисунки, идеи, мотивирующие цитаты – все, что может вдохновить на работу.
Подготовка с вечера
Техника подойдет для тех, кому трудно проводить утро продуктивно. Согласно методике, создавать план важных дел на завтра нужно вечером, и утром не придется искать время на планирование.
Хотя бы несколько минут
Хороший метод тайм-менеджмента, помогающий бороться с прокрастинацией. Если не хочется выполнять неприятное дело полностью, можно уделить ему хотя бы несколько минут, но делать это нужно регулярно.
Дедлайны
Постановка каждой задачи должна сопровождаться дедлайном – это стимулирует ее выполнение и помогает справиться с прокрастинацией.
Мелкие задачи
Техника, противоположная описанному выше методу лягушки: сначала нужно выполнить небольшие несрочные дела за несколько минут, затем переходить к важным.
Сделать завтра
Некоторые авторы систем предлагают выполнять запланированные срочные дела не сразу, а завтра. Для этого рекомендуется вести закрытые списки, в которые стараться добавлять только задачи, стоящие на завтра. Благодаря этому удается сконцентрироваться на текущих делах.
Хронотип
Метод на основе персональных особенностей. У каждого человека есть идеальное время для активности, в зависимости от него нужно планировать работу. Виды хронотипов:
- Медведь. Просыпаются с 7 до 9, с 11 до 18 – пик продуктивности.
- Лев. Просыпаются рано, готовы к работе с 10 до 17.
- Волк. Встают поздно, продуктивны с 12 до 20.
- Дельфин. Встают рано, активность – с 10 до 18.
Метод Никиты Жесткова
Планирование трех дел на каждый день – основного и двух дополнительных, причем выполнить их нужно при любых условиях.
Метод Ицхака Пинтосевича
Автор рекомендует долгосрочное планирование – на 5-7 лет, на год, а также определение главных проектов, которые разбиваются на действия, необходимые для достижения цели.
Метод Дэна Кеннеди
Бизнес-тренер Дэн Кеннеди, на счету которого множество успешно проведенных тренингов, советует выполнять только ту работу, которая приносит хороший финансовый доход. Автор дает совет и один из лайфхаков – откройте калькулятор, рассчитайте стоимость часа. Это поможет найти ответ, за какой проект лучше взяться – один крупный или несколько мелких.
Якорь
Якорем в данном случае считается основное событие дня. Его нужно выполнять ежедневно – это поможет сделать каждый день успешнее.
Обоснованное нет
В основе – отказ от проектов, содержание которых не приносит удовлетворения и выполнение которых отнимает много сил и времени.
Системы тайм-менеджмента
Помимо основных техник тайм-менеджмента, описанных выше, существуют целые системы управления временем.
- Классическая система — это выработка мотивации у сотрудников, которая основывается на предположении, что каждый из них может самостоятельно улучшить результаты своего труда, если избавить его от постоянного давления сверху. Эта система активно применялась на многих предприятиях в течение 20 века, однако доказала свою эффективность лишь в отношении физического труда.
- Agile Results – система, созданная Джеем Ди Мейером и основанная на принципах постоянного роста личной продуктивности, совершенствования, достижения результатов. Например, концентрироваться не на всех делах, а лишь на трех наиболее важных, результата в которых нужно достичь в конкретный период времени.
- Джедайские техники – методы эффективного расходования ресурсов, разработанные российским специалистом Максимом Дорофеевым. В основе системы – экономия ресурсов головного мозга и расходовать их только тогда, когда это действительно необходимо. Эти ресурсы автор называет мыслетопливом и учит беречь их, не теряя впустую.
Способы контроля в тайм-менеджменте
Специалисты в тайм-менеджменте выделяют два способа контроля – внутренний (самоконтроль) и внешний.
Внутренний контроль
Самоконтроль — это следующие шаги:
- Учет хронометража.
- Фиксирование помех.
- Ориентация на интуицию.
- Создание памяток.
В результате можно научиться ежедневно анализировать качество выполняемых задач, контролировать количество затраченного времени, подводить итоги за период, давать оценку своим действиям, делать выводы.
Внешний контроль
Во внешнем контроле участвуют сторонние люди, обязательства, обстоятельства. К его методам относятся:
- Контракты, договора и другие обязательства.
- Специальные контроллеры, сервисы напоминаний.
В самом начале можно использовать для контроля обычный ежедневник, однако для серьезной организации работы и конфиденциальности используются специальные инструменты. Это могут быть, например, карты контроля, предложенные Калининым. Они включают следующие компоненты:
- Постановка задачи.
- Исполнитель.
- Ожидаемые результаты.
- Точки (даты) контроля.
- Проверяемые задачи.
- Ожидаемые результаты.
- Фактические результаты.
- Решения.
Правила эффективного делегирования полномочий
Один из принципов тайм-менеджмента – делегирование обязанностей и полномочий. Чтобы оно было эффективным, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Точное формулирование целей и задач.
- Указание ответственности за каждое поручение.
- Объяснение причин важности выполнения задач.
- Разъяснение технологий и алгоритмов с помощью подробного инструктажа.
- Проверка, понял ли сотрудник задание и насколько высока его мотивация.
Все основные моменты делегирования должны оформляться письменно, под текстом документа должны подписаться все, кого он касается.
Правила ведения тайм-менеджмента
Чтобы успешно управлять своим временем, рекомендуется придерживаться нескольких правил:
- Управление рабочим временем, которое должно занимать не больше 60% дня.
- Отслеживание и анализ затраченного времени.
- Расстановка приоритетов.
- Управление свободным временем, чередование физической активности и эмоциональной разгрузки.
- Женский тайм-менеджмент ориентирован на саморазвитие и домашние дела, мужской – на реализацию себя в разных сферах.
- Навык управлять временем для подростков поможет им сконцентрироваться на разных задачах, проявлять себя и делать успехи как в учебе, так и во внеучебной деятельности.
В качестве примера управления временем можно привести развитие компании в интернете, если уже есть офлайн-магазин. Возможно несколько вариантов:
- Политика параллельного ведения офлайн- и онлайн-бизнеса. Рекомендуется создать интернет-магазин, автоматизировать бизнес-процессы, создать сайт или блог с формой регистрации, разработать маркетинг, стратегию продаж, запустить интернет-рекламу и рассылки, привлечь специалиста для контроля над этим направлением.
- Несколько проектов в интернете. Нужно проработать каждую категорию, транслировать УТП с помощью лендингов, которые должны быть похожи по движку. Для упрощения задачи можно установить одну онлайн-кассу для всех интернет-магазинов.
- Несколько офлайн-проектов. Рекомендуется привлекать партнеров из смежных бизнесов, что даст расширение целевой аудитории клиентов, и постоянно стремиться к развитию. При этом также важна автоматизация, перекрестная реклама, а для упрощения работы можно бесплатно сформировать общую клиентскую базу.
Пожиратели времени
Непродуктивные потери времени в тайм-менеджменте их называют «пожирателями», и важно уметь сказать им «нет».
Самые распространенные среди них:
- неясные цели;
- большой объем работы;
- неправильное планирование;
- чтение;
- недостаточная мотивация;
- недостаточное разделение труда;
- неожиданно приходящие посетители;
- неполная информация;
- неумение доводить дела до конца;
- долгие совещания;
- неинформативная обратная связь;
- чрезмерная коммуникабельность;
- привычка откладывать дела;
- ожидание;
- отсутствие делегирования;
- недостаточный контроль;
- суетливость;
- лишние подробности;
- много записей;
- тревожные мысли, не связанные с работой;
- болтовня с коллегами и друзьями;
- плохая подготовка к совещаниям, которые нужно провести;
- недостаточная согласованность действий между коллегами;
- шум и иные отвлекающие факторы;
- отсутствие самодисциплины;
- неспособность отказывать;
- телефонные звонки и сообщения;
- долгий поиск информации;
- неотлаженный документооборот;
- личная неорганизованность;
- непонимание задач;
- неправильная расстановка приоритетов.
Недостаточная мотивация, непонимание важности работы, отсутствие четкого понимания целей – самые частые причины, по которым возникает прокрастинация, а рабочее время тратится впустую.
Высказывания известных людей про тайм-менеджмент
«Жить жизнью, не имея плана, это всё равно, что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках»
Питер Турла
«Нужно не расходовать время, а инвестировать в него»
Стивен Кови
«Время, затраченное впустую, есть существование, время, употребленное с пользой, есть жизнь»
Эдуард Юнг
«Пока вы не научитесь ценить себя, вы не будете ценить своё время. Пока вы не научитесь ценить своё время, вы ничего не сможете с ним сделать»
М. Скотт Пек
«Я наблюдаю то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие просто тратили»
Генри Форд
«Горе народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им»
Карл Берне
«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»
Том Грининг
«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук»
Пьер Шарден
«Самое подходящее время, чтобы расслабиться, когда у вас не хватает времени»
Сидни Харрис
«Время – материя, из которой состоит жизнь»
Бенджамин Франклин
«На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»
Максим Горький
«Время — это то, чего мы хотим больше всего и то, что мы хуже всего умеем использовать»
Вильям Пенн
Мифы о тайм-менеджменте
Для России это понятие относительно новое, и в работе его используют далеко не все. Есть две крайности – от мнения, что он поможет добиться успеха в любой деятельности до убеждения, что он не работает совсем. Перечислим основные стереотипы, касающиеся тайм-менеджмента:
- Никакие техники не работают, потому что временем управлять невозможно.
- Чтобы все успевать, нужно больше и старательнее работать.
- Это жесткие рамки без спонтанности.
- Использование тайм-менеджмента – путь в рабство.
- Нужен только тем, кто не отличается пунктуальностью.
- Бороться с прокрастинацией бесполезно.
- Есть универсальные техники, подходящие для всех.
- Позволяет сэкономить время.
- Это изобретение Запада, применять его в России бесполезно.
- Поможет избавиться от всех неудач в работе.
- Подходит всем.
- Тайм-менеджмент не работает.
Многие из этих заблуждений противоположные, но объединяет их одно – они не имеют ничего общего с истиной и с настоящим тайм-менеджментом.
Инструменты и сервисы для тайм-менеджмента
Чтобы эффективнее организовать работу, можно использовать следующие приложения (есть на русском и английском языке):
- Clear – онлайн-аналог блокнота.
- 1-3-5 List – фиксация дел с возможностью ранжирования.
- RescueTime – приложение для составления графиков и анализа дня.
- Trello – виртуальный аналог папки с карточками задач.
- Loop — Habit Tracker – сервис для выработки полезных привычек.
- focus@will – музыкальный сервис для снятия стресса.
- Asana – сервис управления задачами.
- Jira – программа для команд, работающих по agile-методикам, с возможностью подключать новые контакты.
- MeisterTask – сервис для командных проектов.
- Hygger – приложение для командной работы и временных задач.
- do – приложение для записи задач и напоминания о них.
- Todoist – фиксация задач и объединение их в проекты.
- TickTick – формирование задач, объединение их в проекты для удобства пользователей.
- Notion – многофункциональный инструмент для личного и командного использования.
- TMetric – трекер времени.
- TogglTrack – трекер с возможностью планирования.
- Harvest – удобный и быстрый трекер.
- Go Fucking Work – сервис для блокировки отвлекающих сайтов.
- Помидорковый таймер – для работы в технике «помодоро».
- FocusFox – веб-редактор для работы над текстом.
- SAM9000 – приложение для управления задачами.
- Nifty – сервис планирования.
- Process Bliss – простая система для управления бизнес-процессами.
- Kintone – корпоративное рабочее пространство.
- Weeek – трек-менеджер проектов и задач.
- GanttPRO – диаграммы для составления планов.
- Focus To-Do – трекер для техники «помодоро».
- Notion – возможность хранения и систематизации любого потока информации.
- SingularityApp – сервис для импорта писем в задачи.
Для организации рабочего времени можно использовать электронные органайзеры, в том числе:
- Таймер, ограничивающий время, в течение которого нужно делать работу.
- Чек-листы, раскладывающие сложные процессы на этапы.
- Бланки, размеченные для хронометража.
- Ментальные карты, которые используются для систематизации информации и мозговых штурмов.
- Электронные таблицы.
- Канбан-доски для организации рабочих процессов.
Кроме того, не стоит забывать про привычные инструменты. Возьмите, к примеру, обычный ежедневник — он может стать прекрасным средством для тайм-менеджмента.
Популярные книги и тренинги про тайм-менеджмент
Несколько актуальных книг, которые стоит читать для обучения умению управлять временем, чтобы узнать основные принципы, авторские техники тайм-менеджмента и учиться применять их:
- Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент»;
- Брайан Трейси «Мастер времени»;
- Майкл Бреус, «Всегда вдняовремя»;
- Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург «Прокрастинация. Первая помощь»;
- Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile»;
- Франческо Чирилло «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»;
- Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел»;
Люси Паладино «Максимальная концентрация»; - Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»;
- Штафан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»;
- Марк Форстер, «Сделай это завтра»;
- Тимоти Феррис «Как работать четыре часа в неделю»;
- Крис Бейли «Мой продуктивный год»;
- Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать»;
- Роберт Мауер «Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен»;
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
Развить умение управлять временем помогут не только книги, но и курсы, тренинги по управлению временем с полезным материалом. Набор на курсы, чтобы пройти обучение, постоянно проводят:
- Skillbox;
- Нетология;
- Brammels;
- ТренингСпэйс;
- Открытое образование.
Вопросы и ответы
Специалисты считают хорошими навыками:
- Грамотно оценивать время и рассчитывать его, не браться за проекты, которые невыполнимы изначально.
- Составлять временные карты, планируя свои дела, выделяя среди них главные и второстепенные.
- Использовать в работе принципы 4D: удалять ненужное, переносить выполнение задач, делегировать, уменьшать объем работы.
Тайм-менеджмент – это не цель, а инструмент, который позволяет достичь целей. Он помогает использовать время с пользой, помнить ценность времени и своей работы.
Современный подход считает, что тайм-менеджмент – это управление не столько временем, сколько собой: вниманием, концентрацией, продуктивностью. Специалисты предлагают воспринимать время как ящик: он кажется достаточно просторным, но туда уберется не так уж много. Это позволяет понять ценность управления временем и необходимость прямо сейчас начать осваивать его приемы.
Заключение
В рамках статьи нет возможности рассказать обо всех тонкостях тайм-менеджмента. Важно, что он помогает не больше успевать, не экономить время, а жить интереснее, насыщеннее и продуктивнее. Это инструмент для организации собственной жизни, который научит понимать и ценить каждое мгновение и наслаждаться простыми вещами.
Навыки тайм-менеджмента, подчерпнутые из книг и тренингов, очень быстро могут стать привычкой, если среди множества предложенных техник выбрать несколько подходящих и регулярно использовать их. Постепенно изменится не только подход к работе, но и качество жизни, появится ощущение ценности времени и удовлетворенность от того, что оно проходит не впустую.
Мария Булохова
Контент-менеджер
Все статьи автора
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter
Тайм-менеджмент — это совокупность методов, помогающих человеку эффективно использовать свое время. То есть, не расходовать его впустую и распоряжаться им так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях.
Главное предназначение современного тайм-менеджмента — помогать людям достигать целей и управлять своей жизнью. Именно поэтому тайм-менеджмент в наши дни не ограничивается только планированием и учетом времени, а рассматривает почти все вопросы, связанные с личной эффективности. Вот лишь некоторые из них:
Чтобы решать эти задачи, тайм-менеджмент активно заимствует знания из математики, философии, экономики, социологии, кибернетики, психологии и множества других современных дисциплин.
Само слово «тайм-менеджмент» (time management) переводится с английского как «управление временем». Термин не совсем точный, поскольку самим временем управлять невозможно: все что может человек — это научиться рационально его использовать. Поэтому сегодня многие предпочитают употреблять более подходящие по смыслу выражения «селф-менеджмент» (управление собой) и «лайф-менеджмент» (управление жизнью).
Различают два крупных направления современного тайм-менеджмента: личный (индивидуальный) и корпоративный (организационный).
Корпоративный тайм-менеджмент направлен на благо некой организации и чаще всего внедряется по инициативе ее руководства. Личный тайм-менеджмент — это те методы, которые человек использует по своей инициативе и для достижения собственных целей. Именно этому направлению и посвящен наш сайт.
Зачем человеку нужен тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:
1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.
Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.
2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.
И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.
3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.
Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.
4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.
И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.
5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.
Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.
6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.
Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.
Основы тайм-менеджмента
Чтобы получить правильное представление о тайм-менеджменте, его следует рассматривать не как «сборник случайных рецептов», а как целостную систему знаний. В основе этой системы будут лежать следующие группы понятий:
- Принципы: наиболее общие правила и «законы» тайм-менеджмента.
- Приемы и техники: конкретные способы реализации этих принципов.
- Инструменты: приспособления, облегчающие выполнение различных приемов и техник.
Рассмотрим каждую из этих групп немного подробнее.
Принципы
В тайм-менеджменте нет каких-то совсем уж жестких правил и аксиом. Каждый человек решает с его помощью свои задачи, и то, что приносит пользу одному, у другого может просто не работать.
Тем не менее, при желании мы можем выделить несколько универсальных принципов тайм-менеджмента, с которыми наверняка согласится большинство специалистов по личной эффективности. Вот они:
1. Постановка целей. Чтобы менять свою жизнь к лучшему, человек должен ставить перед собой цели и стремиться к их достижению. В тайм-менеджменте принято ставить перед собой как глобальные цели (охватывающие всю жизнь), так и цели поменьше (на год, на месяц, на день).
2. Планирование. Любую деятельность следует планировать: это позволяет действовать более рационально и эффективно. Планирование (т. е. выбор предстоящих действий и их последовательности) — это главный метод тайм-менеджмента.
3. Расстановка приоритетов. Нужно выявлять самые важные дела и выполнять их в первую очередь. Такие дела сильнее всего влияют на нашу жизнь: сосредоточившись на них, мы быстрее достигаем своих целей.
4. Опора на самодисциплину. Самодисциплина — это способность следовать своим планам, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Если человек не обладает хотя бы минимальным уровнем самодисциплины, он вряд ли сможет полноценно пользоваться тайм-менеджментом.
5. Планирование отдыха. Полноценный и своевременный отдых — это залог сохранения работоспособности.
6. Фиксация задач. Предстоящие дела следует не запоминать, а записывать (например, в ежедневник или в таск-менеджер). Во-первых, о незаписанных задачах легко забыть. Во-вторых, такие задачи выглядят необязательными для выполнения. В-третьих, попытка удержать их в голове приводит к снижению продуктивности и увеличению уровня стресса.
7. Декомпозиция. Крупные дела рекомендуется разбивать на отдельные этапы (подзадачи). Это облегчает их планирование и выполнение.
8. Иерархия планов. Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня. Планируя день, нужно учитывать планы на неделю, а планируя неделю — планы на месяц. Это принцип помогает непрерывно двигаться к цели.
9. Борьба с хронофагами. Хронофаги (поглотители времени) — это все, что ворует у нас время и срывает наши планы. Сюда относится как наша собственная непродуктивная деятельность (вроде просмотра сериалов), так и люди, мешающие нам работать.
10. Борьба с отвлечениями. Отвлечения снижают производительность труда и приводят к преждевременной усталости. Рекомендуется во время работы максимально «отгораживаться» от внешнего мира: отключать ненужные уведомления, переводить телефон в беззвучный режим, избегать излишне общительных коллег и т. д.
11. Борьба с мультизадачностью. В каждый момент времени следует заниматься только одним делом. Попытка выполнять сразу несколько задач обычно приводит к стрессам и снижению продуктивности.
12. Повышение производительности труда. Свою работу необходимо выстраивать так, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.
13. Гибкость. Если обстоятельства меняются, нужно менять и планы.
14. Создание своей системы тайм-менеджмента. Универсальных решений не бывает: из огромного арсенала тайм-менеджмента следует брать лишь те методы, которые будут работать именно у вас. При этом каждый такой метод желательно адаптировать под себя.
15. Анализ. Рекомендуется регулярно анализировать свою деятельность, оценивать ее эффективность, выявлять в ней слабые места и недочеты. Такая обратная связь помогает непрерывно совершенствовать свою систему тайм-менеджмента и добиваться в этой жизни большего.
16. Саморазвитие. Главный инструмент тайм-менеджмента — это сам человек. Наша эффективность напрямую зависит от наших личных качеств: уровня самодисциплины, знаний, навыков, умения думать и принимать правильные решения. Чтобы тайм-менеджмент приносил максимальную пользу, в первую очередь следует заботиться о собственном развитии.
Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Заметим, что каждому из этих принципов соответствует множество самых разных приемов и техник. Например, для расстановки приоритетов (принцип № 3) может применяться матрица Эйзенхауэра, метод АБВГД, метод многокритериальной оценки, принцип Парето, АБВ-анализ и так далее.
Популярные приемы и техники
Современный тайм-менеджмент включает в себя тысячи приемов и техник. Они затрагивают почти все аспекты личной эффективности: от планирования повседневных задач, до решения философских проблем (например, поиска своего предназначения). Ниже мы перечислим лишь те из них, которые используются сегодня чаще всего.
1. Список дел. Самая популярная, самая простая и самая доступная техника тайм-менеджмента. Суть ее в том, чтобы записывать предстоящие дела, а затем вычеркивать их по мере выполнения. Несмотря на простоту, у этой техники есть много тонкостей и нюансов, о которых мы рассказываем в отдельной статье.
2. Расписание. Это почти тот же список дел, с той лишь разницей, что все дела в нем выполняются в определенное время. Расписание помогает более рационально распределять свои силы, избавляет от спешки и нерешительности.
3. Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает выявлять приоритетные задачи (то есть те, которые нужно выполнять в первую очередь). Для этого предстоящие задачи сортируют по важности и срочности с помощью вот такой таблички:
4. Техника SMART. Эта техника позволяет сделать цели (или задачи) максимально конкретными, что облегчает их планирование и достижение. Суть ее в том, чтобы привести каждую цель в соответствие со следующими критериями:
- S (specific) — конкретность. Формулировка цели подразумевает конкретный и проверяемый результат.
- M (measurable) — измеримость. Этот результат можно измерить.
- A (attainable) — достижимость. Для достижения цели хватает ресурсов (времени, сил, денег).
- R (relevant) — актуальность. Цель действительно важна и стоит затраченных на нее усилий.
- T (time-bound) — ограниченность во времени. Установлен крайний срок достижения цели, т. е. дедлайн.
Вот как это выглядит на практике:
5. Метод лягушки. «Лягушками» в тайм-менеджменте называются различные неприятные задачи, а «метод лягушки» заключается в том, чтобы выполнять такие задачи в первую очередь. Например:
Для чего это нужно? Во-первых, неприятные задачи — это зачастую самые важные для нас задачи, поэтому им следует уделять особое внимание. Во-вторых, чем раньше мы приступаем к таким задачам, тем больше у нас сил для их выполнения.
6. Метод слона. «Слоны» — это крупные дела, к которым страшно подступиться. Чтобы сдвинуть такие дела с места, рекомендуется делить их на отдельные маленькие подзадачи («бифштексы») и планомерно их выполнять.
7. Метод швейцарского сыра. Эта техника помогает преодолевать внутреннее сопротивление и справляться со сложными, неприятными или непонятными задачами. Суть ее в том, чтобы выполнять задачу произвольными частями, выбирая в первую очередь те этапы работы, которые не вызывают отторжения. Если сравнивать нашу задачу с сыром, мы словно «выедаем» в ней все новые и новые дырочки, пока она не будет полностью выполнена.
8. Техника Pomodoro. Ее суть заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Обычно это происходит так:
- Из списка дел выбирают задачу и устанавливают таймер на 25 минут для работы.
- После звонка устанавливают таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех таких циклов следует 30-минутный перерыв.
Перечисленные техники достаточно универсальны и могут использоваться кем угодно и при любых обстоятельствах. В то же время в тайм-менеджменте очень много и более специфических техник: для работы с электронной почтой, для борьбы с отвлечениями, для организации работы руководителя и т. д.
Инструменты
Инструменты тайм-менеджмента — это различные предметы и приспособления, которые делают «управление временем» более удобным. Условно их можно разделить на две группы: основные, которыми люди пользуются постоянно, и вспомогательные, которыми пользуются лишь по мере необходимости.
К основным относятся следующие инструменты:
1. Бумага и карандаш. Самый простой, доступный и универсальный инструмент, с помощью которого можно реализовать фактически любые техники тайм-менеджмента, включая даже сложные алгоритмы планирования.
Главный недостаток бумаги и карандаша — это отсутствие интерактивности и автоматизации. Например, человеку приходится самому следить за своевременным выполнением дел в своем списке и каждый раз заново записывать все повторяющиеся задачи.
2. Бумажные органайзеры (ежедневники, еженедельники). Представляют собой блокноты или тетради, специально размеченные для различных техник тайм-менеджмента: планирования текущих дел, постановки целей и т. д. И хотя бумажные органайзеры тоже неинтерактивны, они помогают лучше контролировать текущие дела и обеспечивают системный подход к тайм-менеджменту.
В наше время бумажные органайзеры массово вытесняются электронными. Однако некоторые из них по-прежнему пользуются популярностью (например, ежедневники Доминика Спенста, Игоря Манна, Глеба Архангельского и т. д.).
3. Электронные органайзеры (таск-менеджеры, менеджеры задач, электронные ежедневники). Представляют собой специальные программы или онлайн-сервисы, предназначенные для планирования дел, а иногда и для других методов тайм-менеджмента (например, целеполагания или расстановки приоритетов). В XXI веке такие программы стали самым популярным инструментом тайм-менеджмента и заметно потеснили все бумажные приспособления.
Электронные органайзеры существенно облегчают планирование. Они, как правило, умеют фильтровать и группировать задачи, умеют автоматически планировать повторяющиеся дела и напоминать о предстоящих событиях.
К вспомогательным можно отнести следующие инструменты тайм-менеджмента:
- Таймер. Помогает бюджетировать (т. е. ограничивать) время на выполнение задач, отмерять периоды работы и отдыха.
- Чек-листы. Используются для поэтапного выполнения сложных процессов или для проверки уже выполненных задач.
- Бланки. Заранее размеченные листы для различных техник тайм-менеджмента (например, для хронометража или составления расписания)
- Ментальные карты. Используются для хранения информации, планирования, проведения мозговых штурмов, декомпозиции целей и задач.
- Электронные таблицы (Excel, Google-таблицы и т. д.). Другой популярный инструмент для организации информации и планирования.
- Канбан-доски. Помогают организовывать рабочие процессы, делают их более наглядными и упорядоченными. Особенно полезны для командной работы.
Заметим, что вопреки популярному заблуждению, использование того или иного инструмента еще не гарантирует высокой продуктивности. Инструменты обеспечивают лишь удобство, но эффективность самого тайм-менеджмента зависит от множества других факторов: правильно подобранных техник, самодисциплины или, например, личных качеств человека.
Краткая история тайм-менеджмента
Термин «тайм-менеджмент» начал использоваться с 1959 года, после того, как американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей выпустил первую книгу об «управлении временем». Она так и называлась — «The Management of Time», и в ней впервые была представлена целостная и продуманная система тайм-менеджмента.
Однако сам тайм-менеджмент (как технология личной эффективности) имеет очень долгую историю. Условно его развитие можно разделить на четыре этапа:
Рассмотри эти этапы по порядку.
Донаучный период
Потребность в повышении личной эффективности у человека была всегда, и вполне вероятно, что на эту тему он начал размышлять еще в первобытную эпоху. Другое дело, что подобные размышления могли быть зафиксированы лишь после появления письменности.
Одним из первых «следов тайм-менеджмента» считается письмо римского философа Сенеки прокуратору Луцилию. В нем Сенека делится своими мыслями о важности правильного использования времени, и эти мысли остаются актуальными до сих пор.
Размышления о личной эффективности можно встретить и в работах более поздних мыслителей (Леон Баттиста Альберти, Френсис Бекон и т. д.).
Однако самым известным теоретиком донаучного периода можно по праву называть американского политика и ученого Бенджамина Франклина.
Франклин разработал собственную оригинальную систему планирования времени и подробно описал ее в своих мемуарах. Некоторые его методики (например, «Пирамида Франклина») успешно используются и сегодня.
Особенности донаучного периода:
- Отсутствие массового распространения. Осознанные методы «управления временем» использовались только отдельными людьми.
- Все методы создавались исключительно на основе личного опыта.
- Бессистемность: тайм-менеджмент, по сути, сводился лишь к разрозненным «рецептам» повышения личной эффективности.
Тейлоризм (1910-е — 1950-е)
С началом промышленной революции возникла необходимость одновременно управлять работой большого количества людей. В связи с этим огромную популярность приобретают идеи Фредерика Тейлора — родоначальника научной организации труда.
Суть тейлоризма заключалась в предельно рациональном подходе к человеческой деятельности. Чтобы повысить эффективность какой-либо работы, ее следовало проанализировать, систематизировать и найти наилучший способ ее выполнения. Для этого применялись такие сугубо технические методы, как хронометраж, карты рабочих операций, внедрение стандартов и т. д.
Особенности тейлоризма:
- Методы «управления временем» были направлены исключительно на повышение производительности труда (и, как правило, труда физического).
- Люди воспринимались как пассивные объекты управления, а все методы повышения эффективности внедрялись «сверху».
Известные представители: Фредерик Тейлор, Генри Лоуренс Гантт, Генри Форд, Алексей Гастев, Платон Керженцев.
Классический тайм-менеджмент (1950-е — 1990-е)
По мере развития технологий все сильнее становилась потребность в повышении производительности умственного труда (в первую очередь это касалось работы менеджеров различного уровня). С этой задачей методы тейлоризма уже не справлялись, поскольку производительность умственного труда сложно повысить без активного участия самого человека.
Это привело к появлению так называемого классического тайм-менеджмента, который используется и сегодня. Его главная идея заключалась в том, что человек способен повышать свою эффективность самостоятельно, без наставлений и руководства «сверху».
Особенности классического тайм-менеджмента:
- Не учитывался психологический фактор. Методы классического тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на людей в высшей степени рациональных (не подверженных перепадам настроения, лени, прокрастинации и т. д.).
- Считалось, что человеком можно управлять так же, как и предприятием. Многие классические методы (например, техника SMART или АБВ-анализ) были просто заимствованы из обычного менеджмента.
- Отсутствие гибкости. Классические методы плохо приспособлены для условий нестабильности и неопределенности.
Известные представители: Джеймс Т. Маккей, Клаус Мёллер, Лотар Зайверт, Алан Лакейн.
Современный тайм-менеджмент (1990-е — наши дни)
Мир становился все сложнее, а темп жизни ускорялся. Поменялось и отношение к человеку: он воспринимался уже не как «винтик в производстве», а как независимая личность со своими потребностями и желаниями.
В связи с этим возникла необходимость в создании нового тайм-менеджмента, который бы хорошо работал в современных условиях и мог бы удовлетворять личные потребности человека. Формирование такого тайм-менеджмента началось примерно в 90-х годах прошлого века и продолжается до сих пор.
Особенности современного тайм-менеджмента:
- Поправка на нестабильность и неопределенность окружающего мира.
- Ориентация на личные потребности человека (включая духовные).
- Интеграция с психологией.
- Активное использование современных технологий (например, компьютеров).
Известные представители: Стивен Кови, Дэвид Аллен, Марк Форстер, Глеб Архангельский.
Системы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент не является чем-то монолитным. Сегодня существует множество «школ» и систем тайм-менеджмента, которые по-разному решают проблемы личный эффективности, а в некоторых вопросах даже противоречат друг другу. Перечислим только некоторые из них.
Классический тайм-менеджмент. Это скорее даже не система, а просто набор приемов и техник, появившихся во второй половине XX века. Однако именно с этим направлением у большинства людей обычно и ассоциируется «управление временем».
Главная особенность классического тайм-менеджмента — это предельно рациональный и прагматичный подход к повышению личной эффективности, без поправок на психологию человека и его индивидуальные особенности. Примером подобного подхода могут служить АБВ-анализ, метод Альпы и целеполагание по SMART.
При этом техники классического тайм-менеджмента по-прежнему популярны. Ими активно пользуются предприниматели и менеджеры разного уровня, их изучают в вузах и на курсах личной эффективности.
Читайте также: Классический тайм-менеджмент.
GTD (Getting Things Done). Самая популярная на сегодняшний день система тайм-менеджмента. Была разработана американским специалистом по личной эффективности Дэвидом Алленом и описана в его книге «Getting Things Done» (у нас она вышла под названием «Как привести дела в порядок»).
Главная особенность GTD заключается в «бесстрессовом планировании», которое, в свою очередь, основано на двух принципах:
- Все дела должны храниться не в голове, а на внешнем носителе (например, в записной книжке или в таск-менеджере).
- Для планирования и принятия решений следует опираться на продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.
GTD является мощной и, в общем-то, универсальной системой тайм-менеджмента, которой пользуются представители самых разных профессий и социальных групп.
Читайте также: Система GTD.
Agile Results («гибкие результаты»). Система основана на популярных сегодня методиках «Аджайл», которые применяются в разработке ПО и в управлении проектами. Топ-менеджер компании «Майкрософт» Джи Ди Мейер адаптировал эти методы для личного использования и описал получившуюся систему в книге «Getting Results the Agile Way» (2011 год).
В отличие от других систем тайм-менеджмента, Agile Results ориентируется в первую очередь на получение результатов, а не просто на выполнение задач. При этом (как следует из ее названия) она отличается гибкостью и помогает достигать этих результатов даже в условиях нестабильности и неопределенности.
Читайте также: Agile Results.
«Джедайские техники». Система разработана российским специалистом по личной эффективности Максимом Дорофеевым и описана в его книгах «Джедайская техника пустого инбокса» (2017 год) и «Путь джедая» (2019 год).
В «джедайских техниках» активно используются достижения современной психологии и учитываются особенности нашего времени (т. е. эпохи хай-тека и всеобщего дефицита внимания). Акцент в этой системе сделан на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией.
«Джедайские техники» наиболее популярны в России, главным образом у работников IT-индустрии, менеджеров и фрилансеров.
Сайт Максима Дорофеева: https://mnogosdelal.ru/
Заметим, что все перечисленные системы редко используются в чистом виде. Обычно каждый человек хотя бы немного, но «подгоняет» их под себя.
Поделиться:
У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…
Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.
Определение тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.
Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.
Для чего он нужен?
Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.
Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.
Главные принципы тайм-менеджмента
Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.
- Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
- Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
- Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
- Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
- Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
- Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
- Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
- Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Мифы о тайм-менеджменте
До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.
№1. Управлять временем невозможно
Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.
№2. Это не работает!
Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.
№3. Придется больше и усерднее работать
Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.
№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству
Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.
№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит
Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.
№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает
Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.
№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией
Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.
Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.
№8. Нельзя стать успешным без управления временем
Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.
№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем
Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.
№10. Тайм-менеджмент экономит время
Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.
Техники тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.
Правило 10 минут
Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.
4D
Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:
1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.
2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.
3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.
4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.
Для долгосрочного планирования данная система не годится.
90 на 30
Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.
Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.
Fresh or Fried
Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.
GTD
Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.
Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:
- В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
- Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
- Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
- Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
- Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.
POMODORO
Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.
Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.
Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.
Zero Inbox
Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.
ZTD
ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:
- Сортировка данных в разделе «Входящие».
- Быстрая обработка поступающих сообщений.
- Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
- Предварительное ежедневное планирование.
- Концентрация на одной задаче.
- Создание простых, коротких и понятных списков дел.
- Ежедневное соблюдение режима.
Автофокус
Действовать в системе «Автофокус» надо так:
- Записываете все, что намечается.
- Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
- Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
- Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.
Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.
Временные блоки
Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.
Закон Паркинсона
Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.
Канбан
Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.
Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.
Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.
«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.
Лягушки или слоны
Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».
Матрица Эйзенхауэра
Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.
Правило Парето
Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.
Принцип девяти дел
Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.
Принцип трех дел
Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.
Система Тима Ферриса
Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.
Хронометраж
Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.
На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.
На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.
Полезная литература
Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:
- Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
- Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
- Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
- Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
- Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
- Марк Форстер «Сделай это завтра».
На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 
Здравствуйте! В статье мы расскажем, что называют тайм-менеджментом, чем он полезен, с помощью каких техник можно управлять своим временем и где найти курсы по time management. А также разберемся, кому важно планировать свой день и каким принципам нужно следовать.
Говоря простыми словами, тайм-менеджмент (англ. «управление временем») — это совокупность принципов, техник и инструментов, которые помогают грамотно распределять время, вести учет рабочих задач и повседневных дел, а также эффективно с ними справляться.
Если кратко, цель тайм-менеджмента — сделать вашу жизнь проще и внести в нее здоровую и красивую упорядоченность. Вся эта система принципов необходима для того, чтобы разгрузить голову от беспокойства о делах и освободить время для действительно важных вещей.
Тайм-менеджмент дает возможность:
- остановиться и провести ревизию всего, что происходит в вашей жизни;
- навести порядок в делах, отделить важное от неважного и любимое от нелюбимого;
- научиться управлять своими ресурсами;
- делать дела без суеты, стресса и все успевать;
- выделять время только для себя.
Подборка курсов
Все онлайн-курсы по тайм-менеджменту в 2023 году
Посмотреть подборку
Кажется, что тайм-менеджмент — это что-то для руководителей высшего звена, менеджеров и бизнесменов. На самом деле нет.
Даже если вы не бизнесмен и не управленец, вы все равно ходите на работу, выполняете задачи с той или иной эффективностью, возвращаетесь домой уставшим и не успеваете отдохнуть за выходные из-за домашних дел.
Тайм-менеджмент жизненно важен для студента, который не может заставить себя создать документ с названием «Курсовая». Тайм-менеджмент полезен для всех, кто работает из дома, фрилансит, творит и хотя бы раз в день думает, что ничего не успевает.
Различают два направления — личный и корпоративный тайм-менеджмент.
Личный time management
Личный тайм-менеджмент — это методы, которые вы используете сами для себя, чтобы достигать личные цели.
Например, вы заметили, что каждый день переносите несколько задач на завтра, потому что не успеваете все сделать. И, не дожидаясь вопросов и предложений от руководителя, решили сами понять и исправить проблему. Или вы хотите получать больше от выходных: побыть наедине с собой, уделить внимание близким, переделать домашние дела, позаниматься своим увлечением. Для всего этого есть личный тайм-менеджмент.
Понадобится настойчивость и дисциплина, чтобы внедрить эти методы. Однако результат будет замечательным. Проще всего это делать с грамотной поддержкой со стороны.
Корпоративный time management
Корпоративный тайм-менеджмент — это система организации рабочих процессов, которую внедряет руководство для всей компании.
В первую очередь, это делают для комфорта самих сотрудников. Ведь чем счастливее человек на работе, тем лучше его результаты.
Управление временем состоит из ряда принципов. Планирование — это фундаментальный принцип, на котором зиждется вся система тайм-менеджмента.
Наш мозг так устроен, что может спокойно воспринимать 7-9 объектов внимания одновременно. Все, что сверх, воспринимается как опасность. Мозг поднимает тревогу, организм выделяет адреналин и кортизол. Возникает древняя реакция «бей/беги/притворись мертвым». В современности «бей» превращается в трудоголизм, «беги» — в прокрастинацию, а «притворись мертвым» (ступор) — в выгорание и депрессию.
Всего этого можно избежать, если вы точно знаете, что зафиксировали свои дела на внешнем носителе, и сейчас не будете отвлекаться ни на какую другую задачу, в ущерб текущей. И когда вы завершаете задачу, то точно знаете, какой шаг будет следующим. Не придется метаться и принимать решение, что делать дальше. А принятие решений — это один из самых стрессовых и трудоемких для психики процессов.
Рассмотрим другие принципы управления временем:
- Ставьте цели. Цель — это ваше желание и путеводный маяк. Нет цели — нет действия. Важно сформулировать цель ясно и конкретно, чтобы не сбиваться с пути и сохранять мотивацию.
- Расставляйте приоритеты. Определите, какие дела действительно важны и срочны, какие — чуть ниже по рангу, какие можно делегировать, а какие — вовсе вычеркнуть из вашей жизни.
- Выделяйте время на отдых. Помните, что для высокой продуктивности нужны силы и здоровье. Если пренебрегать регулярным качественным отдыхом, вы неизбежно выгорите или заболеете. А это неинтересно ни вам, ни вашей семье, ни начальнику.
- Записывайте все дела, идеи, желания. Во-первых, не записали = не сделали. Во-вторых, когда голова забита огромным списком дел — это просто тяжело. Представьте себе жизнь с заполненным до отказа туристическим рюкзаком за спиной — мягко говоря, это неудобно.
- Опирайтесь на самодисциплину. Управление временем — это не волшебная таблетка, которая действует за секунду. Регулярная практика, работа с привычками, отказ от сиюминутных удовольствий в пользу долгосрочных результатов — придется приложить усилия. Но трудно только в начале, и результат стоит того.
- Выстройте свою систему тайм-менеджмента. Ваша жизнь уникальна и складывается из множества факторов: работа, привычки, потребности, склад характера, импульсивность и т.д. Подберите методы, которые применимы именно к вашим запросам, пробуйте и модифицируйте.
- Будьте гибкими. Если обстоятельства изменились, планы тоже придется корректировать.
- Анализируйте. Регулярно проводите рефлексию: что изменилось, стало лучше или хуже, как вы чувствуете себя, что нужно скорректировать?
- Не загоняйте себя в рамки. Тайм-менеджмент — это средство, а не цель. Цель, как мы уже говорили, — сделать жизнь свободной, полной и счастливой.
Техники тайм-менеджмента — это конкретные алгоритмы, следуя которым вы наводите в жизни и работе порядок. Все технологии можно разделить по целям, которым они отвечают:
- анализ ситуации;
- планирование, постановка целей и расстановка приоритетов;
- борьба с прокрастинацией.
Расскажем про самые действенные методы.
Getting Things Done или GTD
Суть технологии GTD в том, чтобы выгрузить из головы абсолютно все дела на 1-2 внешних носителя. Все дела, желания и идеи вы вносите в файл «входящие», а затем распределяете по категориям:
- я могу сделать это прямо сейчас;
- я могу это делегировать;
- я хочу сделать это когда-нибудь;
- я хочу это сделать в определенный срок.
При этом, если дело предполагает несколько шагов — это не просто задача, а проект, в котором все шаги нужно зафиксировать по порядку.
И дальше вы потихоньку справляетесь с делами, пополняете папку «входящие», когда необходимо, и раз в неделю проверяете и распределяете новые дела. Метод хорош, т.к. снижает стресс до здорового мотивирующего уровня и освобождает голову для стратегического мышления.
Time-blocking
Это техника планирования. Суть в том, чтобы выделить самые важные повторяющиеся активности и внести их в свое расписание, указывая четкие интервалы. Нерегулярные дела вы вносите по необходимости, также указав четкий интервал времени. Все это удобно делать, например, в Гугл-календаре.
Прелесть метода в том, чтобы в первую очередь позаботиться о личном времени. Тайм-блокинг защищает ваше время от чужих посягательств. Зафиксируйте для себя полчаса на ежедневную прогулку и 2 часа в неделю на любимое вдохновляющее занятие и попробуйте пожить так несколько недель.
Автофокус
Техника хороша для того, чтобы расправиться с делами. Вы выписываете все, что нужно сделать, и спокойно перечитываете список. Когда ваш взгляд за что-то зацепится, спросите себя, хотите ли вы это сделать прямо сейчас. Если да — приступайте, нет — ищите дальше. Сделав задачу, вычеркните ее и повторите весь алгоритм.
Правило Парето
20% усилий приносят 80% результата. Проведите ревизию всех задач и активностей. Тем занятиям, что быстрее приведут к вашим целям, отдавайте первый приоритет внимания.
Pomodoro
Отличный метод работы для тех, кто страдает от прокрастинации. Заведите таймер на 25 минут и занимайтесь делом, ни на что не отвлекаясь. Затем 5 минут отдыха. Все это один цикл, и таких циклов должно быть 4. После этого обязательно сделайте перерыв на 20-30 минут.
Техника снимает тревогу перед неприятными делами, потому что вы знаете: это всего лишь 4 раза по 25 минут, это выносимо и конечно.
Правило 10 минут
Тоже действенное лекарство от прокрастинации. Скажите себе: «Я буду делать это всего лишь 10 минут. Если не захочу продолжать, то остановлюсь». Обязательно проговорите эту мысль или даже запишите. Затем поставьте таймер на 10 минут.
Ваш мозг расслабляется, зная, что это маленький период и он скоро закончится. При этом в расслабленном состоянии легко войти в поток, так что вы, скорее всего, продолжите заниматься. И даже если вы не в ресурсе, вы продвинулись и можете поблагодарить себя за работу.
Хронометраж
Это диагностическая методика для тех, кто мало успевает и буквально не понимает, куда уходит время.
Подготовьте таблицу «занятие/время» и каждые 1-2 часа записывайте, что и сколько вы делали. Записывайте каждую чашку чая и «минутку» в Инстаграме. Делайте так 5-7 дней, пока не сложится отчетливая картина ваших активностей. Затем проанализируйте таблицу и перераспределите внимание и приоритеты в делах.
Важно: если вы чувствуете, что проблема глубже, чем просто невнимательность во времени, сделайте расширенную таблицу.
| Занятие | Время | Я действительно хотел это делать? | Что я чувствовал в этот момент? |
Так вы лучше узнаете себя: что вызывает радость и прилив сил, а что только тревогу или временное облегчение; каковы ваши настоящие желания, а что вы только думаете, что хотите делать.
Что насчет лягушек
Лягушка в тайм-менеджменте — это самое противное и самое важное дело, которое обязательно должно быть сделано. Суть в том, что самые важные дела, как правило, еще и самые неприятные (почему — это отдельный вопрос). Такие дела хочется снова и снова откладывать на попозже, пока задача не перейдет в разряд суперсрочных. Часто это единственное, что заставляет в конце-концов «съесть лягушку».
Брайан Трейси, создатель этого приема, предлагает неприятные дела завершать в первую очередь. Одно волевое усилие и дело сделано. Вы получаете колоссальное удовлетворение и облегчение от выполненной задачи. После этого справиться с оставшимися задачами будет в разы легче.
Как связаны слоны и тайм-менеджмент
Слонами в тайм-менеджменте называют сложные долгосрочные проекты. Как съесть целого слона? С какой стороны подойти? Суть в том, чтобы разделать его и съедать по кусочкам. Дробление проектов на маленькие последовательные шаги — это одна из лучших техник тайм-менеджмента.
Писательница Энн Ламотт дала этому методу более поэтичное название — «птица за птицей». «Птица за птицей» — это книга о писательском ремесле, которая учит, что даже такая огромная задача, как написание книги — это лишь кусочек бумаги 12х12, который вы каждый день заполняете словами. Попробуйте применить это к любому сложному и объемному делу.
Поглотители времени (или хронофаги) — это все, что забирает время впустую, начиная от форс-мажоров и заканчивая прокрастинацией.
Все хронофаги в тайм-менеджменте можно разделить на несколько категорий:
- Занятия — что угодно, что не несет пользы и только отнимает время. Сами по себе эти занятия не плохи и некоторые даже полезны, когда вы отдыхаете. А вот во время важных дел это все лучше отложить.
Примеры: компьютерные игры, зависание в соцсетях, сериалы, веб-серфинг.
- Организационные ошибки — все что связано с неэффективным планированием и организацией труда.
Примеры: неправильно поставленные цели, неверные приоритеты, перфекционизм.
- Люди, которые претендуют на ваше время, не заботясь о ваших потребностях.
Примеры: слишком разговорчивые коллеги, дальние родственники, которым нужна помощь с ремонтом, но нет времени помочь вам, банковские менеджеры холодных продаж.
- Форс-мажоры — обстоятельства, на которые мы не можем повлиять.
Примеры: пробки из-за аварии, отключение электричества, сломавшийся компьютер, стихийные бедствия.
- Психологическое состояние — обстоятельства, которые исходят от нас самих. Это означает, что их можно контролировать, приложив усилия.
Примеры: выгорание, депрессия, прокрастинация, усталость, отвращение к работе.
-
Тайм-менеджмент не работает.
Почему существует такое заблуждение? Техник в тайм-менеджменте много, и они все нацелены на решение разных проблем. Одни приемы нужны, чтобы навести порядок в накопившихся делах, другие — чтобы быстро переходить от завершенных задач к новым, третьи — для того, чтобы хоть как-то договориться с собой и начать действовать. Поэтому всегда нужно начинать с анализа вашей индивидуальной проблемы и только затем подбирать подходящий инструмент.
-
Тайм-менеджмент подходит не всем.
Тайм-менеджмент есть и для творческих людей, и для бизнесменов, и для прокрастинаторов, и для мам в декрете, и для интровертов, и для холериков. Выбирайте техники, подходящие именно под ваши рабочие процессы и жизненный уклад.
-
Тайм-менеджмент превращает людей в роботов без минуты свободного времени.
Как раз наоборот. Цель применения тайм-менеджмента — отделить важные и полезные дела от ненужных, помочь качественно справиться с ними, выделять время на отдых и любимые занятия и при этом спокойно и методично двигаться к достижению целей.
-
Невозможно победить прокрастинацию.
Прокрастинация — это не свойство характера, предопределяющее всю жизнь, — это всего лишь психическое явление. В основе прокрастинации лежит эмоция тревоги. Мы прокрастинируем, когда не можем подступиться к неприятной или слишком объемной задаче. И тогда отвлечение на посторонние дела приносит кратковременное облегчение и покой. В такой момент нужно остановиться и понять, что именно мешает начать, а затем подобрать подходящее решение проблемы.
-
Тайм-менеджмент делает жизнь скучной и предсказуемой.
Да, тайм-менеджмент вносит в жизнь некоторый порядок. Однако это не значит, что должна быть расписана каждая минута. Порядок здесь — это:
- вовремя завершенные дела,
- привычка в единицу времени сосредоточиваться только на одной задаче,
- проекты, которые не лежат в долгом ящике, а постепенно воплощаются,
- гарантированно отведенное время на себя и отдых.
Да, придется пожертвовать хаосом в мелочах и наладить бытовую рутину. Зато в по-настоящему важных вещах ваша жизнь станет еще интереснее и полнее.
Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем. Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания урок 2, планирования урок 3 и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.
Содержание
- Системы тайм-менеджмента
- Пирамида Франклина
- Матрица управления временем С. Кови
- GTD Дэвида Аллена
- Тайм-драйв Г. Архангельского
- Тайм-менеджмент П. Друкера
- «Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса
- Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн
- «Time Power» Брайана Трейси
- Проверочный тест
Системы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планнеров, составление списков дел, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.
Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. На форумах и в блогах можно найти достаточное количество примеров собственных систем, где авторы объединяют элементы нескольких методик, привнося новшества, или трактуя их под свою сферу занятости. В этом, в частности, заключается одна из главных полезностей: возможность «настроить» план «под себя», изменить, полностью отбросить или позаимствовать из других техник отдельные инструкции и детали. Благодаря этому, системы управления временем может применять каждый: инженер и журналист, офисный сотрудник и фрилансер, тот, кто распределяет рабочее время и тот, кто планирует отдых. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому рассмотрим несколько наиболее известных.
Пирамида Франклина
Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.
Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.
Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.
Матрица управления временем С. Кови
Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).
Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается. Выглядит матрица так:
Вы, наверное, неоднократно слышали или даже сами употребляли выражения по типу: «завал на работе», «горят сроки» и т.д. Автор уверен, что успешные люди в ситуациях, которые можно описать такими словами, оказываются крайне редко. Всё потому, что они так организовывают работу, что основные их дела находятся в квадранте ІІ – важные, но несрочные дела (с точки зрения управления временем идеально, если 65-80% ваших дневных обязанностей сосредоточено в этом квадранте). У большинства же людей львиную долю занимают дела из І, ІІІ и ІV квадрантов, которые сопряжены со спешкой и хаосом, и приводят к неорганизованности и откладыванию важных дел «на потом».
Проанализировав на основе матрицы свои дела и определив приоритеты, можно приступать к строительству пирамиды. Но ни в коем случае в план не стоит включать задачи только из квадранта ІІ – таким образом создать эффективную схему не удастся, ведь игнорировать остальные дела тоже нельзя, а избежать их в силу различных факторов (в первую очередь человеческого, но и других тоже) невозможно.
Отличное представление матрицы управления временем, автор дал на одном из своих семинаров:
Кроме этого, множество дельных советов и рекомендаций, которые завершают представление о системе взглядов С. Кови на тайм-менеджмент, можно найти в его популярном труде «7 навыков высокоэффективных людей», в разделе, посвящённом навыку определения приоритетов.
GTD Дэвида Аллена
Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники. Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.
Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.
Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.
Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:
- управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
- 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
- естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).
Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому. С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий. Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.
Детальнее о моделях планирования и принципах GTD можно узнать из статьи-обзора в Википедии, но для целостного знакомства и начала использования метода лучше прочитать книгу.
«Тайм-драйв» Г. Архангельского
Система управления временем от известного российского консультанта Глеба Архангельского занимает место в списке не только в силу географических причин. «Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.
В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г. Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.
Многие отметят, что отдых является чем-то самим собою разумеющимся, и о нём писать было необязательно. Но Г. Архангельский к этому приёму обращается в качестве небольшой хитрости – начать планировать свой отдых значительно легче, чем сразу «с головой» окунуться в пучину тайм-менеджмента, и позволяет приучить себя к дисциплине в её высшей форме – организации и планированию.
В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела. В качестве инструментов предлагаются такие приёмы, как якорение, «съедание лягушки», «маленький цейтнот». Их описание и советы по применению будут даны в уроке, посвящённом полезным инструментам.
В целом, «тайм-драйв» является отличным решением для людей, сомневающихся в эффективности тайм-менеджмента, ведь большинство рекомендаций достаточно легко реализуемы. При этом сама система, в отличие от запутанной местами матрицы С. Кови и GTD Д. Аллена, есть готовым действенным методом, рождённым синергетическим путём.
Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.
Взгляды Питера Друкера
П. Друкер – один из наиболее авторитетных американских теоретиков менеджмента, в том числе и по проблемам управления временем. В своей книге «The Effective Executive» он останавливается на нескольких важных с точки зрения эффективной организации занятости аспектах. Во-первых, автор уверен, что тайм-менеджмент и менеджмент тесно связаны. Управление временем невозможно без управления деятельностью в целом. Это реализуемо, во многом, только в случае правильной постановки целей, выделения приоритетов и путей достижения поставленных задач, распределения и делегирования обязанностей.
Во-вторых, двумя центральными понятиями его системы являются «дискреционное время» и «консолидация времени». П. Друкер считает, что человек не может эффективно работать больше 2-3 часов подряд. После этого периода организм устаёт, мозг начинает отвлекаться, и какое-то время функционирует менее продуктивно. С учётом этого нужно разбивать рабочий день на временные блоки, главные из которых – дискреционные, когда продуктивность наибольшая и когда следует решать важные дела. Другое время следует консолидировать и применять для решения менее важных задач – совершения звонков, ответов на корреспонденцию и т.д. Определить алгоритм можно просто, понаблюдав некоторое время за своей занятостью и активностью.
«Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса
Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом – создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.
Система Т. Ферриса – своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний принципа Парето и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:
- Не стоит ждать хорошего момента, откладывая важные или неудобные дела;
- Работать и развивать в себе стоит то, в чём вы сильны, а не пытаться нивелировать свои слабые стороны;
- Стресс бывает разный. «Хороший стресс» – это вызовы и риски, которые подталкивают и мотивируют на достижение целей;
- Сосредоточьтесь на результате. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы успевать больше, а для того, чтоб успевать делать то, что нужно.
Краткое представление системы в интервью с Т. Феррисом
Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.
Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн
Дж. Моргенстерн – руководитель консалтинговой компании «Task Masters», консультант по планированию и управлению временем. В своей книге «Самоорганизация по принципу изнутри наружу» она создает достаточно простую, но эффективную систему тайм-менеджмента. В ней, как и в GTD, но более понятно, важное место отводится организации рабочего пространства и предметной сферы. Также интересным подход делает то, что автор предлагает строить личную систему управления временем на основе природной способности к планированию. Она определяется путём дачи ответов на вопросы нескольких тестов. А уже с учётом мотивационных аспектов, склонности к планированию, дисциплине, и строится техника. Такой подход, в отличие от всех остальных, основывающихся на рабочих потребностях, позволяет выявить сильные и слабые стороны и склонности самого человека, образно говоря, применять тайм-менеджмент «от печки».
«Time Power» Брайана Трейси
Б. Трейси является одним из лучших в мире консультантов по личностному развитию и менеджменту. Его система управления временем была неоднократно проверена и получила множество полезных отзывов. Методика уникальна и в то же время гибка – позволяет настраивать систему «под себя». Если же говорить о сути авторской техники, то коротко она выглядит так: самое важное – выделять приоритеты (и в личной жизни, и на работе), уделять основное внимание важным делам, урезать время на неважные (а ловушек стараться избегать). Б. Трейси также предлагает несколько собственных методик экономии времени, особенно ценные рекомендации из которых, по нашему мнению, сосредотачиваются на том, как это делать в рабочих отношениях с людьми.
В русском переводе от «Альпина Паблишер» книга вышла под названием «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас». Прочитав её, можно узнать о данной методике всё необходимое.
Напоследок ещё раз отметим, что системы управления временем не являются константой – вы можете изменять их, настраивать под свои задачи и свой род деятельности, и даже объединять элементы разных систем, используя их инструментарий. Суть здесь заключается не в том, чтобы в деталях следовать инструкциям, а в том, чтобы каждый смог вынести максимальную пользу от применения. Отдельные советы, лайфхаки и хитрости, как это сделать, ищите в следующем уроке.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
← 3 Планирование5 Инструментарий →