Аутлук инструкция по пользованию функцией задачи

Если вы работаете над небольшим проектом, в качестве фрилансера или в компании с небольшим количеством сотрудников, Outlook 2016 может помочь вам управлять своими проектами и задачами без необходимости использования здоровенного программного обеспечения. С помощью простых настроек раздела задач вы можете устанавливать напоминания и сроки выполнения, назначать задачи и легко отслеживать время.

Зачем использовать Outlook для проектов и задач?

Для крупных проектов руководители проектов и крупные компании используют профессиональное программное обеспечение, такое как Microsoft Project или Basecamp, одни из лучших инструментов управления проектами для выполнения этой работы. Они предлагают широкие возможности, необходимые для организации и управления успешными проектами.

Тем не менее, для небольших проектов, фрилансеров или групп из одного или двух, Microsoft Outlook обладает необходимыми функциями, необходимыми для достижения успеха в любой ситуации недостаточного размера. Вот лишь некоторые из основных функций, которые он содержит:

• Настраиваемые поля задач
• Назначаемые задачи
• Полезные напоминания
• Время отслеживания
• Обновления статуса
• Приоритизация и категоризация
• Функция экспорта

Как можно использовать эти функции Outlook?

Настройка с нужными полями

Вы можете легко добавлять и удалять поля в разделе задач. Например, для отслеживания времени вы можете добавить фактическую работу и общую работу. Для отслеживания статуса вы можете добавить процент завершения и пользовательский статус.

Чтобы выбрать поля, щелкните правой кнопкой мыши один из столбцов и выберите «Выбор полей» . Затем просто перетащите нужные поля в область столбца.

Легко назначайте задачи

Если вы работаете с партнером или одним сотрудником, назначать задачи друг другу просто. Откройте задачу и в верхней части навигации выберите Назначить задачу . Нажмите кнопку « Кому» , чтобы открыть список контактов, выберите уполномоченного и нажмите кнопку « Кому» во всплывающем окне. Это вставит ваш контакт в задачу, и после того, как вы нажмете Отправить , задача будет на пути к получателю.

Вы также можете включить поле для Team Task, которое включает в себя простые галочки и поле Assigned To, чтобы сразу увидеть, кто за что отвечает.

Многие люди до сих пор используют бумажный блокнот и ручку для составления списков дел и всевозможных задач и напоминаний. В некоторых случаях это действительно отличный способ, однако зачастую не лишним будет воспользоваться современными решениями.

Почтовый клиент Outlook 2016 позволяет создавать и вести списки дел и задач, как лично для себя, так и совместно с другими пользователями. А система напоминаний делает его незаменимым помощником на каждый день. Ведите списки дел и задач, выставляйте им категории и приоритеты, процент выполнения и дедлайны. Ведите совместные задачи и рассылайте электронную почту участникам. С возможностями Outlook 2016, возможно, вы уже скоро откажетесь от использования обычных стикеров с напоминаниями.

Для начала откройте панель «Задачи», кликнув на соответствующую пиктограмму в меню почтового клиента. В списке «Мои задачи» отдельно будут сортироваться «Список дел» и локальные «Задачи».

«Список дел» содержит не только список ваших задач, но также и события, которые вы отметили как «К исполнению». «Задачи» — это те задания, которые вы создали в секции «Задач», в том числе и во вкладках с письмами или календарем.

Создание новых задач

Есть несколько способов для создания задач, а каждой задаче вы можете добавить максимум дополнительных деталей, или можете вообще их не трогать, задав только название.

Самый простой способ создать новую задачу, это находясь в панели задач в области «Задачи» кликнуть мышь на надпись «Щелчок добавит элемент (Задача)». Просто введите название для нового элемента, и он будет создан. Далее вы можете создавать другие новые задачи. В качестве тренировки создайте шесть разных задач при помощи данного инструмента.

Примечание: Если у вас отображается список задач на вкладках «Почта» и «Календарь», то там также можно быстро создать новый элемент, просто заполнив поле «Введите новую задачу» и нажав клавишу Enter. Если список задач у вас не отображается, его можно добавить через ленточное меню «Вид» — «Макет» — «Список дел» — «Задачи».

Чтобы пометить задачу выполненной достаточно кликнуть на красный флажок напротив ее названия. Аналогично можно кликнуть не на флажок, а на пустой чекбокс, где после этого появится галочка, а название самой задачи станет перечеркнутым.

Сделать это, опять же, можно как на вкладке «Задачи», так и на других. С той разницей, что на вкладке «Задачи» вы продолжите видеть завершенное задание, напротив которого появится галочка, тогда как в «Почте» и «Календарь» такое задание пропадет из списка.

Изменение статуса задачи

Чтобы внести изменения и дополнения к любой задаче, просто кликните на нее дважды. У вас откроется новое окно, в котором будет отображена вся информация о задаче – вы можете ее добавлять, изменять, удалять. Например, добавьте описание вашему заданию, конкретизировав какой именно результат должен получиться на выходе. После этого нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Это же окно вы увидите если будете создавать задачу не так, как это было описано выше, а по нажатию на кнопку «Создать задачу» в ленточном меню (раздел «Главная»). Это удобно, если помимо названия вы сразу знаете сроки исполнения, хотите использовать различные статусы и категории, приоритет и напоминания.

Для начала в поле «Тема» введите название для новой задачи. Используя календарь, вы можете задать дату начала и дату выполнения задачи (или использовать только один из этих элементов). Пункт «Состояние» позволяет выбрать из выпадающего списка одно из пяти значений для статуса, например, «Выполняется» или «Завершена». «Важность» бывает трех типов, а «% завершения» позволяет контролировать процесс выполнения.

Проставив галочку в чекбоксе «Напоминание», выберите конкретную дату, когда оно должно прозвучать, выберете время. Также при необходимости можно выбрать вручную звуковой сигнал, кликнув на пиктограмму с громкоговорителем.

Нижняя область предназначена для текстового описания. Просто кликните на ней один раз и начните печатать. Сюда можно поместить любую информацию, имеющую отношение к задаче.

Если в ленточном меню в графе «Задача» нажать на пиктограмму «Подробно», то можно также задать ориентировочное количество часов на исполнение задачи и количество затраченных часов. Здесь же можно указать информацию о расходах на выполнение и название Организации, с которой вы имеете дело. Для перехода в предыдущий раздел с описанием и напоминанием в том же ленточном меню кликните на пиктограмму «Задача», расположенную рядом с «Подробно».

Назначение задачи другому человеку

Если вы хотите назначить ту или иную задачу для выполнения другим пользователем, просто откройте ее двойным нажатием мыши и в появившемся окне в ленточном меню в графе «Задача» выберите пиктограмму «Назначить задачу».

У вас появится форма, напоминающая электронное письмо. В графе «От» из выпадающего списка можно выбрать электронной ящик, с которого вы будете отправлять задачу (если у вас настроено больше одного почтового адреса). В поле «Кому» необходимо указать ответственного за работу над заданием (само собой, он также должен пользоваться программой Outlook). Далее по необходимости вы можете использовать любые дополнительные элементы – дата начала и выполнения, состояние, важность, описание.

Убедитесь, что проставлены галочки в чекбоксах «Держать обновленную копию этой задачи в списке задач» и «Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи». Так вы всегда будете в курсе происходящего, если пользователь по ходу работы меняет статус – состояние и процент завершения.

По заполнению всех необходимых данных нажмите кнопку «Отправить». Если у вас ранее были установлены персональные напоминания для этой задачи, то Outlook 2016 оповестит вас, что вы более не являетесь ответственным за задачу и ранее установленное напоминание отключено. Нажмите «Ок» — сообщение будет отправлено.

Когда вы назначаете задачи кому-то другому, иконка с человечком автоматически появится рядом с обычным значком задачи.

Использование категорий

Для каждой задачи вы можете использовать категории. Причем у одной задачи может быть назначено несколько категорий. Для добавления категории нажимаем на задачу двойным щелчком мыши и из ленточного меню в графе «Задача» нажимаем кнопку «Выбрать категорию» — «Все категории».

По умолчанию категории названы по цвету, которым они помечены. Выбрав категорию нажмите на кнопку «Переименовать» и назовите ее по своему усмотрению. Также для удобства можно выбрать для категории сочетание клавиш, используя выпадающий список. Таким образом в дальнейшем можно будет назначать задачам категории не открывая их, а просто выделяя их в общем списке и нажимая сочетание клавиш, заданное ранее.

Выбрав категорию, жмем Ок. У задачи должна появиться цветная полоса, на которой будет указано имя (или имена) выбранных категорий. Соответствующее обозначение будет отображаться и в списках задач.

Просмотр текущих задач

Вы можете просматривать ваши задачи, используя различные инструменты. В ленточном меню выберите пункт «Вид» и нажмите кнопку «Изменить представление» — у вас появятся варианты отображения ваших списков.

Как правило, по умолчанию выбран «Простой список», где отображаются все задания с различной важностью, на любую дату, в том числе уже выполненные. Когда же у вас количество задач идет не на один десяток, то сделать удобную выборку бывает крайне полезно.

При этом делая выборку, скажем, по задачам на текущий день, то есть выбрав из списка «Изменить представление» значение «Сегодня», при необходимости вы всё также можете иметь под рукой общий список задач. Для этого наведите курсор на иконку «Задачи» в панели навигации и во всплывающем окне на кнопку в правом верхнем углу – «Закрепить выноску обзора». По ее нажатии у вас добавится панель со списком всех задач, где при необходимости можно быстро создавать новую задачу (аналогичная панель может отображаться в разделах «Почта» и «Календарь», о чем уже говорилось выше).

Outlook can work as a simple tool for managing projects and tasks. We show you how to set up Outlook Tasks to set reminders and due dates, assign to-dos, and track tie.

If you’re working on a small project, as a freelancer, or in a company with few employees, Outlook 2016 can help you manage your projects and tasks without the need for hefty software. With simple customizations to the task section, you can set reminders and due dates, assign to-dos, and track time easily.

Why Use Outlook for Projects and Tasks?

For large projects, project managers and bigger companies use professional software such as Microsoft Project or Basecamp, some of the best project management tools to do the job. They offer the extensive features needed to organize and manage successful projects.

However, for small projects, freelancers, or teams of one or two, Microsoft Outlook has the essential features needed to succeed in any undersized situation. Here are just a few of the basic features it contains:

• Customizable task fields
• Assignable to-dos
• Helpful reminders
• Time tracking
• Status updates
• Prioritization and categorization
• Export function

How Can Those Outlook Features Be Used?

Customize With Fields You Need

You can easily add and remove fields within the task section. For example, to track time you can add actual work and total work. For status tracking you can add percent complete and custom status.

To choose your fields, right-click on one of the columns and select Field Chooser. Then simply drag and drop the fields you want to the column area.

Assign Tasks Easily

If you work with a partner or one employee, assigning tasks to each other is simple. Open the task and in the top navigation select Assign Task. Click the To button to open your contact list, select the assignee, and click the To button in the pop-up window. This will insert your contact into the task and once you click Send, the task will be on its way to the assignee.

You can also include a field for Team Task that includes simple checkmarks and an Assigned To field to see at a glance whose responsible.

Set Up Reminders

As with any task application, reminders are essential tools. Microsoft Outlook allows you to customize your reminders by selecting the date, time, and a specific sound if you like. The date choices are in a calendar format and the time choices are in 30-minute increments.

Track Time

For freelancers or others who charge clients by the hour, time tracking is a must. With Microsoft Outlook you can use both Actual Work and Total Work fields or just one of them, depending on your exact needs. For instance, you can use Actual Work for the billable amount and Total Work for the entire time spent on the task. Both fields record time in decimal hours.

Update Statuses

Microsoft Outlook includes both percent complete and status fields to keep your projects and tasks on track. As with time tracking, you can use both or just one, depending on your preference.

The advantage to using them together is that if you mark a task as 100 percent complete, for example, the status field will automatically display Completed and the task will be scratched through.

The status field also includes choices for In Progress, Waiting on Someone Else, and Deferred, each of which can be very helpful for staying on track.

Use Prioritization and Categorization

Using the priority field is another great tool for viewing your most important items at a glance. High priority items will show a red exclamation mark and low priority items will show a blue, downward arrow. You can also add a Custom Priority field if needed.

The category feature in Microsoft Outlook is also handy for spotting specific types of tasks at a glance. By default, the categories are named for their color, but changing them to more meaningful names is helpful. For instance, you may use the green category for all finance tasks and name it as such. You can create your own categories and choose the color as well.

Export Your Data

If you would like to export your tasks to a spreadsheet, it is a simple process. To begin, select File > Open & Export > Import/Export. When the next window pops open, select Export to a file in the list of choices. You can then choose from two file types; Comma Separated Values (.csv) or Outlook Data File (.pst).

The Comma Separated Values option is a commonly-use choice. It allows you to map the fields for a clean transition and the file can be uploaded or imported into databases and spreadsheets. If you want to create a simple backup of your Outlook tasks, then the Outlook Data File can be chosen.

In the next step, select the Tasks folder from the list of options and click Next. You can then adjust the file name and location if necessary. You will then finalize your export. You can click the Map Custom Fields button first, if needed, which will allow you to alter the fields in your file; this step is optional. Click Finish and you will be prompted to enter a date range for the tasks to export.

Other Handy Features

For ease-of-use, the tasks in Microsoft Outlook offer additional convenient and useful features to help with your projects and to-dos.

• Sort by any column.
• Drag and drop to rearrange columns.
• Send a status report for an individual task with one click.
• View the task details section for hours, billing information, and company.
• Filter all tasks by keyword, status, or time.

Is Mobile App Syncing Available?

Currently, the Microsoft Outlook mobile app does not include a task feature. But, if you need to sync your Outlook tasks on the go, luckily there are apps that you can connect for either Android or iOS.

• Remember The Milk (Pro version), Android and iOS, $39.99 yearly
• Tasks & Notes for MS Exchange (requires exchange account), Android, $4.99
• SymTasks – Outlook Tasks Sync, Android [No Longer Available]
• TaskTask for Microsoft Outlook and Google Tasks, iOS, $4.99
• Todo Exchange Tasks (requires exchange account), iOS [No Longer Available]

For additional mobile options that work with a project management app for Mac, take a look at these tools:

Have You Tried Outlook Tasks for Small Projects?

Using the task feature of Microsoft Outlook does not work for everyone or every project. However, if you are already a Microsoft Outlook user and just need a simple tool, then it works well.

For more, check out some little-known features of Outlook. And if you’re looking for a dedicated task management tool, these cross-platform to-do list apps are sure to help as well as monday.com for projects with team collaboration.